архивное дело что это
Правила ведения архивного делопроизводства
Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.
Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:
Комплексы документов
Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:
Схемы разработки номенклатуры дел
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
Филиалы и представительства
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Общественные организации
На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
Включение электронных баз данных
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Индексы дел
Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.
Сроки хранения
Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.
В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.
Архивное дело что это
Об архивном деле в Российской Федерации
(с изменениями на 11 июня 2021 года)
Документ с изменениями, внесенными:
Федеральным законом от 11 февраля 2013 года N 10-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 12.02.2013);
Федеральным законом от 4 октября 2014 года N 289-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 06.10.2014, N 0001201410060027);
Федеральным законом от 28 ноября 2015 года N 357-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 28.11.2015, N 0001201511280035);
Федеральным законом от 2 марта 2016 года N 43-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 02.03.2016, N 0001201603020009);
Федеральным законом от 23 мая 2016 года N 149-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 23.05.2016, N 0001201605230056);
Федеральным законом от 18 июня 2017 года N 127-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 18.06.2017, N 0001201706180008) (о порядке вступления в силу см. статью 14 Федерального закона от 18 июня 2017 года N 127-ФЗ);
Федеральным законом от 28 декабря 2017 года N 435-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 29.12.2017, N 0001201712290003) (о порядке вступления в силу см. статью 7 Федерального закона от 28 декабря 2017 года N 435-ФЗ);
Федеральным законом от 8 декабря 2020 года N 429-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 08.12.2020, N 0001202012080096);
Федеральным законом от 30 апреля 2021 года N 114-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 30.04.2021, N 0001202104300092);
Федеральным законом от 11 июня 2021 года N 170-ФЗ (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 11.06.2021, N 0001202106110081) (о порядке вступления в силу см. статью 138 Федерального закона от 11 июня 2021 года N 170-ФЗ).
Принят
Государственной Думой
1 октября 2004 года
Одобрен
Советом Федерации
13 октября 2004 года
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 2. Правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в Российской Федерации
1. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
2. Органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации.
3. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора.
4. Решения межгосударственных органов, принятые на основании положений международных договоров Российской Федерации в их истолковании, противоречащем Конституции Российской Федерации, не подлежат исполнению в Российской Федерации. Такое противоречие может быть установлено в порядке, определенном федеральным конституционным законом.
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела
1. К полномочиям Российской Федерации в сфере архивного дела относятся:
1) разработка и проведение единой государственной политики в сфере архивного дела;
2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;
3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;
б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);
в) государственных внебюджетных фондов;
е) государственных корпораций, государственных компаний;
(Подпункт дополнительно включен с 23 февраля 2013 года Федеральным законом от 11 февраля 2013 года N 10-ФЗ)
4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.
2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела относятся:
1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;
б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.
3. К полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в сфере архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
5. Законом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации
Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации
1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
АРХИВНОЕ ДЕЛО
АРХИВНОЕ ДЕЛО — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Смотреть что такое «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в других словарях:
архивное дело — Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
архивное дело — 2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Архивное дело в РФ — 1) архивное дело в Российской Федерации (далее также архивное дело) деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов… … Официальная терминология
АРХИВНОЕ ДЕЛО — 1) согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Архивное дело — («Архивное дело»,) журнал, издававшийся центральными архивными органами СССР и РСФСР в 1923 41 (за исключением 1934). Вышло 58 номеров. В нём публиковались постановления и инструкции по архивному делу, освещалось состояние архивов в СССР… … Большая советская энциклопедия
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — журнал, издававшийся центр. архивными органами СССР и РСФСР в 1923 41, с перерывом в 1933 34. Вышло 58 номеров. В А. д. публиковались постановления и инструкции по архивному делу, освещались состояние и орг ция архивов в СССР и за рубежом,… … Советская историческая энциклопедия
Архивное дело — Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93 N 5341 I, ст.1 … Словарь юридических понятий
Архивное дело в Вооруженных Силах — деятельность воинских частей и организаций в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;. Источник: Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) Об утверждении Наставления по… … Официальная терминология
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Военно-архивное дело — ВОЕННО АРХИВНОЕ ДѢЛО, оборудованіе воен. архивовъ и ихъ служба, находится въ Россіи въ не вполнѣ благоустроен. видѣ, что является отголоскомъ общаго архивн. нестроенія въ Россіи и малаго вниманія нашего воен. міра къ памятникамъ прошлаго. Изв.… … Военная энциклопедия
Архивное делопроизводство: закон, инструкция
В любых организациях документация хранится установленное время, после этого она обязательно должна быть передана в муниципальный или государственный архив. Процесс передачи официальных бумаг на хранение имеет определенные особенности, которые могут различаться в разных частях страны.
Типы документов
Архивное дело и делопроизводство включает в себя множество терминов для обозначения бумаг различного вида. Документы бывают:
Стандарты
В соответствии с российским законодательством, процедура передачи официальных бумаг в архив регламентируется ГОСТ Р 7.0.8-2013. Через 12 месяцев после окончания делопроизводственного процесса документы в обязательном порядке передаются в архив с соблюдением всех правил и требований. Подготовку по передаче могут совершить сами сотрудники производства или стороннее предприятие.
Помимо этого, ГОСТ делопроизводства и архивного дела содержит в себе дефиницию (истолкование) терминов, которые относятся к области организации работы с документами, документирования и другим делопроизводственным течениям.
Этапы подготовки
Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:
Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.
В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.
Делопроизводство и архивное дело: термины и определения
Это основные термины и определения существующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства.
Виды реквизитов
Отдельно стоит остановиться на реквизитах, которые применяются при составлении официальных документов:
Инструкция
Правила, списки, инструкция по архивному делопроизводству и иные нормативно-правовые бумаги помогают реализовать основной закон. Существуют основные требования по работе архивных структур, которые были созданы в 2002 году.
Стоит отметить, что такие правила не были зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации. В связи с этим на данный момент до сих пор действительны «Основные правила ведомственных архивов» 1986 г.
Наличие этих требований в сфере делопроизводства и архивного дела обусловлено тем, что необходима согласованность в учете, использовании, комплектовании и хранении документов в архивах, в организации всех этих процессов. Основное внимание в требованиях уделено номенклатуре.
Итак, алгоритм действий следующий:
Стоит отметить, что данные требования не распространяются на документацию, работа с которой не регламентирована законом РФ от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».
Организация
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.
Требования к месту хранения документов
Внутри компании архивное хранение документов организовывают в специализированных зданиях или же отдельных, изолированных комнатах. При этом строго запрещены излишнее отопление и высокая влажность в помещении. Это важнейшие критерии хранения архивных документов. При этом для разных носителей данных необходим свой режим. А именно:
Невозможно расположение документов вблизи складов с пищей и химией, а также мест быстрого питания, столовых. Кроме того, должно быть предусмотрено отдельное помещение для приема бумаг, в котором будет происходить акклиматизация документации. Иногда такие комнаты используют для кратковременного хранения различных носителей данных.
Помещение должно содержать необходимые каталожные полки, стеллажи и еще архивные папки, специальные коробы. Особо нужные и экономически ценные документы располагают в шкафах из металла, на которых есть сейфовые замки. Кроме основных требований, существуют и другие, не менее важные условия:
Также обязательное требование к хранению: расположение шкафов перпендикулярно по отношению к стенам, окнам и элементам питания.
В здании хранения архивных бумаг допустим искусственный и естественный свет. При этом важно не допустить, чтобы на документацию попадали прямые солнечные лучи. Если используются лампы накаливания, сверху каждой должен быть установлен защитный плафон. Люминесцентные приборы следует выбирать с небольшим УФ-спектром.
Сроки хранения
Для архивного хранения официальных бумаг используют конкретный способ систематизации документации на производстве. Он помогает соблюдать действующие нормативно-правовые нормы в соответствии с законодательством. Целью этого является исключение потери важных сведений.
По истечении установленного времени хранения бумаг в архиве ответственное лицо осуществляет уничтожение официальных бумаг, а после создает акт о ликвидации.
Помимо этого, существуют документы с неограниченным периодом времени хранения. Для них производят процедуру фондирования. Это разделение бумаг в архивном делопроизводстве по различным фондам и коллекциям.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
Время на передачу официальных бумаг в муниципальные и государственные архивы также строго определено. Это касается муниципальных и государственных, а также негосударственных предприятий, которые заключают договор о постоянном хранении.
Государственные и муниципальные архивы создают перечни организаций и передают им бумаги (списки комплектования) на хранение и дальнейшую передачу в Архивный фонд РФ. Включение в такие списки негосударственных предприятий происходит по их желанию и в соответствии с существующим договором. Кроме того, архив может вести списки комплектования по организациям, сотрудничество с которыми лишь планируется.
Что происходит с архивными документами при прекращении работы организации?
При ликвидации, реорганизации или банкротстве предприятия вся архивная документация передается преемникам, которые имеют на это законное право, учредителю, государственному или муниципальному архиву.
Приватизация муниципальных или государственных организаций позволяет оставить в их архиве все бумаги, которые были выпущены в результате их деятельности (например, приказы по личному составу).
Порядок доступа и ограничения
Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).
Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.
Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.
Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.