аудит склада что как когда

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов. Автоматизация складского учета.

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.

Источник

Что такое аудит склада и как провести аудиторскую проверку склада правильно

Когда становится очевидно, что на складе есть какие-то проблемы, — в той или иной мере уже поздно. Это значит, что мы видим ее финальное проявление. Как болезнь. Источник болезни где-то глубоко. Чем раньше мы сможем выявить недуг в работе складе, тем дешевле нам обойдется решение проблем. Аудит склада: как, что, когда, — тема сегодняшней статьи.

Грамотно проведенный логистический аудит склада, дает эффект, который перекроет все затраты.

Что получаем в результате аудита склада

Аудит склада, это экспертное, независимое и детальное исследование состояния всех аспектов склада, в том числе, как звена в цепочке бизнеса.

И сразу же к сути. Что мы получим в результате аудита склада?

По третьему и четвертому пунктам многое будет зависеть от специфики бизнеса, места, задач и так далее. Поэтому, аудитору важно достаточно глубоко вникнуть не только во внутренние складские процессы, но и понять бизнес-процессы организации в связке с ее подразделением, — складом.

Ведь сам по себе склад можно сделать идеальными. Однако, эффективной работы все равно не будет в отрыве от всей организации, нужд бизнеса.

Не редко встречается картина, когда помещение взятое в аренду под склад, (производство) вообще не соответствует требуемым складским процессам строящимися из нужд бизнеса. И дело даже не в квадратных метрах. Здесь площадь может рассчитана верно. Нормальное движение складских потоков затруднено просто из-за не подходящей структуры помещения.

Но обо всем по-порядку.

Базовый аудит склада: как, что, когда

Начнем с анализа базового. Затем перейдем к расширенному аудиторскому анализу склада. Есть ключевые параметры аудита, на которые следует обратить внимание в первую очередь.

Топология склада

Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствие с процессами, видами обработки товара, и расчетной нагрузкой по каждому участку склада.

Есть ли у нас вообще разработанная топология склада? Если да, склад работает в соответствие с ней? Именно топология склада та основа, на которой строятся все складские процессы. И что не менее важно, расчет топологии склада заранее прогнозирует самые узкие места. Те зоны, где при максимальной нагрузке, сбой проявится в первую очередь.

Зонирование склада, как часть топологии

Бизнес-процессы склада

В аудит входит изучение б изнес-процессов склада, сравнение с текущими процессами. Здесь выявляется не только отклонение от прописанных процессов склада, но и их актуальность. Ведь бизнес-процессы могут быть сформированы еще на заре открытия склада. Время и обстоятельства внесли свои коррективы. Рутина откладывает многое на потом, да и зачастую люди думают, что работа в режиме «тушения пожара» это и есть та самая, настоящая работа.

Один из моих прежних руководителей, как-то заехал ко мне на производство, и первым его вопросом было — а почему все так тихо и спокойно? Почему никто не бегает и не суетится? При этом, с последнего его посещения, когда мне доверили роль кризис-менеджера, эффективность на один квадратный метр площадей возрасла в 2,5 раза.

Кризис и суета, это бич русского бизнеса. Максимальный эффект достигается налаженной работой, когда все знают, что делать на каждом этапе процесса. Все это достигается сформированными и согласованными бизнес-процессами организации, склада.

Логистический аудит. Далее

Производительность склада

Здесь мы анализируем заданные нормативы по каждой операции и сотруднику с текущими данными. Ведь у комплектовщика свои нормативы в час, а у кладовщика — свои. Очень хорошо, если у нас есть данные прошлого, лучшего периода. Но не зависимо от этого, выясняются объективные и субъективные причины низкой производительности на каждом участке.

WMS склада

В аудит склада обязательно входит и изучение складской учетной системы в связке с бизнес-процессами и моделями по видам обработки товара. Здесь требуется изучить:

Чек лист по каждой операции склада

По моему опыту, от WMS склада зависит очень и очень многое в части точности учета, оперативности и эффективности сотрудников и склада в целом.

Компетентность руководства и мотивация персонала склада

Я согласен с изречением, что кадры решают все. По крайней мере, это ключевая составляющая в успешной работе склада. Компетентный и заинтересованный руководитель склада и разработанная система мотивации сотрудников (KPI), это основа.

На этом нельзя экономить.

Разработанная топология, бизнес-процессы, успешно внедренная WMS, не будут работать, если всем этим не уметь пользоваться.

Важно!

Чистота и порядок

В этот показатель входит:

Изначально, менеджмент берет начало с военного дела. Дисциплина и порядок в военном деле — основа основ. Не будет этого, битва или война будет проиграна еще до ее начала. То же касается бизнеса, производства, склада.

Если на складе присутствуют неофициальные «нычки» для отдыха сотрудников, диван в зоне погрузки/отгрузки товара, — значит уже порядка и дисциплины на складе нет со всеми вытекающими.

Расширенный аудит склада: как, что, когда

Несомненно, базовый или расширенный аудит склада, это весьма условные понятия. Тем не менее, для лучшего восприятия и удобства, я разделил тему на два блока.

Что еще входит в аудит склада?

АВС анализ

Поставщики и клиенты также могут быть ранжированы по АВС анализу. Это существенно помогает построить входящие и исходящие потоки.

Аудит документооборота

Не раз видел картину, когда из-за неудовлетворительной работы с документами, терялась информация, что приводит к разногласиям факта с учетными данными. А также и к денежным, репутационным потерям.

Документооборот должен быть четко встроен в бизнес-процесс склада

KPI по документообороту должен быть включен сотрудникам непосредственно работающим с ним.

Анализ опросных листов сотрудников склада

Здесь составляется ряд вопросов ко всем сотрудникам склада. От предложений до критических замечаний. На этой основе выявляется тенденции, которые могут быть учтены в программе изменений работы склада.

Анализ по неликвидам

В аудит склада: как, что, когда, входит все, что связано с возвратами, браком, боем, списанием. Все это требует отдельного внимания и также должно быть вписано в бизнес-процессы склада. За все должны нести ответственность конкретные люди. Неликвиды, это также товар очень давно хранящийся на складе, потерявший товарный вид или актуальность.

Неликвиды — прямые убытки. Вдобавок ко всему, все это занимает место на складе.

Также

Анализ заявок

Важный пункт, где выясняется, каким образом склад принимает и обрабатывает входящую информацию от внутренних сотрудников организации, поставщиков и клиентов. Сколько споров и недоразумений возникает именно на этом этапе работы склада!

Анализ технического состояния склада

По этому пункту уже нужен отдельный специалист или группа специалистов.

Финансовая составляющая аудита склада

Анализ по стоимости складских услуг

Если ваш склад предоставляет услуги ответственного хранения, или любые другие услуги сторонним клиентам, то важен аудит в части маркетинговой составляющей. Анализ рынка и ваших конкурентов. Стоимость услуг у нас может быть даже чуть ниже конкурентов. А что насчет сервиса?

Как мы понимаем, современный бизнес считает не только прямые расходы, но и риски. В данном случае, риски несвоевременной или некачественной комплектации куда выше, чем скидка в 5% относительно конкурентов.

Анализ бюджета и закупок склада

Здесь проводится анализ финансовых затрат склада. На сколько оправданы и оптимальны затраты по статьям? Кто и как их контролирует? На основе чего делаются закупки для нужд склада? И так далее.

Штат склада и фотография рабочего дня

Зарплатная статья в бюджете организации всегда одна из самых больших. Мы понимаем, что штат сотрудников должен быть оптимальным, однако, не все могут обосновать ту или иную штатную единицу. Фотография рабочего дня каждого сотрудника при разных уровнях нагрузки на склад, хороший инструмент для оптимизации работы склада.

Не всегда требуется сокращать штат. Возможны варианты, когда мы грамотно распределяем сотрудников по часам в сутках или дням недели.

Финансовый результат (ИНВ-19)

Анализ не будет полным, если не провести полную инвентаризацию склада, где итоговые данные будут включены в финансовую ведомость итогов инвентаризации — ИНВ-19

Аудит склада: как, что, когда. Заключение

Как упоминали в самом начале, логистический аудит проведенный грамотно дает положительный эффект — перекрывает все затраты. Ведь аудит склада, это не просто констатация факта проблем, но и решения основанные на аналитике и расчетах.

Более того, грамотный аудит подразумевает ответственность за результат.

Склад, в структуре или цепочке бизнеса должен приносить прибыль. Иначе зачем нам склад? Или, тогда может быть дешевле отдать на аутсорсинг? Тоже вариант. Правда и здесь не плохо владеть инструментами хотя бы простого аудита склада логистического провайдера. На этом сайте найдете мою отдельную статью по плюсам и минусам работы с логистическим (3 PL) оператором.

Мы разобрали основные составляющие аудита склада. Надеюсь, статья — аудит склада: как, что, когда, была полезной. Всего Вам хорошего и удачи!

Источник