адресное хранение на складе с чего начать в экселе
Внедряем адресное хранение на складе: какое ПО подойдет и почему
В успешной компании отдел продаж, бухгалтерия, логистика и склад функционируют гармонично. Если в этой цепочке провисает хотя бы одно звено, о лояльности постоянных клиентов можно забыть. Кому захочется рисковать собственным бизнесом, если партнер не придерживается сроков, долго комплектует заказы, а порой и вовсе отгружает куриную шкурку вместо филе?
Компании, внедрившие на складе адресное хранение, получают конкурентное преимущество на рынке. На складских площадях – порядок, товары промаркированы и учтены – поиск и комплектация заказов занимают минимум времени. Звучит заманчиво, не правда ли? А знали бы вы, насколько это повышает производительность и прибыль, если на складе хранятся тысячи товаров.
Сегодня мы расскажем о механизмах адресного хранения и о том, как оно поможет повысить прибыль.
Статическое хранение: на один гвоздь всего не повесишь
Пример. Под товарную группу А выделено 20 паллетомест, а под группу Б – 40. По какой-то причине на склад привезли 25 паллет группы А. Теперь складской сотрудник должен вручную подобрать сверхнормативную зону для хранения пяти «лишних» паллет до того, пока нужное место не освободится.
Статическое адресное хранение – самый простой способ разместить товар на складе. Даже новые сотрудники с легкостью смогут оперировать продукцией, формируя заказ. Но говорить о равномерном распределении товаров, увы, не приходится. Часть полок регулярно пустует, и система не позволяет задействовать их, поскольку это внесет путаницу в работу.
Динамическое адресное хранение: и вы в дамках!
В условиях дефицита свободных площадей мало кто из предпринимателей может сознательно позволить себе такую роскошь, как пустующие паллетоместа. Динамическое адресное хранение учитывает это требование – оно более гибкое, мобильное и эффективное.
Товар поступает в зону приема и вносится в информационную базу. Затем под него на складе выделяется свободное место, которому присваивается номер данной партии. Система контролирует многочисленные операции прихода и расхода по нумерованным ячейкам. Складские площади используются максимально эффективно. Проводить инвентаризацию можно поэтапно – по секторам, а не сразу на всем складе.
Какие изменения ожидают вас после внедрения адресного хранения
А если адресное хранение еще и динамическое
Тогда ответственность оператора вообще сведена к минимуму, а перечень его прямых обязанностей требует только механических действий. Работник склада больше не анализирует оборачиваемость товаров, чтобы спланировать количество паллетомест для каждой товарной группы. Все это за него делает система. Кроме того:
Сложно внедрить адресное хранение на складе?
Процесс внедрения действительно непростой, но структурированный. Главное – разбить его на 4 этапа и поочередно выполнять запланированные действия.
1-й этап – разделить складское помещение на участки – зону приемки, хранения и отгрузки.
Их, в свою очередь, делят на функциональные подзоны. Согласитесь, нелогично располагать на одном участке масштабные паллеты, требующие участия штабелеров или погрузчиков, и мелкие коробки, которые будут лишь «путаться под ногами». Но если продукция на складе однотипная, усложнять не стоит.
2-й этап – присвоить зонам хранения адреса.
Ячейки штрихкодируют и маркируют. Если складов несколько или на территории одного много зон, для удобства они маркируются буквами, а ячейки – цифрами. Желательно не использовать похожие символы, иначе будет путаница. Вместо «сомнительных» О или З (а как вы думаете, это буквы или цифры?) лучше взять более безобидные В, Н, К.
3-й этап – внедрить динамическое адресное хранение в систему управления складом.
Функционал типовой программы 1С в плане применения адресного хранения весьма ограничен: в разных конфигурациях можно присвоить идентификаторы и даже настроить динамическое адресное хранение, но мало что можно сделать для автоматизированного контроля за товаропотоком без специализированного ПО.
4-й этап – позаботиться об оборудовании и ПО для ТСД.
Понадобятся терминалы сбора данных, с их помощью операторы будут получать задания из системы, сканировать идентификаторы товаров и ячеек. Потребуется специальное программное обеспечение, например DataMobile, сделает этот процесс максимально гибким и простым.
Какие перспективы открываются с применением DataMobile
С помощью ПО DataMobile можно организовать статическое или динамическое адресное хранение. Версии приложения одинаково эффективно работают на базе ОС Windows и Android.
Функционал программы достаточно широк и удовлетворяет всем требованиям, которые выдвигают современные складские комплексы. Приложение охватывает:
Что делать если конфигурация 1с не поддерживает динамическое адресное хранение?
Динамическое хранение поддерживают только новые типовые конфигурации 1С – Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP 2. Для других типовых конфигураций 1С, которые обычно используются для складского учета данный функционал не доступен, например –Управление торговлей 10, Комплексная автоматизация 1, Управление производственным предприятием 1.
Переход на новую конфигурацию 1С связан с колоссальными трудозатратами и существенным бюджетом, особенно если текущая конфигурация используется уже давно и изрядно доработана под задачи компании. Но что же делать если требуется функционал динамического адресного хранения?
Для такой задачи у ПО DataMobile есть отдельный модуль динамического адресного хранения для конфигурации 1С. Данный модуль как и остальной функционал ПО DataMobile не затрагивает типовые объекты в конфигурации 1С, т.е. она может обновляться в части стандартных механизмов работы.
С помощью модуля можно выполнить маркировку складских ячеек, вводить адресные документы учета, а также формировать отчеты по движению и остаткам ТМЦ в разрезе ячеек. В совокупности с информацией о каждом действии сотрудников, которую предоставляет ПО DataMobile, модуль динамического адресного хранения позволит оперативно учитывать все складские операции и у каждой такой операции будет свой ответственный. Но и это еще не все! Если есть задача учета партий или сроков годности в связке с адресным хранением, то и ее позволит решить модуль динамического адресного хранения для ПО DataMobile.
Хорошие новости
Для работы с ПО DataMobile не нужны навыки программирования. Параметры настраиваются путем выбора из списка, «галочками». Но и это еще не все. Чтобы интегрировать программу в 1С, не нужны промежуточные конфигурации и базы данных – все гораздо проще.
Многие компании используют ПО DataMobile для организации адресного хранения. Если все сделано правильно, результат не заставит себя долго ждать. Рациональное хранение – семимильный шаг к росту вашего бизнеса. Проверено.
Складской учет в Excel: кому подходит, как использовать, плюсы и минусы
Желая автоматизировать небольшой бизнес, предприниматели часто начинают вести складской учет в Excel. Этот способ дешев и подходит для деятельности с небольшим оборотом. Однако возможности табличного редактора не безграничны, поэтому при росте объемов бизнеса трудно масштабируемый Excel может стать на пути дальнейшей автоматизации.
Кому подходит складской учет в Excel
Программа подойдет организациям и ИП, подходящим под следующие критерии:
Табличные редакторы не годятся для компаний с широким ассортиментом и приличным оборотом. Их не стоит использовать и предпринимателям с большим штатом сотрудников и при работе с несколькими складами и торговыми точками.
Пошаговая инструкция по внедрению складского учета в Excel
Автоматизировать работу склада с помощью Excel тоже нужно уметь, и простого знания программы для этого мало. Обычно для ведения товарооборота используются готовые шаблоны, бесплатно скачиваемые или покупаемые в интернете. Как настроить “Эксель” для складского учета, можно узнать в инструкциях к соответствующим программам. Но иногда на начальном этапе приходится привлекать сторонних специалистов.
Шаблонная программа Excel для ведения складского учета
При желании самостоятельно настроить ежемесячный учет товаров на складе в Excel нужно придерживаться следующего алгоритма:
На первоначальном этапе к ведению складского учета в Excel нужно отнестись со всей серьезностью, потому что впоследствии внести коррективы в базовые настройки будет трудно.
Пример ведения учета в Excel-таблицах
Правила приемки товара
Принимать товар у поставщика нужно по стандартным правилам. Кладовщик должен изучить все сопроводительные документы, тщательно пересчитать позиции и сравнить данные. Поставщики часто ошибаются: привозят не те позиции, которые вы заказали, путают количество и другие параметры.
Правила перемещения товара
Часто бывает, что некоторые позиции мигрируют между складами или внутри одного склада. Эти операции также отражаются в экселевской таблице. Или в таблицах: при наличии нескольких складов удобнее завести отдельный документ для каждого из них.
Дальше все просто: ответственный склада, с которого выбывает товар, делает в таблице пометку о расходе, а кладовщик другой точки принимает единицу на баланс. Если перемещение делается в пределах одного склада, все делает один человек.
Правила отпуска товара со склада
Если вы используете общую таблицу на все склады и магазины, фиксировать движения товаров нужно внутри файла. При работе с несколькими документами придется отразить выбытие позиций из одной таблицы и приход в другой. Все это придется делать в ручном режиме.
Учитывайте важный момент: у каждого кладовщика или продавца есть свой собственный документ. В этом ключе важно правильно организовать связь между ответственными лицами, чтобы ничего не потерялось по дороге.
Отображение текущих складских остатков в программе Excel
Правила проведения инвентаризаций при использовании Excel-таблиц
Структура Excel-шаблона складского учета
Обычно программа складского учета в Excel бесплатна и выполнена по шаблонному образцу.
Его структура должна включать следующие разделы:
В отличие от WMS-систем управления складом и программ складского учета, таблицы Excel имеют крайне низкую функциональность.
Они позволяют отследить лишь элементарный товарооборот без возможности интеграции данной информации в бухгалтерское ПО. Кроме того, Excel-шаблон складского учета практически не изменяем, поэтому добавить в него дополнительный функционал ряд ли получится.
Автоматизировать с помощью Excel можно лишь небольшой склад
Структура Excel-шаблона для учета продаж
Где скачать шаблон Excel для складского учета
На официальном сайте корпорации Microsoft такой продукт отсутствует. Это не катастрофа: в интернете хватает доработанных версий от сторонних разработчиков. Вот на что нужно обратить внимание при скачивании:
Возможности учета товара в Excel
Весь сложный функционал учета склада в бесплатной программе Excel основан на использовании макросов. В зависимости от профессионализма разработчика, файл табличного редактора может позволить пользователю выполнение различных действий.
Формирование прайса в программе Excel для ведения складского учета
Наиболее часто в шаблонах Excel для складского учета встречаются следующие из них:
Выше перечислен практически максимальный список возможностей программы Excel для склада. А вот функционал предлагаемого в интернете бесплатного шаблона, скорее всего, будет меньшим. Однако при покупке платного приложения возможна даже индивидуальная настройка Excel под деятельность предпринимателя.
Достоинства учета складских остатков в Excel
Несмотря на недостатки, программа получила широкое распространение среди определенных категорий предпринимателей благодаря своим преимуществам:
WMS-программы для склада интегрируют учет товаров в единую IT-систему предприятия
Недостатки ведения складского учета в Excel
Учет товара на складе в Excel ведут преимущественно мелкие предприниматели. Причиной этому является ряд недостатков, которые не позволяют использовать табличный редактор при большем размере бизнеса.
В отличие от надежных программ для учета товаров, файлы Excel имеют следующие минусы:
Учитывая перечисленные недостатки, складской учет в Excel можно рекомендовать предпринимателям только как вспомогательный инструмент для элементарной организации товарооборота. Добиться полноценной автоматизации торговли этот метод не позволяет.
При желании добиться качественной организации склада выход один – купить хорошую программу складского учета. Она позволит не только автоматизировать торговлю, но также облегчит ведение бизнеса и обеспечит сокращение текущих издержек.
Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.
Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе
Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.
Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности
Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:
Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Кому могут помочь электронные реестры
Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.
Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.
Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.
Но при этом у ПО существуют и преимущества:
Как вести контроль
Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.
Организация складского учета в Excel – таблица
Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.
Создаем справочники
Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.
Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.
После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.
Разработка «Прироста»
Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.
Как наладить автоматическую работу
Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.
«Итоги»
«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.
Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.
Инструкция по ведению
Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.
Несколько обязательных принципов
При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.
Распорядок приемки
Режим перемещения
Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.
Норма отпуска со склада
В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.
Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы
Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.
Шаблон Excel при аналитике продаж
При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.
Так, шаблон продаж может принять следующий вид.
Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.
Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.