Что такое карточка контакта
Карточка контакта
Карточка контакта открывается по клику на него. Конструктивно она очень похожа на карточку задачи и так же, как она, содержит основную панель и дополнительные панели, переключающиеся в правом столбце. На основной панели карточки отображена базовая информация о контакте, перечень связанных с ним задач, а также лента комментариев:
Содержание
Дополнительные панели
Дополнительные панели карточки контакта разворачиваются по клику на соответствующий значок в правом меню. Доступны следующие панели:
Лента комментариев
На основной панели карточки контакта ниже его данных и чек-листа с задачами, в которых он участвует, расположена лента комментариев:
Основное предназначение ленты комментариев
Отображение информации из задач, в которых контакт или компания являются контрагентом. Включается это отображение в настройках вида отображения ленты комментариев:
Во включенном состоянии в ленте будут отображены все комментарии и действия из задач, в которых контакт или компания являются контрагентом. Они будут отображены в общем хронологическом порядке, с указанием к какой именно задаче относится данный комментарий или действие. Это позволяет видеть всю историю работы с контактом в одном месте.
Дополнительное предназначение ленты комментариев
Непосредственное добавление в нее информации о клиенте, которую по каким-то причинам удобнее хранить в его карточке.
В общем случае мы рекомендуем использовать для этой цели задачи, так как это подразумевает большую гибкость и дает дополнительные возможности. Тем не менее, при желании можно хранить информацию в ленте комментариев карточки контакта, создавая новые комментарии или действия, прикрепляя документы и устанавливая напоминания.
Стандартные сценарии использования ленты комментариев в таком случае:
Важно
Комментарии, добавленные в ленте, не будут отправлены этому контакту. Общение с клиентом из ПланФикса происходит в рамках задач.
Преобразовать контакт в сотрудника
В карточке контакта вы можете преобразовать его в сотрудника компании. При этом данные из системных полей ФИО / е-mail / Телефон будут перенесены в карточку сотрудника, а комментарии, файлы, аналитика, данные из пользовательских полей, принадлежность к группе и назначенный ответственный сотрудник не сохраняются:
Как организовать
свои контакты
Вы не знали, что так можно и нужно делать!
Даже самая плохая система намного лучше, чем отсутствие системы.
У каждого из нас десятки, а то и сотни контактов в записной книге. С каждым годом количество «касаний» и знакомств с разными людьми растет в арифметической прогрессии. При таком ритме жизни на память надеяться просто нельзя, а порой и опасно.
Вы когда-нибудь замечали, что, если вы звоните человеку, он поднимает трубку и говорит: «Привет, *ваше имя*!». Интуитивно ваше отношение улучшается к этой персоне. Тем более, если вы не общались, продолжительный период времени, то становится вдвойне приятно.
Конечно, каждый из нас понимает: скорее всего, он просто добавил вас в адресную книгу, но, черт возьми, это так радует.
Как всегда, дьявол кроется в деталях. Если мы начнем записывать всех без разбора и особых меток, то через год наш любимый iPhone просто «лопнет» от количества контактов. С каждым разом будет все сложнее находить нужный контакт. Есть решение, и о нем мы как раз поговорим далее. Я расскажу вам о своей системе, и, надеюсь, вам будет полезно.
Карточка контакта
Нужно взять за правило: заполнять как можно больше полей при создании контакта. Вы почувствуете нужду в этом не сразу. Например, я это осознал, когда количество контактов превысило 300 человек. Сейчас, когда их чуть менее тысячи человек, я очень рад, что создал для себя такие правила. С радостью поделюсь своим опытом.
Всегда нужно помнить, что наша память ограничена. Нормальная ситуация: вам звонит человек под именем «Вася Работа» или «Вася 2» или +7 (999) 000-00-00, знакомо? Вы пытаетесь судорожно вспомнить, кто это. Скорее всего, так и не поняв, кто это, отвечаете на звонок. Вася слышит испуганно-неуверенный голос (что для Васи становится лакмусовой бумажкой) и ему становится все понятно. Вы забыли Васю, а Вася – ваш клиент, который расстроился и не принесет вам сто тысяч миллионов рублей!
Заполнение полей
Подходите с большой ответственностью ко всем полям.
Графу «Имя» заполняю особым образом, используя следующий шаблон: *(1)город*(2)компания*(3)имя/имя-отчество*. Для некоторых, возможно, он будет неактуален. Главное понять принцип и подобрать критерии для себя. Вы можете ранжировать по районам города, отрасли, направлению – все в вашей власти.
Что мы получаем?
Не будем останавливаться на том, что все телефоны, факсы, e-mail должны быть также заполнены, особенно, когда контакт малознакомый. Если нет тесных связей, то такая информация поможет «пробить» секретаря или добраться по другому каналу к человеку.
Графы адресов, также желательны к заполнению. Особенно, если человек из другого города. Даже когда он сменит телефон или поменяет место работы, вы всегда сможете найти его по другому адресу. Для людей, которые живут в таких мегаполисах как Москва, является жизненной необходимостью заполнять адрес. Мой пример: живу в небольшом городе по сравнению со столицей, в Нижнем Новгороде (1.3 миллиона жителей), но мне очень помогает графа адреса.
Заметки
Переходим к часто свободному полю – «Заметки». Одна из самых важных строк в карточке контакта. Здесь нужно указывать всю «якорную» информацию о персоне (например, где познакомились, кто познакомил, какие-то отличительные черты человека, семью и т.д.).
Перед встречей вы освежаете информацию по человеку, и ваше общение будет складываться более продуктивно. Разговаривая с человеком, уделяете внимание его личностным интересам, семье и т.д., что показывает вашу заинтересованность и тактичность. В текущее время хорошие манеры и внимательность являются хорошим конкурентным преимуществом.
Безусловно, всегда добавляйте дату дня рождения. Поздравляйте только личным звонком. Никаких поздравлений по SMS, в сообщениях, e-mail – это кощунство. Звонок, не важно, по какому каналу он будет, всегда ценен! Вспомните себя, когда у вас день рождения: приятно же слышать поздравления, а не читать их – это совершенно другие эмоции.
Можно выделить только одно правило: надо знать меру и понимать, кому стоит звонить, а кому не стоит.
Благодаря бурному распространению социальных сетей, вы всегда сможете найти фотографию человека. Вам это поможет узнать человека в толпе. Визуальный образ легче воспринимается нашим сознанием.
Группы
Все контакты должны быть отсортированы списками. Система хранения адресной книги позволяет помещать человека в несколько групп одновременно и легко удалять из них. У вас не должно быть свободных контактов. Они вредны и мешаются, так же, как и свободные радикалы.
Я разделил контакты по группам деятельности. Соответственно, если мне требуется найти человека, но я не помню, как его зовут, то захожу в группу и в ней ищу по ключевым словам.
Представим ситуацию: вы сидите в кафе. К вам обращается человек по имени, которого вы знаете, но не помните, как зовут. Хотя припоминаете, что вместе учились в MBA. Если персона записана как «Вася» в адресной книге, то шансов найти его, нет. Если человек внесен в группу MBA, то круг людей мгновенно сузился. Смотрим контакты с фото, и получаем его имя. Ваше честное и доброе лицо спасено. : )
Всего несколько правил, которые помогут вам быть продуктивным при работе с контактами вашей электронной записной книги.
Если возникли вопросы по поводу создания групп, посмотрите следующую статью – «Как создать группы контактов».
Рассказывайте, о чем бы вы хотели еще узнать из разряда полезно и интересно?
Использование карточки контакта
Карточка контакта отображает подробные сведения о пользователе и предоставляет возможность быстрого доступа к нескольким способам общения с этим лицом. Например, можно отправить мгновенное сообщение, начать звонок или отправить сообщение электронной почты непосредственно из карточки контакта пользователя. Можно также проверить сведения о занятости и незанятости в календаре Microsoft Outlook этого пользователя, запланировать собрание, а также с помощью вкладки Организация определить, работает ли этот пользователь в вашей организации. Кроме того, можно поместить карточку контакта этого пользователя на рабочий стол, чтобы сохранять ее открытой для быстрого доступа.
Кроме того, можно использовать карточку группы рассылки, чтобы получить сведения о конкретных группах людей. Введите в поле поиска имя группы рассылки и наведите курсор на имя группы рассылки в результатах поиска. Появится карточка группы.
Требуемые действия
Открытие карточки контакта
Чтобы открыть карточку контакта, выполните следующие действия.
Откройте Lync, а затем в списке контактов щелкните имя нужного лица или его изображение, чтобы открыть его карточку контакта.
Чтобы увидеть дополнительные сведения об этом лице из каталога организации, такие как расположение офиса, номера телефонов, сведения о занятости в календаре Outlook, нажмите стрелку Развернуть карточку контакта в правом нижнем углу карточки контакта.
Просмотр организационной диаграммы контакта
Чтобы просмотреть организационную диаграмму контакта, выполните следующие действия.
Откройте карточку контакта нужного лица и нажмите стрелку Развернуть карточку контакта в правом нижнем углу этой карточки контакта.
Перейдите на вкладку Организация.
Щелкните какое-либо лицо в иерархии, чтобы просмотреть его карточку контакта.
Отправка мгновенного или электронного сообщения или начало звонка
Чтобы отправить мгновенное сообщение или сообщение электронной почты или чтобы начать звонок, выполните следующие действия.
Откройте карточку контакта нужного лица.
Чтобы отправить сообщение электронной почты, нажмите значок Отправить сообщение электронной почты (конверт).
Чтобы отправить мгновенное сообщение, нажмите значок Отправить мгновенное сообщение (воздушный шарик).
Чтобы позвонить этому лицу, либо нажмите значок Звонок (телефон) для звонка на рабочий номер, либо нажмите стрелку меню рядом со значком Звонок для выбора другого номера телефона.
Просмотр дополнительных возможностей взаимодействия с контактом
В карточке контакта меню Просмотреть дополнительные параметры, которое находится справа от меню Звонок, предоставляет следующие дополнительные действия для взаимодействия с контактом.
Совместный доступ (к монитору)
Прикрепить к часто используемым контактам
Добавить в список контактов
Получать оповещения о состоянии
Просмотреть личный сайт
Открыть контакт Outlook
Прикрепление и открепление карточки контакта на рабочем столе
Если карточка контакта прикреплена на рабочем столе, она остается открытой, и таким образом можно быстро просмотреть сведения об этом лице или связаться с ним. Прикрепление карточки контакта также приводит к появлению кнопки на панели задач для упрощения доступа.
Откройте карточку контакта нужного лица и нажмите кнопку Прикрепить в верхнем правом углу карточки контакта.
Снова нажмите кнопку Прикрепить, чтобы открепить карточку контакта, или нажмите кнопку Закрыть карточку контакта ( X), чтобы открепить и закрыть ее.
Планирование собрания с участием контакта
Откройте карточку контакта нужного лица.
Чтобы просмотреть сведения о его занятости в календаре, нажмите стрелку Развернуть карточку контакта в нижнем правом углу карточки контакта.
Чтобы отправить приглашение на собрание, перейдите в меню Просмотреть дополнительные параметры и выберите пункт Запланировать собрание. Откроется приглашение на собрание Outlook.
Создание карточки контакта
Инструкция по созданию карточки контакта в смартфоне Android.
Карточка контакта – это набор различных сведений, например, имя, фамилия, телефон, день рождения, место проживания, электронная почта и другая информация. Благодаря карточкам контакта, можно по различным параметрам осуществлять быстрый поиск нужного абонента.
Для создания карточки контакта необходимо в приложении «Телефон» активировать вкладку «Контакты». Данная вкладка предназначена для создания, редактирования и хранения телефонных номеров и другой полезной информации.
В шаблоне карточки необходимо заполнить различные сведения о контакте.
Следующее поле редактора называется “Рабочий”. Активация этого поля предоставляет доступ к полям редактора для ввода информации о должности, компании и отдела, где работает абонент;
Активация поле редактора “Телефон” вызывает стандартный номеронабиратель для ввода номера телефона.
Рекомендация. Номер телефона надо вводить через префекс “+7”. Для этого можно воспользоваться жестом “Двойное касание одним пальцем с удержанием” на символе “0” или с помощью клавиши “Символы” открыть символьную клавиатуру.
Ниже поля редактора “Телефон”, находится кнопка “Добавить поле”. При активации данной кнопки появится дополнительное поле редактора номера телефона и пункт “Экран выбора типа номера телефона”, например, “Мобильный”.
Активация кнопки “Добавить e-mail” выводит на экран текстовое поле ввода электронного адреса и экранную клавиатуру.
Следующий пункт отвечает за выбор группы для размещения контакта, например, «Семья», «Коллеги» и т.д.
После активации пункта «Развернуть «можно вводить дополнительную информацию о контакте. Например, адрес проживания, web-сайт, день рождения, заметки и др.
После заполнения необходимых текстовых полей и выбора соответствующих элементов, нажмите кнопку “Сохранить”.
Посмотреть карточку контакта и историю рассылок
У каждого контакта есть своя карточка — всплывающее окно со всеми полями, тегами и списками, в которых находится контакт. Чтобы открыть карточку, в личном кабинете перейдите в «Контакты» — «Ваши списки».
Зайдите в нужный список и кликните на контакт.
В карточке контакта вы можете:
1 — номер телефона; 2 — имя; 3 — добавление и удаление тегов; 4 — добавление в список или удаление из списка
Кроме этого, можно посмотреть:
В карточке контакта есть ссылка на историю рассылок.
1 — история email-рассылок и одиночных email отправок; 2 — история SMS-рассылок
Здесь вы увидите, какие рассылки отправлялись выбранному контакту:
1 — история email-рассылок; 2 — история одиночных email-отправок; 3 — история SMS-рассылок; 4 — тема отправленной рассылки; 5 — дата и время отправки рассылки; 6 — последний статус отправки, дата и время обновления статуса; 7 — причина недоставки (если доставка не удалась)