биллинг в бухгалтерии что
Биллинг – что это такое простыми словами
Что такое биллинг в современном понимании?
Английское слово «биллинг» — означает выставление счета за оказанные услуги. В наши дни оно имеет несколько понятий.
Термин применяется в различных отраслях народного хозяйства: медицине, торговле, ЖКХ и т. д. Большое количество людей сегодня сталкивается с данным понятием, как с определением, касающимся оплаты оказанных работ. Определение широко используется в сотовой связи или при обеспечении доступа к интернету.
Основной функцией биллинга является перевод денег потребителя на лицевой счет компании за оказанные услуги. Биллинговая система справляется с задачей и защищает пользователя от мошенников.
Биллинг в этом смысле представляет собой ряд последовательных операций, которые требуют программного и аппаратного обслуживания с юридическим и банковским обеспечением всех этапов зачисления платежа.
Биллинговые системы
Только крупные предприятия могут позволить себе организацию собственной биллинговой системы. А более мелкие фирмы и частные лица используют поддержку специализированных биллинговых компаний. Основной процесс выставления счетов заключается в определении количества предоставленных услуг.
Если это доступ к интернету или телефонная связь, программное сопровождение фиксирует время звонка или часы, проведенные пользователем в глобальных сетях. Далее, программа производит расчет в соответствии с тарифами, указанными в программном обеспечении компании.
Затем в автоматическом режиме, по заранее заданному графику приложение направляет информацию пользователю о стоимостях полученных услуг, а поставщику информацию о поступлении оплаты и возможности вывода денежных средств с вычетом согласованного платежа за эксплуатацию этой системы. Многие виды бизнеса используют циклический биллинг.
Циклический биллинг
Циклический биллинг — это стратегия выставления счетов, которая включает ежедневное создание и обновление непогашенных остатков на счетах клиентов. Это позволяет подготовить единый счет-фактуру, охватывающий весь период, а не выставлять счета покупателям в каждом отдельном случае.
Существуют преимущества, связанные с моделью выставления счетов за циклы, которые применяются как к поставщику, так и к заказчику. Коммунальные предприятия регулярно обновляют учетные записи в зависимости от объема использования за определенный период.
Как правило, расчетный период составляет тридцать дней или один календарный месяц.
В течение этого времени учетная запись абонента время от времени обновляется, отражая использование предоставленного обслуживания. В конце текущего цикла счет за все тридцать дней завершается и направляется пользователю для оплаты.
Сферы использования циклического биллинга
Различные телекоммуникационные услуги также используют циклический биллинг. Например, бюро телеконференций часто рассчитывает стоимость каждого звонка, проводимого данным абонентом, и добавляет расходы и подробности к счету, подготовленному специально для этого периода.
Предполагая, что потребитель проводит еженедельную телефонную конференцию, расчет за цикл будет содержать информацию, связанную с каждым из этих вызовов, которые обычно располагаются в хронологическом порядке. Использование цикличности выставления счетов имеет ряд преимуществ для всех участников.
Для поставщика использование этой модели вместо выдачи отдельных счетов-фактур по каждому заказу или событию означает, что на подготовку, проверку, печать и отправку счета расходуется меньше времени. Поскольку все операции для одного периода отображаются в одном счете, поставщик также экономит время и ресурсы, когда платежи получены, и их необходимо разместить в бухгалтерских записях.
Для клиентов периодичность выставления счетов позволяет управлять только одним счетом в течение месяца. Не затрачивая времени на поток отдельных счетов, которые должны быть оплачены индивидуально. Пользователь также экономит время и, возможно, деньги, если оплата каждого счета сопряжена с какими-либо расходами. Такими, как почтовые расходы или плата за прием онлайн-платежей.
Циклический биллинг обычно используется, когда отношения регулируются договором или носят регулярный характер. Для клиента не является чем-то необычным пройти проверку кредитоспособности до того, как поставщик заключит этот тип соглашения с потенциальным потребителем. Модель хорошо работает для счетов кредитных карт, коммунальных услуг и даже для вкладок в местных клубах или магазинах.
В современном компьютеризированном обществе растет число предпринимателей, оценивших удобство применения электронных платежных систем при получении оплаты за предоставленные услуги. Этим объясняется растущий интерес к биллинговым компаниям, осуществляющим вышеописанные технические мероприятия этого процесса.
Эффективный биллинг платежей: что это и зачем он нужен?
Биллинг представляет собой систему дистанционных взаиморасчетов, передачи денежных средств. Действует данная система во многих сферах человеческой жизни. От энергетики до рекламы и науки. В современном мире это эффективный инструмент для произведения расчетов, сбора информации о клиентах.
Значение термина
Биллинг (от англ. bill – счет) – система контроля оплаты услуг. Сюда входит расчет тарификации, выставление счетов на оплату. Система работает по принципу модульного действия. То есть однотипно для разных сфер жизни. Особенность биллинговых расчетов – клиент может не иметь банковского счета. Проводимые операции действуют без индивидуальных счетов.
Система действует прозрачно для налоговых органов и участников платежей. В то же время операции с деньгами закрыты от несанкционированного доступа посторонних лиц.
Действие биллинговых расчетов распространяется на бюджетную сферу, банки, телекоммуникации.
Биллинг в бюджетной сфере
Для расчетов бюджетной сферы (в том числе ЖКХ) биллинг стал основой расчетов. Система незаменима при оплате пошлин, налогов, электроэнергии, газоснабжения.
Как работает биллинг в бюджетной сфере:
Для плательщика удобно, что все необходимые реквизиты уже находятся в системе. Биллинг работает в автоматическом режиме. Клиенту следует лишь найти в списке услуг ту, что необходимо оплатить. А также выбрать фирму-получателя денег. ИНН и другие данные получателя самопроизвольно высветятся в окне платежа. Клиент проверит данные и нажмет кнопку «Оплатить».
Денежные средства перечисляются моментально. Причем клиент способен отследить движение денег.
В программное обеспечение входят данные о каждом плательщике. В том числе его льготы. К примеру, льготы инвалидов либо пожилых людей, пенсионеров. Человеку для получения льготы следует представить соответствующий документ. То есть для получения налоговой льготы в налоговую службу. Единоразово. Далее работник внесет данные в программу. Платежи автоматически перейдут на другую тарификацию.
Что делать, если вы забыли распечатать квитанцию об оплате? Это распространенная ошибка плательщиков. Но, ошибка не страшна. Автоматическая система имеет архив платежей. Через онлайн-режим можно зайти в систему, найти проведенный платеж, распечатать квитанцию. Подобная система действует при оплате через онлайн-кабинеты на личной страничке банков.
Телекоммуникации и биллинг
Самые распространенные расчеты по биллинговой системе – оплата счетов телефона, телевидения. Многие люди не задумываются об этом. Подходя к терминалу, внося средства не номер телефона, они производят оплату через систему биллинга.
Эффект системы клиент чувствует сразу. Платежи начисляются в течение пары минут при минимальных комиссиях. Зачастую комиссии и вовсе отсутствуют.
Работает способ аналогично бюджетной сфере. Клиент подходит к банкомату, терминалу. Выбирает в списке оператора, вводит номер телефона либо договора на телевидение. Вносит сумму. Нажимает кнопку «Оплатить». Тут же через онлайн-кабинет оператора возможно проследить движение денег.
Банковский биллинг
Банковские операции перевода денежных средств тесно связаны с расчетами биллинговой системы. С помощью подобной автоматизации клиент самостоятельно способен оплатить через банкомат любые платежи. Но не только это. Плательщик может войти в систему, как зарегистрированный пользователь. А также изменить данные для платежей. К примеру, сменить тарифный план, или отключить услугу.
При подключении номера телефона к банковской системе, тут же придет сообщение о проделанной работе. Система предложит обратиться к оператору, если изменения внесли не вы.
Финансовые организации пользуются автоматизированной системой при рассылке писем. Как почтовым образом, так и на телефон.
Вывод. Биллинговая система – эффективная для многих сфер жизни программа платежей. С помощью нее исчезли бесконечные очереди желающих заплатить налог, пошлину в учреждениях. Оплатить долги теперь можно не выходя из дома. Следует войти в систему посредством онлайн-кабинетов, ввести данные, оплатить. При наличии домашнего принтера, тут же распечатать квитанцию об успешной оплате.
Биллинг в бухгалтерии
У официальных операторов связи для взаимозачетов с клиентами имеется обычно кроме биллинга еще и 1С для ведения бухучета. Операции, производимые по абонентам-физлицам, организовывать разрешается сегодня в разных форматах:
Иногда после того, как операторский бизнес переходит в руки иного собственника, операторы фирмы переходят от одной вышеописанной схемы к другой, чтобы:
Эксперты утверждают, что бухучет обязан «путем непрерывного, сложного, документального учета всех хозопераций» отражать корректировки в имущественных ценностях и обязательствах компании. Согласно правилам, всегда, когда кто-то направляет в счет компании деньги, фирма обязана выставлять официальную авансовую счет-фактуру, а когда фирма списывает средства – официальную счет-фактуру на процедуру отгрузки.
Специалисты ИТ-сферы полагают, что «первичка» выставляется лишь для того, чтобы предоставить ее покупателям. Ошибочным является мнение, что покупателям эти бумаги не нужны. Официальные счета-фактуры по физлицам обязаны генерироваться и заноситься в спецкнигу покупок, а также в книгу продаж в бухгалтерии самого официального оператора, так как на их базе происходит расчет НДС.
Счета-фактуры в таком случае – это лишь электронные пометки в официальной базе данных. Многие биллинговые спецсистемы могут выставлять счета-фактуры, а также счета. Однако далеко не все биллинговые спецсистемы выставлять могут официальные авансовые счета-фактуры. Кроме того, во многих биллингах спецмодули, выставляемые «первичкой», совсем не обязательны для добавления ко всем без исключения лицевым спецсчетам (либо этот момент не очень строго отслеживается). Если в конечном итоге возникает «дыра» в выставлении бумаг по любому лицевому спецсчету, обнаруживается либо заметный скачок в имеющихся остатках, либо мы обязаны что-то осуществить в уже прошедшем периоде. В любом случае это головная боль. Именно по этой причине то, что зачастую имеется в тиражируемых биллинговых спецсистемах, – это лишь исходные сведения для формирования документации.
Проанализируем пример на основании первого попавшегося нам лицевого счета, по которому имели место платежи (в т. ч. ошибочные), списания, а также возвраты:
Обычно специалисты по биллингу интересуются, почему не выводить первичные бумаги в форме спецотчетов по официальной базе биллинга, если имеются записи каждого платежа, а также списания. Эксперты отвечают так: первичные бумаги обязаны быть отдельными сводками, так как между биллинговыми спецоперациями, а также первичными бумагами имеются отношения, которые имеют связь с ранее выставленными бумагами. К примеру, платеж вполне может частичным образом покрывать долг по конкретным счетам-фактурам, а также влиять в некоторой степени на формирование аванса. Отгрузка обязана покрываться из ранее внесенных авансов в таком порядке, в котором они поступали. Однако каждый аванс может покрывать больше одной отгрузки. Связей между разными бумагами много, и они обязаны быть обязательно извлекаемыми для создания ряда отчетов, к примеру, спецкниги покупок. Связь любых нескольких бумаг отражает сумма. В биллинговой системе подобных взаимосвязей нет.
Быть может, в рамках биллинга что-то скорректируется уже прошедшим числом, когда конкретный период уже закрыли, официальные документы уже обнародовались, но сисадмин, специальный скрипт либо влиятельный человек что-то скорректировал (к примеру, дополнительно списал либо дополнительно начислил сумму абоненту). Корректировки прошедшим числом не должны быть выявлены, контролирующая спецсистема на базе «первички» обязана проинформировать о нарушениях и обязана предложить помощь в восстановлении соответствия. Когда период закрылся и это успешно отразилось в бухгалтерии – все биллинговые сведения должны совпадать с историей.
Запрещено что-либо делать по первичной документации в бухгалтерии, внутри самой биллинговой системы, либо в рамках 1 С. Почему же? Потому что база первичных бумаг не зависит от сведений биллинга. Процедуры загрузки изучают сведения абонентов, которые измениться не могут. Ведь разумеется, физлицо никак не сможет стать юрлицом, а некоммерческий официальный счет никак не сможет стать коммерческим, например. Если возникает неуточненный вид списаний либо пополнений, отображается ошибка. В спецбазе «первички», как и в бухучете, не может возникать никаких неопределенностей. Что касается финотчетности в официальных холдингах, разумнее всего собирать сведения в спецхранилища из базы первичных бумаг (если она имеется).
Биллинг и бухгалтерский учет
У операторов связи для взаиморасчетов с клиентами имеется биллинг и, как правило, 1С для бухгалтерского учета.
Как производится бухгалтерский учёт?
а) в полном отрыве от биллинга на свернутых данных, когда все операции по физическим лицам сначала обобщаются на уровне биллинга, а затем отражаются на одном контрагенте «Физическое лицо» в 1С. При этом, из суммы всех платежей физиков вычитается некоторая сумма (как бы списаний), которая позволяет привести баланс в биллинге и 1С во взаимное соответствие.
Но это не правильно с точки зрения налогового учёта потому, что при авансе от одного лица и оказании услуги другому лицу (в минус), каждая из операций формирует самостоятельную добавленную стоимость (и значит НДС) — они не должны схлопываться.
б) полностью на основании биллинга с первичными документами по каждому физическому лицу. Правильно именно так, учитывая постановление правительства № 1137 от 26.12.2011 и другие нормы регуляторов, обязывающие выставлять авансовые счета-фактуры по каждому покупателю.
Случается, при приобретении операторского бизнеса крупным собственником, что операторы переходят от «а» к «б», чтобы:
Напомню, что бухгалтерский учет должен «путем сплошного, непрерывного, документального учета всех хозяйственных операций» отражать изменения в имуществе и обязательствах организации.
Как должен производиться бухгалтерский учет?
По правилам, каждый раз, когда кто-то платит нам деньги, мы должны выставлять авансовую счет-фактуру, а когда мы списываем деньги — счет-фактуру на отгрузку.
ИТ специалисты думают, что первичные документы выставляются только для того, что бы предоставить их покупателям и для физических лиц они не нужны, но это не так. Счета-фактуры по физическим лицам должны генерироваться и вноситься в книгу покупок и книгу продаж в бухгалтерии самого оператора, т.к. на их основании рассчитывается НДС.
Счета-фактуры, в данном случае, не более чем электронные записи в базе данных.
Что для формирования первички есть в биллинге?
Во многих биллинговых системах есть выставление счетов–фактур и счетов. Но, к сожалению, далеко не во всех биллингах есть выставление авансовых счетов–фактур.
Так же, во многих биллингах модули, которые выставляют первичные документы, не обязательны для добавления ко всем лицевым счетам или это, скажем так, не строго контролируется. Если, в результате, получается дыра в выставлении документов по какому-либо л/с, после возобновления получается или скачок в остатках или мы должны что-то сделать в закрытом периоде, в общем — проблема.
Поэтому то, что обычно есть в тиражируемых биллинговых системах, это только исходные данные для формирования документов.
Как организуется правильное формирование бухгалтерской первички?
Рассмотрим пример с точки зрения какого-нибудь одного лицевого счёта, по которому были платежи (в том числе ошибочные), возвраты и списания:
Горизонтальная линия — начало очередного месяца.
Обязательные условия корректного ведения учёта
1) В биллинговой системе для лицевых счетов устанавливается признак коммерческого (где отражаются реальные деньги) и некоммерческого (служебные, тестовые) лицевого счета. Задача — исключить случайную переклассификацию. Должно быть невозможно присвоить одному лицевому счету одновременно признаки коммерческого и некоммерческого.
2) Для бухгалтерской первичной документации создается отдельная база данных, сама по себе не связанная с биллингом. Реализуются процессы загрузки данных по платежам и выставления авансовых счетов-фактур после закрытия дня. Реализуются процессы загрузки данных по списаниям и выставления счетов-фактур на отгрузку после закрытия месяца.
3) Книга продаж, книга покупок, авансовые счета-фактуры, счета-фактуры на отгрузку, оборотно-сальдовая ведомость, акты сверки, отчеты по остаткам, по реализации, по выручке, по возвратам и другие отчеты реализуются на основе базы данных первичной документации. Обязательны служебные отчеты (для контроля), такие как журнал формирования документов, платежи, поступившие на некоммерческие договора (чтоб искать ошибочные платежи) и т.д.
4) Все записи в базе данных первичной документации доступны для печати или экспорта в другие системы. Важно, что они последовательно пронумерованы и номера никогда не изменяются — они раз и навсегда, даже если в биллинге что-то поменяется задним числом (об этом дальше).
Именно такая система позволяет организовать сплошной, непрерывный, документальный учет.
Почему отдельное техническое решение?
Нельзя делать решение по бухгалтерской первичке внутри самого биллинга или внутри 1С. Вот почему:
Во–первых, это нагрузка на базу данных. Первичные документы по каждой операции, плюс связи между ними — это много.
Во–вторых, полезна возможность независимо «откатывать» базу бухгалтерской первички. Предположим, Вы закрыли в биллинге месяц, выставились документы, но что-то не так. По 1С Вы ещё не проводили. Причину Вы устраняете в биллинге, БД первички откатываете, затем месяц снова закрываете, чтоб ещё раз выставилась первичка. Если база первичной документации и база биллинга одно и тоже, вы не можете её откатить, там же работают абоненты. Придется чистить записи руками в базе — это не безопасно.
В–третьих, все базы данных могут (должны) обслуживать разные люди. Изменения в них вносятся с разной целью. База первичной документации полна ключей, триггеров и процедур — жёстко контролируется внутренняя целостность данных. Биллинг же может быть оптимизирован под автоматизацию оказания услуг, это другая роль. Кроме того, две взаимосоответствующие системы это надёжно — чтобы что-то изменить, нужно сделать это в двух местах; ошибку тоже надо сделать в двух местах, что (случайно) очень трудно.
База первичной документации, условно, не доверяет данным биллинга. Процедуры загрузки проверяют данные абонентов, которые не должны были измениться. Например, физическое лицо не должно стать юридическим или некоммерческий счет коммерческим. Если появляется неучтенный вид списаний или пополнений происходит ошибка, а не выставление документов. В базе первички как в бухгалтерии — не может быть неопределенностей.
Основная задача базы первичной документации — сформировать слой достоверных данных, пригодных для бухгалтерского учета. В 1С первичные документы по контрагенту «Физическое лицо» отражаются интервальным номером на основе номеров, сформированных в системе первичной документации.
Что касается финансовой отчётности в холдинговых структурах, наиболее правильно и надёжно — собирать данные в хранилища из базы первичной документации (при её наличии).
1С:Биллинг
Решение 1С:Биллинг обеспечивает автоматизацию следующих бизнес-процессов:
Ведение базы данных лицевых счетов:
Учет приборов учета и их показаний:
Управление услугами потребителей:
Управление расчетами и регистрацией начислений за предоставленные услуги
Начисления за предоставленные услуги
Учет и анализ взаиморасчетов с потребителями и ресурсоснабжающими компаниями:
Ведение базы данных многоквартирных домов:
Ведение претензионно-исковой деятельности:
Формирование отчетов:
Интеграция с «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Комплексная автоматизация 2»
Обеспечена интеграция «1С:Биллинг» с продуктами «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Комплексная автоматизация 2», а также решениями на его основе. При этом возможна реализация бесшовной интеграции решений на уровне интерфейса пользователя.
Технологические преимущества
«1С:Биллинг» разработана на новейшей версии технологической платформы «1С:Предприятие 8.3», которая позволяет:
Одним из основных преимуществ системы «1С:Биллинг» является ее быстродействие. Для оценки производительности программного продукта было проведено нагрузочное тестирование. Тестирование было произведено на оборудовании фирмы «Huawei»:
Для проведения нагрузочного тестирования были определены следующие цели:
Производился замер времени выполнения начислений на индивидуальные нужды и места общего пользования физическим лицам. В качества примера были смоделированы данные по организации, обслуживающей 9 960 000 абонентов, проживающих в многоквартирных домах, количество многоквартирных домов условно было принято равным 40 000.
После ввода показаний приборов учета, были выполнены расчеты потребления услуг на индивидуальные нужды, а также потребление на места общего пользования в разрезе многоквартирных домов за 6 календарных месяцев.
Проведенным нагрузочным тестированием удалось подтвердить, что изменение размера информационной базы никак не влияет на производительность программного продукта, а среднее время выполнения работы составило 19 минут для начислений за индивидуальное потребление и 29 минут для начислений за общедомовое потребление.