Что такое номер отчета о закрытии фискального накопителя
Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный отчет о закрытии кассы для налоговой — это документ, выдаваемый контрольно-кассовой машиной в целях сохранения зашифрованных данных об операциях. Такой чек формируется перед заменой модуля защиты данных.
Когда требуется замена фискального накопителя?
ФН должен проходить процедуру закрытия и замены в случае:
Не забывайте о том, что отчет о процедуре должен в обязательном порядке отправляться в ОФД.
Для чего используется отчет о закрытии ФН
Согласно п. 5 ст. 4.1 ФЗ-54, в перечень вносимых в отчет реквизитов входят:
Эта информация понадобится тогда, когда онлайн-касса будет проходить перерегистрацию.
Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя
На практике принято выделять три основных типа ККТ. Они отличаются по своим возможностям и, соответственно, по способам закрытия ФН.
Смарт-терминалы оснащены встроенными программами для их регистрации в налоговой и снятия с учета. Для автономных касс и фискальных регистраторов такая возможность не предусмотрена, поэтому необходимо использовать специальные программы по регистрации онлайн-касс или драйверы ККТ, выпущенные производителем конкретного оборудования.
При подключении кассы к компьютеру и запуске программы большая часть раздела «Регистрация ККТ» заполнится автоматически. Недостающие данные можно дополнить самостоятельно. После этого нужно выбрать задачу «Закрытие ФН». Отчет должен сформироваться автоматически, его можно распечатать или сохранить в текстовом формате.
При закрытии ФН онлайн-касса должна быть подключена интернету, чтобы отчет также отправился оператору фискальных данных. С подробной инструкцией рекомендуем ознакомиться на сайте разработчика.
Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный отчет о закрытии кассы для налоговой — это документ, выдаваемый контрольно-кассовой машиной в целях сохранения зашифрованных данных об операциях. Такой чек формируется перед заменой модуля защиты данных.
Когда понадобится такой отчет и как его снять
Закрытие ФН требуется в случаях:
При возникновении любой из перечисленных ситуаций возникает вопрос, как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя и какие данные следует проверить перед этой операцией.
Самое простое решение — обратиться в организацию, обслуживающую вашу технику. Специалист по телефону проинструктирует вас или сделает это сам в торговой точке, где установлена касса. Во многих случаях стоимость вызова специалиста для таких целей входит в абонентское обслуживание. Но если для того чтобы закрыть ФН, не требуется устанавливать специальные программы, то самостоятельное выполнение этой процедуры не вызовет сложностей.
Вот подробная пошаговая инструкция, как снять отчет о закрытии фискального накопителя самостоятельно.
Шаг 1. Прежде всего следует проверить, закрыта ли последняя смена. Для этого сформируйте чек о закрытии смены, в котором содержится информация о том, что все данные отправлены в налоговую. Такую же проверку желательно выполнить в личном кабинете оператора. Если смена не закрыта или данные переданы не полностью, сформировать документ не получится: ККМ выдаст сообщение об ошибке.
Шаг 2. В личном кабинете доступны данные об активных и неактивных ФН и сроках их действия. Чтобы просмотреть эту информацию, следует выбрать интересующую вас единицу ККТ на главной странице сайта.
Шаг 3. Убедившись в том, что все данные переданы в ФНС, приступайте к формированию документа. Для разных моделей процедура несколько отличается, но во всех случаях понадобится компьютер с портом USB и доступ в интернет. Для некоторых моделей потребуется установка специального программного обеспечения.
Инструкция, как сформировать в разных кассах
Кассовая техника АТОЛ используется многими предпринимателями. Перед тем как сделать отчет о закрытии фискального накопителя АТОЛ 30Ф, убедитесь, что все данные переданы в ФНС. Затем выполните следующие действия:
Шаг 1. Подключите кассу к компьютеру через порт USB. Приложение регистрации ККТ откроется автоматически, после чего в меню следует выбрать пункт «Закрыть архив ФН».
Шаг 2. Выполните синхронизацию кассы и ПК. Проверьте, чтобы дата и время на ККТ и компьютере совпадали.
Шаг 3. Выберите пункт «Закрыть ФН» и дождитесь окончания архивирования данных.
Следующий вопрос — как получить отчет о закрытии фискального накопителя АТОЛ 90Ф или любого другого кассового аппарата этой марки? Чек распечатается автоматически с одновременной отправкой зашифрованной информации оператору налоговых данных.
Штрих-М
Чтобы снять отчет о закрытии фискального накопителя Штрих-М, выполните следующие действия:
Примеры
Чтобы представлять, как выглядит отчет о закрытии фискального накопителя, обратите внимание на обязательные реквизиты:
Для последующей перерегистрации ККТ понадобится номер отчета о закрытии фискального накопителя, который является номером ФД:
Что потом сделать с документом о закрытии ФН
Вне зависимости от того, кто предоставляет отчет о закрытии фискального регистратора — сотрудник организации или представитель компании, обслуживающей ККТ, распечатанный чек следует хранить для последующей перерегистрации онлайн-кассы. Потребуются данные:
В некоторых случаях требуется получить доступ к памяти кассового аппарата. Такая необходимость возникает:
Данные ФП защищены паролем, который вводит сотрудник ФНС при регистрации кассы. В связи с этим иногда возникает вопрос, где взять отчет фискальной памяти, в котором зафиксированы все продажи. Процедура получения этого документа регламентирована законодательством ( закон №54-ФЗ от 22.05.2003 в ред. от 01.10.2020 ). Необходимо обратиться в обслуживающий центр для снятия отчета, а затем в ФНС с заявлением о его регистрации. Это делается в течение одного дня, т. к. на следующий день чек становится недействительным.
Фискальный документ
Кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены, чеки коррекции, отчеты о закрытии фискального накопителя — все это фискальные документы. Они формируются онлайн-кассами. Расскажем, какие документы и для чего следует формировать.
Что такое фискальный документ
Все документы, которые формирует онлайн-касса, — это фискальные документы. Их особенность состоит в том, что они автоматически передаются с кассы в налоговую через оператора фискальных данных (Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ).
Они могут создаваться в бумажном и в электронном виде. Электронные документы печатать и хранить не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. При этом сам накопитель следует хранить в течение пяти лет после окончания его использования.
К фискальным документам относятся:
О том, какие данные и каким образом следует указывать в фискальном документе, говорится в специальном стандарте — формате фискальных документов (ФФД). Он утвержден приказом ФНС № ЕД-7-20/662@.
Рассмотрим порядок и случаи формирования документов каждого вида.
Отчет о регистрации ККТ
Этот отчет формируется один раз — когда вы зарегистрируете кассу в ИФНС. Сформировать отчет нужно на следующий день после получения регномера. Для этого в кассу предварительно запишите регистрационный номер, наименование вашей организации (ФИО, если вы ИП), ИНН, номер фискального накопителя, и другие данные для формирования отчета.
Сведения из отчета о регистрации направьте в налоговую через кабинет ККТ, ОФД или отнесите в бумажном виде.
Когда процедура регистрации ККТ завершится, налоговая заведет для вас электронную карточку. Ее направят в электронной форме через ОФД или кабинет ККТ. После этого через аппарат можно проводить расчеты и они будут направляться в ФНС.
Кассовый чек (БСО)
Кассовый чек — самый распространенный документ, о котором знают все. Он подтверждает расчеты и формируется на каждую операцию по реализации или возврату товара. Продавцы в обязательном порядке выдают покупателям фискальные чеки.
Кассовый чек — это первичный документ. Он может быть сформирован в электронном виде или напечатан. БСО по ФЗ № 54-ФЗ приравнен к кассовому чеку, но формировать его можно только на специальной системе для БСО. Реквизиты у этих документов совпадают:
Дополнительные реквизиты перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
Кассовый чек коррекции
Его формируют, когда нужно скорректировать расчеты. Например, в следующих ситуациях:
Если у вас формат фискальных документов 1.05, вместо чека коррекции применяйте возвратный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода». Узнать версию ФФД можно в отчете об открытии смены.
Оформить чек коррекции можно в любой день — как в течение смены, в которой была допущена ошибка, так и в следующих. Чтобы не было штрафа, важно сделать это до того, как ошибку найдут инспекторы. Это можно сделать на любой кассе — не обязательно на той, на которой была допущена ошибка.
Отчеты об открытии и закрытии смены
Отчет об открытии формируется в начале каждой новой смены. Если начать работать без него, то касса не будет печатать чеки. В отчете будут указаны дата формирования, данные организации, версия ФФД, сведения о кассире, номер смены и пр.
Закрывается смена тоже специальным документом — отчетом о закрытии смены (z-отчетом). С его помощью налоговая получает данные о прошедшей смене: сколько чеков пробили, какова была сумма операций, сколько сформировано фискальных документов и сколько из них не получила ФНС и пр. Также в этом отчете можно увидеть, что пора менять фискальный накопитель. Соответствующая отметка появится, если занято больше 99% памяти или до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней.
Между формированием отчетов об открытии и закрытии должно пройти не больше 24 часов. Смена не может длиться больше суток, иначе касса перестанет пробивать чеки — такая функция зашита в фискальные накопители. Чтобы продолжать работу по истечении 24 часов, нужно закрыть смену и открыть новую. Формально закрыть смену можно и позже, если вы не будете проводить через кассу расчеты. Главное — не работайте без выдачи чеков.
Отчет о текущем состоянии расчетов
В отчете содержатся данные о не переданных фискальных документах. Из него вы узнаете, какие чеки не были отправлены ОФД и в какой момент произошел сбой. Вот какие данные в нем будут:
Напоминаем, что если ОФД не получает данные больше 30 дней, касса блокируется. Поэтому формировать отчет о текущем состоянии расчетов следует хотя бы раз в две недели, чтобы контролировать процесс. Создать его можно в любой момент — даже в промежутке между закрытием и открытием смены.
Иногда этот отчет запрашивают проверяющие из налоговой. Одно из требований к ККТ — в любое время печатать отчет о текущем состоянии расчетов для проверки. Это не касается только касс, в которых нет устройства для печати: касс для безналичной оплаты через интернет, касс в торговых автоматах и пр.
Отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный накопитель — это специальное устройство, на котором хранятся все документы, созданные в кассе. Отчет о его закрытии потребуется в следующих случаях:
Если ККТ украли или она потеряна, отчет о закрытии не требуется.
В отчете будут указаны сведения, которые пригодятся для перерегистрации кассы: дата и время фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти же данные будут храниться в личном кабинете ОФД.
Перед формированием отчета убедитесь, что ОФД получил все фискальные документы, сформированные в кассе.
Подтверждение оператора
Этот документ подтверждает, что ОФД получил чек или отчет с кассы. Формирует его не ваша касса, а сам оператор. Он отправит подтверждение к вам в кассу, и это будет значить, что ваша обязанность по передаче данных в налоговую исполнена.
Если оператор перестанет получать данные, то подтверждения приходить не будут. Уведомления об этом отражаются в личном кабинете ОФД.
Новые фискальные документы для маркировки
В новом ФФД 1.2 появились специальные фискальные документы, которые формируются при работе с товарами, подлежащими маркировке:
Этот формат обязателен для всех продавцов маркированных товаров.
Вы эти документы видеть и формировать не будете, ими обмениваются между собой ОФД и «Честный ЗНАК». ОФД передает запрос о коде и уведомление в «Честный ЗНАК», а он в свою очередь направляет ответ на запрос и квитанцию.
Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии. Интегрируйте товароучетную систему Контур.Маркет с Бухгалтерией и автоматически передавайте в учет накладные и данные о продажах. В сервисе можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.
Что такое фискальные документы и когда они создаются
С 1 июля реализуется второй этап кассовой реформы. Субъектам малого бизнеса, которые до этого дня работали без ККТ, предстоит получить новый опыт. Среди прочего им предстоит познакомиться с фискальными документами. О том, что к таковым относится кассовый чек, знают многие. Но на нем список фискальных документов не заканчивается.
Фискальный документ — что это?
Фискальными называют документы, которые формируются кассовым аппаратом. В соответствии с законом 54-ФЗ, регулирующим применение с контрольно-кассовой техникой, все фискальные документы сейчас передаются в Налоговую службу. Схема такая: документ направляется онлайн-кассой оператору фискальных данных — в ответ приходит подтверждение его успешной передачи — ОФД направляет документ в ФНС. Обмен фискальными документами занимает считанные минуты и проходит в автоматическом режиме.
Далее рассмотрим, какие существуют фискальные документы.
Отчет о регистрации ККТ
Самый первый фискальный документ, который нужно будет сформировать — отчет о регистрации ККТ. Составляется он один раз при первичной регистрации кассы в ФНС.
В отчете о регистрации отражается информация о налогоплательщике, выбранной модели ККТ, месте ее установки, режиме работы и операторе фискальных данных. Кроме того, в отчете содержится информация, необходимая для указания в личном кабинете на сайте ФНС:
Отчет об открытии смены
Итак, касса зарегистрирована — можно начинать работу. В первую очередь нужно открыть смену. Это ежедневная операция, и сопровождается она формированием отчета об открытии смены. Только после этого на кассе можно будет принимать оплату. В отчете отражается:
Пример отчета об открытии смены
Помимо отчета, сведения о начале смены отражаются в л ичном разделе пользователя на сайте его ОФД. Там также можно найти массу другой информации — суммы, полученные от покупателей и возвращенные им, размер среднего чека и другое. Эти сведения позволят более эффективно осуществлять контроль за магазином и формировать различные отчеты.
Кассовый чек и его аналог — БСО
Кассовый чек — всем хорошо знакомый фискальный документ, созданием которого сопровождается каждый расчет наличными деньгами и банковской картой в магазине. Ч еки формируются не только при реализации товара, но и при его возврате, также в некоторых других случаях.
В соответствии с текущей редакции закона 54-ФЗ, кассовый чек должен иметь множество разных реквизитов, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 этого закона.
Заменой кассового чека для некоторых налогоплательщиков может быть бланк строгой отчетности (БСО). Бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Применять БСО вместо чека ККТ позволено организациям и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг населению.
Сформировать БСО на компьютере нельзя — они создаются с применением специальных автоматизированных систем. Приобрести их можно в типографиях либо сформировать онлайн за небольшую плату, после чего распечатать на обычном принтере.
С 1 июля 2019 года формировать БСО можно будет исключительно с применением специальных систем — БСО-ККТ.
Отчет о закрытии смены
Кассовая смена не может длиться больше 24 часов. В самом ее конце необходимо сформировать отчет о закрытии смены. В нем содержится информация о номере смены, дате и времени ее закрытия, а также о том, сколько было выбито чеков.
Если по какой-то причине в течение смены в ОФД были переданы не все фискальные документы, в отчете о закрытии содержится их количество, а также дата и время формирования первого из них. Если касса перестала передавать чеки в ОФД, значит, что-то пошло не так — пропал интернет, произошли какие-то неполадки в самом аппарате и так далее. С того момента, как будет зафиксирован факт непередачи первого фискального документа, начнется отчет 30-дневного срока. За это время «застрявшие» документы должны быть направлены в ФНС. Если этого не произойдет, фискальный накопитель (модуль памяти онлайн-кассы) будет заблокирован и не сможет проводить продажи.
Когда подходит время замены фискального накопителя, то касса об этом сообщит. Это информация также отражается в отчете о закрытие смены. Такие сообщения начнут появляться, когда до окончания срока действия фискального накопителя останется 30 дней либо если произойдет заполнение памяти ККТ на 99%.
Кроме того, отчет о закрытии смены может содержать некоторые данные о продажах, например, общую сумму выручки, в том числе наличными и электронными средствами. Эти сведения не являются обязательной частью отчета, поэтому их может и не быть. При необходимости их можно получить из личного кабинета на сайте ОФД.
Чек коррекции
Разновидностью кассового чека является чек коррекции. Пробивается он в том случае, когда ККТ не была применена своевременно. Например, в процессе расчета произошла поломка кассы или отключилось электричество. Другой пример — кассир провел оплату на терминале эквайринга, а чек не выдал.
Чек коррекции позволяет избежать ответственности по статье 14.5 КоАП РФ за неприменение контрольно-кассовой техники, поэтому налоговые органы уделяют этому фискальному документу особое внимание. Также следует быть готовым к тому, что по эпизоду формирования такого чека проверяющие могут запросить пояснения.
Порядок корректировки следующий:
Рекомендуем прочитать подробный материал о корректировке неучтенной на ККТ выручки с примерами и образцами документов.
Обратите внимание! Если на кассе была выбита неверная сумма, то составлять чек коррекции необходимости нет. В этом случае достаточно провести обратную операцию, а затем пробить правильный чек. Например, если кассир неверно указал в чеке на продажу сумму покупки, ему следует сформировать чек с признаком «возврат прихода» на неверную сумму, а затем выбить чек «приход», в котором указать правильную стоимость покупки.
Пример чека коррекции
Отчет о состоянии расчетов
Упомянутый в заголовке фискальный документ может быть сформирован в любое время. В нем содержится информация о документах, которые не попали к ОФД, а также о времени прекращения передачи фискальных данных.
Этот отчет рекомендуется формировать, если пользователь не уверен в том, что касса отправляет данные оператору. Он подтвердит, что есть проблема, либо развеет сомнения и покажет, что все в порядке.
Отчет об изменении параметров регистрации
При регистрации кассового аппарата в ФНС собственник указывает разные сведения о себе, кассовом аппарате, фискальном накопителе. Иногда в этих данных происходит изменение. Например, касса была перенесена из одного офиса в другой, пришла пора заменить фискальный накопитель или магазин стал продавать сигареты, алкоголь либо иные подакцизные товары.
Во всех этих и многих других случаях необходимо изменить настройки на самой кассе и провести ее перерегистрацию. В ходе этого процесса нужно будет сформировать отчет об изменении параметров регистрации ККТ. В нем указывается причина перерегистрации кассы и все регистрационные параметры. Данные, которые подлежат изменению, указываются в обновленном виде.
Обратите внимание! Перерегистрация ККТ будет завершена после того, как пользователь укажет данные из этого отчета в личном кабинете на сайте Налоговой службы.
Отчет о закрытии ФН
По ходу статьи мы неоднократно упоминали фискальный накопитель — это память онлайн-кассы. Он шифрует, хранит и передает через интернет фискальные документы. ФН имеет срок действия, по окончании которого его следует заменить. Также существуют и другие причины его замены, например, касса снимается с учета либо заканчивается объем памяти накопителя.
Перед формированием отчета о закрытии ФН следует убедиться, что в нем не осталось непереданных документов. Эту информацию можно получить из отчета о закрытии смены.
Если все в порядке, можно формировать отчет о закрытии ФН. В нем будут содержаться параметры, необходимые для перерегистрации кассового аппарата в связи с заменой накопителя или для того, чтобы снять его с учета. Это фискальный признак, дата и время его получения и номер фискального документа. Та же самая информация будет отражена в личном кабинете ОФД.
Небольшое видео о чеках коррекции:
Что такое номер отчета о закрытии фискального накопителя
Для того чтобы снять ККТ с учёта в ФНС необходимы следующие условия:
— Все данные должны быть переданы в ОФД.
— На кассе должен быть закрыт архив ФН.
Для этого необходимо чтобы на кассе действовал тариф (код активации или годовой\квартальный\трёхгодовой). Касса подключенная к сети интернет передаст неотправленные ранее документы. После чего можно переходить к процедуре закрытия архива ФН на кассе. Осуществляется это через драйвер ККТ установленный на компьютере, к которому подключена касса, или последовательностью команд, описанных в руководстве к конкретной модели ККТ. После того как архив ФН закрыт, необходимо убедиться, что он передан в ОФД и данных для передачи в сторону ОФД на кассе не осталось. Если всё так и отчёт о закрытии ФН отображается в списке чеков в разделе «мониторинг касс» а сама касса находится в статусе «архив ФН закрыт», можно отключать кассу и извлекать из неё фискальный накопитель.
В случае если в ОФД касса активирована квартальным, годовым или трёхгодовым тарифом, необходимо остановить тарификацию кассы в разделе «управления кассами». Остаток средств будет возвращён на баланс лицевого счёта. Его можно использовать для активации другой кассы или осуществить возврат средств через бухгалтерию. В случае активации кассы кодом активации, остановить тариф невозможно, перенести его или вернуть за него деньги, также невозможно.
Фискальный накопитель подлежит ответственному хранению в течении 5и лет с момента закрытия архива и может быть затребован налоговой инспекцией. Сам кассовый аппарат после снятия ККТ с учёта в налоговой можно перерегистрировать с новым ФН на другую организацию (кассу можно продать).
Для снятия ККТ с учёта в НФС необходимо перейти в ЛК налогоплательщика на сайте nalog.ru и осуществить снятие ККТ с налогового учёта, для этого потребуются данные из отчёта о закрытии фискального накопителя (дата, время, фискальный признак).
Следует обратить внимание что в Личном Кабинете ОФД, статус «снята с учёта» не отображается, ФНС не возвращает информацию в ОФД об этом состоянии. Таким образом состояние «архив ФН закрыт» является конечным.