Что такое ляды бизнес процессах
Бизнес-процессы отдела продаж: как описать
Узнайте, как описать бизнес-процессы отдела продаж для того, чтобы управлять отделом эффективно.
Читайте в статье:
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ
Если вам нужен стабильный рост оборотов и прибыли, обеспечьте постоянный рост результатов на каждом этапе бизнес-процесса продажи.
Если вы сокращаете время прохождения этапа, увеличиваете конверсию этапов, снижаете материальные издержки для каждого этапа, то повышаете этим результативность бизнес-процесса продажи и на выходе увеличиваете количество сделок.
Бизнес-процессы отдела продаж делятся на основные и вспомогательные.
Основные бизнес-процессы обеспечивает прямую коммуникацию с клиентом. Основные бизнес-процессы отдела продаж это два процесса:
Вспомогательные бизнес-процессы отдела продаж поддерживает выполнение основных процессов.
Для того, чтобы выделить в режиме рабочего дня отдела продаж вспомогательные поддерживающие процессы, проведите анализ Карты рабочего дня и выявите, на какие активности кроме прямой коммуникации с клиентом тратят время ваши продавцы.
Варианты вспомогательных бизнес-процессов в отделе продаж:
Ваш продавец может согласовывать условия выставляемого клиенту Коммерческого предложения с экспертом технической службы. И в этом случае процесс продажи становится длиннее на время, в течение которого происходит это согласование. Также и с подготовкой договора.
Для этого необходимо описать все бизнес-процессы отдела продаж.
Таким образом кроме основного бизнес-процесса вам необходимо будет описать следующие суб-процессы отдела продаж:
Рассмотрим основные стадии бизнес-процессов отдела продаж: привлечения клиентов и обслуживания.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ПРОДАЖА И ОБСЛУЖИВАНИЕ
Бизнес-процесс продажи и обслуживания в В2В состоит из 6 (шести) генеральных стадий. На каждой стадии может быть несколько этапов.
СТАДИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ И ОБСЛУЖИВАНИЯ
Все стадии бизнес-процессов продажи и обслуживания описываются в деталях.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: ВОРОНКА ПРОДАЖ
Типовые этапы бизнес-процесса продажи для рынков В2В:
На стадии Leads Conversion на этапах подготовки КП и договора могут возникать «узкие» места, о которых мы писали выше. Необходимо описать вспомогательный процесс для того, чтобы продавец знал детально свои действия. И, далее, обязать сотрудников поддерживающих подразделений участвовать в бизнес-процессе продажи и нести ответственность за счет выполнения специально сформулированных под них KPI.
Для стадий бизнес-процесса обслуживания клиентов также можно разработать воронку продаж. Это будет воронка продаж для действующей клиентской базы. Она будет отличаться от воронки продаж новым клиентам.
Если вы хотите визуально отслеживать эффективность работы менеджеров на этапах основных бизнес-процессов отдела продаж (процесса привлечения и процесса сопровождения), разработайте для этих двух бизнес-процессов воронки продаж.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛА ПРОДАЖ: КАК ОПИСАТЬ ЗА 4 ШАГА
Разбейте бизнес-процессы отдела продаж на шаги. Желательно не превышать 7-12 шагов. Это то количество, которое ваши менеджеры смогут запомнить. Если шагов больше, то следует их объединить.
Назовите шаги бизнес-процесса продажи отглагольными существительными. Т.е. не «Согласовать КП», а «Согласование КП».
ШАГ 2. ОПИШИТЕ ЭТАПЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ
Опишите все этапы бизнес-процесса продажи. Для каждого этапа сформируйте следующие параметры:
Опишите этапы бизнес-процессов отдела продаж as is, то есть таким, какой он есть сейчас.
Затем опишите бизнес-процессы отдела продаж as to be, т.е. такими, какими они должны стать после исправления «узких» мест.
ШАГ 3. ОПРЕДЕЛИТЕ ЗОНЫ РАЗВИТИЯ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ ОТДЕЛА ПРОДАЖ
В ходе описания этапов бизнес-процесса вы выявите узкие места процесса. Определите зоны ближайшего развития, т.е. то, что вы исправите уже завтра. И зоны дальнего развития, т.е. улушения, которые вы реализуете сроком на 1-3 месяца.
ШАГ 4. ОПРЕДЕЛИТЕ ПОКАЗАТЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОТДЕЛА ПРОДАЖ
Сформулируйте показатели бизнес-процесса. Они могут быть сформулированы для каждой стадии. Показатели бизнес-процесса продажи измеряют результативность или эффективность этапов.
Показатели могут быть итоговыми (догоняющими) и промежуточными (обгоняющими).
Промежуточные показатели это активности менеджеров: звонки, коммерческие предложения, письма, клиенты.
После того, как вы описали бизнес-процесс продажи, составьте план действий (Action plan) по улучшению этапов. Разработайте дополнительные технологии продаж, материалы для менеджеров, скрипты и примеры писем.
Мы рассказали о том, какими бывают бизнес-процессы в отделе продаж, как их правильно описать для того, чтобы затем провести автоматизацию и внедрить управление по воронке продаж. Используйте эту информацию для повышения эффективности работы вашего отдела продаж.
Бизнес-процессы в отделе продаж
У бизнеса – две «ноги». Первая – генерация дохода. Вторая – улучшение бизнес-процессов. Под этим термином подразумевается логическая последовательность действий сотрудников (или команды). Шаги нужно делать по очереди, друг за другом, четко и непрерывно. Если, например, прибыль увеличится, но процессы плохо отлажены, возникнут проблемы. Начнет «хромать» качество услуг, менеджеры не будут успевать обрабатывать заявки – развитие прекратится.
Ведь фундамент продаж – это не только умение выделить преимущества товара. Важны и покупатели (понимание потребностей, опасений и умение привести к покупке), профессиональная команда (отбор сотрудников, оценка компетенции, контроль и мотивация) и бизнес-процессы (организация структуры отдела, стратегия и тактика).
Что изменит отладка бизнес-процессов в отделе продаж
Итоговая цель создания системы продаж, конечно, увеличение прибыли. Но, помимо реализации главной цели, попутно достигаются другие. Прежде всего, это предсказуемость коммерческого отдела. Становится ясно, какой требуется рекламный бюджет, чтобы получить конкретный доход – отныне объем прибыли можно прогнозировать.
Другие причины навести порядок в бизнес-процессах:
Во многих компаниях отделы продаж работают по принципу «дырявого ведра»: большая часть сделок упускается, чем закрывается. Если же отладить бизнес-процессы, количество успешных сделок возрастает до 30 %, а иногда удваивается или даже утраивается.
Состояние бизнес-процессов в компании: как проверить
Сложно «на глаз» определить, эффективно ли работает отдел продаж. Ведь если для одной компании хороший показатель – 10 продаж в месяц, то для другой даже 200 – провальный. Но есть конкретные «симптомы», которые подскажут, что бизнес-процессам стоит уделить внимание. Если в компании присутствуют хотя бы 3–4 проблемы из списка, нужно срочно решать вопрос.
Симптомы проблем в бизнес-процессах:
Налаженные бизнес-процессы в отделе продаж подразумевают достижение трех целей: гарантированный сбыт, независимость от кадров, планируемое наращивание сбыта. Если все три направления успешно работают, это показатель, что система продаж сформирована и хорошо действует.
Проверка эффективности бизнеса по «трем китам» – основным целям:
Алгоритм оптимизации отдела продаж
Культура построения системы продаж слабо развита – многие собственники бизнеса выстраивают бизнес-процессы по наитию. Системность должна включать понятный и результативный алгоритм работы, который не зависит от владельца компании. Признак системного подхода – возможность масштабировать бизнес-процессы.
Основной принцип построения бизнес-процессов – сначала продумать и прописать, как система должна работать. Затем – нанимать людей для определенных обязанностей.
По результатам анализа меняют бизнес-процессы – добавляют требуемые инструкции, KPI, продумывают способы мотивации, обновляют команду. Всегда помогает автоматизация бизнес-процессов, но иногда не сразу.
Основные бизнес-процессы: как определить
Все бизнес-процессы компании делят на три направления: главные, управляющие и вспомогательные. Основные подразумевают те, что приносят бизнесу доход. Это усилия, направленные на создание продукции или услуги. Вспомогательные – это инструменты, способствующие выполнению ключевых бизнес-процессов. Подразумевается, например, подбор сотрудников. Управляющие влияют на контроль всей системы. Прежде всего, речь о стратегическом управлении.
На первом этапе все бизнес-процессы описываются по принципу «как есть». А уже потом проводится анализ слабых мест. После выявления проблем бизнес-процессы описываются по принципу «как надо».
Шаг первый: аудит
Поскольку построение включает четыре больших направления, их и анализируют: продажи, работа сотрудников, поиск и обучение команды, анализ процессов в целом. Продумывая систему, прописывают линейку продукции и принципы позиционирования каждого продукта. Позиционирование обязано быть уникальным, отделять товар от конкурентов и создавать ценность для потенциальных покупателей.
Анализ включает и другие моменты:
Шаг второй: работа сотрудников
Стандартный формат – одноступенчатая схема. Команда включает руководство и менеджеров (до шести человек). Менеджерам «доверяют» все этапы, а руководитель контролирует ключевые показатели. Этот вариант хорош для небольшого бизнеса – прежде всего, для B2B. Поскольку требуется устанавливать личные отношения с клиентами, концепция работает.
Еще один подход – двухступенчатая схема. В этом случае команда состоит из двух отделов. Первый привлекает клиентов – например, с помощью холодных звонков. Второй отдел работает с лидами, продает и ведет постоянных клиентов. Во главе отделов может стоять коммерческий директор, которому подчиняются РОПы.
Для отбора кандидатов обычно используют классический метод (несколько собеседований или заданий) или конкурс (объединяют кандидатов в группу и проводят «соревнование»). Предварительно нужно сформировать карту компетенций. Затем – подобрать инструменты, которые позволят их определить.
Как организовать работу персонала:
Помимо правильной организации, существенный момент – мотивация в отделе продаж. Людьми движет не только желание получать хорошую зарплату. Мотивирует сотрудников профессиональное развитие, стабильность (возможность спрогнозировать примерный доход), удовольствие от работы.
Универсальные способы мотивации:
Шаг третий: проверка схем на практике и мониторинг
Важный момент – внедрение новых правил на практике и дальнейший мониторинг – отслеживание, как работает каждый «винтик» бизнес-процессов. Тут поможет CRM-система. Она позволяет создавать отчеты за несколько кликов. Например, система подсчитает число успешных сделок, поможет обнаружить слабые места в воронке продаж, определит число звонков относительно продаж. А еще – сегментирует покупателей и покажет динамику заявок.
Программное обеспечение позволяет создать несколько воронок продаж. CRM-система способна выполнять функции руководителя – следить за персоналом. Например, сообщить о дедлайне, поставить задачу или приостановить переход сделки на новый этап, если заявка заполнена неверно. Сохраняется и история активности каждого работника. В итоге вся актуальная информация доступна руководству в любой момент.
Популярные ошибки при построении бизнес-процессов
Ошибка № 1. Непрописанные цели и показатели. Тормозить эффективность бизнес-процессов могут непродуманные финансовые цели на определенные периоды. Важно, чтобы были прописаны и остальные показатели: количество звонков и встреч, клиентов, сделок. Важно привязать их к материальной мотивации. Например, не сделал звонки – не получил премию.
Ошибка № 2. Проблема с кадровой политикой. Не подобраны подходящие сотрудники, непонятные условия работы, отсутствие обучения.
Ошибка № 3. Объединение отдела продаж с другими командами. Эти сотрудники не должны брать на себя дополнительные непрофильные обязанности.
Ошибка № 4. Отсутствует контроль рабочего процесса. Нужно проверять не только, как действуют менеджеры, но и оценивать контакты с клиентами (помогает CRM).
Ошибка № 5. Отдел работает без руководства. Даже небольшой команде из трех хороших менеджеров требуется наставник.
Что такое бизнес-процесс организации и из чего он состоит: описание, примеры, этапы формирования
Этот термин часто можно встретить на различных форумах, порталах и даже в обычных разговорах. И неудивительно, ведь стремительное развитие бизнес-индустрии непременно связано с необходимостью его автоматизации. Многие люди не вкладывают в него специальный смысл и не дают ему определение, а используют банально «по умолчанию», так как значение этого слова понятно на интуитивном уровне даже людям, далеким от этого вида деятельности. Однако для большей осведомленности, повышения своей продуктивности и расширения кругозора стоит более детально ознакомиться с тем, что такое бизнес-процессы предприятия, компании или фирмы.
Определение
Сегодня существует большое количество определений термина, однако наиболее популярными являются эти.
Именно последнему определению стоит уделить внимание. В этом описании бизнес-процессов компании делается акцент на сотрудниках и коллективе. Это обосновывается следующим.
Описание
Важно знать, что модель бизнес-процесса не может быть без описания, так как реализация одного без другого не представляется возможным в современных реалиях. Однако несмотря на эту зависимость, вся деятельность должна быть логичной, а ее реализация — приводить к желаемому результату. Описание нередко является творческим занятием, потому что описывая даже «то, что есть», всегда возникают определенные недочеты, возникает сглаживание острых углов и т.п. А вот при необходимости описать «то, что должно быть», приходится создавать кое-что новое уже на созданной базе.
Поиск клиента по номеру телефона или Ф.И.О.
Регистрация новой карточки (если нет записи)
Идентификация клиента или регистрация новой карты
Проверка товарного наличия
Сотрудник складского помещения
Проверка наличия по базе данных, уточнение у работника склада
Озвучивание наличия, текущей цены, способов и
Переход к презентации товара или к ожиданию его поступления
Заказ клиента + товар в наличии
Проведение презентации, озвучка главных характеристик, ответы на вопросы клиента
Перевод в продажу, перевод в возвращение, отказ от продажи
Переход на этап оформления или завершения бизнес-процесса
Подтверждение заказа от клиента
Резерв товара на складе, оформление заявки на доставку, подготовка документации
Оповещение клиента о примерном или точном времени доставки
Окончание оформления и передача в службу доставки
Создание, построение, разработку бизнес-процессов можно сравнить с попыткой найти баланс на тонкой нити идеальной творческой комбинации, искусства и четких математических вычислений. Но нужно адекватно осознавать, что в природе нет идеала, поэтому не стоит надеяться на полное соответствие реальности и отсутствие любых недочетов. В любом деле присутствуют ошибки и упущения, даже при строгом выполнении всех правил регламента.
Помимо этого, не стоит забывать о возможности будущего улучшения. Даже при желании создать безукоризненный продукт, будут выявлены коррективы, которые можно внести в любой момент. Здесь необходимо своевременно остановиться, так как дополненный процесс реализуется различными лицами, которым намного комфортнее работать по старым методикам. А также нужно учитывать их косвенное мышление и уровень обучаемости. Кроме этого, и автоматизация, чаще всего входящая в состав модернизации, нуждается в некоторых инвестициях. Поэтому стоит всегда рассчитывать реальные возможности клиента.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Из чего состоят и какие бывают бизнес-процессы
Сегодня существует 2 основные классификации: расширенная и упрощенная. Каждая из них имеет свои особенности и отличительные черты. К первой относятся такие процессы:
Упрощенные составляющие бизнес-процесса делят на: управляющие, основные и вспомогательные.
Подробная классификация процессов
История появления термина
Его первые упоминания были в далеких 70-х годах ХХ века. Именно в этот период началась активная эксплуатация информационных систем, для которых и нужны были нотации, а также применяемся сам термин. Это связано с тем, что после их введения наблюдалось значительное увеличение сложностей в вопросе рабочей организации. Техника не могла справиться с абстракциями, так как для ее функционирования требовался четкий алгоритм и установленный порядок информационной обработки. Еще до момента автоматизации существовали проблемы с человеческой коммуникацией, из-за чего потребовалось принимать конкретные решения для всеобщего взаимодействия. Обычных инструкций было недостаточно, поэтому появилось острая нужда в стандартизации.
Первая методологическая разработка и формирование бизнес-процессов организации было у военнослужащих в США. Это объясняется их активным использованием удаленных соединений, которая впоследствии превратилась в мировую сеть. Внедрение такого количества информационных систем вынудило создать действенные нотации, благодаря которым удалось получить инструмент описания человеческого взаимодействия с компьютерными технологиями. Это позволило оптимизировать предпринимательство, получая при этом лучшую производительность при аналогичных затратах.
Бизнес-процесс — основные характеристики
Выделяют 3 главные характеристики: цена, продолжительность, удовлетворенность потребителя товаром или услугой. Более подробная информация будет представлена в таблице, расположенной ниже.
Чем выше скорость выполнения процесса, тем лучше продуктивность предприятия. Но важно помнить, что качество результата должно соответствовать высокому показателю с меньшими временными затратами. Для их снижения времени выполнения процесса применяются разные технические и IT-методы, ускоряющие бизнес.
Стоимость выполнения бизнес-процесса должна стремиться к минимуму. Этот подход относится как к производственному процессу, так и к предоставлению услуг. Фирма, оптимизирующая и снижающая цену, имеет значительно больший заработок.
Результатом бизнес-процесса является продукт. От качества финального результата зависит успех предприятия и лояльность клиентской базы. Нужно собирать обратную связь для уличения контроля качества.
Главные задачи
Для того чтобы правильно подготовить и реализовать все этапы выстраивания бизнес-процесса, стоит заранее ознакомиться с его основными задачами. Стоит обращать внимание на:
Отличие бизнес-процесса от технологического
Их главной отличительной чертой является конечный результат. К примеру, если говорить о производстве, то на выходе заказчика хочет получить продукт, имеющий определенные характеристики. Безусловно, даже при использовании технического оборудования есть риск получения бракованных товаров, однако не один из закономерных вариантов, а следствия несоблюдения технологического процесса. В бизнесе, в отличие от предыдущего описания, конечный результат разнится, исходя из выполнения некоторых условий в самом «теле», реализуемый без отклонений от намеченного плана.
Для лучшего понимания приведем наглядный пример технологического процесса:
Все действия достаточно однозначны и отсутствуют так называемые «вилки».
Пример внутреннего бизнес-процесса в компании выглядит следующим образом:
Исходя из этого можно сделать логичное умозаключение о том, что в данном алгоритме изначально присутствует возможность постановки условий и выполнения различных действий, которые напрямую зависят от первоначальных и промежуточных сведений.
Зачем моделировать бизнес-процессы
Моделирование является крайне эффективной и популярной методикой, значительно ускоряющей понимание происходящего вокруг для штатных сотрудников. Она позволяет результативно решить 2 задачи:
Как описывать
Разобрав на простом примере, как описывать бизнес-процессы в компании, можно получить действительно эффективный инструмент. Для этого рекомендуется тщательно ознакомиться с последовательностью действий всего рабочего персонала. После сбора достаточного количества информации она передается в графическую инструкцию. Но для личного пользования она может быть создана в любом формате (даже в виде текста), но для партнеров и работников лучшим выбор станет графика. Это связано с хорошим восприятием и более быстрым пониманием, достигающим благодаря изучению на нескольких уровнях детализации.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Правила описания бизнес-процесса: что это такое
Определенные рамки и правила устанавливают индивидуально, с учетом личных предпочтений заказчика и предпринимательской деятельности. Но существуют обязательные пункты, которые можно расценить как залог успеха. Это:
Распространенные мифы и ошибочные мнения
Примеры и описание того, что такое бизнес-процесс в организации поможет развеять наиболее популярные ложные мнения, касающиеся этого вопроса. Среди них:
Нужно понимать, что зная, как составить бизнес-процесс, получится добиться отличного результата с минимальными потерями, также приобрести бесценные знания в этой теме, которые можно использовать в дальнейшем. Но при его разработке важно учитывать, что он обязан решить поставленную перед заказчиком задачу (любой степени сложности) и ответить на вопрос, который обсуждается в пределах этого проекта. Остальные проблемы решаются при будущем плодотворном сотрудничестве. Это нужно понять всем потенциальным клиентам, у которых возникает непонимание того, почему отсутствует детализация определенных действий и многого другого, касающегося обсуждений. Только такой подход к делу поможет увеличить производительность своей предпринимательской деятельности, повысить лояльность клиентской базы, привлечь новых партнеров, поднять конкурентоспособность на современном рынке и приумножить показатели дохода.
Упростить и оптимизировать различные бизнес-процессы помогут продукты от компании «Клеверенс».