аннуляция чека что это
Как аннулировать чек на онлайн-кассе?
Что такое аннулирование чека ККМ?
Аннулирование чека ККМ — это отмена операции по приему наличных денег от покупателя и сопутствующие манипуляции с чеком. Если чек аннулируется до его закрытия, то, как правило, ККМ фиксирует этот факт и печатает на чеке надпись «Чек аннулирован». В накопительные итоги отмененная сумма продажи не включается.
Если же чек уже закрыт, то действия следующие:
ВАЖНО! Все указанные выше манипуляции были актуальны для касс с ЭКЛЗ. Внедрение онлайн-касс аннулирование чеков изменило.
Если вы еще не слышали об онлайн-кассах, прочтите о них здесь.
Получите бесплатный пробный доступ к системе К+ и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Возможна ли отмена чека онлайн-кассы?
В онлайн-кассах отмена чека возможна на этапе, когда он еще не пробит. Программное обеспечение онлайн-ККТ, как правило, позволяет отменить чек до момента его печати и передачи ОФД. Например, прошивка онлайн-ККТ «Эвотор» позволяет вернуться к процедуре продажи товаров (внесении их в чек), а также откорректировать перечень товаров и отменить чек вовсе.
Если же чек уже выбит, то отменить его способами, перечисленными выше для касс с ЭКЛЗ, нельзя. Причина тому — изменения в законе «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Текущая редакция этого закона предполагает использование чека коррекции для исправления ошибочных чеков (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Пробить такой чек нужно в промежутке между открытием и закрытием смены. При этом пробивать чек коррекции можно в любой другой день: необязательно дата чека коррекции должна совпадать с датой ошибочного расчета.
Чек коррекции может содержать 2 признака расчета:
Отмена чека может быть операцией, произведенной по инициативе хозсубъекта — при самостоятельном выявлении ошибок. Тогда в чеке указываются дата и номер бухдокумента, на основании которого корректируются расчеты. Таковым может быть, например, объяснительная записка кассира. Тип коррекции в этом случае — «самостоятельная операция».
Если же нарушение выявил налоговый инспектор, то нужно указать тип коррекции «операция по предписанию» и реквизиты самого предписания.
Подробнее об аннулировании записей по онлайн-кассе с применением чека коррекции читайте в статье «Когда используется чек коррекции в онлайн-кассах?».
Кроме того, в онлайн-кассах есть такой признак расчета, как «возврат прихода». С его помощью можно скорректировать расчеты по онлайн-кассе в присутствии клиента. Если вы обнаружили, что пробили неверный чек покупателю, который внес деньги в кассу, то нужно выбить новый чек на ту же сумму, что в ошибочном чеке, но с признаком расчета «возврат прихода». На таком чеке будет указан фискальный признак первичного чека с ошибкой. То есть вы как бы аннулируете неверный чек. Затем на верную сумму пробивается новый чек и выдается покупателю.
Итоги
Отмена чека онлайн-кассы возможна только до момента его пробития и внесения в фискальную память кассового аппарата. После этого чек онлайн-кассы можно лишь скорректировать, задействуя чек коррекции.
Как отменить чек на онлайн-кассе: инструкция
Как отменить чек на онлайн-кассе
Если кассир заметил ошибку или покупатель отказался от покупки до завершения операции, документ можно аннулировать. Отмена чека в онлайн-кассе производится до передачи данных в фискальный накопитель. Это позволяет как откорректировать перечень товаров, так и полностью отменить операцию. При этом чек все равно распечатывается с надписью «Чек аннулирован». Отмененная сумма в накопительные итоги не включается, но факт отмены фиксируется в отчете.
Когда выбивают чек возврата
Возвратный чек потребуется не только при оформлении возврата покупателю, но и в случае неверно пробитого чека на онлайн-кассе. Документ формируется при ошибке набора суммы, например, когда был случайно нажат лишний ноль. Но пробивать возврат необходимо сразу после обнаружения ошибки. Если оплошность замечена в конце смены, выполняется операция корректировки. Аннулирование чека онлайн-кассы нельзя физически выполнить после его пробития и передачи данных ОФД и, соответственно, в налоговую.
Создание чека на возврат
Пошаговая инструкция возврата зависит от модели ККМ. Например, на кассе «Атол» FPrint-90АК необходимо нажать кнопку «РЕ», а после появления надписи «Выбор» нажать дважды кнопку «1» и «Итог». После этого аппарат войдет в кассовый режим. Далее последовательно: клавиша «ВЗ» ― сумма возврата ― «ВВ» ― «ИТ».
Если ваш кассовый аппарат не поддерживает функцию возврата по безналичному расчету, менять возвращенный товар придется на наличные деньги. Для этого необходимо оформить чек возврата на ККТ. Аналогичное действие потребуется в случае произведения возврата на следующий за покупкой день и позднее. Пока деньги за операцию купли-продажи не поступили на счет организации и находятся у банка, именно он отвечает за их возвращение.
Вне зависимости от формы оплаты кассир должен составить объяснительную записку либо попросить заполнить в свободной форме заявление от покупателя. В заявлении, как и в документе возврата, указываются номер чека (БСО) и сумма.
Когда проводят корректирующую операцию
Корректирующая операция позволяет произвести возврат ошибочно пробитого чека по онлайн-кассе и в случае несоответствия фактической выручки и суммы по пробитым чекам. В каждом случае прикладывается объяснительная записка. В ней указываются дата нарушения, номер и модель ККМ, сумма и номер фискального документа.
Создание чека коррекции
Кассиру или иному ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:
Технически проведение процесса возврата зависит от модели кассы. Например, на кассовом аппарате «Атол» необходимо нажать кнопки в следующей последовательности:
Провести корректирующую операцию также можно через драйвер. Это принудительная процедура, она выполняется, когда нет возможности выполнить коррекцию через ККТ.
Операция может быть проведена предпринимателем самостоятельно либо по предписанию налоговой службы. В последнем случае может быть вынесено предупреждение или наложен административный штраф за неиспользование онлайн-кассы. Если неверно проведенных операций было несколько, то чек коррекции создается на каждую из них. Кассир также должен составить объяснительную записку, объясняющую причину нарушения. В ней указываются наименование организации, адрес, дата, название товара (услуги), количество и стоимость.
Остались вопросы по отмене чека на онлайн-кассе?
Напишите нашим специалистам и они помогут решить возникшие у вас вопросы!
Как аннулировать чек на онлайн-кассе: инструкция по отмене операции с признаком приход на кассовом аппарате
Коммерческая деятельность — это непрерывный поток рутинных задач, решение которых требует высокого внимания и концентрации. Ситуации, когда кассиры, работающие непосредственно с покупателями, ошибочно производят расчет за товар, встречаются достаточно часто — и в этом случае ошибку следует исправлять как можно быстрее. Расхождения привлекают внимание контролирующих органов, строго отслеживающих порядок ведения учета налоговой базы — за это предусмотрены различные виды ответственности. Чтобы избежать подобных неприятностей, нужно знать, как правильно аннулировать чек на онлайн-кассе, какие документы следует оформлять и в чем здесь состоят отличия от работы со стандартной ККТ.
Общее представление
Аннуляция — это отмена операции, оформляемой в момент приема денежных средств. Результатом становится внесение корректировок в фискальную отчетность, подтверждающую факт совершения платежа. На стандартных ЭКЛЗ старого образца, если процедура выполняется до момента фактического закрытия, ККМ фиксирует отклонение и выдает чековый БСО с соответствующей пометкой, а отмененная сумма не включается в общий накопительный итог. Если же закрытие состоялось, алгоритм аннулирования чека на кассовом аппарате зависит от сопутствующих обстоятельств:
Стоит подчеркнуть, что указанный порядок был актуален для обычных устройств, оснащенных ЭКЛЗ. В соответствии с законодательными требованиями, бизнес активно переходит на альтернативный формат работы, предполагающий установку оборудования, выгружающего данные о транзакциях в режиме реального времени.
Как отменить чек на кассовом аппарате
Внедрение учетной механики, позволяющей налоговой контролировать отражение по поступлению денежных средств, на практике заметно упростило взаимодействие между предпринимателями и ведомственными органами. Однако отслеживать допускаемые ошибки теперь нужно гораздо тщательнее, чем раньше. Своевременная самостоятельная корректировка исключает штрафы и другие санкции, только если субъект бизнеса предпринял все возможные и обязательные меры — как по исправлению, так и по уведомлению инспекции в тех случаях, когда это предписывается законодательством.
Общие условия
Отмена и аннулирование чека возврата или прихода в онлайн-кассе — это операция, выполнить которую можно до фактического пробития. Программное обеспечение, используемое в современных ККТ, допускает внесение корректировок до тех пор, пока документ не будет распечатан фискальным регистратором, а данные по нему не окажутся выгружены в учетную систему оператором ОФД. Однако когда процедура уже завершена, применение методов, которые были актуальны для ЭКЛЗ, не представляется возможным. Изменения, внесенные в ФЗ №54, регламентирующий использование ККТ, предусматривают применение специального чека коррекции, формируемого между началом и окончанием рабочей смены, либо в другой день — требований относительно исходной и исправляющей даты закон не содержит.
Существует два признака расчета, которые содержатся в подобных корректирующих выписках:
Аннулированные чеки могут формироваться по инициативе налогоплательщика — в тех ситуациях, когда ошибка выявлена собственными усилиями. Обязательным условием выступает указание даты и номера бухгалтерского документа, выступающего основанием для внесения изменений. В подобном качестве может рассматриваться, например, объяснительная записка, составленная кассиром. Тип операции — «самостоятельная», либо «по предписанию» — указывается в процессе оформления.
Есть и еще одна разновидность технической процедуры, обуславливаемая спецификой сложившихся обстоятельств. Чтобы скорректировать расчеты в присутствии клиента, нужно знать, как отменить и аннулировать пробитый чек на онлайн-кассе АТОЛ — для коррекции с признаком «возврат прихода» в кассовом аппарате необходимо сформировать новый документ, содержащий фискальные реквизиты ошибочной квитанции. Это фактически отменит первую версию, после чего останется только оформить корректную платежную документацию и передать ее покупателю.
Распространенные причины ошибок
Достаточно часто невнимательность кассиров приводит к образованию излишков или недостач, вызванных:
Также нужно учитывать вероятность технических сбоев, связанных с перепадами в работе электросети или нарушениями функционирования программного обеспечения.
Когда покупатель обращается к продавцу с намерением вернуть приобретенную вещь, понадобится оформить возвратный чек — так же, как и в случае неточности с окончательной суммой. Если же в учетной базе ККМ отсутствует информация об операции, а итоговая сверка планового и фактического количества денежных средств выявила расхождение — используется документ коррекции. На изменения отводится всего два дня, так что не рекомендуется откладывать исправление в долгий ящик.
Как избежать ошибок
Грамотное обучение и своевременная аттестация персонала, составление подробных и наглядных инструкций по работе с ККТ, а также разъяснение ответственности и возможных последствий — минимальный набор задач, о решении которых следует позаботиться каждому предпринимателю. Сотрудники должны знать, как отбить и отменить чек на кассовом аппарате, что такое аннуляция, и как сделать отмену в онлайн-кассе, принципы работы с которой заметно отличаются от привычных ЭКЛЗ.
Кроме того, нелишним будет позаботиться о мобильной автоматизации. Количество рутинных операций, выполняемых работниками ежедневно, снижает концентрацию внимания, что нередко становится причиной ошибок во взаиморасчетах. Решения, предлагаемые компанией «Клеверенс», позволяют сократить усилия и временные затраты, связанные с ведением товарного учета и документооборота на предприятиях практически всех отраслей.
Создание возвратного документа
Для оформления потребуется объяснительная, написанная ответственным сотрудником, либо заявление, поступившее от покупателя.
При составлении документа в день реализации, либо спустя небольшой промежуток времени, применяется простой алгоритм: достаточно выбить чек с признаком «возврат прихода», содержащий реквизиты аннулированного первичного бланка и сумму операции. Форма передается клиенту вместе с наличными денежными средствами, тогда как товар поступает обратно на баланс торговой точки.
Если для оплаты использовалась банковская карта, отмена сначала инициируется через терминал, после чего документ оформляется идентичным способом. Ответственность за перевод денег покупателю в этом случае возлагается на банк. Важно учитывать, что подобная функция реализована не на всех ККМ — стоит уточнить этот момент в сопроводительной инструкции к оборудованию.
Создание чека коррекции
Осуществляется на основании официально вынесенного налоговой службой предписания, либо при наличии служебного акта, в котором указываются номер, дата и обстоятельства, послужившие причиной формирования. Как правило, поводом становится неприменение кассы в момент расчета с клиентом. Для начала требуется определить, какой формат фискальных данных будет актуален — информация содержится в отчете об открытии смены, в разделе «ФФД ККТ». В поле могут быть указаны значения 0, 2 или 3, определяющие текущий релиз используемого программного обеспечения.
Алгоритм для версий 1.0 или 1.05
Понадобится составить акт с порядковым номером, отражающий полный перечень операций, не оформленных надлежащим образом. В обязательном порядке указываются дата, стоимость, номенклатурное наименование и количество товаров, а также причина, из-за которой ККТ не была использована. Для чека коррекции выбирается соответствующий признак, а также реквизиты основания, в том числе в тех случаях, когда им является предписание к устранению правонарушений, составленное налоговой инспекцией.
Релиз ФФД 1.1
Отличие от предыдущих алгоритмов сводится к необходимости внесения дополнительных сведений:
В чеке есть ошибка
Ситуации, когда в первичной документации указаны ошибочные данные, также достаточно распространены. Рассмотрим основные возможные варианты подобных обстоятельств.
Пробита большая, чем нужно, сумма
Обычно происходит в результате внесения в документ большего количества товарных позиций, чем реализуется по факту, и, как следствие, приводит к возникновению в кассе излишков денежных средств. Наибольшей проблемой в данном случае является потенциальный риск жалобы клиента, который может заподозрить умышленный обман со стороны торговой точки. Задача бизнеса — оперативно выявить расхождение и уведомить ФНС о допущенной ошибке. При этом если требования так и не поступило, следует сформировать и пробить два чека с признаком «возврат прихода», оставив деньги в выручке.
Пробитая сумма оказалась меньше, чем стоимость покупки
Вероятность того, что покупатель заметит расхождение и самостоятельно вернется в магазин, чтобы покрыть образовавшуюся разницу, в этом случае намного меньше — хотя практика показывает, что добросовестных людей довольно много. В подобных ситуациях оформляются аналогичные корректирующие документы, однако их пробитие приводит к фактической недостаче в кассе, компенсировать которую придется виновному сотруднику.
В целом, порядок покрытия разницы зависит от внутренней политики предприятия — допускается, в том числе и списание товара, если возникший дефицит не наносит ощутимого ущерба организации. Однако проявление лояльности к персоналу должно основываться на совокупности факторов — систематические недостачи и излишки вполне могут свидетельствовать не о недостаточности квалификации, а об умышленном мошенничестве.
Оплата произведена наличными, тогда как нужна была опция безналичного расчета
Распространенная ситуация, виновниками которой могут оказаться как кассир, так и сам клиент, однако большая ответственность возлагается на сотрудника, выдавшего подтверждающую квитанцию еще до получения денежных средств. При этом оператор фискальных данных уже передал сведения о поступлении платежа, что расходится с фактическим положением. Дублирование не помогает, поскольку приводит к двойному отражению операции, и, как следствие, к кассовому разрыву. Исправить положение позволяет формирование документа с признаком «возврат прихода», который означает отмену чека на онлайн-кассах МТС, АТОЛ и других. После этого создается новая версия, содержащая правильную форму расчета — безналичную оплату.
Ошибка при выдаче денежных средств
Чаще всего встречается в деятельности, связанной с оказанием услуг, например, прием вторичного сырья и металлолома, утилизация, и т. д. Также может произойти в розничных торговых точках, деятельность которых совмещает не только продажи, но и дополнительный сервис, что характерно для магазинов бытовой техники и цифровых устройств. В некоторых случаях сервисное обслуживание предполагает не только ремонт по гарантии, но и скупку старых образцов и моделей на запчасти — и это подразумевает взаиморасчеты с посетителями, которые также должны отражаться через учетную технику.
Алгоритм выглядит следующим образом. Допустим, клиент принес на продажу монитор стоимостью 8 000 рублей, однако кассир ошибся и пробил 10 000, выдав именно это количество денег. Корректировка операции предусматривает последовательное формирование с признаком «возврат расхода» и суммой в десять тысяч, получение у сдатчика разницы между заявленным и фактическим значением, а также формирование нового расходного документа — с указанием корректного стоимостного значения.
Корректировка ошибки ввода по онлайн-кассе
Ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:
Технически процесс зависит от модели оборудования — так, к примеру, в АТОЛ используется следующая последовательность:
Стоит отметить, что когда возможность использовать ККТ для исправления отсутствует — корректировки также проводятся через драйвер, принудительным образом.
Информирование налоговых структур
Операция может быть проведена предпринимателем самостоятельно либо по предписанию, вынесенному сотрудниками ФНС. В последнем случае законодательство позволяет как обойтись предупреждением, так и наложить административный штраф за неиспользование онлайн-кассы. Если прецедентов было несколько — чек коррекции создается на каждый из них. Кроме того, кассир должен составить записку, объясняющую причины, приведшие к возникновению нарушения. В ней указываются название предприятия, фактический адрес, дата, номенклатурное наименование товара или услуги, количество и стоимость.
Заключение
Для организаций и предпринимателей, деятельность которых предусматривает взаиморасчеты с клиентами, важно понимать, что своевременное исправление ошибок и уведомление налоговой о том, что чек аннулирован — это значит отсутствие претензий и взысканий, затрудняющих нормальный рабочий процесс. Грамотное использование функций коррекции, предусматриваемых современными версиями учетного ПО, позволяет избежать ненужных затруднений в бизнесе.
Что такое аннуляция чека. Как аннулировать кассовый чек
Использование ККМ для расчета с клиентами налагает на организацию обязательства по соблюдению кассовой дисциплины. Порядок аннулирования чека зависит от того, когда он был возвращен и был ли он выбит ошибочно.
Инструкция
Возврат продукции в день покупки Если кассир-операционист выбил неверную сумму, что было обнаружено в тот же день, или покупатель вернул товар в день покупки, то порядок действий будет следующим:- неверно выбитый или возвращенный чек завизируйте у директора или его заместителя и наклейте на чистый лист А4— этот лист приложите к заполненному бланку формы КМ-3 о возврате указанной суммы в чеке клиенту и все вместе сдайте в бухгалтерию— если это неверно выбитый чек, то к указанным документам требуется добавить и объяснительную в свободной форме от кассира о причинах ошибки— В «Журнале кассира-операциониста», в 15 графе, отразите выплаченную за принятый обратно товар сумму, отраженную в чеке, а сумму выручки за текущий день уменьшите на аналогичную сумму, записав ее в 10 графе.Если покупатель возвращает не весь товар в чеке, а одну-две позиции, то аннулировать его нужно полностью, а взамен выдать скорректированный.
Аннулирование чека при оплате безналом Если кассир ошибочно выбил чек по отделу по наличным расчетам, а должен был произвести операцию по безналичному расчету, то порядок аннулирования будет следующим:- сразу выбейте правильный чек на аппарате через отдел по работе с наличностью— к акту о возврате наличности по форме КМ-3 приложите объяснительную от кассира и копии слипов терминала, которые будут подтверждением, что в банк было отправлено больше денег, чем в Z-отчете— В «Журнале кассира-операциониста» отразите фактические данные. Для этого из числа в графе 11 вычтите данные в графе 15.
Кассовый чек на сегодняшний день является фискальным документом, т.е. документальным подтверждением заключения некоего договора купли-продажи. При наличии такого кассового чек а вы можете потребовать возврата или же обмена приобретенного товара. В случае ошибочного пробивания кассиром чек а необходимо, согласно действующему законодательству, документально аннулировать этот платежный документ.
Инструкция
В первую очередь оформите акт формы КМ-3. Это акт «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чек ам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чек ам)».
Присоедините (приколите) данный кассовый чек (ошибочный) непосредственно к заполненному Акту формы КМ-3.
При необходимости (в случае использования в кассовом аппарате термобумаги), сделайте копию данного кассового чек а и также присоедините ее к заполненному ранее Акту.
На чек е, который был пробит ошибочно, поставьте отметку «Погашено» (если таких чек ов несколько, поставьте аналогичную отметку на каждом аннулируемом чек е).
Напишите объяснительную записку на имя директора (или руководителя). Изложите в объяснительной записке причину, по которой кассовый чек был пробит ошибочно. Укажите одну из таких причин, например невнимательность при работе с контрольно-кассовой машиной, либо же произошедший сбой работы контрольно-кассовой машины.
В соответствующий журнал кассира-операциониста внесите определенные данные. В графу журнала под номером десять запишите информацию обо всей выручке за день, причем сумму, которая указана в аннулируемом чек е, не вычитайте из общей. В графу журнала под номером одиннадцать впишите показатели общей выручки, от значения которой сумма с аннулируемого чек а была вычтена. В графу журнала под номером пятнадцать внесите данные, касательно общей суммы по чек ам, которые неверно или ошибочно были пробиты (то есть, аннулированным чек ам).
После заполнения журнала убедитесь в том, что сумма, которая указана в графе журнала под номером десять равна общей сумме показателей, которые указаны в графах журнала одиннадцать и пятнадцать.
Как сделать утренний X отчет?
Как сделать вечерний Z отчет?
Отчет с гашением необходимо выполнять в конце каждого рабочего дня, в течение которого проводились продажи по кассе. Он обнуляет суточные данные и позволяет осуществлять программирование опций кассы.
Как пробить чек?
Перед пробитием чека нужно войти в кассовый режим
Как пробить чек с подсчетом сдачи
Как пробивать чеки на разные отделы
Введите сумму продажи
Нажмите клавишу ОТД
Введите номер отдела
Нажмите клавишу ПИ
Если есть еще продажи повторяем пункты 1, 2, 3
Нажмите клавишу ИТ для завершения чека
Как пробить чек по коду товара
Как напечатать повторный чек
При необходимости напечатать повторный чек (к примеру, если в кассе закончилась бумага), сумма которого не будет заноситься в память кассы, т.е. он будет являться копией с надписью «ПОВТОРНЫЙ
ЧЕК», после закрытия чека (нажатия клавиши ИТ ) нажмите ПВ
Пробитие чека с выделяемыми или начисляемыми налогами
Введение налоговых групп
Для установки налоговых групп, необходимо предварительно задать их в режиме программирования.
Вычисление стоимости товара по количеству и цене
Введение процентной скидки или надбавки на чек
Введение скидки/надбавки на определенную сумму
Как сделать чек возврата
Аннуляция
Аннуляция последней покупки
Операция используется для отмены последней проведенной в чеке покупки до закрытия чека. Если
Аннулирование всего чека
Незавершенный чек (до нажатия клавиши ИТ ) возможно аннулировать, последовательно нажав
Если Вы уже закрыли чек, то его нельзя аннулировать. В этом случае Вам необходимо выполнить возврат товара.
Внесение денег в кассу
Эта операция необходима для внесения суммы на выдачу сдачи в начале рабочего дня.
Выплата из кассы
Данная операция нужна для инкассации суммы из кассы в конце рабочего дня.
Существуют два вида аннулирования: исправление ошибочной записи и исправление неправильно оформленной сделки.
Исправление ошибочной записи
Если кассир ввел в кассовый аппарат неверные данные, то для их исправления он обычно пользуется клавишей аннулирования последней набранной строки. Неправильно введенными могут оказаться цифровое обозначение продукта, его количество или цена. Некоторые кассовые аппараты позволяют отменить введенные данные в момент проведения текущей сделки. На контрольной кассовой ленте это выглядит следующим образом.
14 653 АННУЛ 12,99-14
Исправление неправильно оформленной сделки
Предположим, сделка полностью отменяется. Чтобы исправить ошибку, кассир должен признать операцию недействительной. Запись на контрольной ленте при этом зависит от типа кассового аппарата. Как правило, ошибочная сделка оформляется двумя чеками.
Из этого примера видно, что при аннулировании сделки все показатели возвращаются на исходные позиции.
Сделка может аннулироваться по многим причинам:
Покупатель (покупательница) передумал(а).
У покупателя оказалось недостаточно денег.
В отделе не нашлось нужного товара.
Кассир забыл учесть скидку.
Кредитная карточка покупателя оказалась недействительной.
Покупатель захотел купить еще что-то.
Покупатель забыл взять свой бумажник и т. д.
Мы приводим различные примеры махинаций, которые совершались в реальной жизни. Подобные действия могут повториться в любом магазине. Познакомьтесь с этими «сценариями» и примите меры для того, чтобы описанные ситуации не возникали.
Сценарий первый: «Покупатель передумал»
Когда покупатель приобретает меньшее количество предметов, чем планировал, кассир аннулирует сделку, выбивает повторный чек на меньшее количество товара, а разницу присваивает себе. Как выглядит при этом запись на контрольной кассовой ленте, смотрите на следующей странице (символ «@» на кассовой ленте обозначает знак умножения).
Первый чек оформлен совершенно правильно. Запись на нем отражает количество приобретенного товара, уплаченную за это сумму и полученную сдачу. При этом предполагается, что товары, коды которых приводятся в начале каждой строки, покупатель оплатил и вынес из магазина.
Кассир же утверждает, что в момент оплаты сделки покупатель передумал и сократил количество приобретаемого товара, поэтому пришлось переоформить эту операцию.
15 613 5 @ 9,95 49,75
21 499 4 @ 3,95 15,80
33 407 3 @ 4,95 14,85
15 613 2 @ 9,95 19,90
21 499 1 @ 3, 9 5 3,9 5
33 407 1 @ 4, 95 4,95
Кажется, что все сделано правильно. Время второй операции говорит о том, что покупатель действительно мог находиться возле кассы и, передумав, оплатил только часть выбранных товаров. Указав сумму первой сделки как полученные в кассу наличные деньги, кассир отразил в чеке возврат покупателю разницы в стоимости первоначально выбранного и реально приобретенного товара.
Так должна выглядеть правильно аннулированная сделка.
15 613 5 @ 9,95 49,75-
21 499 4 @ 3,95 15,80-
33 407 3 @ 4,95 14,85-
Со временем чистый убыток магазина от деятельности одного из таких вот «ловких» кассиров составил 7 000 долларов.
Контролируйте слабые стороны
В этом сценарии есть несколько условий, которые дали кассиру возможность совершить кражу:
Кассир имел право аннулировать сделки без особого на то разрешения;
Кассиру было позволено допускать возврат товара обратно в магазин;
Кассира не обязали отчитываться за обслуживание каждого покупателя.
Сценарий второй: «Покупателю не хватило денег»
Покупатель, выбрав нужный товар, заплатил деньгами, но забыл взять чек. Кассир аннулирует покупку и присваивает деньги. Свои действия он объясняет тем, что у покупателя не оказалось достаточной суммы, чтобы оплатить товар. Вот как это отражается на контрольной кассовой ленте:
Это вполне законная сделка. Но кассир решил сделать на ней свой «бизнес». Покупатель ушел, не забрав свой чек. Кассир же сделал вид, что у покупателя не нашлось достаточного количества денег, чтобы оплатить покупку. Почему чек был выбит, а не аннулирован сразу? Кассир объяснил, что, перед тем как обнаружить нехватку денег, покупатель якобы заявил, что у него сорок долларов. А вот как эта сделка была аннулирована.
Руководство магазина не проверяло своевременно все аннулированные сделки, поэтому кассир решил пробить второй чек («сделка аннулирована») и забрать оплаченные покупателем 29,99 доллара себе. За три месяца работы этот жулик причинил магазину убытков на сумму 1 000 долларов.
Контролируйте слабые стороны
Все данные об аннулированных сделках должны в тот же день просматриваться и заверяться руководством магазина.
Кассиры не всегда предлагают покупателям взять чек.
Кассирам разрешено принимать возвращаемые в магазин товары.
2. Меры предосторожности
а) При аннулировании сделки кассиры должны заполнять специальную форму или бланк, где указываются номер чека и причина признания его недействительным. Бланк подписывается кассиром.
б) К бланку прилагают чеки по аннулированной сделке.
в) Кассиры обязаны выбивать чек на каждую совершаемую сделку и отдавать его покупателю.
г) Каждое аннулирование сделки должны контролировать ответственные служащие (менеджеры) магазина. Сделка признается недействительной только с их согласия. Менеджер подписывает бланк вместе с кассиром.
д) Если сделка аннулируется из-за отказа покупателя, то возвращает товар на прилавок именно менеджер.
е) Каждый день работники, имеющие доступ к деньгам, должны составлять специальный отчет, в котором описываются все аннулированные сделки. Поводом для внесения сделки в этот отчет является ее соответствие определенному критерию, который устанавливает руководство магазина.
ж) Все наличные деньги должны храниться в специальных отделениях кассового аппарата.
з) Не позволяйте работникам, ведущим учет в магазине, появляться в торговых помещениях.
3. Необходимые отчеты
В этом и последующих параграфах мы расскажем о формах отчетности, которые составляют работники, непосредственно осуществляющие торговлю. Помните, важно не внешнее оформление отчета, а информация, которую он содержит.
Ежедневные отчеты об аннулировании сделок
Возьмите себе за правило каждый день получать перечень аннулированных сделок, в котором, помимо всего прочего, указывается, кто и в какое время признал сделку недействительной. Этот отчет сравните с бланками недействительных сделок, полученными от кассиров. Убедитесь, что каждой записи в этом отчете соответствует правильно оформленный бланк кассира. Такие ежедневные сведения помогут вам определить, верно ли кассир аннулировал указанные в бланках сделки. Проанализируйте отчет, представленный в примере № 4.
Ежедневный сводный отчет
об аннулировании сделок
Здесь вызывает подозрения сделка номер 159. Покупка совершена в 10:32, а аннулирована только в 12:30. Если это произошло из-за того, что покупатель вернул товар именно в 12:30, то необходимо оформление соответствующего отчета, а не только аннулирование чека. Если кассир утверждает, что поблизости не оказалось менеджера и никто не смог заверить аннулирование, то каким образом и кто в 10:37 признал недействительной сделку 161 у кассира № 23? Запись, вызвавшая сомнения, не обязательно говорит о том, что кассир № 44 нечист на руку. Но все же вам следует обратить внимание на процедуру аннулирования сделок этим кассиром.
Ежемесячные отчеты об аннулировании сделок
В конце каждого месяца полезно составлять отчет, показывающий общее число аннулированных каждым кассиром сделок.
Ежемесячный сводный отчет об аннулировании сделок
Такой отчет может помочь определить некоторые пути утечки денег или укажет на то, что какому-то работнику недостает квалификации и ему требуется дополнительная подготовка. Проанализировав ежемесячный отчет, вам следует выяснить, почему у какого-либо кассира больше аннулированных сделок, чем у его коллег, и сделать необходимые выводы.
Отчет о несостоявшихся сделках
Как и при аннулировании сделок, кассиры должны ежедневно составлять отчеты о несостоявшихся покупках. Убедитесь, что кассиры ведут учет всех несостоявшихся сделок и для каждой из них в отчете указывают причину (см. пример № б). Такие данные тоже очень помогают при анализе отчетов об аннулировании.
В примере № 6 у кассира 44 в 12:31 зарегистрирована несостоявшаяся сделка, всего лишь минуту спустя после признания недействительной сделки под номером 159.
Дело в том, что, как правило, при аннулировании сделки ящик для денег не выдвигается, и нечестному кассиру приходится совершать «пустую сделку», чтобы добраться до наличных. Поэтому, если следом за аннулированной сделкой в отчете указана несостоявшаяся, будьте особо бдительны.
Ситуация первая: кассир-операционист выбил неправильную сумму в чеке и данный факт был обнаружен в тот же день либо же покупатель самостоятельно вернул товар в день покупки. В таком случае порядок аннулирования чека будет следующим: неверный или возвращенный чек следует завизировать у директора (заместителя), затем его следует наклеить на чистый лист формата А4.
Лист с приклеенным чеком следует приложить к заполненному бланку форму о возврате указанной суммы (форма КМ-3), и все эти документы сдать в бухгалтерию. Далее, если это неправильно выбитый чек, то необходимо еще добавить объяснительную (форма свободная), в которой кассир должен объяснить причины ошибки.
Кроме того, в Журнале кассира в графе 15 следует отразить выплаченную за возвращенный товар сумму (отражена в чеке), а сумму выручки за прошедший день следует уменьшить на соответствующую сумму и указать это в графе 10. И еще, если покупатель возвращает не весь товар, который выбит в чеке, а 1-2 позиции, то старый чек следует аннулировать полностью, а покупателю выдать взамен скорректированный.
Ситуация вторая: возврат товара проводится после сдачи смены кассиром-операционистом. Если ошибка в чеке или возврат товара покупателем проводится после снятия Z-отчета, то сам чек особого значения уже не имеет. Покупатель имеет право вернуть купленный товар и без предоставления чека, в такой ситуации доказательством послужит составленное покупателем заявление, в которое необходимо вписать его Ф.И.О. и паспортные данные. Из главной кассы выделяется необходимая сумма и выписывается расходный кассовый орден, в который также необходимо вписать паспортные данные покупателя.
Ситуация третья: процесс аннулирования чека при безналичном расчете. В случае, если кассир выбил покупателю чек по отделу по наличным расчетам ошибочно, а на самом деле должен был провести операцию купли по безналичному расчету, то аннулирование необходимо проводить следующим образом: на аппарате через отдел по работе с наличностью сразу необходимо пробить правильный чек.
Следует составить акт о возврате наличности (форма КМ-3) и приложить объяснительную кассира, а также копии слипов терминала, которые и являются подтверждением того, что в банк была отправлена большая сумма, чем указанная в Z-отчете. Фактические данные следует отобразить в журнале (из числа, которое находится в графе 11, следует вычесть число, находящееся в графе 15).
Кассовый чек на сегодняшний день является фискальным документом, т.е. документальным подтверждением заключения некоего договора купли-продажи. При наличии такого кассового чека вы можете потребовать возврата или же обмена приобретенного товара. В случае ошибочного пробивания кассиром чека необходимо, согласно действующему законодательству, документально аннулировать этот платежный документ. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.
Краткое пошаговое руководство
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.