Что такое машиночитаемый документ
В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно
Пересмотр порядка применения электронной подписи повлек за собой изменения в части подтверждения полномочий подписанта. Если раньше ЭП выдавались сотрудникам и в них прямо указывалась организация, то с 1 января 2022 года подписывать документы от имени организации сможет только ее руководитель, а сотрудники должны будут использовать подпись физлица и подтверждать полномочия подписанта машиночитаемой доверенностью. Подпись физлица можно будет использовать и для личных, и для рабочих нужд.
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?
Для начал объясним, откуда вообще ноги растут, точнее сведения, что МЧД вообще кому-то нужна.
Во-первых, об этом нам говорят изменения в 63-ФЗ (вносятся Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, вступают в силу с 1 января 2022 года).
Например, в 63-ФЗ со следующего года будут добавлены новые статьи 17.1 — 17.6. И вот в них мы и видим упоминание нового формата доверенности.
Статья 17.2 в п. 2 сообщает, что если при подписании электронного документа от имени организации выступает не директор, а иное уполномоченное лицо, то нужно приложить электронную доверенность. Аналогичные требования действуют в отношении ИП (п. 3 ст. 17.3).
А в статье 17.5 уже прописываются правила оформления МЧД:
Обратите внимание! По закону подписать такую доверенность может только уполномоченный представитель юрлица, действующий без доверенности, т.е. директор.
ФНС на своем сайте сообщает:
Это наводило на мысль, что для отдельных систем формат доверенности может быть разным. Но в итоге в октябре были опубликованы сразу два приказа Минцифры № 857 и № 858. С ними появилось больше определенности.
Формат электронной доверенности
Приказ № 857 четко расписывает единые требования к МЧД :
Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться « в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия ».
Учитывая, что к приему новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовится, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то ее можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.
Подчеркивается еще раз, что подписать доверенность, выданную физлицу, должен руководитель организации, ИП, или доверитель — физлицо (если доверенность оформляется между двумя частными лицами).
Сейчас на этапе проектов еще два Постановления Правительства, касающиеся доверенностей. Одно устанавливает требования к работе с МЧД — хранение, отмены и т.п. Второе — регламентирует применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП. Например, предполагается, что не обязательно будет прикладывать электронную доверенность к каждому отправляемому документу. МЧД можно будет передавать один раз в следующих случаях:
Кроме того, пока еще в процессе подготовки и правила формирования и использования классификатора полномочий.
Проще говоря — большая часть ключевых законодательных актов, регулирующих работу с электронными доверенностями, еще не принята, хотя до конца 2021 года осталось уже не так много времени.
Изменения в работе с электронной подписью в 2021 и 2022 годах
Пока ясность есть только в отношении электронных подписей. По ним не только есть уже готовые изменения, но и даны рекомендации и разъяснения по применению.
Во-первых, в 2021 году никакого апокалипсиса не произошло — крупные операторы, в т.ч. Калуга Астрал, как выдавали ЭП, так и продолжили их выдавать, получив аккредитацию по новым правилам.
Во-вторых, параллельно с работой АУЦ (аккредитованными удостоверяющими центрами) с июля ФНС запустила выдачу КЭП для ИП и руководителей организаций, а также определило доверенных лиц (пока только двух) для выдачи подписей от имени налоговой службы.
Это было сделано в первую очередь для того, чтобы в конце года не создался ажиотажный спрос на КЭП, получаемые в ФНС.
В то же время у АУЦ сохранилось и в этом году и в дальнейшем право выдачи электронных подписей физлицам, как обычным, частным, так и работникам компаний и ИП.
Но многие бизнесмены волновались — подпись они получили в 2021 году, но с 1 января 2022 года выдавать их директорам и предпринимателям сможет только ФНС и ее доверенные лица. Неужели уже купленные подписи потеряют свою юридическую силу?
В своем письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 Минцифры развеяло все сомнения — электронные подписи, выданные в 2021 году УЦ, аккредитованным по новым правилам, продолжат действовать, причем если подпись выдана работнику организации или индивидуального предпринимателя, то и после 1 января 2022 года к ней не нужно будет прикладывать МЧД, конечно до окончания срока действия. Затем надо будет получить новую электронную подпись, а вот к ней уже понадобится доверенность.
Те, кто получает подписи в этом году, имеют больше времени на подготовку к работе с новым форматом. К тому времени, как закончится срок действия КЭП их сотрудников, появятся и необходимые законодательные акты, и разъяснения от ведомств, и какая-то практика по применению МЧД.
В 2022 году при получении новой подписи выбора уже не будет — нужно будет сразу оформлять на сотрудников доверенности. А вот в каком виде и как именно технически — еще не ясно.
Как получать подпись руководителю в 2022 году:
После получения подписи нужно настроить рабочее место, купить и установить КриптоПро CSP для работы с электронной подписью.
Получить подпись можно и у доверенных лиц ФНС, о которых мы писали выше. Им нужно будет предъявить точно такой же пакет документов.
Как получить электронную подпись работнику в 2022 году:
Что касается доверенностей (МЧД), то их будут выдавать сами работодатели. Как мы уже рассказывали — технология формирования, передачи, хранения и отзыва таких доверенностей находится в разработке.
Есть ли проблемы с новыми подписями от ФНС?
Ряд электронных площадок, например, для проведения торгов применяет специальные расширения, подпись ФНС не подходит для работы с ними. Перед тем, как получать и использовать новую подпись, отказываясь от применения КЭП, выданных удостоверяющими центрами, проверьте, сможете ли вы пользоваться новой подписью на выбранной площадке.
Рекомендуем пока пользоваться подписями, выдаемыми АУЦ, до того, как будет налажена системы работы новых электронных доверенностей и функционал различных порталов подготовят к работе с ними.
Заказать подпись Астрал ЭТ на 15 месяцев : быстрый выпуск, использование на всех основных порталах, для подачи отчетности, ЭДО и др.
Обязательное применение электронных доверенностей планируют перенести
Перенести обязательное введение электронных доверенностей решили участники межведомственной рабочей группы при Правительстве РФ. Это означает, что сотрудники и уполномоченные лица организаций и ИП смогут работать без изменений. Подробности — в новости.
Межведомственная рабочая группа при Правительстве РФ, в состав которой входят представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности (иначе «машиночитаемой доверенности», МЧД). Об этом сообщает РБК со ссылкой на представителя вице-премьера Дмитрия Чернышенко. Участники заседания отметили, что переходный период необходим, чтобы информационные системы и участники ЭДО успели подготовиться к работе с МЧД.
Точные сроки переходного периода еще не определены. По данным РБК, участники правительственного заседания обсуждали отсрочку «в течение 2022 года». Также пока неясно, как именно будет организован переходный период. Эксперты УЦ Контура ожидают, что нормативно-правовые акты (НПА), которые подтвердят введение отсрочки и разъяснят ее сроки и порядок, будут приняты к концу 2021 года.
Предполагалось, что с 1 января 2022 года сотрудники и уполномоченные лица компаний должны быть готовы перейти на новый формат подписания документов: использовать личную электронную подпись физлица и прилагать к ней МЧД. Такой порядок вводили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с поздним появлением соответствующих НПА, участники рынка ЭДО могли не успеть перейти на МЧД к 1 января 2022 года, а ряд документов, регламентирующих правила работы с МЧД, только утверждаются. Информационные системы только с их появлением смогли начать перестраивать свои процессы.
Планируемый переходный период временно вводит добровольное применение электронной доверенности. То есть сотрудники юрлиц смогут:
С одной стороны это усложнит работу, ведь надо быть готовым к двум сценариям, с другой — даст участникам рынка время, чтобы доработать свои системы для работы с электронной доверенностью.
В силе останутся изменения для руководителей. С 1 января 2022 первому лицу организации и ИП нужно обращаться за новой ЭП в УЦ ФНС (в том числе к доверенным лицам ФНС), либо в УЦ Центробанка или в УЦ Казначейства — в зависимости от типа организации.
Руководители и сотрудники могут получить электронную подпись в УЦ Контура по прежним правилам до конца 2021. Действовать такие подписи будут до истечения своего срока.
Эксперты УЦ Контура ожидают, что в течение переходного периода сотрудники и уполномоченные лица смогут получать электронные подписи по текущим правилам, обращаясь в аккредитованные УЦ. Мы сообщим, когда соответствующие нормативно-правовые акты будут опубликованы.
Контур по-прежнему планирует поддержать работу МЧД в своих сервисах. А также разрабатывает сервис для работы с МЧД, где руководитель и сотрудники смогут управлять электронными доверенностями организации. Если у вас есть запрос на сервис, в котором можно формировать и подписывать МЧД — напишите об этом на trust@kontur.ru
В тексте мы говорим «получить электронную подпись», хотя по факту в удостоверяющем центре (УЦ) получают «сертификат электронной подписи». Мы упростили термины сознательно.
Машиночитаемое право: возможно ли его применение в ближайшем будущем?
 |
| AnSim / Depositphotos.com |
В рамках дискуссии эксперты высказали свое мнение по вопросу актуальности машиночитаемого права, а также высказали свои предположения о том, как такой формат повлияет на повседневную деятельность. Анна Серебряникова, президент Ассоциации участников рынка больших данных, управляющий партнер Nlogic, отметила, что переход к машиночитаемому праву неизбежен и процесс уже начат. Эксперт обратил внимание на то, что в повседневной жизни юристы уже пользуются автоматизацией, например, при использовании справочно-правовых систем, таких как, например, ГАРАНТ. Использования таких средств положительно влияет на производительность труда.
Первый заместитель председателя Банка России Сергей Швецов считает, что машиночитаемое регулирование, машиночитаемое право и машиночитаемое правосудие займут место в системе в ближайшее время, причем процесс произойдет быстрее, чем этого ожидают. Среди положительных факторов применения машиночитаемого права эксперт называет: рост производительности труда, единство правоприменения (подразумевает централизованное развитие нейронной сети и использование алгоритмов вместо команды юристов), экономия издержек на развитие законодательства. Сергей Синицын видит в применении машиночитаемого права экономию трудовых и временных ресурсов. Праву следует учитывать технологический прогресс, а в будущем возможно изменение юридического мышления – однако, это процесс последовательный, подчеркнул эксперт. При этом он считает, что на данный момент есть все основания вести дискуссию о том, что «в праве сложились достаточные условия, чтобы обсудить перспективу развития и локализацию машиночитаемого права».
Наряду с положительными сторонами Сергей Швецов обращает внимание и на сложности: для использования машиночитаемого права следует создавать целую экосистему – так, например, модификацию претерпит юридическая профессия – часть юристов, задействованных в работе сейчас, будут не востребованы впоследствии. Однако, положительный опыт внедрения автоматизации есть: так, внедрение в финансовой сфере смарт-контрактов и роботизированного кредитования и замена клерков на компьютеры прошла успешно, считает эксперт. Еще одним острым вопросом выступает психологический фактор – уровень доверия общества компьютерным системам, в особенности когда дело касается жизненно важных вопросов. И третьей сложностью Сергей Швецов выделил проблему управления информационными системами.
О трансформации юридической профессии в технический уклон высказала свое мнение Анна Серебряникова. Она напомнила, что в данный момент все больше юристов изучают программирование, а некоторые вузы включают программирование в юридическую учебную программу. Все это связано с трансформацией профессии юриста, но не полном ее исчезновении – творчество и умение принимать решения отличает человек от информационных систем, считает эксперт.
Одним из ключевых вопросов развития машиночитаемого права является вопрос предела автономности процесса, а также уровня контроля (или в целом присутствия) человека в таком процессе, считает Сергей Синицын. Эксперт считает, что процесс применения машиночитаемого права будет постепенным и многоэтапным, а развиваться он будет в соответствии с развитием технологических отношений – о единовременном переходе к машиночитаемому праву говорить не приходится. Уровень развития искусственного интеллекта и машиночитаемость на данный момент не находятся на той стадии, когда можно говорить о полной автономности систем, заметила Анна Серебрянникова. Сложность алгоритма прямо пропорциональна знанию о том, как он работает, замечает эксперт – именно поэтому может быть трудно доверить функции алгоритму, когда о его работе известно достаточно немного.
При этом полный переход от человекочитаемого права к машиночитаемому невозможен, считает Анна Серебряникова. Это связано с наличием широкого круга людей, которые применяют право и должны его понимать. Эксперт считает, что эти две системы будут сосуществовать и функционировать вместе.
Первоочередной задачей выступает поиск ответа на вопрос о том, для чего в целом требуется машиночитаемое право, заметил заместитель генерального директора, директор по цифровой трансформации АО ОХК «Уралхим» Савва Шипов. Без понимания целей и способов использования машиночитаемого права на практике будет затруднительно развивать вектор направления развития нового института. Так, например, для финансового рынка одним из первичных задач является роботизация комплаенс-процессов и процесса контроля за соблюдением того регулирования, которое выпускает регулятор, – например, расчет обязательных нормативов, контроль за функционированием искусственного интеллекта в сфере финансового консультирования, отметил Сергей Синицын. Эксперт также приводит в пример тот факт, что при внедрении роботизации на кредитном конвейере была исключена коррупция при выдаче кредита, а сами роботы показали эффективность лучше офисных работников, принимающих решения о выдаче кредита.
1 Ознакомиться с концепцией развития технологий машиночитаемого права можно на сайте Сколково.
Машиночитаемый документ
«. 2.3.3.1. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. «
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»)
Смотреть что такое «Машиночитаемый документ» в других словарях:
МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно параграфу 2.3.3.1 ГСДОУ, – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
машиночитаемый текст — делопр. документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
Система автоматизации документооборота — Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Система ав … Википедия
СЭД — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… … Википедия
Электронный документооборот — Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… … Википедия
Электронная — 8. Электронная вычислительная машина ЭВМ Electronic computer Вычислительная машина, основные функциональные устройства которой выполнены на электронных компонентах Источник: ГОСТ 15971 90: Системы обработки информации. Термины и определения ориги … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
электронная копия — 4.15 электронная копия (electronic copy): Компьютерный диск или другой машиночитаемый носитель информации, содержащий файл или файлы, с которого(ых) может быть распечатан документ. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Информационн … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения — Терминология ГОСТ 7.76 96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения оригинал документа: 7.2.16 автор: Лицо, создавшее… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002: Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства — Терминология ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства оригинал документа: 4.16 n штрих (en dash): Штрих, имеющий такую же ширину, как и строчная буква «n». Определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Р 50.1.048-2004: Информационно-телекоммуникационные игровые системы. Термины и определения — Терминология Р 50.1.048 2004: Информационно телекоммуникационные игровые системы. Термины и определения: 2.3.25 адаптивное сопровождение: Изменение программного продукта после поставки, обеспечивающее его работоспособное состояние в измененных… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.
В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?
В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.
По-старому
Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности.
По-новому
Сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.
Электронные подписи для руководителей, предпринимателей и сотрудников
Удостоверяющий центр «Росэлторг» аккредитован Минцифры России по новым правилам
Требования к машиночитаемой доверенности
Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:
Как сделать машиночитаемую доверенность?
Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.
Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.
Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG.
Какие сведения должна содержать машиночитаемая доверенность?
Что делать сотруднику с машиночитаемой доверенностью?
Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.
Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.
Если кратко
Электронные подписи для руководителей, предпринимателей и сотрудников
Удостоверяющий центр «Росэлторг» аккредитован Минцифры России по новым правилам