аудит торговых точек что это

Как провести аудит отдела продаж: алгоритм и чек‑лист для проверки

С помощью перманентного аудита отдела продаж вы сможете вовремя выявить проблемы в системе, проконтролировать эффективность сотрудников и увидеть точки роста. Рассказываем, как настроить систему проверок и что конкретно должно входить в аудит.

Как проверять отдел продаж

Как правило, аудит отдела продаж нужен для повышения количества и качества сделок. Поэтому проверяется:

Чек-лист аудита продаж. Что проверять

Возьмите этот список пунктов для проверки за основу. Расширьте его, основываясь на важных показателях конкретно вашего бизнеса.

Контролируйте модель отдела продаж

Изучайте покупателей

Проверьте, настроена ли система обучения

Отслеживайте аналитику

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес

Оцените компетентность персонала, проверьте, использует ли чек-листы руководитель отдела

Вот как выглядит отличный менеджер по продажам:

Дополняйте чек-лист в процессе аудита. Например, если менеджеры постоянно допускают какие-то ошибки — добавьте это в лист проверки.

График проверок

Периодичность аудита зависит от особенностей бизнеса — в сложных моделях нужно создавать план проверок, в ситуациях проще руководитель или директор может контролировать ситуацию с помощью CRM буквально в режиме реального времени. Если говорить о втором случае, то есть универсальная рекомендация проверки:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Аудитор торговых точек

Говоря об аудите, большинство людей может подумать о финансовом. Однако, когда дело доходит до розничной торговли, существует множество других аудитов, которые компания должна проводить на регулярной основе. Розничные аудиты, которые иногда называют инспекциями магазинов, являются полезным инструментом для всех магазинов.

В отличие от финансового аудита розничный аудит позволяет учитывать более широкий спектр факторов, касающихся вашего бизнеса. Вместо того, чтобы просто видеть, где теряются деньги, вы потенциально можете увидеть причины, по которым это происходит. Это позволяет решать проблемы до того, как они серьезно повлияют на чистую прибыль.

Виды торговых аудитов

Существует три вида торгового аудита:

Аудит предотвращения потерь — направлен на оценку того, насколько хорошо процессы, протоколы и обучение в магазине минимизируют кражи, мошенничество и убытки.

Аудит мерчандайзинга — оценивает ассортимент, демонстрацию, ценообразование и рекламную деятельность в соответствии с руководящими принципами компании.

Аудит здоровья и безопасности — в первую очередь заинтересованы в оценке того, насколько хорошо магазин соблюдает нормативные и правовые нормы, особенно в том, что касается обработки пищевых продуктов или рабочей среды сотрудников.

Крайне важно, как руководители подходят к аудитам. Необходимо, чтобы было понимание роли аудиторов. Результаты проверок наиболее эффективны, когда их выполняет подходящий специалист.

Аудиторы под каждый вид рыночного аудита

Аудитор для предотвращения потерь

Аудитор по предотвращению убытков розничной торговли выполняет анализ и проверяет данные бухгалтерского учета, запасов и транзакций магазина, чтобы выявлять проблемы и обеспечить реализацию мер и программ по сокращению убытков. Находит слабые места внутреннего контроля. Рекомендует процедуры и программы для устранения недостатков внутреннего контроля и уменьшения убытков. Расследует нарушения сотрудников.

Ключевые функции, которые выполняют розничные аудиторы:

Оценка различных запасов во всех распределенных розничных магазинах;

Сопоставление запасов с записями компании;

Проверка на наличие повреждений инвентаря и имущества компании;

Своевременная проверка складских остатков;

Документирование и надлежащая отчетность;

Информирование и отчетность перед руководством.

Обычно подчиняется руководителю или старшему менеджеру компании. Аудитор по предотвращению розничных убытков получает доступ к некоторым сложным задачам в рамках должностной функции. Иногда руководит несколькими аспектами работы.

Квалификация, необходимая для того, чтобы стать аудитором по предотвращению убытков, включает степень бакалавра и сертификацию аудитора, предпочтительно по внутреннему аудиту. Необходим опыт и образование в области бухгалтерского учета или юриспруденции.

Аудитор должен обладать сильными навыками критического мышления и вниманием к деталям. Также важны опыт управления розничной торговлей, сильные коммуникативные навыки и способность выполнять несколько задач.

Инструменты, которыми пользуется аудитор в ходе проверки, также не стоит оставлять без контроля. Бумажные списки и отчёт, написанные от руки и по памяти, не будут обладать качествами, необходимыми вашему бизнесу. Самый лучший вариант — это электронные списки, чек-листы и сервисы, приложения, такие как CheckOffice.

Мерчандайзинговый аудит

Аудит мерчандайзинга должен проводиться «глазами потребителя», но с ведома руководителя магазина или головного офиса. Для проведения данного аудита идеально подойдут тайные покупатели.

Тайный покупатель — это тот, кто, не афишируя, проводит исследование рынка непосредственно в месте продаж, в торговой точке. Этот сотрудник собирает конкретную информацию о розничном продавце в соответствии с заранее установленными параметрами. И составляет отчёт, исходя из согласованного контрольного списка.

Более подробно о тайном госте вы можете прочитать в нашей статье — Как проводить проверку тайным покупателем.

Аудит мерчандайзинга может быть невероятно полезным инструментом для обратной связи с лицами, принимающими решения. При оценке того, насколько магазины соответствуют стандартам организации, обеспечивают удобство совершения покупок и поддерживают приоритетные инициативы, аудит может выявить, где могут существовать организационные расхождения между стратегией и тактическим исполнением. Это помогает компаниям устранить пробелы в производительности и перестроить всех участников в отношении того, что имеет наибольшее значение для достижения стратегической цели.

Аудиты здоровья и безопасности

Для крупных торговых точек рекомендуется создать группу для проведения аудита безопасности. Каждая группа должна состоять из трех-пяти человек, представляющих различные отделы. Чтобы обеспечить нейтралитет и объективность, рекомендуется, чтобы члены команды не проверяли свой собственный отдел.

Небольшие компании для проведения аудита могут выбрать вариант с привлечением внештатных специалистов, обладающих соответствующей квалификацией и компетентных аудиторов по безопасности. Которые должны:

Обладать знаниями в вопросах охраны труда и техники безопасности;

Быть независимыми, объективными и беспристрастными;

Не подвергаться влиянию со стороны, которое может повлиять на их объективность;

Владеть профессиональными инструментами для проведения аудита (электронные контрольные списки, сервисы чек-листов и т.д.).

Аудиты безопасности проводятся с целью выявления рисков для здоровья во время работы сотрудников и пожарной безопасности. Также проверяются места и правила хранения пищевых продуктов в точке продаж. Во время этих обследований проводится оценка соответствия применимым нормам и правилам безопасности на местах, а также выявление нарушений требований регламентирующих документов. Обеспечивают оценку соответствия рабочего места стандартам охраны труда, касающимся безопасности рабочего места и работника.

Более подробно о том, как обеспечить безопасность в магазине читайте в нашей статье — Безопасность — это важно.

Агентства для проведения аудита

Розничные аудит торговых точке могут быть финансово затратными и трудоемкими. Чтобы не привлекать своих сотрудников к проверкам, найдите специальные компании, которые проводят аудит магазинов в вашем районе. Компании, специализирующиеся на этом процессе, приезжают в ваши розничные точки, проводят аудит, обобщают результаты и предоставляют вам либо только данные аудита, либо стратегические рекомендации, основанные на их отраслевом опыте. Зачастую это выйдет дешевле, чем организовывать проверку своими силами.

Обращение к третьим сторонам может помочь сэкономить время и деньги. Но это не даёт подробного понимания того, как обстоят дела в вашем бизнесе. Аудит магазина позволяет вам исследовать собственные магазины и то, как они работают.

Финансовый аудит

В целом финансовый аудит не относится к видам торгового аудита, но он может быть объединён с аудитом для предотвращения потерь. Финансовый аудитор — это специалист, который проверяет и анализирует бухгалтерские записи в магазинах компании. Эти специалисты проводят аудит нескольких или всех розничных магазинов сети.

Финансовые аудиторы работают независимо от какого-либо отдела, чтобы беспристрастно судить о поведении компании. Их основная роль заключается в обеспечении поддержки управления рисками и оптимизации эффективности путем выявления возможных несоответствий. Они, как правило, наиболее тесно работают с бухгалтерскими материалами, но могут также проводить аудит других аспектов бизнеса, таких как операционная эффективность, процессы проверки сотрудников, системы информационных технологий и юридическая ответственность. Внутренние аудиторы изучают политику компании, а затем сравнивают письменные правила с фактической деловой деятельностью. Они рекомендуют способы улучшить процедуры или более точно согласовать их с целями компании.

Советы для проведения эффективного аудита

Вы также можете провести аудит, когда магазин закрыт, но имейте в виду, что для этого потребуется запланировать дополнительные ресурсы в нерабочее время розничной торговли.

3. Регулярные проверки магазинов также являются отличным способом отслеживания вашего бизнеса с течением времени, поэтому обязательно следите за прогрессом после каждого квартала и года.

4. Контрольные списки аудита — это хороший источник данных, который вы можете использовать для отслеживания долгосрочного прогресса, поэтому обязательно сравнивайте результаты аудита с проверками запасов, продажами и распределением ресурсов, чтобы получить более полную картину вашего розничного бизнеса.

Использование чек-листов CheckOffice

С помощью программного обеспечения для контроля за работой магазина можно составлять контрольные списки для розничных точек и использовать их в качестве эффективного пошагового руководства при проведении проверок магазинов. Это помогает в сборе исчерпывающих данных, чтобы легко определить условия работы в магазине, проблемные места и нарушения, которые можно отобразить в отчете.

Начните с просмотра нашей бесплатной библиотеки чек-листов для проведения проверок розничных магазинов и изменения их в соответствии с вашими потребностями. Сервис CheckOffice упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений; автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:

Осуществлять сбор данных в реальном времени;

Контролировать ежедневные операции розничной торговли, включая чистоту и безопасность;

Делать неограниченное количество фотографий товаров и выделять дефекты, комментируя изображения;

Назначать корректирующие действия при несоответствии;

Создавать исчерпывающие отчеты в режиме реального времени на своем мобильном телефоне и делиться ими со своей организацией;

Надежно сохранять отчеты в облаке;

Легко планировать розничный аудит.

Мобильное приложение позволяет полностью отказаться от бумажной работы и концентрироваться на действительно важных бизнес-процессах. Также упрощает хранение всех ваших данных в одном месте и снижает вероятность человеческой ошибки, часто связанной с составлением контрольных списков, выполняемых вручную.

Вывод

Аудит магазина может включать в себя множество различных элементов. Он может сосредоточиться на маркетинговых аспектах, визуальном мерчандайзинге, запасах или пути клиента. Некоторые компании могут захотеть использовать штатных аудиторов, а некоторые привлечь сторонние агентства. Главное убедитесь, что инструменты, которыми пользуются аудиторы — эффективны, такие как приложения CheckOffice.

Источник

Аудит в торговых организациях: понятие и задачи

Понятие, цель и задачи аудита в торговых организациях

На протяжении нескольких десятков лет, в России наблюдаются существенные преобразования, в первую очередь в сфере форм, методов и способов осуществления торговой деятельности. В свою очередь значимым вопросом является организация эффективной системы бухгалтерского учета в торговых организациях, проблематику которой можно проследить, как в рамках экономических реалий, так и в рамках правового поля.

В России, ежегодно растет количество торговых организаций различных форматов и площадей, при этом экономическая эффективность функционирования таких организаций, для самих собственников, является актуальной задачей, требующей довольно большого внимания ко всем аспектам организации их работы.

Торговые организации: понятие и классификация

Предприятие торговли — объект хозяйственной деятельности, осуществляющий с использованием процессов, оборудования и технологий продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг торговли покупателям.

Основная задача торговых предприятий – обеспечить потребителю возможность покупки какого-либо товара при соответствующем качестве торгового обслуживания.

Предприятия торговли подразделяют на классификационные группы в зависимости от различных признаков, в том числе:

— по формам собственности (частные; государственные; муниципальные; унитарные; кооперативные и другие);

— по видам торговли (предприятия оптовой (мелкооптовой) торговли; предприятия розничной торговли);

— по специализации торговой деятельности (универсальные; специализированные; неспециализированные: с комбинированным ассортиментом; со смешанным ассортиментом);

— по способу организации торговой деятельности (сетевые (торговая сеть); автономные; фирменные и другие);

— по виду торгового объекта (стационарные; нестационарные);

— по формам торгового обслуживания покупателей (с полным самообслуживанием; с частичным самообслуживанием; с индивидуальным обслуживанием (в том числе через прилавок); с обслуживанием по предварительным заказам; с обслуживанием по образцам; с обслуживанием по каталогам и другие);

— по условиям реализации товаров (магазины; объекты мелкорозничной (торговой) сети);

— по типам предприятий торговли (гипермаркет; универмаг; магазин-склад; центр оптовой и мелкооптовой торговли; универсальный общетоварный продовольственный склад; универсам; супермаркет; гастроном и другие).

В экономической литературе существуют и иные виды классификации торговых организаций, так О.Б. Яресь выделяет следующие классификационные признаки торговых предприятий:

– по организационно-правовым формам, принятым государством для регулирования деятельности всех субъектов предпринимательства (товарищества, общества);

– по количественным показателям деятельности (объем товарооборота, размер торговых площадей, количество потребителей и пр.);

– по характеру торгово-хозяйственной деятельности;

– по национальной принадлежности капитала;

– по сферам деятельности.

Торговая организация как субъект аудиторской проверки или оказания аудиторских услуг, согласно мнению О.В. Голиковой, (в зависимости от поставленной цели и решаемых аудитором задач) должна быть классифицирована аудитором:

— по видам торговой деятельности (типам товарооборота);

— особенностям организационной структуры организации, в том числе с возможным наличием территориально обособленных подразделений;

— возможным наличием или отсутствием операций экспорта и импорта (внешнеэкономиеской деятельности);

— по количеству формируемых и обрабатываемых в учетной системе первичных документов;

— по качеству применяемых торговой организацией программ автоматизации учета и отчетности, а также по степени интеграции учетных процессов, в том числе складского и бухгалтерского учета;

— по уровню подготовки бухгалтерских кадров аудируемого лица;

— по качеству контрольной среды организации и т.п.

Данная классификация торговой организации позволит аудитору оптимизировать подбор аудиторских процедур, определяющих процесс аудиторской проверки.

Что касается вопроса об обязательном аудите, то аналогично предприятиям и других сфер деятельности, под обязательный аудит торговые предприятия попадают в том случае, если:

1) если организация имеет организационно-правовую форму акционерного общества;

2) если ценные бумаги организации допущены к организованным торгам;

4) если объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации за предшествовавший отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей;

5) если организация представляет и (или) раскрывает годовую сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;

6) в иных случаях, установленных федеральными законами.

Таким образом, в целях проведения аудиторских процедур, на первоначальном этапе аудитор должен классифицировать торговую организацию по определенным признакам, а также определить попадает ли данная организация под обязательный аудит.

Цель и задачи аудита в торговых организациях

Аудит является неотъемлемой частью системы управления торговой организации, на основании которой, управляющее звено получает реальную информацию о действительном ее состоянии. Аудит обеспечивает проверку выполнения управленческих решений, соблюдение разработанных норм и правил.

Для того чтобы определить цель и задачи аудита в торговых организациях, необходимо выяснить в каких случаях собственники изъявляют заинтересованность в проведении аудиторской проверки торговой организации.

О.В. Голикова представляет следующие возможные варианты заинтересованности заказчиков (руководителей и/или собственников аудируемой организации – предприятия сферы торговли) (рисунок 1).

Представленный перечень возможных вариантов заинтересованности клиента в инициативном аудите торговой организации, не является полным. Аудит прежде всего, должен проводиться для определения эффективности и соблюдения норм ведения системы бухгалтерского учета в торговой организации.

Основная задача аудиторских организаций состоит в контроле за соблюдением законодательства, регулирующего финансово-хозяйственную деятельность организаций, ведением бухгалтерского учета, составлением финансовой отчетности и как следствие обеспечение государственных органов и собственников информацией о его финансовом положении аудируемых лиц.

Целью аудита торговых организаций является – выражение достоверного мнения о том, что финансовая отчетность такой организации, в целом, свободна от существенного искажения как по причине недобросовестных действий, так и вследствие ошибки, а так же определении действительно ли финансовая отчетность подготовлена во всех существенных аспектах в соответствии с применимой концепцией подготовки финансовой отчетности. Данная цель сформирована исходя из действующих международных стандартов аудиторской деятельности.

Для достижения основной цели аудита организации, занимающейся торговлей, необходимо решить целый комплекс взаимосвязанных задач, основными из которых являются:

— установление наличия сохранности условий хранения имущества, в т.ч. товаров;

— изучение состояния внутреннего контроля за поступлением и выбытием имущества, в т.ч. товарных ценностей;

— проверка правильности полноты оприходования товаров;

— контроль за отсутствием искажения данных при отражении на счетах бухгалтерского учета

— проверка правильности отражения товарных операций в регистрах синтетического и аналитического учета;

— подтверждение отраженных сумм выручки от продажи товаров;

— подтверждение сумм задолженности покупателей на конец отчетного периода;

— определение обоснованности отнесения произведенных расходов к соответствующим торговым операциям;

— подтверждение реальности исчисленного финансового результата от продажи товаров;

— проверка соблюдения налогового и гражданского законодательства при осуществлении товарных операций.

Проведения аудита торгового предприятия включает анализ:

— методологии бухгалтерского учета взаиморасчетов с момента возникновения задолженностей до момента их полного погашения;

— особенностей оптовой и розничной торговли, в частности правил заключения договоров купли-продажи, комиссии, поручения;

— документального оформления фактов финансово-хозяйственной деятельности и отражения на счетах и в регистрах бухгалтерского учета;

— рациональной организации хозяйственной деятельности торговых предприятий;

— вопросов налогообложения и основных элементов бухгалтерской отчетности: документация, инвентаризация, калькуляция;

— особенностей бухгалтерского учета и налогообложения товарообменных операций, их документального оформления.

Источники информации и объекты аудиторской проверки в торговых организациях

Для правильного руководства деятельностью предприятий торговли необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается, прежде всего, хорошо поставленной системой бухгалтерского учета. Данные бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности являются основными источниками информации для аудита торговых организаций.

Информационное обеспечение хозяйственных процессов и явлений, возникающих в многочисленных отделах, на складах, пунктах приема запасов и других подразделениях торгового предприятия, отражается в первичных документах.

При аудите торговых организаций, используется прежде всего первичная информация, включающая в себя:

1) внутренние источники информации:

— первичные учетные документы по учету фактов хозяйственной жизни торговых предприятий, основными из которых являются документы учета торговых операций;

— бухгалтерская и статистическая отчетность торгового предприятия (бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, форма № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», оперативная бухгалтерская и статистическая отчетность и т. п.);

— материалы инвентаризации, ревизий и т. п.;

— служебные, докладные записки;

— материалы производственных совещаний и т. п.

2) внешние источники информации:

— статистические сборники и записки (информация по региону деятельности розничного предприятия об уровне цен, ставок, тарифов и т. п.);

— материалы периодической печати, путеводители по закупкам, ярмаркам, конференций, совещаний, отраслевые реестры (информация о конкурентном окружении розничного предприятия, о прогрессивных способах и методах товародвижения и продажи товаров и т. д.).

Что касается аудита торговых точек, отдельные особенности данного вида аудита рассмотрены в п. 2.2 курсовой работы, то получение данных при проведении такого вида аудита обычно осуществляется несколькими способами.

Первый способ, т.н. «полевой» (выездной) заключается в непосредственном сборе данных в торговых точках, по телефону, электронной почте, через информацию на веб-сайте, а также путем совершения «тайной покупки».

Второй способ – «кабинетный», когда информация собирается из любых доступных внешних источников: по данным статистики, отраслевых ассоциаций, рыночных экспертов и других известных агентств.

При аудите розничной торговли довольно часто распространены ситуации, когда «полевой» аудит дополняется «кабинетным» и наоборот. В отдельное направление может выделяться аудит интернет-магазина компании (при его наличии), т.к. интернет-магазин по совокупности факторов обладает многими признаками настоящего «оффлайн-магазина». У интернет-магазина есть витрина (каталог) с товарами и их ценами, продавцы-консультанты, работающие с покупателями через специальные «виджеты» быстрой обратной связи, call-центр, служба доставки товаров и т.д.

Таким образом, на основании выше представленного материал, можно сделать следующие выводы:

— аудит торговых организаций может осуществляться как в рамках добровольного, так и в рамках обязательного аудита;

— аудит торговых организаций является более широким понятием, чем аудит товарных операций. В рамках аудита торговой организации проводится проверка не только ее торговых операций, но и проверка всех аспектов ее деятельности, начиная с учета основных средств и закачивания формированием отчетности;

— в отличии от организаций иных сфер деятельности, в торговых организациях существуют свои особенности аудита, которые выражены как его целью в общем, задачами, так и источниками информации;

— отличительной особенностью аудита торговых организаций, в настоящее время является такая разновидность аудита как аудит торговых точек, который хоть и мало, но все же взаимосвязан с «традиционным» аудитом.

Источник