Что такое корпоративная почта организации
Как завести корпоративную почту на своём домене
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Где взять базу? Как сделать красивое письмо? Какие показатели смотреть? Расскажем об этом в бесплатном курсе из 16 писем. Татуировка в каждом письме!
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
Рассказываем, как создать и настроить корпоративный ящик для своего домена. Чтобы было удобнее, мы разбили статью на два раздела: теорию и практику.
Что такое корпоративная электронная почта
Почему вести рассылки лучше с корпоративной почты
Если вы отправляете email-рассылки, в качестве адреса отправителя вам нужен адрес на домене. Не рекомендуем использовать ящики на бесплатных почтовых доменах вроде @gmail.com или @yandex.ru.
В UniSender с такого адреса можно отправить на список до 50 адресов. Высока вероятность попадания в спам. Некоторые почтовые сервисы запрещают отправку писем с публичных доменов.
Решение — создать корпоративную почту. Её преимущества:
Сколько стоит корпоративная почта
Помощь в настройке почты
Если вам нужна помощь с созданием корпоративной почты, вы можете заказать услугу у Службы заботы о клиентах UniSender. Наши специалисты подключат домен к почте, добавят все нужные настройки и создадут почтовые ящики.
Какой почтовый сервис выбрать
Расскажем о трёх самых популярных.
На что смотреть при выборе сервиса
Интерфейс. Чтобы вам все было понятно и знакомо.
Набор сервисов. Чтобы всё нужное было под рукой.
Цена. Ну понятно.
Выбрали сервис — идём дальше.
5 шагов к созданию корпоративной почты
Почту надо не только завести, но и настроить. Чтобы без проблем отправлять и получать письма, не попадать в спам и иметь высокий рейтинг отправителя.
Шаг 1. Подтверждение домена
Сначала подтвердим, что домен принадлежит вам. О способах расскажем ниже.
Шаг 2. Добавление MX-записи
MX-записи указывают на серверы, обрабатывающие почту. На всякий убедитесь, что нет MX-записей, созданных раньше. Они будут конфликтовать.
Шаг 3. Добавление SPF-записи
SPF определяет список серверов, которые могут отправлять почту от имени домена. И снижает вероятность попасть в спам.
Шаг 4. Добавление DKIM-подписи
С помощью DKIM серверы-получатели проверяют, что письмо пришло от реального отправителя. DKIM повышает вероятность попадания писем во входящие.
Шаг 5. Добавление пользователей
Добавив все записи, можно создавать почтовые ящики, прописывать логины и пароли.
Что понадобится
Нам понадобится домен, который мы будем подключать к почте.
Пример домена
Мы зарегистрировали на reg.ru два домена – lionnet.org и lionnet.website.
Регистрируем домен на сайте reg.ru.
Для доступа к записям заходим в раздел «Доменные имена» и нажимаем на кнопку «Записи» для выбранного домена.
Тут можно создать, изменять и удалять записи с помощью кнопок.
С теорией все. Перейдем к практике.
Создание корпоративной почты на Mail.ru
Дальше проходим все пять шагов:
Подтверждаем домен на Mail.ru
После того, как вы ввели свой домен в поле и нажали кнопку, появляется страница подтверждения домена. На ней вам надо подтвердить, что это и правда ваш домен и вы можете с него вести рассылки. Страница выглядит так.
Вы видите, что есть 4 способа подтверждения.
Сейчас расскажем о каждом из них по порядку.
Способ 1 подходит, даже если у вас нет сайта или доступа к его редактированию, но понадобится доступ к редактированию записей DNS. Это простой вариант, достаточно будет добавить одну запись и дождаться обновления.
Способами 2 или 3 можно воспользоваться в случае, если сайт у вас есть и вы можете создавать и изменять файлы в нём.
Для способа 4 наличие сайта не обязательно, нужен доступ к DNS-зонам домена. После переноса DNS-записей на сервера Mail.ru, можно будет сразу же добавить записи MX, SPF, DKIM для почты Mail.ru в один клик и переходить к добавлению пользователей. Несмотря на простоту этого способа, выбирайте его только в том случае, если точно уверены, что готовы перенести DNS с вашего предыдущего хостинга и сможете внести изменения в DNS-записи в случае возникновения проблем.
Совет
Выбирайте перенос DNS (4-ый способ), только если готовы перенести DNS с предыдущего хостинга и сможете изменить DNS-записи при возникновении проблем.
Особенности и преимущества корпоративной почты
Без электронной почты практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами – с ее помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — еще и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот?
Корпоративная почта
Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом.
Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется в бесплатных сервисах.
В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета.
Негативные стороны использования личного ящика в деловой переписке
Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся личными адресами в рабочих целях, страдает безопасность:
Кроме того, использование личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.
Преимущества
Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.
Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо.
Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку.
Контроль входящей и исходящей переписки
Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.
Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки.Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.
Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.
Подключение специализированных систем управления
Для повышения эффективности рабочего процесса системы управления CRM и ERP подключают к корпоративной почте. С их помощью можно облегчить общение с покупателем, поскольку программное обеспечение уже содержит базу данных и истории покупок. Правильно настроенная система в автоматическом режиме может напоминать о встрече, заказе, других важных событиях, связанных с конкретным клиентом. ERP-система облегчает документооборот и приводит бизнес-процессы организации к единому стандарту.
Корпоративная почта: что это такое и как ее создать?
Множество почтовых сервисов предлагают создать аккаунт и работать с письмами абсолютно бесплатно, чем и пользуются люди по всему миру. Но если вы решили завести аккаунт для бизнеса, лучше использовать корпоративный адрес.
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Корпоративная почта – это емейл-адрес бренда, который расположен на вашем домене. Выглядит такой адрес так: subjectname@companyname.com, где subjectname – это имя менеджера, сотрудника или даже целого отдела (support, press, sales), а companyname – имя вашей организации.
Такая почта – одновременно удобное средство общения для сотрудников компании и проверенный канал для коммуникации с клиентами и партнерами. Создание корпоративной почты даст владельцам организаций такие преимущества:
Большинство организаций предпочитают пользоваться специализированными платными функциями популярных почтовых сервисов, однако можно приобрести персональный домен. В этом случае ваша корпоративная электронная почта не будет зависеть от посторонних факторов.
Можно выделить несколько методов создания корпоративной почты для организации. Каждый из них имеет свои преимущества, однако выбор будет зависеть от направления деятельности организации, вашего бюджета и потребностей.
Эффективный email-маркетинг с eSputnik
Варианты создания корпоративной почты
Бесплатный вариант создания корпоративной почты
И заключается он в использовании бесплатного аккаунта на базе популярных почтовых сервисов вроде Gmail, Mail.ru, Yandex, UKR.NET, I.UA. Такие ящики бесплатные, простые в получении и для них также есть возможность пользоваться фирменными приложениями. Ими чаще всего пользуются новички или небольшие компании, однако минусов в таком подходе куда больше, чем плюсов. Среди недостатков можно перечислить:
Несмотря на значительные минусы, некоторые компании продолжают пользоваться бесплатными услугами почтовиков. Способ можно применять, если подобные ограничения вас не пугают.
Платные возможности почтовых сервисов
Этот способ подразумевает использование тех же почтовых сервисов, однако за определенную плату. Подписка покупается на какой-то период времени – месяц, 6 месяцев или год – и позволяет комфортно работать с почтовиком на уникальном домене вашей компании. На сегодня подобные функции предоставляют практически все почтовики. К плюсам можно отнести:
Почта на Gmail
За годы работы на рынке компания Google зарекомендовала себя как удобный почтовый сервис и завоевала доверие пользователей. Функций, которые она предлагает для бизнеса, достаточно для совершения всех необходимых операций, и при этом не нужно обладать особыми знаниями, чтобы пользоваться системой. После регистрации аккаунта нужно выполнить всего несколько шагов для создания корпоративных аккаунтов своим сотрудникам:
1. На главной консоли администратора выберите раздел “Пользователи”;
2. В открывшемся окне выберите опцию “Новый пользователь”;
3. Заполните короткую информацию о будущем пользователе и подтвердите создание в форме внизу.
Корпоративная почта “Яндекс”
Не менее популярен для создания корпоративной почты и “Яндекс”, на территории стран СНГ к услугам компании прибегают многие организации. Это объясняется возможностью пользоваться функциями ”Яндекс.Почты” бесплатно. Подключив доменное имя, вы сможете:
Также, работая с корпоративной почтой Yandex, вы можете подключить набор инструментов для более удобной работы (“Яндекс.Диск”, “Трекер” и “Вики”), составлять группы и отправлять рассылку каждой из них. Каждый новый созданный ящик автоматически добавляется в списки для всех необходимых рассылок после указания отдела сотрудника. Создать почту на своем домене с помощью ”Яндекса” можно всего за несколько шагов:
Корпоративная почта Mail.ru
Еще один распространенный почтовик, который дает возможность создания корпоративных аккаунтов. Из плюсов такой почты можно выделить:
Все эти возможности сервис предоставляет бесплатно. Для начала работы нужно только подтвердить, что вы являетесь владельцем доменного имени. Система предложит сделать это одним из 4 способов:
Выберите нужный вам способ подтверждения домена и следуйте подсказкам системы. Можно также воспользоваться инструкцией для популярных регистраторов.
Если вы не можете выбрать один из предлагаемых сервисов, потратьте какое-то время на их тестирование. Специально для этой цели многие почтовики предлагают бесплатный период.
Создание почты на ресурсах хостинга
Этот вариант очень популярен для организаций, домен которых привязан к стороннему хостингу. Вы можете разместить на стороне хостера емейл-ящики с именем бренда после @ и любыми именами до. Плюсы такого подхода:
Минусы в этом способе также есть, но они относятся, скорее, к технической части и не затрагивают функциональность: организация не имеет возможности физического контакта с оборудованием сервера и нет возможности более точно настроить сервер для себя. Кроме того, минусом могут стать соседи по хостингу – сайты, которые располагаются на одном сервере с вами. Если такие компании будут рассылать спам, вы тоже можете попасть под санкции.
Способ четвертый – трудозатратный
Представляет собой размещение корпоративных аккаунтов на вашем почтовом сервере. Главная сложность этого подхода состоит в том, что для его внедрения необходимо определенная техника с такими возможностями, как:
Способ также достаточно затратен финансово, однако плюсы перевешивают все неудобства. Вы получаете:
Выполнение всех этих задач требует внимания штатного специалиста, а значит – больших затрат, однако ваша почта станет независимой и регулируемой. К минусам подхода можно отнести зависимость от качества и стабильности работы вашего провайдера и высокую затратность на внедрение. Кроме этого, если происходит какой-либо сбой и компьютер выключается, письма могут не дойти получателям.
Любой из этих вариантов можно применять на практике. Оцените загруженность вашей компании, подумайте о ее возможностях и предположительном бюджете на внедрение своего почтовика. Это поможет выбрать подходящий именно вам вариант.
Необходимые записи для создания почты
МХ-запись для приема писем на собственном домене
МХ-запись, или mail exchange – это запись в DNS для маршрутизации почты. Нужна она, чтобы показать почтовому агенту, на какой именно сервер отправлять письма.
SPF-запись
SPF-запись обеспечивает защиту ваших рассылок от подделывания спамерами. Работает это так: в самой записи отправителя перечисляются IP почтовых серверов, которым разрешено отправлять емейл-сообщения от вашего домена. Принимающий сервер производит проверку по записи SPF, и если рассылка отправлена не с разрешенного сервера, сообщения будут блокированы.
Для каждого почтового домена может создаваться только одна SPF. Как правило, хостинги имеют общие инструкции для базовой настройки SPF или же сразу вносят такую запись.
Технология DKIM
Механизм DKIM объединяет в себе методы антиспама и антифишинга для повышения качества определения легитимности электронной почты. Эта технология добавляет в письмо цифровую подпись, привязанную к домену отправителя. Сервер-получатель автоматически считывает ее и сопоставляет с черными списками. Работает такая технология с парой ключей, один из которых создает подпись к письму, а второй может эту подпись расшифровать. DKIM нужен для того, чтобы обезопасить заголовки от подделывания во время создания или при пересылке письма. В eSputnik такая запись создается автоматически во время отправки на сервер получателя и, кроме подписи, содержит такую информацию, как список подписываемых полей, индикатор ключа и имя домена.
В системе eSputnik существует три способа настройки подписей:
Вариант потребует минимального вмешательство в DNS: необходимо будет внести две записи и поработать с настройками почты. Сперва нужно создать технический ящик с вашим доменом bounce@your-domain.com и настроить переадресацию всех приходящих туда писем на bounce@trap.esputnik.com. Это нужно для обработки ошибок доставки и некоторых жалоб на спам.
После верификации в Gmail будут видны такие заголовки:
mailed-by: your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
Сложность этого варианта заключается в необходимости создать дополнительный почтовый ящик и наладить переадресацию. Возможно, нужно будет прибегнуть к помощи технического специалиста.
Этот способ требует меньше усилий для настройки. Достаточно внести необходимые DNS-записи, а также создать поддомен, например mailer.your-domain.com. В его MX-записи нужно указать наш почтовый сервер, который будет автоматически заниматься обработкой ошибок, отписок и жалоб на спам.
После верификации Gmail отобразит заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
К недостатком этого способа можно отнести необходимость выделить поддомен, но это компенсируется большей доставляемостью и независимостью рейтинга отправителя от рейтинга остальных наших клиентов. Если ваш IT-специалист может выполнить необходимую настройку DNS, рекомендуем использовать именно «Полный+».
Способ для тех, кто не может воспользоваться двумя другими. По сути, это тот же “Полный”, но с выделенным поддоменом и ответы обрабатываются на стороне eSputnik.
Вариант также подойдет, чтобы отделить репутацию промокампаний от сервисных и остальных сообщений.
После верификации в Gmail будут видны следующие заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: mailer.your-domain.com.
В таком варианте все письма для вашего поддомена mailer.your-domain.com принимает наш сервис, и он же будет обрабатывать результаты.
При этом нам необходимо пересылать вам возможные ответы подписчиков. Поэтому для каждого адреса отправителя нужно будет задать адрес для пересылки с вашим почтовым доменом. Мы настраиваем свои серверы так, что все письма, приходящие на емейл-адрес отправителя, автоматически перешлются на указанный почтовый адрес.
Какой сервис для создания корпоративной почты самый популярный?
Каждая компания руководствуется своими потребностями при выборе почтового клиента для работы с корпоративным емейлом, однако есть и те, функционал которых может использоваться в самых разных организациях. Исследование, проведенное компанией SimilarTech, показывает такой рейтинг популярности почтовиков среди компаний в мире:
1 место – GSuit от Google, позволяющий интегрировать доменное имя организации с продуктами компании. Количество пользователей сервиса достигает 2,553,752;
2 место – Microsoft Exchange с количеством юзеров – 1,285,369;
3 место – тройку лидеров замыкает GoDaddy. С этим почтовиком работают 664,709 потребителей;
4 место занимает компания Yahoo Business Email, почтовым сервисом которой пользуются 223,882 клиента;
5 место принадлежит Rackspace Email – услугами компании пользуются 100,549 потребителей.
Вывод
Создание корпоративной почты поможет компании не только эффективно коммуницировать с подписчиками, но и наладить общение между сотрудниками компании – делать внутренние рассылки отделам или сформированным группам. С корпоративной почтой вы сможете выглядеть более профессионально в глазах клиентов и партнеров, решать задачи в одном месте и приобретать имидж бренда.
Первый взгляд: как устроена новая корпоративная почтовая система Mailion от МойОфис
Почти четыре года назад мы начали проектировать принципиально новую распределенную почтовую систему Mailion, которая предназначена для корпоративных коммуникаций. Наше решение построено на Cloud Native микросервисной архитектуре, способно работать с более чем 1 000 000 пользователей одновременно и будет готово покрыть 100% потребностей крупных корпораций.
За время работы над Mailion команда выросла в несколько раз, и сейчас в продукт вовлечено почти 70 разработчиков. Мы прошли большой путь от идеи и первых прототипов до этапа пилотирования коммерческой версии. Настало время рассказать Хабру о том, что за продукт мы создаем, как устроена и работает наша почтовая система, какой стек технологий мы используем и почему за нашим решением — будущее корпоративных коммуникаций. Погнали!
Хабр, привет! Меня зовут Антон Герасимов, я руковожу департаментом разработки в московском центре разработки компании МойОфис. Сегодня мы хотим представить Mailion — принципиально новую российскую почтовую систему корпоративного класса, которая станет достойной альтернативой популярным иностранным решениям. Mailion обладает высокой нагрузочной способностью, беспрецедентными возможностями масштабирования и отказоустойчивости, а также требует минимального внимания со стороны системных администраторов.
Сейчас наша разработка находится в стадии бета-версии, но совсем скоро, по нашему плану до конца 2020 года, перейдет в статус пилотного внедрения коммерческого продукта.
По большей части эта статья содержит общие сведения — рассказать о сложном программном продукте в одной публикации просто невозможно. Я планирую сделать серию статей с рассказом про ключевые технологии. А пока для вашего удобства предлагаю такое содержание:
Что такое корпоративная почтовая система?
Простой и очевидный ответ на этот вопрос — средство для работы с электронной почтой и календарем. Но дьявол, как известно, кроется в деталях.
Итак, мы создаем почту нового поколения с расширенными функциями календарного планирования, которая ориентирована на корпоративный сегмент и крупные компании. Мы нацелены на работу с большими коммерческими и государственными структурами, в которых может быть от 30 тысяч до нескольких сотен тысяч рабочих мест.
В основе нашей системы лежит принцип платформенного решения. Мы отталкиваемся от концепции Unified Communications и предлагаем единый инструмент для работы с почтой, календарем и документами внутри одной системы, с возможностью наращивания функциональности решения за счет подключения дополнительных модулей и компонентов. Расширения, к слову, могут быть разработаны не только нами, но и нашими партнерами. Для этой цели будет опубликован и достаточно широкий инструментарий SDK.
Кому и зачем нужна еще одна почта?
Типичная корпоративная функция — механизм отзыва писем, который крайне востребован в крупных компаниях, но при этом практически не используется ни в B2C-сегменте, ни в малом бизнесе. Все дело в том, что среди малых групп пользователей вероятность возникновения такой потребности довольно невелика, да и цена ошибки намного меньше. Причем реализовать эту функцию вне корпоративной почтовой системы просто невозможно — даже в почте Google нет отзыва писем в том виде, к которому привыкли пользователи Exchange. Корень проблемы находится в устройстве почтовых протоколов из 80-х годов прошлого века.
Мы провели десятки фокус-групп, опросили сотни пользователей и потратили несколько тысяч человеко-часов на выявление типовых сценариев использования почты. Это позволило нам тщательно изучить потребности наших потенциальных пользователей и особенности их бизнес-процессов. На основе полученных данных мы решили разрабатывать архитектуру, которая позволила бы при необходимости масштабироваться до нужного объема нагрузки. В нашем представлении — предела вообще не существует, однако на текущий момент мы понимаем, как обеспечить работу компаний, в которых трудится нескольких сотен тысяч пользователей.
Что скрывается под капотом
В состав нашего продукта входят почтовое решение, инструмент для календарного планирования, адресная книга, а также интерактивный просмотр документов на базе нашего же решения МойОфис для работы с документами.
Поскольку мы говорим о решении корпоративного уровня, то неотъемлемой частью корпоративной почты является ещё и полноценная поисковая система. Наше решение способно проводить сквозной морфологический поиск по всем компонентам. Кроме того, вся почтовая система базируется на собственном хранилище, которое также оптимизировано для совместной работы. Подробнее про хранилище читайте тут
Читатель Хабра, уже имевший опыт работы с решениями МойОфис, знает, что в составе коммерческих продуктов присутствует «МойОфис Почта». И возникает вопрос — а в чем же ее отличия от корпоративной почтовой системы Mailion, над которым работала моя команда?
Мы в МойОфис решили, что для удовлетворения потребностей компаний разного масштаба необходимо сделать две почтовые системы корпоративного класса. Продукт «МойОфис Почта» предназначен для организаций, в которых число пользователей исчисляется тысячами или несколькими десятками тысяч. Для более крупных структур целесообразнее применять Mailion — новый продукт МойОфис, который построен на Cloud Native микросервисной архитектуре, имеет беспрецедентные возможности по масштабированию и отказоустойчивости.
При выборе продуктов, клиентам требуется заранее определиться со стратегией дальнейшего развития своей компании. Для любой организации внедрение почтовой системы — сложная проектная работа, которая не предполагает быстрой замены одного решения другим. Поэтому, максимально возможную нагрузку, критерии отказоустойчивости и самовосстановления, а также фактор географического распределения стоит учитывать заранее.
Две почтовые системы МойОфис — принципиально разные. Они построены с использованием разных технологических стеков, и инструменты для каждой из систем выбираются в соответствии с целями и задачами того сегмента, в котором будет разворачиваться почтовая система. У нас есть общее продуктовое видение того, что должно присутствовать в почтовых системах, а также синхронизация в подходах к дизайну. Но это два продукта, которые рассчитаны на разную аудиторию пользователей.
Какие вызовы стоят перед разработчиками
Далее по тексту я буду говорить только про новую корпоративную почтовую систему Mailion.
Мы провели тщательное исследование и проанализировали преимущества и недостатки существующих почтовых решений. Накопленный опыт наших специалистов, которые в прошлом имели непосредственное отношение к созданию высоконагруженных систем, позволил быстро выявить основную болевую точку любого известного продукта — производительность дисковых операций ввода и вывода (IO).
Можно сказать, что задача по ускорению IO-операций стала главным вызовом, с которым мы столкнулись. Необходимо было сосредоточиться на решении наших конкретных задач и мы стали создавать и развивать собственную систему хранения бинарных данных. У такого подхода есть вполне очевидная экономическая составляющая — нам требуется не только хранить данные, но и производить достаточно много операций дискового ввода и вывода.
Такое решение далось нелегко. Мы изучили множество продуктов корпоративного класса, которые нацелены на хранение информации, и не смогли найти ничего готового и подходящего под наши требования. Ведь нам нужно не только хранить данные, но и постоянно с ними работать, причем не в монопольном режиме с доступом одного пользователя, а обеспечить возможность коллаборации нескольких десятков тысяч пользователей.
Итак, мы определили, что наиболее приоритетным корпоративным критерием для нас является работа с большими объемами данных.
Надежность
Причем это не столько вопрос хранения, сколько задача обработки и быстрого доступа к этой информации. Требуется обеспечить высокие показатели надежности — время непрерывной работы всего решения должно быть на уровне 99,9%. При этом почтовая система должна быть автономной в принятии верных решений об обработке отказов. Только таким образом можно добиться отсутствия сбоев, способных парализовать бизнес-процессы той или иной компании.
Отказоустойчивость
Мы проработали комплекс мер, которые применяются для каждого компонента, и отобрали подходы для обеспечения отказоустойчивости. В частности, в корпоративной почтовой системе применяется кворумная работа с данными, резервирование сервисов и контроль отсутствия их состояний, а также собственные механизмы маршрутизации и поддержки кворума на базе консенсуса.
Критерием высокой отказоустойчивости является наличие в каждом компоненте механизмов для самопроверки. Mailion постоянно анализирует, правильно или неправильно исполняется та или иная функция, корректно ли действует тот или иной блок. Это одно из средств самовосстановления системы в случае сбоя. Информация не должна теряться, решение должно приходить в консистентное состояние в конечном счете.
Надо понимать, что предусмотреть вообще все вероятные события в жизни не представляется возможным — физику не обманешь. Но мы придерживаемся таких подходов к проектированию, которые позволяют нам с достаточно высокой степенью уверенности говорить о корректной обработке аварий определенных паттернов. У нас также есть большая группа тестирования, которая все время пытается что-нибудь в продукте сломать. И иногда у них это получается. По такому факту заводится инцидент, который мы детально изучаем и на его основе создаем новый механизм для устранения подобного рода проблем.
Рынок часто задает вопрос — что произойдет с системой, если она внезапно потеряет связь с одним из своих узлов? Такой запрос особенно актуален, если планируется внедрить географически распределенное решение.
При проектировании подобной инсталляции нужно учитывать потребности заказчика и его набор критериев надежности. Ошибочно полагать, что подключение к сети передачи данных везде одинаковое. В корпоративных системах важно учитывать даже скорость прохождения сигнала по оптоволокну.
Если заказчик предъявляет высокие требования к надежности, то мы будем рекомендовать установку в нескольких дата-центрах, которые будут объединены выделенными линиями связи.
Тем не менее нельзя исключать и сценарий полного отключения электричества в одном из узлов почтовой системы. В этом случае приостановится работа с мастер-данными этого сегмента, но остальные части будут работать, будто ничего не произошло. Система уведомит администраторов о потере узла, и сотрудники должны будут предпринять ряд соответствующих действий.
Также нашу почтовую систему можно настроить таким образом, чтобы происходило резервирование внутри дата-центра. Такой подход обеспечит работоспособность при потере нескольких узлов внутри ЦОД, причем потерю одного из узлов никто не заметит — кроме, конечно, системы мониторинга. При возникновении такого события нагрузка просто перераспределяется. Поэтому при проектировании почтовой системы важно учитывать запас — сколько и каких компонент можно будет «потерять» при аварии.
Самостоятельность
Абсолютно надежных систем не бывает, и отказы так или иначе, но могут случиться. Поэтому при проектировании почтовой системы важно обеспечить возможность быстрой локализации сбоев, которая позволит их устранить за определенный SLA-период. Причем сбои должны устраняться системой самостоятельно, минимизируя при этом вмешательство системных администраторов и служб эксплуатации.
Простота эксплуатации
Конечно же, большие системы не могут совсем не требовать к себе внимания высококвалифицированных сотрудников. Но один из аспектов, который мы рассматриваем при проектировании, заключается в том, что система должна быть легко администрируемая и не требовать каких-то уникальных компетенций.
Экономическая эффективность
Безусловно, для работы с любыми подобными корпоративными системами требуется подготовка сотрудников — ведь мы говорим о действительно огромных масштабах. Поэтому при создании нашего продукта мы фокусировались на снижении совокупной стоимости владения системой. Для любого бизнеса важно следить за эффективностью трат и стремиться избежать бесконечного вливания денег в операционные расходы.
Децентрализованность
Для обеспечения тех принципов, о которых я говорил ранее, необходимо, чтобы система была полностью распределена — централизованный подход всегда ограничен условиями использования аппаратного обеспечения.
Конечно, можно купить один большой сервер и попробовать поставить на него все приложения и сервисы. Но чем крупнее система, тем сложнее вся конструкция, да и надежность такой системы неуклонно снижается — ведь один сервер означает и единую точку отказа. И чем более мы централизуем работу, тем больше мы зависим от этой центральной точки.
Системные требования
Когда мы говорим о сложных корпоративных почтовых системах, то нужно понимать, что такого понятия, как «минимальная конфигурация для работы» не существует. В основе любых больших внедрений всегда лежит серьезная проектная работа. Она позволяет соотнести потребности конкретного бизнеса и оптимальную конфигурацию почтовой системы.
Корпоративная почтовая система — это гибкий инструмент, который можно настроить в соответствии с большим количеством параметров. Мы проводим нагрузочное тестирование по собственной методике, которая позволяет моделировать нагрузку, исходя из анализа десятка базовых и нескольких сотен возможных критериев.
Можно сказать, что при подготовке проекта внедрения именно расчеты покажут интенсивность работы пользователей в существующих бизнес-процессах организации. При этом анализируется много входных параметров, и в зависимости от возможной нагрузки принимается решение о необходимом объеме вычислительных мощностей — от одного компьютера до целого машинного зала.
Поэтому говорить о каких-то минимальных конфигурациях — не совсем корректно. В частности, у нас есть и демонстрационный стенд, который работает всего на одной машине. Но мы понимаем, что работа в корпоративном сегменте требует инсталляции на десятки и даже сотни виртуальных машин.
Технологический стек
При создании продуктов мы уделяем особое внимание лицензионной чистоте кода. В МойОфис установлены и действуют высокие стандарты качества, которые требуют от нас самостоятельно разрабатывать продукты полностью, с минимальным привлечением внешнего кода.
Большая доля кода Mailion — собственная разработка, код, права на который полностью принадлежат нам и который мы можем изменять и дорабатывать при необходимости. Большая часть кода нашей почтовой системы написана самостоятельно на Go (Golang). Кроме Go, мы используем C++, а также Java Script ES6 для веб-части.
Оставшиеся 5% — так называемые «тяжелые компоненты», такие как базы данных. К их числу относятся RethinkDB, ArangoDB и Redis. Из ключевых технологий также отмечу еще gRPC — систему удаленного вызова процедур, которая используется как единый механизм для взаимодействия по API, это важная часть.
Из чего состоит продукт
Корпоративная почтовая система — это не «сервер в вакууме». В состав нашего продукта входит порядка 70 компонентов и 45 сервисов, которые занимаются обслуживанием почтовой системы. Все эти элементы написаны «с нуля» и являются собственной разработкой МойОфис.
Наиболее заметной частью системы является серверный комплекс, который обеспечивает работу хранилища, почтовой, календарной и поисковой систем, и веб-клиента. Мы разрабатываем и несколько пользовательских приложений и планируем к моменту коммерческого релиза предложить нашим пользователям новые «тонкие клиенты» на технологиях нашего веб-клиента.
Совместимость с почтовыми системами
Mailion работает по стандартным протоколам. Для того чтобы начать пользоваться нашим решением, нужно лишь настроить клиентские приложения и дальше работать с ними в привычном окружении. Например, можно использовать входящее в продукт «МойОфис Почта» клиентское приложение.
Также для удобства наших пользователей мы создали специальный плагин, который обеспечивает бесшовный переход с Exchange. С его помощью пользователи смогут при замене почтового сервера продолжить работать с MS Outlook — они даже не заметят, что в их привычном взаимодействии со средствами коммуникации что-то изменилось. Такой плагин позволяет плавно переносить пользователей из прежней почтовой системы, без остановки работы всей организации. Это особенно важно, если вам требуется заменить средства для работы сотен тысяч пользователей.
Легкость администрирования
Особенность нашей корпоративной почтовой системы — в необходимости крайне малого участия администраторов. При проектировании мы постарались найти баланс между возможностью кастомизации и сложностью управления. Чтобы этого добиться, нам потребовалось провести множество исследований паттернов поведения администраторов сложных корпоративных систем.
В составе нашей команды работают, как я уже сказал ранее, специалисты высокой квалификации — у каждого из них есть солидный опыт администрирования. Поэтому при разработке системы мы постарались перенести их опыт на потребности пользователей при управлении сложным продуктом. Говоря иначе — зная о потенциальных проблемах, мы заранее предусмотрели способы их решения на уровне проектирования архитектуры.
Современный дизайн
На создание дизайна продукта ушло несколько тысяч человеко-часов. Перед разработкой стояла задача сделать интерфейс современным — легким и интуитивно понятным. Это сложно, когда ты проектируешь корпоративную систему, которая по умолчанию должна включать ряд специфических функций.
Конечно, дизайн нельзя «высечь в камне» или утвердить под подпись и печать — это живой инструмент, он постоянно развивается и совершенствуется. За четыре года мы трансформировали дизайн несколько раз, но при этом не было радикальной смены идеологии. Ключевой принцип построения всей корпоративной линейки продуктов заключается в создании универсальной дизайн-системы.
При проектировании дизайна корпоративной почтовой системы мы уделили особое внимание проработке трех ключевых направлений — адаптивность, системность и возможность подстроиться под фирменный стиль клиента.
Адаптивность
Особенность дизайна интерфейсов корпоративной почтовой системы Mailion — возможность отображения на устройствах с экранами любых размеров. Все визуальные компоненты тщательно прорисованы, они правильно масштабируются при работе на мобильных устройствах и отлично подходят даже для управления пальцами на сенсорных экранах. Также при изменении размера окна приложения трансформируется и колоночная верстка — размер колонок смещается пропорционально, в строгом соответствии с постулатами концепции насыщенных интернет-приложений.
Системность
В основе дизайна корпоративной почтовой системы Mailion лежит системный подход. Мы разрабатываем это направление с начала 2017 года, когда о дизайн-системах говорить было не так модно, как нынче. Дизайн-система — это набор правил и инструментов для визуального и технического исполнения, который отражает философию продукта и постоянно развивается. Мы вводили ее для упрощения коммуникации между разработкой и дизайном.
Настройка фирменного стиля
Наш дизайн — это «хамелеон», способный подстроиться под любой фирменный стиль клиента. Цвета всех элементов интерфейса определены через переменные. Таким образом, изменив базовый набор из нескольких цветов, можно перекрасить разом все приложения.
Шрифты также определяются через переменные: интерфейс может использовать фирменный шрифт компании-клиента, если это предусмотрено клиентским брендбуком. При этом разные шрифты могут иметь разный размер литер, и мы это учитываем. Например, PT Sans в 16-м размере выглядит ощутимо мельче, чем Roboto в том же 16-м размере. Поэтому мы подстраиваем размер текстовых блоков под особенности конкретного шрифта.
Устройству нашей цветовой библиотеки и особенностям работы со шрифтами мы посвятим отдельные статьи.
Мобильные приложения
Неотъемлемой частью любой современной почтовой системы являются мобильные приложения — пользователи должны иметь возможность работать из любого места и в любое время.
Сейчас мы только формируем концепцию корпоративных мобильных приложений, они должны учитывать различия в функциональности почтовых систем МойОфис и предлагать разные подходы к использованию электронной почты и календарных систем в корпорациях.
Интеллектуальная медиа панель
Наши фокус-группы показали, что пользователи считают громоздкими интерфейсы привычных почтовых систем. Опрошенные нами респонденты отмечали, что особенно сложно работать с событиями в календаре и с вложениями. Мы старались добиться отзывчивости интерфейса и увеличения производительности — сделать так, чтобы нашим продуктом было приятно пользоваться.
Медиапанель, новое средство для ускорения совместной работы, систематизирует всю информацию о переписке и обеспечивает моментальный доступ к списку участников переписки, ссылкам и версиям документов, которые когда-либо были отправлены.
Этот инструмент помогает в ситуациях, когда пользователям приходится работать с большими треками из сотен сообщений. Часто бывает так, что требуется найти документ или картинку, которые были только в одном из них. Медиапанель создает перечень всех элементов из цепочки писем, и отображает их в одном месте. В результате чего находить нужный объект становится гораздо проще.
Локализация
Потребность в корпоративной почтовой системе есть не только у российских пользователей. МойОфис проводит последовательную политику по выходу на иностранные рынки, поэтому вопросам локализации продуктов уделяется довольно большое внимание.
В нашем продукте потребность в локализации на иностранные языки закладывалась изначально, на уровне базовой части системы. Само по себе добавление новых языков для нас не является большой проблемой — это вполне понятная задача, которую мы знаем, как решать.
Сейчас пользователям доступны русский и английский языки. В ближайших релизах мы добавим в корпоративную почтовую систему поддержку языков, на которых работают продукты МойОфис — французский, испанский, португальский и другие. Нам в некотором плане проще, чем коллегам из соседних подразделений, так как для почтовых и календарных систем требуется учитывать только алфавит и особенности работы с датами и временем — формул, как в табличном редакторе, у нас, к счастью, нет.
Yes, we are hiring!
На создание нашего продукта ушло несколько сотен человеко-лет. И при всем желании я бы не смог рассказать сразу обо всем в рамках одной статьи. Тем не менее я надеюсь, что эта публикация послужит отправной точкой для знакомства с нашим продуктом — как я уже сказал выше, я планирую в дальнейшем рассказывать более подробно как о самом решении и его особенностях, так и о наших подходах к разработке.
Без тени скромности также скажу, что сегодня число компаний, которые разрабатывают подобные почтовые системы во всем мире — считанные единицы. Это действительно сложная инженерная задача, она требует и глубинного понимания потребностей корпоративных заказчиков, и тщательного анализа бизнес-процессов крупных организаций, современных трендов в дизайне и разработке, а также изрядное количество компетентных специалистов. Наша почтовая система развивается каждый день.
Прямо сейчас у нас открыто почти полсотни вакансий в разработке. Приходите к нам на работу, если вы хотите вместе с нами создавать продукт, который способен перевернуть представление корпоративного мира об электронной почте.