архивация чеков ккм для чего

Инструкция по архивации ККТ

Архивация ККТ — опция, позволяющая скрыть из выборки для построения отчетов, показателей продаж и аналитики кассы, которые не используются в текущий момент.

Опция позволяет добавить в архив одну или несколько ККТ, на которых в момент архивации нет активного тарифного плана.

1. Для того, чтобы добавить в архив конкретную ККТ, требуется перейти в карточку ККТ и нажать кнопку «Добавить в архив»:

2. Для того, чтобы добавить в архив несколько ККТ, требуется перейти в раздел «Магазины», выбрать несколько или все ККТ, привязанные к магазину, затем нажать кнопку «Добавить в архив»:

После подтверждения операции выбранные кассы будут отвязаны от магазина и перемещены в папку «Архив», расположенную над головным уровнем структуры магазинов:

3. В разделе «Мониторинг» появится новый фильтр «Архивные кассы». ККТ, перемещенные в архив, исключаются из остальных фильтров раздела:

4. Для возобновления использования кассы в карте ККТ требуется нажать кнопку «Извлечь кассу из архива»:

5. При необходимости извлечь из архива несколько ККТ, требуется в папке «Архив» выбрать кассы и нажать кнопку «Извлечь из архива»:

6. Для продолжения использования ККТ в целях осуществления расчетов с покупателями после извлечения ККТ из архива требуется купить и активировать тарифный план в карте ККТ или разделе «Лицевой счет».

Источник

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.

Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования.
Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации. Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать. Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов. Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей. То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Источник

Кассовые чеки и их архивирование

Открытие и дальнейшая работа собственного дела подразумевает необходимость оформления большого количества бумаг, требуемых законодательством страны. Одним из самых важных документов для юридических организаций, занимающихся реализацией каких-либо товаров и услуг, является чек ККМ.

Согласно действующим нормативам, контрольно-кассовый аппарат в обязательном порядке должен быть у объектов предпринимательской деятельности. Когда проходит продажа, магазин печатает кассовый чек. Данный документ, с которым мы чаще всего встречаемся, подтверждает, что ваше предприятие работает открыто. Именно на его основе соответствующие органы проводят проверку кассовой дисциплины и аккуратность соблюдения фискальных норм. Невыдача кассового чека карается наложением штрафа на предприятие.

Чек, который печатает контрольно-кассовая машина на специальной ленте, представляет собой важный фискальный документ с целым набором обязательных реквизитов.

Архивирование и хранение чеков ККМ

Давайте разберемся, что происходит с этими документами после окончания кассовой смены. Чеки ККМ не удаляются, а сохраняются методом архивирования. Процесс осуществляется автоматически или в ручном режиме в зависимости от настроек аппаратуры. В результате формируется документ «Отчет о розничных продажах».

Часто бизнес-процесс требует хранения чеков ККМ для дальнейшего анализа. Для удаленных магазинов требуется оперативное архивирование этих документов и дальнейшее хранение. Но документы, полученные с помощью современных кассовых аппаратов, с течением времени выцветают. Это мешает сохранить ценную информацию.

К счастью, решение предлагает компания «Архивный Эксперт». За более, чем 30 лет работы в этой сфере, мы получили огромный опыт и можем создать комплекс решений для любого бизнеса по организации и дальнейшей обработке любого количества документации. Ответственный подход к вашей документации поможет избавиться от проблем, связанных с организацией и хранением архивов.

Что дают вам готовые комплексные решения

Работая с нами, вы можете быть уверены в том, что:

Систематизация и защита документов — наша работа, и мы относимся к ней со всей возможной ответственностью.

Источник

Розница, чеки и отчет по розничным продажам в 1С:УНФ

Как вести розничную торговлю в 1С:УНФ? В статье описана настройка розничного блока и первые шаги розничных продаж

Для того, чтобы включить розничный блок в программе УНФ необходимо:
Перейти в раздел Еще больше возможностей — Продажи
Включить настройку «Розничные продажи»

В разделе Продажи появится подраздел Розничные продажи

3. Осуществить необходимую дополнительную настройку
Информация «по галочкам»

4. Перейти в раздел Деньги — Справочники — Кассы. Ввести необходимые сведения о кассах и при необходимости закрепить за ними сотрудника с правом подписи

Оформить чек можно двумя способами: с помощью сканера штрихкода и вручную. Чтобы оформить чек вручную необходимо:
1. Зайти в рабочее место кассира: Продажи — Розничные продажи — Рабочее место кассира (РМК)
При открытии РМК необходимо задать начальные настройки, выбрать/создать кассу. Если вы планируете подключить к программе фискальный регистратор, то необходимо убрать галочку «Без подключения». Если подключение ФР не планируется, то галочку нужно оставить. Остальные настройки можно произвести позже на вкладке «Моя касса» в РМК.

В случае, когда ФР не подключен к программе и печать чека планируется на обычном принтере, в момент принятия оплаты в РМК необходимо поставить галочку «товарный чек». В этом случае после оплаты сформируется печатная форма

2. Нажать на кнопку , чтобы добавить товар/услугу (или воспользоваться поиском, подбором)

3. Нажать Принять, чтобы пробить товар и получить оплату
4. Ввести сумму оплаты покупателя (сколько фактически денег даёт покупатель) и нажать кнопку Пробить чек.
Программа автоматически рассчитает необходимую сдачу и сформирует чек.

Чеки за период можно посмотреть в правой панели на закладке Журнал

Лайфхак:
Перейдите на вкладку быстрые товары и создайте список наиболее часто продаваемых товаров, которые в последующем возможно будет выбрать одним кликом мыши или с помощью заданных вами горячих клавиш.

При открытии кассовый смены автоматически формируется Отчет о розничных продажах со статусом смены «Открыта»

Чтобы сформировать отчет необходимо:

Источник

Как производится хранение чеков ККМ?

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Как хранить чеки, если услуги оказаны самозанятым? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте здесь.

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 277 раздела 4.1 приказа Росархива России от 20.12.2019 № 236 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Источник