административно хозяйственное управление чем занимается
Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу
Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.
Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:
Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.
Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.
Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:
Как организовать работу отдела АХО в компании
Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.
В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.
Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.
Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату
У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.
Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.
Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.
Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:
Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.
Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»
Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.
Как служба АХО взаимодействует с другими отделами
Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.
Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.
С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО
Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.
Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».
Что такое АХО, расшифровка должности
Компании обычно работают в каком-то специфическом сегменте, а основной штат их сотрудников занят достижением конкретных задач в рамках общей цели. Но при этом во всех крупных и средних организациях есть сотрудник или целый отдел, призванный обеспечить комфорт, безопасность трудящихся. Это АХО. Расшифровку должности, функции работников и всего отдела, должностные инструкции мы представим далее. Также определимся, чем важно это подразделение для обеспечения нормальной деятельности всей организации.
Что означает аббревиатура?
Мы разобрались, как расшифровывается АХО. Цель деятельности отделения: обеспечить результативную работу сотрудников компании. Для этого подразделение занимается расчетами необходимого объема и закупкой расходных материалов, обеспечивает чистоту помещений, безопасность и комфорт на рабочих местах.
Требования к соискателям
Многим соискателям интересна расшифровка должности АХО. Важно отметить, что при приеме на работу в этот отдел приветствуют такие качества, как стрессоустойчивость, добропорядочность, честность, оперативность.
Отдают предпочтение кандидатам с развитыми лидерскими качествами, организационным опытом, умением быстро находить верные решения, продумывать альтернативные пути. Через АХО проходят порой весомые денежные суммы, что накладывает на его работников большую ответственность.
Кто трудится в отделе?
Если организация небольшая, то должности «начальник АХО» в ней конкретно не существует. Вопросами хозяйственного толка занимается директор. Какие-то дела он может делегировать своему секретарю или офис-менеджеру.
Крупные же компании не могут полноценно вести свою деятельность без структурированного административно-хозяйственного отдела. Он включает в себя и начальника, и сотрудников АХО. Должности последних самые различные:
Какие именно специалисты представлены в АХО конкретной компании, зависит от специфики ее деятельности, размера и территориального нахождения.
Распределение штата
По профессиональному уровню работников административно-хозяйственного отдела разделяют на три группы:
Основные задачи
Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:
Положение об отделе
Стандартно Положение включает в себя следующее:
Функции АХО
Взаимодействие с иными структурами
АХО непосредственно взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:
Начальник подразделения
Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:
Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:
Должностная инструкция начальника
Что касается этого важного документа, то он приписывает следующие служебные обязанности начальнику АХО:
Права руководителя
Что касается должностной инструкции начальника/специалиста/ведущего инженера АХО, то документ определяет следующие права работника:
Мы представили расшифровку АХО, должности в отделе. Это важное подразделение в компании. Хоть его функции могут быть совсем далеки от главного вектора деятельности, без работы сотрудников АХО сложно наладить комфортные условия труда, бытовые удобства на производстве, обеспечение сотрудников необходимым.
Положение об Административно-хозяйственном отделе
I. Общие положения
1. Административно-хозяйственный отдел (АХО) является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Административно-хозяйственный отдел создается и ликвидируется приказом Генерального директора предприятия.
3. Административно-хозяйственный отдел подчиняется непосредственно Управляющему директору предприятия.
4. Административно-хозяйственный отдел возглавляет начальник АХО, назначаемый на должность приказом Генерального директора предприятия.
5. В своей деятельности Административно-хозяйственный отдел руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Действующим законодательством.
5.3. Приказами и распоряжениями Руководства предприятия.
5.4. Правилами внутреннего трудового распорядка.
5.5. Настоящим положением.
5.6. Документами системы менеджмента качества предприятия.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность АХО утверждает Генеральный директор предприятия по представлению Управляющего директора.
III. Цели и задачи
1. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание предприятия и его подразделений.
2. Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.
3. Создание условий для труда и отдыха работников предприятий.
IV. Функции
1. Содержание зданий и помещений предприятия и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.
2. Контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
3. Формирование текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений предприятия, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.
4. Проведение ремонта зданий и помещений.
5. Контроль за качеством ремонтных работ.
6. Приемка выполненных ремонтных работ.
7. Участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях предприятия в соответствии с требованиями современного дизайна.
8. Работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, празднично- художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.
9. Составление смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.
10. Оформление документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета.
11. Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
12. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях повреждения.
13. Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.
14. Материально-техническое обслуживание совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.
15. Обеспечение транспортного обслуживания администрации предприятия.
16. Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки.
17. Создание необходимых условий труда работникам предприятия.
18. Обеспечение рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
19. Составление планов по оказанию физкультурно-оздоровительных, культурно-просветительных и других необходимых услуг и их материальное обеспечение.
20. Составление расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия.
21. Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.
V. Права
1. Административно-хозяйственный отдел экспедитор имеет право:
1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, мебели, оргтехники и пр., соблюдению противопожарных норм и правил, а также осуществлять оперативно-технический контроль и фактическую проверку исполнения этих указаний.
1.2. Требовать от производственных, сбытовых и транспортных подразделений предприятия соблюдения правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.
1.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия отчеты о расходе канцелярских принадлежностей, бумаги.
1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам хозяйственного и социально-бытового обеспечения деятельности предприятия.
1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе с архитектурными и ремонтными организациями.
1.6. По результатам проверок состояния мебели, инвентаря, оргтехники вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия.
2. Начальник АХО вправе:
2.1. Вносить предложения Дирекции по персоналу и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав Административно-хозяйственный отдел взаимодействует:
1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:
2. С директором по финансам и с бухгалтерией по вопросам:
V. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник АХО.
2. На начальника АХО возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности сотрудников по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, их исполнения, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Своевременность и качество исполнения заявок структурных подразделений предприятия.
2.4. Хозяйственное ведение дел, сохранность собственности, соблюдение финансовой и сметной дисциплины предприятия.
2.5. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
3. Ответственность сотрудников хозяйственного отдела устанавливается их должностными инструкциями.
Положение разработано в соответствии c :
Начальник АХО: должностные обязанности, инструкции, образование, зарплата
Загадочная аббревиатура АХО, расшифровка которой невероятно проста, скрывает в себе весьма полезные функции. Это подразделение присутствует во многих компаниях, штат которых превышает 100 человек. Называется оно административно-хозяйственный отдел. Его обязанности связаны с техобслуживанием зданий. Это может капитальный ремонт, закупка инвентаря, благоустройство прилегающей территории и прочее.
Расшифровка АХО
При грамотной работе отдела в здании все функционирует корректно, начиная водоснабжением и заканчивая лифтами. Административно-хозяйственный отдел под руководством грамотного специалиста всегда четко выполняет свои обязанности, не допуская простоев, связанных с внезапными поломками.
Специалист АХО в небольшой компании может выполнять обязанности всего отдела. Вся суть должности сводится к тому, чтобы обеспечить сотрудникам достойные условия труда при минимальных затратах. Однако выполнение этой задачи предполагает целый комплекс мероприятий, начиная закупкой канцтоваров и заканчивая капитальным ремонтом. Работу специалиста АХО точно не назовешь простой. Она полна сложных заданий и стрессовых ситуаций.
Зачем нужен АХО?
Чтобы предприятие могло нормально функционировать, а внезапные поломки не мешали сотрудникам выполнять свои обязанности, создаются целые отделы. Именно в их обязанности входит контроль технического состояния всех систем и проведение ремонтных или профилактических работ при необходимости.
Чтобы контролировать работу отдела, компания нанимает начальника и нескольких сотрудников. Сплоченная команда может обеспечить бесперебойное и комфортное функционирование предприятия. Если начальник АХО качественно выполняет свои обязанности, можно быть уверенным в безупречной работе всех систем: от водоснабжения до электричества.
Важно отметить, что такие подразделения есть не на каждом предприятии. Обычно это актуально, когда объем административно-хозяйственных работ довольно велик и один специалист справиться с ним не может. АХО обычно создают на крупных предприятиях, в штате которых числится не менее сотни сотрудников.
При таком масштабе важно обеспечить нормальное функционирование здания и комфортные условия для работников. Именно к этой глобальной задаче сводятся все обязанности начальника АХО и его подчиненных. Результат работы зависит от каждого из них. В небольших компаниях административно-хозяйственные функции может выполнять обычный офис-менеджер или даже руководитель.
Нужно сказать, что эта должность существовала и раньше. Однако ее представителей называли завхозами.
Должностные обязанности начальника АХО
Любая работа предполагает ответственность. Особенно это касается тех, кто занимает руководящие позиции. Например, начальник АХО, должностные обязанности которого прописаны в инструкции, несет материальную ответственность. Ведь ему приходится распоряжаться немалыми деньгами, которые организация может выделять на закупки. Отчитаться придется за каждую копейку. Вот почему работа начальника АХО считается стрессовой.
Список обязанностей включает:
Что такое ЕКС?
Не каждый работодатель имеет опыт в составлении должностных инструкций. Поэтому есть вероятность, что на начальника АХО могут возложить лишние обязанности. Проверить это можно, воспользовавшись Единым квалификационным справочником. Именно так расшифровывается ЕКС. Здесь и сотрудник, и работодатель, составляющий инструкцию, смогут найти общие требования, которые должен исполнять начальник АХО. Обращение к справочнику ЕКС позволит избежать спорный ситуаций.
Однако если какой-либо обязанности в справочнике нет, а в должностной инструкции есть, это не повод ее не исполнять. ЕКС содержит лишь общие положения, которые могут дополняться новыми пунктами на усмотрение работодателя. Главный критерий – они не должны противоречить законодательству.
Какое образование нужно начальнику АХО?
Эта должность относится к руководящим. Поэтому к образованию начальника АХО выдвигаются некоторые требования. Возможны два варианта.
В первом эту должность может занять специалист, окончивший вуз и отработавший два года в этой сфере.
Во втором вакансия также доступна претендентам со средне-специальным образованием, но при наличии пятилетнего стажа.
Среди личных качеств, которые пригодятся начальнику АХО, называют:
Обычно на должность начальника АХО претендуют мужчины возраста 35-40 лет. Аналогичные вакансии женщины занимают в небольших учреждениях, работая на позиции офис-менеджера или завхоза.
Чем обоснованы такие требования?
Нужно понимать, что инструкция начальника АХО включает немало пунктов. Если кандидат ранее трудился в указанной сфере, он, скорее, освоит новые обязанности. Обычно работодатели не заинтересованы в том, чтобы тратить время на обучение. Вот почему предпочитают набирать на должность начальника тех специалистов, которые имеют опыт в административно-хозяйственной деятельности.
Сколько зарабатывает начальник АХО?
Любой кандидат, претендующий на эту вакансию, заранее поинтересуется уровнем дохода. Информация вас вряд ли обрадует. Зарплату начальника АХО точно нельзя назвать высокой. Средняя цифра по Москве – 58400 руб. Однако разброс зарплат весьма широк – от 31 до 81 тыс. рублей.
Нужно сказать, что в регионах начальники АХО зарабатывают меньше столичных коллег. Среднее вознаграждение составляет 25-40 тыс. рублей.
Что нужно знать?
В отличие от трудового договора, должностная инструкция совершенно не регулирует отношения между начальником АХО и руководством или подчиненными. Поэтому в нормативных документах не закреплена четкая структура. К инструкции, которая включает должностные обязанности начальника АХО, не предъявляются обязательные требования.
Однако за долгие годы сформировалась общепринятая структура, которая состоит из четырех основных пунктов.
Как стать начальником АХО?
Кандидат, претендующий на эту вакансию, должен иметь соответствующий опыт и проявить некоторую активность. Объявления обычно размещают на сайтах поиска работы.
Просматривая такие предложения, будьте внимательны. Особое внимание уделите блоку, в котором описываются требования. Рекрутеры, рассматривающие соискателей на должность начальника АХО, получают десятки резюме. Поэтому важно выделиться среди других.
Начальник – это руководящая должность. Именно от него зависит слаженность всей команды и успешное функционирование АХО. Работодатели предъявляют требования не только к стажу, но и к личным качествам. Именно на них стоит сделать особый акцент в резюме. Важна стрессоустойчивость, организаторские способности и порядочность. Ведь компания будет доверять начальнику АХО довольно крупные денежные суммы.
Ознакомившись с обязанностями начальника АХО, вы сможете решить, насколько нужна вам эта вакансия.
Что относится к административно — хозяйственной деятельности?
Любая организация, предприятие или компания, созданы для решения каких-либо конкретных задач. Но в каждой из них существует такая деятельность, которая не связана напрямую с выполнением основных функций, но без неё просто не обойтись.
Речь идёт об административно – хозяйственной деятельности организации любого профиля.
Это такой вид деятельности, который необходим для организации работы всех служб разного уровня, с целью повышения результата труда каждого сотрудника.
Административно – хозяйственная деятельность может иметь постоянный статус
…или быть временной в зависимости от ситуации.
Виды и функции административно – хозяйственной работы определяются в зависимости от деятельности компании. В классификацию могут войти:
Работа в библиотеке, с базой данных, с архивом, обмен бумажными носителями, работа с файлами на электронных носителях.
Всё, что требует правильной и продуманной организации, относится к этому виду деятельности.
Эта работа имеет направление хозяйственной деятельности. Занимаются ею чаще всего заместители директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
Это тоже входит в должностные обязанности заместителя директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
Чаще всего за это отвечает пресс – секретарь. Но каждая компания может озвучить должность по-своему. В деятельность этого сотрудника административно – хозяйственного подразделения компании входит:
Для нормальной бесперебойной работы компании необходимо взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, компаниями и др., без услуг которых могут возникать проблемы. Поэтому сотрудниками административно – хозяйственного отдела устанавливаются взаимодействия :
Главная задача в деятельности специалистов
В эту же функциональную деятельность входит работа с договорами, счетами и т.д
Главная задача в деятельности специалистов административно – хозяйственных служб – создание комфортной обстановки для сотрудников компании, чтобы они могли беспроблемно решать возложенные на них производственные задачи. А это способствует повышению качества труда и увеличения материальной прибыли предприятия.
Классификация видов деятельности административно – хозяйственного отдела в учреждении может меняться. Причин для этого несколько: специфичность деятельности компании, её целевое направление, размер, наличие ресурсов и средств (они могут быть собственные, а могут быть и заёмными). Для небольшого предприятия и солидного по структуре функциональная деятельность перечисленных выше видов, будет соответственно разной.
Таким образом, всё будет зависеть от того, какие потребности у предприятия
Чтобы не «раздуть» штатный состав сотрудников административно – хозяйственного отдела, необходимо в первую очередь проанализировать состояние компании на текущий момент. Остановиться на функциях, которые нужны, а может и дополнить. Решить количественный состав отдела (один человек, отдел, служба) и утвердить вакансии для осуществления административно — хозяйственной деятельности.
Управление административно — хозяйственной деятельностью нужно доверить человеку с хорошими организаторскими способностями, опытом в управленческой сфере, с соответствующим образованием.
Определившись с видами функций, перед руководством административно – хозяйственного отдела ставятся задачи:
Все должно быть продумано и спланировано, помня о главной цели деятельности этого отдела.
Детализировать все нюансы процесса работы сотрудников. Каждый, кто будет работать в административно – хозяйственном отделе должен быть ознакомлен с обязанностями, поставленными задачами, регламентом исполнения поручений. Руководству необходимо осуществлять контроль за работой всех сотрудников, так как от качества их труда зависит эффективность работы всей компании и её развитие.