какие форматы бумаги используются в делопроизводстве

Какие форматы бумаги используются в делопроизводстве

6 Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

Источник

Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве

Все виды управленческих документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствую­щего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60* устанавливает три ряда потребитель­ских форматов А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь ко­торого равна 1 м 2 с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления пред­шествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

* ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы.

Общие нормы и правила оформления документов

В делопроизводстве используются следующие форматы:

Размеры полей служебных документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 должен иметь поля не менее, мм:

На практике со ссыл­кой на технические при­чины (удобство подшив­ки, необходимость нане­сения пометок и т. п.) в ряде случаев использу­ется левое поле разме­ром 30-35 мм. В целях экономного расходова­ния бумаги такой размер можно использовать только для первых стра­ниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются

не на бланках. Размеры левого поля второй и последую­щих страниц многостраничных документов при этом дол­жны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 мм.

Левое поле, как было сказано выше, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на слу­чай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в мно­гостраничных документах.

Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и последующие стра­ницы должны быть прону­мерованы.

Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Номер страницы нано­сится на верхнем поле лис­та посередине.

Номер страницы пи­шется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страни­ца», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).

2. Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся посто­янные реквизиты организации-автора.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помо­щью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

Виды бланков: общий; для письма; конкретного вида документа; структурного подразделения; должностного лица.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов до­кументов, кроме писем. Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации. Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации или предприятия.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизи­тов: грифа утверждения; заголовка к тексту; отметки о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; такой реквизит устанавливается для ор­ганизаций, имеющих на это право; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (предприятия); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефо­нов).

Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной поч­ты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных корреспондентских счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, иден­тификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии; код организации (предприятия) по ОКПО.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется на­именованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структур­ные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразде­ления, например: ЗАО «АРСЕНАЛ», ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.

Существуют два основных вида расположения реквизитов на бланках: продольное; угловое.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа.

Бланки документов следует изготавливать на белой или светлых тонов бу­маге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутст­вие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности и белизне.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими из­готавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппа­ратов.

Дата добавления: 2016-01-20 ; просмотров: 7640 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

Форматы бумаги в делопроизводстве

Повсеместное распространение бумаги и постоянная работа с документами, а также широкое применение приспособлений для их хранения – конвертов и папок – потребовало стандартизации и упорядочения форматов применяемой бумаги. В этой статье вы сможете получить подробную информацию о форматах бумаги, которые используются в современном делопроизводстве и принципах их унификации.

Применяемые в делопроизводстве форматы бумаги

Что такое стандартизация форматов бумаги?

Стандартизация форматов бумаги была проведена для того, чтобы существовал определенный порядок в делопроизводстве, применении бумажных изделий и канцелярских товаров, изготовлении документов. Принятый на территории страны в настоящее время ГОСТ 9327-60 регламентирует, на каком формате бумаги исполняются служебные документы. То есть, стандартные форматы сегодня обязательны для подготовки управленческой документации. Они же приняты Международной Организацией по Стандартизации (ISO).

То, какие форматы бумаги используются в делопроизводстве устанавливает метрическая система мер, принятая для расчета. Исходя из этого, площадь основного формата А0 (841×1189мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего, делением большей его стороны пополам. Важно отметить, что все форматы геометрически подобны.

Форматы ряда А различных классов применяют для производства плакатов

Виды форматов бумаги

Форматы делятся на три основных ряда:

Применение определенных форматов зависит от назначения документа:

Формат бумаги А5 используют для оформления справок и уведомлений

Стоит учитывать, что в разных странах существуют различия в форматах потребительских бумаг. Например, в Европе широко распространено применение немецких форматов, тогда как на территории США – североамериканских. По американской системе основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59×27,94см (Letter 81/2 ´ ll in.).

Размеры полей и для чего они нужны

Для удобства использования и стандартизации, каждый документ должен иметь поля – определенное пространство между текстом и краем листа бумаги. Применение полей целесообразно при подшивке документов, проставлении служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, потому как при меньшем размере будет затруднено дальнейшее хранение, оформление документов. Однако поля большего размера разрешены, в некоторых случаях они облегчают работу с бумажным носителем.

Международная Организация по Стандартизации (ISO) утвердила следующий стандарт 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка», который применяется при оформлении документов. Соответственно, размеры полей должны быть следующие с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.

Важно отметить, что в компьютерных программах, даже используемых на русском языке, в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие принятым отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо вручную установить стандартный размер бумаги.

Порядок расчета размеров бумаги форматов разного ряда и класса

Применение бланков в делопроизводстве

Весомым моментом в делопроизводстве является оформление бланков. Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся посто­янные реквизиты организации-составителя.

Из-за того, что бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помо­щью персонального компьютера, они имеют принятый комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Итак, какие форматы бумаги используются для бланков? В настоящее время для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6 в случае необходимости. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

То, какие форматы бумаги используются для бланков, зависит от назначения бланка

Можно выделить несколько основных видов бланков:

Все бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими из­готавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппа­ратов.

Таким образом, применение утвержденных ГОСТ 9327-60 и ISO форматов бумаги, определяющих, какие форматы бумаги используют в делопроизводстве, позволяет выработать стандартную и удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации.

Источник