Что такое мастер данные
Как навести порядок в большом бизнесе с помощью МДМ-системы
Опыт «Балтики» по внедрению системы управления мастер-данными.
Развиваясь, любая организация накапливает все больше информации — новые клиенты, новые продукты и услуги, новые склады. При этом информацию нужно структурировать и обновлять. Но когда объемы данных доходят до критической отметки, становится сложно контролировать изменения. Представьте, что обновления вносятся разными сотрудниками из разных подразделений, в разных системах, да еще и вручную. Что же мы получаем в итоге? Появляются дублирующие записи, неподтвержденные или непроверенные данные, которые могут привести к ошибкам в управлении и неверным бизнес-решениям.
На протяжении двух лет компания «Балтика» реализует проект по управлению мастер-данными, который затронул деятельность многих служб и департаментов, в том числе производство, продажи, логистика, маркетинг, клиентский сервис и т.д. Этот проект реализуется не только в России, но и в ряде стран Восточной Европы.
Что такое мастер-данные?
Мастер-данные (МД) — это информация о ключевых бизнес-объектах, которые используются во всех процессах и департаментах. Их особенность в том, что они редко меняются. Мастер-данные определяют все составляющие бизнеса, с которыми имеет дело организация. Управление мастер-данными (MDM, Master Data Management) представляет собой комплекс процессов, стандартов и программного обеспечения, позволяющих единообразно работать со всем массивом данных.
В процессе управления МД важно правильно определить и назначить роли. Например, процесс ввода нового SKU (Stock Keeping Unit — идентификатор товарной позиции, учетная единица управления в рамках планирования, прогнозирования и продаж ) в систему состоит из 8 последовательных этапов с 17 ролями рецензирования и исполнения, ведения порядка 100 атрибутов. Все это требует организации, систематизации и документальной фиксации, отслеживания сроков исполнения.
Причины, по которым возникла необходимость в проекте
В 2017 году компания «Балтика» приняла решение значительно расширить продуктовый портфель. Параллельно по всей стране начали открываться внешние и 3PL-склады (3rd party logistics — поставки, осуществляемые 3ми лицами), а до этого — склады ответственного хранения. Стояла амбициозная задача открыть еще около 30 новых складов. Представляете весь масштаб? Процесс ввода данных SKU был достаточно сложным, отчетность требовала диджитализации.
Переход к централизованному управлению мастер-данными позволил:
· уйти от дублирования одинаковых строк данных в рамках поддержки ключевых классификаторов в актуальном состоянии в разных странах региона;
· ограничить круг пользователей, которые имеют доступ к вводу данных благодаря централизованному порядку внесения информации;
· сократить общее время на ввод данных о контрагентах, товарах и складах за счет централизации функционала и распределения ролей;
· предотвратить занесение неподтвержденной и некорректной информации.
Этапы реализации проекта
1. Определение Scope проекта, т.е. его границ, рамок. В компании сфокусировались на следующих ключевых объектах мастер-данных: Организация (Поставщики, Клиенты), Товары (SKU и Товарно-материальные ценности — часть материального имущества организации, которое находится в собственности организации и относится к ее оборотным средствам) и Склады.
На этом этапе были определены роли:
· инициатора запроса на операцию со строкой мастер-данных;
· владельца данных, который принимает решение о целесообразности производимого действия над строкой мастер-данных;
· дата-стюарда — основного участника процесса по обеспечению контроля за данными;
· группы по управлению мастер-данными, которая осуществляет менеджмент потока данных.
2. Реализация централизованной базы данных, в которой содержатся данные в ключевых классификаторах.
3. Внедрение системы электронного документооборота для поддержания эффективного обмена информацией в компании. В качестве такой программы была выбрана «СЭД Монолит», так как она позволяет разрабатывать, контролировать и поддерживать процессы управления мастер-данными в реальном времени и с помощью мобильного приложения. «СЭД Монолит» синхронизирована с ключевыми классификаторами, что позволяет соблюдать правило «одного касания» — данные вводятся в систему единожды и передаются в остальные модули системы и внешнее программное обеспечение.
Результаты реализации проекта
Теперь давайте поговорим о тех результатах, которых «Балтике» удалось достигнуть с внедрением централизованного подхода. Одним из направлений работы группы является актуализация весогабаритных характеристик продукции. Благодаря актуализации этих данных в системе компания уменьшила количество «воздуха», которое раньше перевозилось вместе с продукцией. По нашим подсчетам, это позволит сэкономить как минимум 30 млн. рублей в 2019 году.
Сократилось время на ввод новых мастер-данных, а также скорость оцифровки и отслеживания этой информации. Теперь на полный ввод нового SKU (при наличии декларации) и нового склада уходит не больше одной рабочей недели. Раньше заведение нового продукта занимало около двух месяцев. Также появилась возможность оцифровки и отслеживания этой информации.
Хотим дать несколько рекомендаций, если вы еще не определились, нужны ли вашему бизнесу мастер-данные.
1. Убедитесь в потребности в системе управления мастер-данными. Предпосылками являются дубли, неактуальные данные, которые приводят к возврату продукции или негативным отзывам; наличие утерянных данных, некорректных отчетов. Если хоть один из этих признаков есть в вашей компании, пора задуматься об управлении мастер-данными.
2. Подробно нарисуйте карту процессов — из какой системы, из какой вкладки, что куда переходит. Это поможет вам наглядно выявить недостатки в процессах и понять, что от чего зависит.
3. Нарисуйте желаемую схему процесса и сравните ее со старой. Составьте алгоритм действий, которые нужны, чтобы достичь идеала.
4. Выберите надежного поставщика IT-услуг и приступите к реализации.
Для крупных организаций со сложной IT-инфраструктурой мастер-данные являются необходимым элементом, так как экономят время и деньги.
Что такое MDM-системы и зачем компаниям управлять техникой сотрудников
MDM (Mobile Device Management) — это системы, которые позволяют ИТ-службам компаний управлять мобильными устройствами, находящимися у сотрудников. Речь не только о мобильных телефонах, но также о планшетах, ноутбуках и другой технике, используемой в рабочих целях.
Мобильные устройства сегодня востребованы среди удалённых сотрудников. Для некоторых категорий специалистов альтернативы им вовсе нет — например, для торговых представителей, работников производств с распределёнными локациями или сотрудников логистических компаний.
Корпоративная мобильность с начала 2000-х годов остаётся одним из основных трендов ИТ. Благодаря ей многие компании смогли безболезненно перейти на режим удалённой работы во время пандемии. Многие «мобилизованные» сотрудники, имеющие возможность трудиться на удалёнке, смогли сохранить свои рабочие места.
Существует три концепции корпоративной мобильности. Они отличаются подходами к использованию мобильных устройств.
Первая концепция — COPE (Corporate-Owned, Personally Enabled, «корпорация владеет, сотрудник включает самостоятельно») — подразумевает, что корпоративное устройство выдают сотруднику для решения рабочих задач. COPE была популярна в первые годы «мобилизации» — тогда мобильные устройства и ноутбуки стоили дорого и ещё не получили массового распространения. Вопросам обеспечения безопасности компании уделяли мало внимания. Обслуживание устройства и управление им в этой схеме полностью находится в ведении самого сотрудника.
Вторая концепция — CYOD (Choose Your Own Device, «выбери своё устройство») — предусматривает возможность для работника выбрать одно устройство из нескольких, предложенных компанией. При этом работодатель берёт на себя техническое обслуживание, контролирует содержимое гаджета и порядок его использования.
Третья концепция — BYOD (Bring Your Own Device, «принеси своё собственное устройство») — даёт сотрудникам наибольшую свободу. В рабочих целях можно использовать собственную технику, но и обслуживанием устройств занимается сам сотрудник.
Самое широкое распространение получила концепция BYOD. Её «проводниками» стали топ-менеджеры компаний. Они ставили ИТ-службы своих компаний перед фактом, что используют для работы личные смартфоны, планшеты и ноутбуки. Подходы COPE и CYOD компании тоже сейчас применяют, но не в таком массовом порядке. Дискуссии о плюсах и минусах каждой концепции также идут до сих пор.
Внимание ИТ-служб к использованию мобильных устройств сотрудниками неслучайно. Их задача — обеспечить информационную безопасность корпоративной инфраструктуры.
Мобильное устройство сотрудника, контролируемое им, — серьёзная угроза информационной безопасности предприятия. Причина в том, что устройство находится за пределами «периметра», и его использование невозможно строго регламентировать. Пользовательский смартфон, подключённый к корпоративной информационной системе, могут использовать злоумышленники для доступа к данным компании.
Даже собственный смартфон сотрудника, при помощи которого он подключается хотя бы к одному корпоративному сервису, нуждается в контроле со стороны ИТ-специалистов компании. Без этого бизнес сразу же сталкивается с серьёзными рисками. Как пример можно вспомнить недавнюю историю компании Garmin. Злоумышленники атаковали её вирусами-шифровальщиками. Компания вынуждена была заплатить выкуп вымогателям, чтобы восстановить работоспособность пользовательских приложений.
Производители мобильных устройств не оставляют корпорации один на один с киберугрозами. Существуют такие решения для защиты данных, как авторизованный доступ при помощи пароля или биометрии, возможность удалённой блокировки потерянного устройства (Apple), «сейф» для данных, хранящихся на смартфоне (Samsung KNOX или защищённое хранилище Huawei).
Все эти средства защиты могут (и то с ограничениями) обеспечить оборону только самого устройства от постороннего доступа. Смартфоны или планшеты при этом остаются «дырой», через которую злоумышленники при помощи вирусов могут получить доступ к данным корпораций.
Решить проблему могут специализированные средства управления мобильными устройствами, находящимися на руках сотрудников компаний, — MDM (Mobile Device Management, «управление мобильными устройствами»).
Термин MDM весьма широк. Общее назначение таких систем — управление мобильными устройствами, которые имеют доступ к инфраструктуре предприятия. Однако ключевая задача, которую они решают, — управление не столько самими устройствами, сколько приложениями, которые на них установлены.
Отсюда происходит важнейшая функция MDM-систем – МАМ (Mobile Application Management). Именно через приложения можно получить доступ к информации внутри «периметра» компании. В них ищут «дыры» злоумышленники. Через приложения происходит непреднамеренная утечка данных из-за неаккуратности пользователей.
Современные MDM-решения решают несколько задач. Организация защищает все «точки доступа» к корпоративной информации и ведёт поиск возможных угроз. Сотрудники компании получают доступ к различным корпоративным сервисам, начиная с электронной почты и мессенджеров и заканчивая корпоративными системами (ERP, CRM, логистика и прочие). Контролирует система и использование данных в удалённом режиме. Также с помощью MDM можно организовать дистанционную поддержку пользователей — помогать им с настройками устройств, установкой или обновлением приложений.
MDM-система даёт корпоративным ИТ-службам весьма широкие возможности, например:
MDM-системы обеспечивают безопасность инфраструктуры и повышают эффективность работы сотрудников. Это — косвенная выгода от их использования. Есть и прямая — сокращение расходов компаний на оборудование.
Господствующий в корпоративной мобильности подход BYOD даёт компаниям ощутимую выгоду. Получая свободу выбора, сотрудники сами обеспечивают себя необходимыми устройствами. Это особенно важно для небольших компаний, которые хотят сокращать расходы на закупку необходимой техники.
В условиях всеобщей «удалёнки» обеспеченность сотрудников устройствами помогла в самые короткие сроки и без потерь перевести специалистов из офисов в квартиры и сохранить непрерывность бизнеса. В таких условиях предприятию тем более важно администрировать пользовательские устройства и вести их удалённую поддержку.
MDM-системы не входят в состав ядра информационной платформы предприятия. Это позволяет разворачивать их оперативно, без крупных инвестиций и затрат рабочего времени сотрудников.
На рынке есть много специализированных решений как от мировых «гигантов», так и от небольших фирм-разработчиков. Выбор конкретной системы зависит от множества факторов, в первую очередь — от базовой платформы, на которой работает инфраструктура компании.
Основная аудитория MDM-систем — представители малого и среднего бизнеса. Крупный бизнес чаще использует собственные цифровые платформы либо пользуется решениями, входящими в состав «крупных» систем (например, SAP Mobile Secure, Microsoft Intune или IBM MaaS60).
В продуктовом портфеле профильных интеграторов есть сразу несколько решений для заказчиков разного уровня. Например, компания Macaroon может предложить услуги по развёртыванию MDM любого класса — Jamf Pro, Jamf School, Mosyle, MobileIron, Workspace ONE Intelligent Hub.
Рассмотрим несколько инструментов для управления парком мобильных устройств.
Jamf Pro — одно из самых популярных MDM-решений. Оно предлагает широкий набор инструментов для системных администраторов. С Jamf Pro можно в удалённом режиме устранять неполадки в работе устройств, управлять безопасностью, устанавливать необходимые приложения и предоставлять пользователям доступ к информационным системам в соответствии с внутренней политикой компании.
Достоинства Jamf Pro — простой и понятный даже непрофессионалам интерфейс, возможность выбора между облачной и серверной версиями. Есть и недостатки — поддержка только платформы Apple делает невозможным администрирование устройств на Android и Windows. Второй недостаток — довольно высокая цена этого решения.
«Младший брат» Jamf Pro, специализированная версия решения, адресованная учебным заведениям. С помощью Jamf School управлять устройствами учащихся могут и системные администраторы учебных заведений, и преподаватели, и родители.
У Jamf School функциональность как у основной версии, но также есть дополнительная возможность контролировать отдельные действия пользователей. Например, родители могут следить за тем, что дети делают в интернете. Цена более демократична, чем у Jamf Pro, поскольку решение ориентировано на учреждения образования.
Решение Mosyle также работает только на платформе Apple.
Помимо контроля устройств, применения корпоративных политик безопасности и управления ими, Mosyle умеет запускать удалённо кастомные скрипты, устанавливать приложения из AppStore и с корпоративного сервера. Кроме того, Mosyle отлично масштабируется и позволяет быстро подключать к инфраструктуре компании большое количество новых устройств.
Комплексное решение для управления мобильным парком. Оно работает не только с устройствами и приложениями, но и с контентом. Управление устройствами происходит на основе сертификатов, а всю информацию в телефонах и планшетах MobileIron разделяет на корпоративную и личную.
Для приложений, необходимых пользователям для работы, система имеет собственный магазин. Контроль за контентом она ведёт при помощи встроенного решения класса DLP (защита от утечек информации).
Решение работает на всех платформах. Его недостаток — относительная сложность, необходимость тщательной предварительной настройки и высокая стоимость. Основная аудитория продукта — средний бизнес.
VMware Workspace ONE (AirWatch)
AirWatch — самая функциональная в нашем перечне MDM-система. Она входит в состав Workspace ONE, платформы «цифровой рабочей области» от мирового лидера в области виртуализации VNWare.
Это кроссплатформенное решение, которое позволяет контролировать, администрировать, обеспечивать безопасность и давать доступ к корпоративным приложениям устройствам на любой платформе — Windows, Apple, Android или даже на хромбуках.
Пандемия сделала невозможным прежний режим работы для многих компаний. В скором будущем значительная доля работодателей будет использовать удалённый режим. Это значит, что большинство операций сотрудников с использованием корпоративных информационных систем будет происходить с мобильных устройств (смартфонов или ноутбуков), преимущественно личных.
В апреле 2020 года компания ESET выяснила, что 29% российских компаний оказались готовы к тому, чтобы перейти на «удалёнку» — это высокий показатель, учитывая стремительное развитие событий весной. 71% предприятий отметил, что у них нет ресурсов для полноценного перехода на удалённый режим, при этом наиболее проблемной задачей стало обеспечение безопасности информационных систем.
Справиться с проблемой можно путём внедрения на предприятиях систем управления мобильными устройствами. Они позволят быстро и централизованно привести в соответствие с нормами безопасности все устройства, с которых возможен доступ к корпоративной инфраструктуре. Помимо этого, система наладит контроль и предпримет меры реагирования на кибер-инциденты.
Мы намеренно не даём конкретных рекомендаций по выбору MDM-решения. Компания Macaroon ведёт десятки проектов, связанных с внедрением таких систем. На основе этого опыта мы можем утверждать, что универсальных решений не существует. Конкретный выбор зависит от множества факторов — как технологических, так и экономических.
Сотрудники Macaroon готовы провести анализ потребностей компании, учесть все особенности её инфраструктуры, потребности бизнеса, как существующие, так и перспективные, и предложить заказчику наиболее подходящее решение на основе этих данных.
Глобальный порядок! Master data management
Все компании, с одной стороны, перенасыщены огромным количеством поступающей информации, которая требует обработки, а с другой — перегружены программным обеспечением, с помощью которого эта обработка должна осуществляться. Но для того, чтобы в результате получать достоверные отчеты или быстро коррелировать данные между собой, от них требуется единообразие. Помочь в этом может система Master data management — MDM, о которой Softline direct рассказала Ольга Чусова, руководитель аналитической группы Департамента сервисных услуг и технической поддержки Softline.
— Ольга, каковы общие проблемы качества данных в компаниях?
— Абсолютно все организации, как небольшие, так и крупные, рано или поздно сталкиваются с тем, что накопленная информация о клиентах, продуктах и услугах, сотрудниках, бизнес-процессах представляют собой неупорядоченный массив всевозможных данных. С первого взгляда может показаться, что эта проблема не так уж велика, ведь работа не останавливается из-за некоторого «беспорядка».
Однако это иллюзия, которая мгновенно рассеивается, стоит только столкнуться с проблемами эффективности процессов, в которых используются данные из разных информационных систем организации, или с проблемами достоверности анализа, основанного на ручном сведении разнородных данных из разных информационных систем. Низкое качество подразумевает под собой неточные, разноформатные, противоречивые и дублирующиеся данные.
Если у вас есть проблемы с данными в системах: они разнородны, противоречивы, их полнота и качество стали вызывать вопросы; если встречается дублирование данных или их наличие в одной и отсутствие в другой системе; если системы содержат об одном и том же объекте противоречивые сведения — время задуматься о наведении порядка. Что, если, например, доходы отдела продаж представлены то в рублях, то в долларах? Или списки поставщиков уже год не вычитывались на предмет актуальности данных, и фирма-партнер, помеченная как «Активный», уже перестала существовать? Знаниями, накопленными организацией на все время ее существования, необходимо правильно управлять, и тогда они станут новым инструментом прогнозирования и получения прибыли.
— Что такое MDM?
— Это определенный набор информационных, технических, программных, нормативно-методических средств, предназначенных для управления, ведения и использования нормативно-справочной информации. MDM можно понимать как технологически узаконенный порядок, который обеспечивает единообразие, точность, управление и семантическую целостность предприятия, доступные основные данные об активах. Получается, что это методология, инструменты и знания людей, позволяющие управлять так называемыми «золотыми» или эталонными данными, под которыми мы понимаем некие правила, общепринятые в компании для стандартизации информации и хранения ее в единообразном виде. MDM — это не только программное обеспечение, а особые регламенты, которые позволяют обеспечить высокое качество данных организации, их полноту.
— Каковы предпосылки внедрения MDM?
— Главная предпосылка — невозможность оперативно контролировать и анализировать производственные процессы и своевременно реагировать, корректируя ситуацию. Кроме того, можно назвать сложность и высокую трудоемкость в формировании корпоративной отчетности и, конечно, увеличение расходов на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами.
Потребность в MDM появляется, когда компания выходит на новый этап в своем развитии: например, создает холдинг, объединяющий ранее самостоятельные предприятия, и оказывается перед необходимостью управлять ими. Или же развивается производство, налаживаются новые производственные связи, внедряются современные автоматизированные системы.
Об MDM наши клиенты начинают задумываться либо достигнув высокой степени зрелости, либо столкнувшись с проблемами. И заказчиком практически всегда выступает топ-менеджмент, который видит, что что-то в компании перестает работать корректно, и понимает, что пришло время усилить проверку поступающих данных и их качество. Так, к нам обращаются заказчики, которым необходимо совместить данные из нескольких модулей 1С, с которыми работает бухгалтерия, управление персоналом, финансовый департамент. Что сделать, чтобы получать сведения от всех отделов в одном и том же виде?
Эту проблему решает ввод эталонных данных. Среди наших клиентов есть организации сектора СМБ, а также крупные компании с парком ПК более 1500 шт. MDM очень вострабованы там, где ведется бизнес-аналитика. Для того чтобы BI во всей компании работала корректно, нужна выгрузка данных из многочисленных внутренних систем. И важно обеспечить единообразие всего информационного потока. Вот и получается, что MDM — это наведение глобального порядка.
— Каковы перспективы MDM в нашей стране?
— Огромные. Проекты по MDM бывают достаточно длительными, бывают короткими — все зависит от поставленной задачи и масштабов компании. Без MDM невозможно провести BI-проект, и явственно ощущается потребность рынка именно в консалтинговых услугах. Российские компании, в процессе своего роста и расширяя инфраструктуру, часто закупают новое ПО и железо очень хаотично. Появляются CRM, ERP и многие другие системы, содержимое которых рано или поздно потребуется систематизировать. Для этого вначале нужно провести описание бизнес-процессов, понять, как они построены и предложить соответствующую систему MDM. Это может быть просто регламент, или же некий инструмент.
В целом, российский бизнес сталкивается с проблемой неупорядоченности ввиду отсутствия стратегии. Западные организации чаще продумывают любой свой шаг намного тщательнее. Прежде чем что-то внедрить или сделать, они пишут стратегический план на долгие года и поэтому реже сталкиваются с проблемой, связанной с эталонными данными. То есть заранее продумываются все детали взаимодействия систем внутри компании. У нас же зачастую действуют наугад.
— Каков залог успешного MDM-проекта?
— Их несколько. Прежде всего, инициатива должна исходить от руководства, с самых верхов. Когда бизнес понимает, зачем наводить порядок в информационных массивах компании, он сможет транслировать идею на всех остальных сотрудников, объяснив им полезность MDM. Во-вторых, нужно, чтобы все вовлеченные в работу люди четко понимали цель этой работы. Что в итоге должно получиться и зачем?
Так, иногда случается, что у сильной организации в какой-то момент прекращается развитие, то есть требуются новые точки роста. И важно найти новые точки роста бизнеса, с помощью которых получим новую прибыль. Обычно для того, чтобы отыскать эти рычаги, требуется некая аналитика.
Третий залог успеха — максимум времени уделить описанию бизнес-процессов в компании. Часто проектная команда на этапе аудита сталкивается с тем, что, скажем, руководители среднего звена не знают, что происходит в соседних департаментах, и начинают друг другу противоречить, не зная, как же на самом деле идет работа в отделах.
— Что еще важно знать бизнесу об MDM?
— Что эта система не обладает искусственным интеллектом, и чтобы она работала, требуется настройка по определенным правилам. Возможно, для ввода информации потребуется особый сотрудник, однако это зависит от особенностей бизнес-процессов компании и специфики данных.
MDM — это понятие, к которому неприменим принцип «сделал — и забыл». Это процесс, которому постоянно нужна поддержка и сопровождение. С появлением новых систем структура данных будет меняться снова и снова, и важно за этим следить, назначая дополнительные стандарты и регламенты.
Этапы создания единой системы научно-справочной информации
По материалам каталога программных и аппаратных решений и IT-услуг Softline direct.