Что такое лист согласования
В каких случаях составляется лист согласования договора
Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.
Зачем нужен лист согласования
Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.
Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.
Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».
Типы листа согласования
Данный документ может быть:
Порядок заполнения листа согласования
При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:
При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.
После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.
Сроки согласования
Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.
На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.
Кто составляет документ
Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.
К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.
На что обратить внимание при составлении листа
На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.
Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:
Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:
Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.
Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).
В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.
Основные нюансы при оформлении листа
Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.
Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.
Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.
Сколько времени и как хранить бланк
Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).
А что собой представляет на практике лист согласование по договорам? Где о нем написано?
А что собой представляет на практике лист согласование по договорам? Где о нем написано?
Ответы на вопрос:
Разработанной формы нет, подписывается в свободной форме обеими сторонами договора. Указываются лица, которые согласовали текст и суммы и тех. задание и иные приложения, подпись и дата (ст 421 ГК РФ)
Марина Петровна! Лист согласования (неважно какая это организация-бюджетная или частная) должен быть утвержден и только тогда применяться в организации. Это некий маршрутный лист, где все этапы согласования договоров сопровождаются заполнением этого листа. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать структурное подразделение (отдел), от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников. Удачи!
Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной форме, например в положении о договорной работе организации. В него включаются руководители основных подразделений (отделов) для согласования проекта договора, указания замечаний.
Доброго времени Марина Петровна!
Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.
Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:
предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
дата составления листа согласования;
дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
дата возврата договора исполнителю;
подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.
На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор ст. 421 ГК РФ направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.
Образец листа согласования договора для бесплатного скачивания — правила оформления
Лист согласования является дополнительным элементом делопроизводства и необходим при работе с локальными нормативными актами предприятия, преимущественно имеющими организационно-распорядительный характер.
Все замечания, сноски, пометки выносятся на отдельный лист, который в практике современного документооборота и называется листком согласования. Он имеет вид бланка и используется почти повсеместно. Внизу статьи предлагаем скачать образец составления при согласовании договора.
Что такое лист согласования договора
В зависимости от разновидности листки согласования могут выполнять различные функции.
Обобщенно назначение таково:
Лист как часть совершенствования договора характерен не только для соглашений между контрагентами, но и при заключении коллективных договоров на предприятии, формировании локальных нормативных актов в компании, деятельности профсоюзных организаций.
Основная задача листа согласований – минимизация рисков при заключении любого договора и документа с аналогичной юридической силой.
Лист можно назвать «охранной грамотой», потому что он позволяет принять соглашение в таком виде, чтобы он соответствовал политике обеих сторон сделок. В случае профсоюзов и других выборных организаций листок согласования должен защищать интересы работников.
Листы согласования подразделяются на несколько групп. Документы одинаковы для всех сфер деятельности, однако подразделяются с учетом предмета документов.
Листы согласования бывают:
Индивидуальные листы могут включать штатных и приглашенных специалистов, являющихся экспертами в обсуждаемом вопросе, тогда как в универсальные стандартно вносят правки те работники, в чьи должностные обязанности входит процесс утверждения листов согласования документов.
Независимо от типа может оформляться на бумаге или в цифровом виде – как файл системы электронного документооборота (СЭД).
Также лист любого типа должны согласовать ряд лиц:
Все участники процесса должны быть перечислены в листе и заверить свое согласие с окончательной формой документа, поставив личную подпись.
Как оформить
Как правило, автором zвляется сотрудник юридического отдела или иной работник организации под руководством приглашенного юридического консультанта. Типовой формы не предусмотрено, поэтому установить локальные нормы можно путем создания отдельного акта на предприятии.
Документ должен отражать всю необходимую информацию, соответствовать нормативам официально-делового стиля и унифицированным правилам делопроизводства.
Структура составления для целей согласования договора такова:
Штампы и печати использовать не обязательно, но желательно. Лист подготавливается в единственном экземпляре, но при необходимости с него можно снимать копии. Срок согласования не фиксирован, но, как правило, не превышает одного календарного месяца.
С договором и листом согласования к нему обязаны ознакомиться:
Храниться должен вместе с договором, условия которого он заверяет. Минимальный срок хранения равен 5 годам.
Скачать образец
Выводы
Лист согласования документов нужен для корректировки и заверки условий договором между контрагентами, профсоюзом/работодателем и другими организациями.
Создается юристом и включает табличную часть. Заверять документ должны все лица, упомянутые в тексте. Желательно ставить печати или штампы. Хранится вместе с договором не менее 5 лет.
Как можно оформить согласование?
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1. Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике
Пример 2. Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3. Образец визирования документа
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4. Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации
Пример 5. Образец классического листа согласования
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
См. статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»
4. Согласование в СЭД
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6. Лист согласования, выведенный из СЭД
Согласование документов: примеры, цели, алгоритм
Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.
Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.
Что такое лист согласования?
Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:
Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.
Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.
Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).
Алгоритм согласования документов на предприятии
Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).
Стандартный алгоритм согласования такой:
Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:
Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.
Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?
BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.
Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.
Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.
Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.
Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.
Попробуйте Low-code BPM-систему на базе платформы Comindware Business Application Platform для управления согласованием. Для начала вы можете выстроить простейшую схему одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов и 1 бизнес-аналитик. Далее есть возможность постепенно усложнять схему процесса, добавляя новых согласующих и этапы, а также масштабировать решение на другие бизнес-процессы.
Закажите демо, чтобы увидеть, как это работает.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.