Нужно ли вносить сведения о благодарности в трудовую книжку?
К нам обратился сотрудник, которому во время работы у нас была вручена благодарность Главы города. Просит внести в трудовую книжку.
1) Вносится ли эта запись?
2) Как ее внести? Что будет основанием – приказ или сама благодарность?
Если работнику вручена благодарность Главы города, ваша организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению.
В соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награжденияхза успехи в работе.
Пункты 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, конкретизируют это правило.
Так, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
— о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
— о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
— о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Благодарность Главы города не соответствует ни одному из перечисленных критериев. Благодарность Главы города не является государственной наградой и не связана с осуществлением трудовой деятельности.
В Решении Пермского краевого суда от 17.09.2010 по делу N 3-166-2010 (Определением Верховного Суда РФ от 01.12.2010 N 44-Г10-49 Решение оставлено без изменения) косвенно указано, что Почетная грамота губернатора субъекта РФ и Благодарственное письмо губернатора субъекта РФ не относятся к государственным наградам, в том числе к почетным званиям, сведения о награждении которыми вносятся в трудовую книжку и личное дело поощренных лиц.
Таким образом, учитывая изложенное, считаем, что, если вашему работнику объявлена благодарность Главы города, организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению.
Внесение благодарности в трудовую книжку работника: правила и порядок фиксации благодарственных записей
Плодотворная работа на благо организации, улучшение ее показателей или успешное представление ее интересов в какой-либо области может стать основанием для выражения конкретному ее работнику благодарности за качественную работу.
Каким образом вносится данная информация в трудовую книжку работника и на какие нормы права при этом следует опираться?
Правовая основа
Трудовой кодекс Российской Федерации говорит о том, что за качественное исполнение своих непосредственных обязанностей работник может быть награжден каким-либо образом, в том числе ему может быть выражена благодарность. О том, что такой акт поощрения со стороны работодателя может быть использован для улучшения мотивации работника для дальнейшей продуктивной работы по тому или иному направлению, говорит статья 66 указанного нормативного акта.
В ней содержится только указание на то, что данный документ может быть заполнен в соответствующем разделе информацией о том, что работнику была выражена благодарность.
Что дает благодарность в трудовой книжке ее обладателю?
Правоприменительная практика в сфере трудовых правоотношений говорит о том, что нередко наличие высказанных благодарностей в трудовой книжке дает преимущества работнику при осуществлении карьерного роста (так, наиболее активным является рост у того сотрудника, который себя зарекомендовал достойным образом, в результате чего у него в трудовой книжке зафиксированы факты поощрения со стороны руководства).
Еще один важный аспект наличия благодарностей от работодателя в трудовой книжке работника – психологический, который позволяет говорить о стимулировании работника на то, чтобы он продолжал выполнять свою работу в том же ключе, что и на период вынесения ему благодарности.
Какие записи о поощрениях подлежат внесению в трудовую книжку?
Далеко не все записи о благодарностях вносятся в трудовую книжку. По этой причине сотруднику кадрового подразделения или приравненного к нему в рамках организации следует знать, какие именно поощрительные записи вносятся в данный кадровый документ. Обязательному внесению подлежат благодарности, которые выносятся работнику за следующее:
Документы для оформления
Оформление вынесенной благодарности в качестве записи в трудовой книжке представляет собой один из кадровых процессов, который сопровождается оформлением ряда документов.
В первую очередь, готовится приказ о поощрении сотрудника. В таком приказе должны быть указаны конкретные показатели, на основании которых руководством вынесено решение о поощрении сотрудника.
Кроме того, в тексте такого приказа обязательно должны быть указаны данные о том, каким образом происходит поощрение работника, в том числе каким образом будет осуществлено возможное награждение (например, выписана грамота и премия и т. д.).
Кроме того, после подписания приказа выписывается грамота. В том случае, если такая грамота выдается от имени руководства профильного министерства или ведомства, информация о таком действии должна быть отражена в приказе в виде указания номера грамоты (если она номерная и с проставленной датой вручения).
Порядок фиксации данных
Инструкцией по заполнению трудовых книжек сформировано требование, в соответствии с которым вынесенное поощрение работнику по любому основанию обязательно вносится в трудовую книжку только в соответствующий раздел, который именуется «Сведения о награждении». Использование других разделов строго запрещено.
Особенностей при формировании записей при этом не отмечено, так как заполнение вкладыша происходит на основании общих правил, применяемых и при заполнении основного бланка трудовых книжек.
Общее заполнение раздела трудовой книжки о награждениях и поощрениях происходит следующим образом:
Заверения какими-либо существующими способами данного раздела не требуется, так как такого требования не содержится в Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Благодарность с занесением в трудовую книжку что дает
Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности. Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.
Какие благодарности заносятся в трудовую книжку
При оформлении записи важно понимать:
Обычно выделяют следующие поводы для признательности за труд:
Правильное оформление
В первую очередь, сотруднику отдела кадров следует обратить внимание на то, что благодарность в трудовой книжке должна быть оформлена с соблюдением норм и правил, принятых в делопроизводстве. Касающихся как собственно порядка внесения записей, так и специфики канцелярского лексикона. Трудовая книжка – это официальный документ сотрудника. Соответственно, при внесении в неё отметок и записей необходимо учитывать существующие нормативы.
Каким должен быть формат занесения благодарности в трудовую книжку? Образец может быть следующим. Как правило, запись в трудовой сопровождают названием и датой соответствующего приказа. Также приводят причину награждения и его форму. Например:
Приказом № _____ от (дата приказа) сотрудник (Ф.И.О.) за (в общем виде называют достижения и успехи) награждён (форма награды и/или поощрения).»
Отметим, что при оформлении записи следует учитывать конкретные достижения сотрудника.
Кроме того, благодарность заносится в трудовую книжку и тогда, когда сотрудник за свои достижения параллельно был повышен в должности. Запись выглядит следующим образом:
«Сотрудник (название организации, Ф.И.О.) принят на должность (ее название) в связи с (перечисляют в общем виде заслуги, побудившие руководство повысить работника).»
Разумеется, сотрудник отдела кадров при составлении благодарственной формулировки ограничен рамками официального языка. Но при желании он может подобрать слова, которые и в официальном документе будут выглядеть искренне и тепло. Напомним, что при внесении благодарности в трудовую книжку образец подобной записи не имеет жестких ограничений со стороны закона.
Правила заполнения трудовых книжек приняты постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Последнее изменение заключается в том, что с 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять на бланке книжки печать (если ее вообще нет).
Не исключено, что работнику отдела кадров стоит обсудить текст благодарственной записи с начальником, подписавшим приказ о поощрении сотрудника. Так нужно, чтобы отмеченный руководством работник получил запись, способную воодушевить его на дальнейшие достижения. Это может сыграть значительную роль в деле мотивации сотрудников.
Отдельный раздел
Если необходимо объявить благодарность с занесением в трудовую книжку, то учтите, что с 2003 года в этом бланке появился отдельный раздел. Кром того, при внесении сведений о поощрении обязательно пишут его причину. Указывают также и данные о награждениях, присвоении почётных званий.
В пункте «Сведения о поощрениях (награждениях)» указывают:
Далее показан наиболее лаконичный и допустимый образец занесения благодарности в трудовую книжку.
Тонкости терминологии
Заметим, что объявление благодарности с занесением в трудовую книжку – не единственный вариант поощрения, связанного с благодарностью. Следует учитывать и то, что существует практика объявления благодарности без внесения сведений о ней в трудовую книжку.
Сотрудник имеет право требовать от работодателя внесения сведений о своих достижениях в этот официальный документ, поэтому спорные вопросы лучше обсуждать заранее. Поэтому работник, отмеченный руководством за свои заслуги, всегда может поинтересоваться, заносится ли благодарность в трудовую книжку.
Следует отметить разницу между понятиями «награждение» и «поощрение» (см. таблицу).
Поощрение
Награждение
Поощрением может быть вынесение благодарности, повышение по службе, выплата премии.
В отличие от поощрения награждение связано с вручением какого-либо отличительного знака.
Сотрудник, получивший благодарность с занесением в трудовую книжку, считается получившим именно поощрение. Награждением это не является.
Награждением является вручение диплома, грамоты, медали или другого знака отличия.
Понимание различий между этими терминами позволяет кадровику помочь сотрудникам сориентироваться во всех тонкостях. И что важно для сохранения здорового психологического климата в коллективе – избежать возможных разочарований, связанных с неверным пониманием этой специфической терминологии.
Что даёт благодарность в трудовой книжке
Отметка о том, что сотрудник был отмечен руководством за свои достижения, в итоге может повлиять на карьерный рост, размер пенсии. А при смене места работы подобные записи порой играют решающую роль, если руководство выбирает будущего работника из числа нескольких кандидатур.
Кроме того, заслуживает внимания и психологический фактор. Мотивация сотрудников – одна из важнейших задач, стоящих перед руководителями. Работник, отмеченный благодарностью начальства, стремится и далее повышать производительность труда и улучшать результаты своей работы. Дух конкуренции побуждает его коллег работать лучше, чтобы так же получить заслуженное поощрение и быть отмеченными за свои успехи.
Поощрение – наиболее распространенный способ личностной и профессиональной мотивации сотрудников. Премия или объявление благодарности с занесением в трудовую книжку, а также иные виды стимулирования работника и сегодня остаются продуктивным инструментом в финансовой и кадровой политике компаний.
Поощрения: законодательная платформа
Часть 1 статьи 191 ТК РФ устанавливает пять видов поощрений за добросовестный труд:
Кроме этого, предусмотрен еще один вид поощрения работников – за особые заслуги он может быть представлен к государственным наградам и званиям.
Вместе с тем, нормы данной статьи наделяют собственника правом устанавливать иные виды поощрения и мотивации сотрудников, однако они должны быть включены в Коллективный договор или в Правила внутреннего распорядка.
Важно! Ни одна из норм закона не ограничивает работодателя в одновременном применении двух видов поощрений, поэтому, если руководитель находит нужным, он может объявить благодарность с занесением в трудовую книжку и выплатить работнику премию, либо наградить ценным подарком.
Благодарность с занесением в трудовую книжку: основания для поощрения
Вопросы о том, заносится ли благодарность в трудовую книжку после ее объявления работнику и что дает благодарность в трудовой книжке – нередко задают на тематических тренингах кадровых работников. Попробуем ответить на них, опираясь на нормы закона.
Вынесение благодарности
Благодарность с занесением в трудовую книжку объявляется приказом работодателя. Для его издания предусмотрена последовательная процедура.
Основанием для поощрения сотрудника и подготовки проекта приказа является докладная руководителя участка или отдела. В ней должно быть указано:
Служебная записка поступает на рассмотрение и согласование собственнику. В случае положительного решения, докладная визируется руководителем компании и передается в кадровую службу, которая готовит приказ о вынесении благодарности с занесением в трудовую книжку.
Важно! Законодательно установлена унифицированная форма приказа на поощрение сотрудников. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года, и имеет два стандарта:
После подписания приказа, внесение благодарности в трудовую книжку, образец записи в которой должен полностью соответствовать формулировке приказа, выполняется специалистом кадровой службы. Благодарность заносится в трудовую книжку сотрудника в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. В завершение процедуры до работника доводят приказ о поощрении под роспись, и ознакамливают с записью в трудовой книжке.
Целесообразность внесения записи
Сегодня зачастую можно услышать скептичные высказывания о необходимости отражать объявленную благодарность в трудовой книжке.
Внесение записи об объявленной благодарности выполняет функции, важность которых трудно переоценить, а именно:
Какие благодарности заносятся в трудовую книжку?
На протяжении всего периода работы в организации, в трудовую книжку сотрудника работодатель обязан вносить записи обо всех его награждениях и поощрениях, отраженных в приказах по предприятию.
Не подлежит внесению в трудовую книжку работника информация о благодарностях сотруднику, объявленных в устной форме.
Занесение благодарности в трудовую книжку образец формулировки
Работнику, которому объявлена благодарность, запись трудовой выполняется в той формулировке, которая изложена в приказе.
Формулировка записи о вынесении благодарности должна содержать краткую информацию о том, за что и за какие достижения поощряется сотрудник, и какой вид поощрения обусловлен приказом.
Приведем несколько примеров записей о поощрениях в трудовую книжку и форму, в которой они должны быть выполнены:
За долгий и добросовестный труд руководитель решил объявить сотруднику благодарность. Рассмотрим особенности этого вида вознаграждения и порядок его назначения.
Благодарность — что это?
Объявление благодарности — один из основных видов поощрения сотрудников за добросовестный труд (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Благодарность относится к моральному стимулированию, и, хоть она не несет материальной выгоды, ее объявление также благоприятно влияет на сотрудника и его отношение к работе.
Благодарность можно сделать отдельным видом поощрения или добавить, например, к премии. Если возможности материально простимулировать сотрудников нет, благодарность будет оптимальным вариантом выражения им своей признательности за эффективную работу.
Кто объявляет благодарность сотрудникам
Благодарность, так же, как и премия и любое другое поощрение, назначается работодателем. Обычных сотрудников поощряет руководитель компании. А вот его самого поощрить могут только учредители компании, так как именно они являются его работодателями.
Самопремирование грозит директору дисциплинарной ответственностью и взысканием ущерба, в размере незаконно выплаченной себе премии. Подробнее о самопремировании и его последствиях можно узнать в этой статье.
Что касается благодарности, то ее объявление не несет материальных потерей для компании, но насколько целесообразно директору объявлять себе благодарность — вопрос спорный.
Инициаторами объявления благодарности могут выступать и представители другой компании. Для этого им нужно составить представление или ходатайство о поощрении и подать его руководителю поощряемого сотрудника. Если директор соглашается с ним — работнику объявляется благодарность.
За что можно объявить благодарность
Перечень оснований для назначения любого вида поощрений желательно прописать в положении о мотивации сотрудников. Более подробно узнать об этом документе можно из данной статьи.
Утверждать положение о мотивации необязательно. Условия и виды поощрений можно прописать в уставе, коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.
Благодарность сотруднику можно объявить за:
Порядок объявления благодарности
Назначение вознаграждения в виде благодарности происходит в несколько шагов.
Шаг 1. Представление к поощрению
Объявление благодарности начинается с составления соответствующего документа: представления, ходатайства или служебной записки. Этим документом непосредственный начальник обосновывает необходимость назначения вознаграждения своему подчиненному.
Представление составляется в свободной форме с указанием в нем ФИО сотрудника, которого полагается поощрить и его заслуг. Ознакомиться с образцом этого документа можно в статье «Представление к поощрению (образец)».
Шаг 2. Приказ о поощрении
Если по ходатайству директором принято положительное решение, издается соответствующий приказ. Приказ о поощрении сотрудника можно составить на типовом бланке или в свободной форме.
Для объявления благодарности одному сотруднику предусмотрен типовой бланк Т-11. Если сотрудников несколько — используем форму Т-11а. Унифицированные формы бланков Т-11 и Т-11а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Подробнее с порядком составления и образцом приказа Т-11 при объявлении благодарности сотруднику можно ознакомиться в этой статье.
Шаг 3. Объявление благодарности
Благодарность сотруднику можно выразить:
В этом случае составляется благодарственное письмо, подписанное руководителем организации. Его вручение происходит, как правило, на общем собрании или торжественном мероприятии в присутствии коллег работника. Унифицированной формы этот документ не имеет: его можно составить на бланке компании или заказать в типографии.
Поблагодарить работника можно и на словах. Для большего эффекта сделать это лучше в присутствии его коллег. Устную благодарность можно и не оформлять официально, тогда это будет обычная похвала, а не поощрение.
Подробнее о том, в каком виде лучше поблагодарить сотрудника, можно узнать из этой статьи.
Шаг 4. Внесение данных о поощрении в трудовую книжку
Последним этапом оформления благодарности является внесение соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Подробнее о том, как внести в трудовую книжку запись об объявленной сотруднику благодарности, можно прочитать в этой статье.
