благодарственное письмо что означает
Разница между благодарностью и благодарственным письмом
В ходе переписки между официальными лицами могут составляться и отправляться благодарности и благодарственные письма. В чем особенности тех и других?
Что представляет собой благодарность?
Под благодарностью в официальной переписке понимается документ:
Благодарность — документ, который содержит формулировки, представленные в достаточно свободной форме. Нет каких-то общепринятых норм, на которые можно ориентироваться при его составлении. Самое главное — донести до человека тот факт, что его поступок оказался кому-то приятен или полезен, а также что другой человек (коллега, партнер или руководитель) испытывает позитивные эмоции касательно действий, совершенных получателем благодарности.
Что представляет собой благодарственное письмо?
Под благодарственным письмом в деловой переписке понимается документ, который практически всегда отправляется из одной организации (например, от имени ее руководства) в другую. Адресуется благодарственное письмо непосредственно партнерской фирме или кому-либо из ее представителей.
По другой трактовке благодарственное письмо — это документ, являющийся наградой (наряду с почетной грамотой или, например, дипломом). Во многих регионах РФ такие регалии носят официальный статус — как благодарственные письма от главы субъекта, законодательного, исполнительного органа власти. Не менее распространены соответствующие награды также в муниципалитетах РФ.
Следует отметить, что и в коммерческих фирмах благодарственным письмам может быть придан официальный статус. Например, посредством издания отдельного локального нормативного акта, регламентирующего порядок вручения данных писем.
Таким образом, составление благодарственных писем нередко стандартизовано. Правила их написания могут отражаться в официальных правовых актах или локальных нормах внутри компании. Работники ведомств или частных фирм в этом случае при составлении благодарственных писем ориентируются на соответствующие правила.
Сравнение
Главное отличие благодарности от благодарственного письма заключается в том, что первый вид документа может передаваться от одних сотрудников компании другим (чаще всего от руководства — подчиненным). Второй, как правило, составляется одной организацией для другой или адресуется конкретному гражданину (если письмо является наградным документом).
Благодарность обычно составляется в свободной форме. Благодарственное письмо — часто в соответствии с официальными регламентами.
Изучив, в чем разница между благодарностью и благодарственным письмом, зафиксируем выводы в таблице.
Благодарственное письмо
Благодарственные письма – особая разновидность проявления корпоративной культуры. Такие письма широко используют организации, как в виде поощрений за результат работы подчиненных, так и для выражения признательности за сотрудничество партнерам по бизнесу, клиентам и другим предприятиям.
В каких случаях пишутся благодарственные письма
Чаще всего подобные письма составляются к каким-либо датам: общероссийским праздникам, дням рождения, корпоративным мероприятиям. Иногда руководители выражают благодарность работникам за какое-то конкретное достижение (а также в дополнение к премии), например, за выполнение финансового плана и т.п., а партнерам по бизнесу – за многолетнее и эффективное сотрудничество, оказанную помощь в заключение контракта и т.д.
Ниже для скачивания дан пустой бланк и пример письма менеджеру по продажам за успешное выполнение трудовых обязанностей:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль благодарственного письма
Значение благодарственных писем, несомненно, крайне велико, недаром такие письма всегда широко использовались. Для автора это не особо затратный, но действенный способ дать понять сотруднику или партнеру о признании его заслуг, а для адресата – всегда приятное напоминание о собственной значимости. Довольно часто благодарственные письма служат дополнительным мотиватором, стимулом для более результативной работы.
Правила оформления
По вполне понятным причинам стандартного образца благодарственного письма нет и быть не может. Составляется оно всегда в свободной форме, но придерживаться некоторых норм и правил при его написании совершенно необходимо.
Элегантный внешний вид письма, в том числе и конверта, также подтвердит человеку искренность изложенных автором благодарностей.
Оформляться благодарственные письма могут как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Но наиболее предпочтительный вариант – составление письма на красиво оформленном шаблоне, напечатанном на качественной бумаге в цветном виде. Чем презентабельнее дизайн благодарности, там более весомой и значимой она будет для адресата.
Писать благодарность можно как от руки, так и печатать на компьютере. При этом следует помнить о том, что рукописное письмо, особенно написанное каллиграфическим почерком, всегда имеет большую ценность по сравнению с печатным, поскольку оно лишний раз подчеркивает душевность, теплоту написанных слов и особое уважение к адресату.
Сильно оригинальничать при составлении текста не стоит – здесь неуместен пафос, лицемерие и шутки. Точно также следует избегать чрезмерного официоза. Не нужно писать письмо слишком размашисто, лучше подобрать лаконичные, точные слова и уместить их в несколько предложений.
Примеры как НЕ надо писать благодарственное письмо
Глубокоуважаемый всем нашим коллективом Лушников Вячеслав Евгеньевич!
Хотим выразить самые яркие наши чувства в ваш адрес, в связи с присущим вам природным трудолюбием, жизнерадостностью и целеустремлённостью! …
Вячеслав Евгеньевич! Братиш!
Во-первых, держи краба! Во-вторых, ты — лучший, поэтому эти строки — для тебя! …
А теперь правильный пример
Вячеслав Евгеньевич!
Коллектив предприятия ООО «Название Фирмы» благодарит вас за многолетний труд, трудолюбие и активную жизненную позицию …
Стоит помнить о том, что письмо составляется не лично от сочинителя, а от лица организации. Даже если внутри коллектива или в отношениях с партнером царит легкая, дружная, непринужденная атмосфера, адресат письма может обидеться на его содержание или отнестись к благодарности не очень серьезно.
С другой стороны, как уже написано выше, каких-то жесткий требований нет, поэтому можете воспользоваться любым приглянувшимся вариантом 🙂
Инструкция по написанию благодарственного письма
Общие правила составления благодарственных писем
Чтобы правильно составить благодарственное письмо, нужно понимать, что с ним будет делать получатель.
Обычно документ вешается на стенку, демонстрируется клиентам компании. То есть, он выполняет функцию презентации организации. Обычно письма вешаются в рамку, поэтому они должны быть оформлены на бланке стандартного формата.
Благодарственное письмо составляется на официальном бланке организации. В нем должно фигурировать наименование организации-отправителя. Это не только формальное правило, но и дополнительная реклама компании. Для оформления благодарностей нужен плотный лист. Важно обратить внимание на его эстетичность, так как документ используется именно для демонстрации. Имеет смысл выбрать стильный шрифт, подобрать приятную цветовую палитру.
Получателем документа обычно является руководитель компании. В подписи также ставятся инициалы директора организации-отправителя. Обязательно ставятся подписи, печати. Это подтверждение подлинности благодарственного письма. Данные документы являются важной составляющей деловых взаимоотношений. Они позволяют наладить долгосрочное сотрудничество. Письмо направлено на стимулирование действий, выгодных для компаний. Отправлять его можно и партнерам, и клиентам, и сотрудникам.
Как вручить письмо
Благодарственные письма лучше всего вручать лично в руки в торжественной обстановке, при многочисленных свидетелях. Но если адресат находится в другом городе, то отправить послание можно через интернет или факс — это быстро и удобно. Одновременно с этим стоит помнить о том, что отправка через обычную почту России – хороший тон, такой способ позволит послать красиво оформленное «живое» письмо, что, несомненно, будет более презентабельно и приятно для адресата.
Что собой представляют благодарственные письма и зачем они нужны
Каждый человек в своей жизни сталкивался с ситуацией, когда необходимо и присутствует желание кого-то отблагодарить за проявленные качества или некоторые действия. Слова благодарность можно не просто сказать, но и оформить в виде письма. Первое зачастую сделать значительно сложнее. В таком случае они станут некоторым памятным подарком или своеобразным сувениром. Шаблон благодарственного письма по ссылке поможет составить его правильно. Если использовать готовые образцы, то можно сэкономить массу времени.
Не стоит воспринимать благодарственное письмо, как канцелярию или элемент бюрократии. Такому письму не присуща коммуникационная функция, и оно не является составным элементом информационного обмена. Прежде всего, его значение заключается в передаче искренней признательности кому-либо. В качестве побуждающего фактора для составления благодарственного письма способно выступить всё что угодно. Это могут быть и некоторые успехи, и проделанная работа, и оказанная помощь в трудную минуту. Благодарственное письмо смело можно назвать средством нематериальной мотивации.
Понятно, что инструмент весьма эффективный. Каждому будет приятно получить благодарность. Велика вероятность того, что в этом случае человек начнёт работать ещё лучше, и покажет ещё более весомый результат. Слова благодарственного письма стоит подбирать предельно тщательно. Важно не преступить грань дозволенного. Иногда простое, но ёмкое слово «спасибо», может оставить в душе невероятно приятные ощущения. Содержание благодарственного письма можно назвать инструментом построения коммуникаций с получателем. Благодарность должна быть ненавязчивой, но в то же время отражать реальное положение вещей. Корыстные поступки не способны спровоцировать признательность. В этом случае почвой выступают исключительно благие и добрые намерения.
Правильно составленные благодарственные письма имеют большую силу. Они действительно способны влиять на ситуацию и «подкупают» адресата. Таковые могут стать дороже материального поощрения и мгновенно найти отклик в душе.
Грамота и благодарность — что это такое и отличия
Грамота и благодарность – эти названия знакомы всем людям. Подобные поощрения получают на работе, в процессе учебы или во время выполнения определенного задания. Не все знают, в чем состоят отличия между этими понятиями, также как и не смогут дать им определение. Для того чтобы устранить эти пробелы, необходимо сначала провести сравнение этих бумаг.
Определение понятий
Грамота – документ, который представляет собой поощрение. Стиль написание в большинстве случаев деловой. Исключения могут делаться только в тех случаях, когда грамота выдается малышам. Награждается грамотой человек, который показал себя лучшим в определенном направлении работы или учебы, достиг поставленных результатов в определенной сфере деятельности. Если грамоту рассматривают, как документ международного значения, то этот документ будет являться актом, указывающим на то, что были достигнуты выгодные для каждой из сторон, соглашения.
Благодарность – поощрительный вид документа, который выражает благодарственные слова, направленные человеку, который проявил себя в определенной сфере деятельности или показал свои лучшие качества.
Сравнение
Для того чтобы понять разницу между грамотой и благодарственным письмом, нужно провести сравнение и проанализировать результаты. Оба документа являются официальными. Они подчеркивают, что человек или коллектив достигли в определенном деле значительных успехов и достойны поощрения. Оформление и написание текста производится на специальных бланках. Грамота или благодарность выдаются человеку и не предполагают от него ответа.
Между грамотой и благотворительным письмом (благодарностью) существуют различия, которые нужно знать:
Благодарностью награждают, когда требуется выразить признательность человеку за его труд, совершенный поступок или действие. Такой тип документа будет выдан, если имеет место быть:
Благодарность выражается, если человек безвозмездно предоставил вещи или помещение, оказал иную помощь, без которой невозможно было бы достичь поставленной цели. Подчеркивается, например, внесение личного вклада в общее дело, хорошее воспитание. В процессе сравнения грамоты и благодарности нужно учитывать и другие аспекты. Грамота накладывает на человека определенные привилегии, но одновременно и наделяет ответственностью. Он должен соответствовать статусу лучшего в своем деле.
Благодарственное письмо (благодарность) только выражает уважение к совершенному деянию. Грамоты выдаются на официальных бланках, которые содержат минимум украшений. Благодарности же могут быть яркими и запоминающимися. Нередко бланки содержат печатные изображения.
Содержание грамоты в большинстве случаев сдержанное, шаблонное и официальное. В тексте отсутствует эмоциональная окраска. Много слов и предложений не используется. Основное содержание – перечисление данных о человеке, указание за что была выдана грамота. Личные качества и отличия в этом случае не указываются и не перечисляются. Благодарность, несмотря на то, что относится к официальным документам, может содержать в своем тексте эмоциональную окраску. Изложение производится в свободной форме, не по шаблону. В благодарности имеется описание не только поступка или факта, который стал основой для получения поощрения, но и присутствует описание заслуг человека, перечисляются его личные качества и отличительные особенности.
Выводы
В отличие от грамоты благодарность имеет расширенный диапазон использования. Она не накладывает ответственности, но позволяет выделить человека из общей массы. По своей значимости грамота имеет большую ценность, чем благодарность, но получать и тот и другой поощрительный документ – означает сделать нечто значимое и ценное для общества или коллектива.
Что такое благодарственное письмо и как его писать?
Кажется, что лучшая благодарность – ответный подарок, а слова только создают лишний шум. Но иногда ироничная поговорка «спасибо в карман не положишь» не срабатывает. Благодарственное письмо – не просто отличный способ выразить признательность, но обязательная часть этикета и важная часть межличностного общения. В статье рассказываем о том, кому отправить и как составить запоминающееся письмо-благодарность, а также знакомим с психологической техникой «Письмо с благодарностью».
Что такое благодарственное письмо?
Благодарственное письмо — это послание, которое отправляют, чтобы поблагодарить за сотрудничество, помощь или предоставленную возможность, выразить уважение и признательность, закрепить дружеские или деловые отношения. Письмо-благодарность также принято писать в ответ на приглашение или подарок, полученный по почте. Благодарственное письмо не входит в перечень обязательных документов в системе документооборота. Это, скорее, инструмент общения и построения отношений с наставниками, коллегами, клиентами, родственниками.
В русскоязычной деловой культуре благодарственное письмо чаще расценивают как попытку мелкого подхалимажа. Но англоязычные сайты рассказывают о нем как о тонком искусстве сродни каллиграфии. Полученные «Thank You Letter» (письмо-благодарность) оформляют в рамки, выставляют на видных местах, с гордостью добавляют в карьерное портфолио как доказательство навыков коммуникации. Это еще и правило хорошего тона. Если не отослать Thank You Letter будущему работодателю после собеседования, на новую должность можно не надеяться.
Но проведенное собеседование не единственный повод для благодарственного сообщения. Есть много других причин для письменного выражения признательности. Благодарят руководителей, коллег, бизнес-компаньонов, поставщиков, новых и постоянных покупателей, случайных помощников, организации и отдельных людей.
15 неожиданных поводов для благодарственных писем.
В каждой книге о деловой переписке обязательно есть раздел о важности писем благодарности. Речь идет не о канцелярской бюрократии, а об искренней заботе о клиентах. Ведь благодарственное послание:
Наверняка многие писали такие сообщения или получали благодарности, распечатанные на стандартном бланке. Но мало кто писал или получал именное письмо, не связанное с заслугами на работе. А если получал, то и сегодня вспоминает об этом с улыбкой. Поводов для признательности существует достаточно, а благодарственное послание уместно написать:
Составление текста не займет много времени. Зато адресату будет приятно узнать, что его усилия оценили. Особенно приятно получать рукописные послания. Оказывается, намного приятней открыть почтовый ящик и найти запечатанный конверт со своим именем, написанным от руки.
Общие правила составления благодарственного письма.
Суть письма-благодарности не в том, чтобы написать большими буквами слово «СПАСИБО». Смысл послания в искреннем признании заслуги другого человека. Если перегнуть палку, можно запросто скатиться в иронию или обезличенные конструкции, которые не будут иметь никакого эффекта.
Строгих требований к формату и содержанию нет. Есть обязательный набор элементов и для каждого – набор шаблонов, которые помогают сэкономить время. Но сегодня многие предпочитают уйти от стандартных заготовок и действовать креативно, чтобы послание получилось действительно запоминающимся.
Советы для составления идеального благодарственного письма:
Дополнительные советы о том, что сделает письмо действительно благодарственным:
Еще одна деталь: лучше писать на языке, понятном получателю. Если вы задумали поблагодарить пожилого родственника, не используйте слова из молодежного сленга. Пишите короткими, лаконичными фразами без сложных об оборотов. Обязательно увеличьте размер шрифта, выберите контрастные чернила, уберите из букв завитки, которые усложняют чтение.
Психологический эффект от письма-благодарности.
Если нет времени или желания ходить к психотерапевту, письмо с благодарностью может стать скорой психологической помощью. Даже если оно останется неотправленным, выраженная в словах признательность поможет отпустить накопленные эмоции.
Техника выполнения:
Что дает эта техника:
Главная ценность техники – она помогает всем и без специальной подготовки. Причем благодарить можно даже того, кто причинил боль. Важно вытащить из себя болезненные воспоминания, чтобы прийти к результату очищения, умиротворения. Но такое послание лучше сжечь. Это еще одна часть терапевтической практики.
Выводы: