какие функции выполняют операционные кассы
Операционная касса: что это такое?
Общая информация
Первоначально давайте разберёмся с термином «операционная касса». Что это такое? Так называется особое подразделение банка, что обеспечивает расчетно-кассовое обслуживание на территории определённой компании. Она необходима для предприятий, что открывают обществу доступ к услугам и товарам, как то: оптовые и розничные магазины, автосалоны, точки продажи электроники, ювелирных изделий, туристические агентства, прочее.
Операционная касса банка выступает в роли инструмента использования наличных денег. Зачем она необходима? Как обустраивается? Какие требования выдвигаются?
Зачем она необходима?
Операционная касса является универсальным инструментом, задача которого облегчить прямое использование наличных денег. Благодаря ей можно обеспечить расчет за товар или услугу иностранной валютой. Во время процесса покупки она будет автоматически переводиться в рубли и идти на баланс организации. Кроме этого, можно отказаться от личной кассы, благодаря чему можно будет исключить недостачи, каждодневную отчетность, повторный подсчет денег, доставку наличности в банк, оформление документов, проверку купюр на предмет их подделки. Кроме этого, увеличивается скорость внутреннего оборота средств, и есть хорошая возможность сэкономить путём уменьшения внутренних издержек. По факту продажи деньги сразу попадают на счет предприятия. К тому же такие тесные взаимоотношения позволяют получать быстро и к тому же выгодные кредиты. Не следует забывать и о возможности оплаты за товар, используя пластиковые карты.
Как видите, довольно полезны операционные кассы. Валюта любой страны при этом может быть использована в произвольный момент времени, что положительно сказывается на уровне удобств. При этом руководству предприятия не нужно думать о различных моментах и нюансах. Оно просто фиксирует, что получает деньги. Всё остальное – это уже забота банков, в ведении которого находятся получаемые средства.
Процесс обустройства
Важно отметить, что банки отдельно для каждого предприятия прорабатывают неповторимую и индивидуальную техническую работу. Поэтому тарифы по обслуживанию операционных касс и находятся в не четко определённом диапазоне. Ну и определённое влияние оказывает банк, в пользу которого сделан выбор.
Работа
Учет операционной кассы, упаковка и пересчет денег, оформление валюты, сдача выручки инкассаторам банка – всё это возложено на ответственного сотрудника. Собственно, он и ответственен за внесение полученных средств на счет юридического лица, отправку наличности в финансово-кредитное учреждение, проверку купюр на подлинность и прочее. Наличие кассира позволяет также повысить уровень безопасности при работе с деньгами. Причем обслуживаться им могут не только клиенты, но и внутренние потребности предприятия. Так, если необходимо провести выплаты социального характера, заработную плату или выдать командировочные расходы сотрудникам, то операционная касса здесь очень ценна.
Ещё один важный момент – работа с чеками. Кроме их выдачи там ещё указывается и название фирмы, дата операции, признаки фискального режима, а также, при желании, другие данные. Также кассир берёт на себя часть работы по составлению различных отчетов. Когда завершается рабочий день, то он снимает контрольную ленту. И тут становится актуальным остаток операционной кассы. Если копится значительная сумма, то желательно вызывать под конец дня инкассатора, а мелочь оставлять в расчетном устройстве. Можно оборудовать и сейф для хранения наличности. Но в таком случае не следует забывать о безопасности, ведь желающих поживиться за чужой счет всегда хватало.
Сколько денег должно быть?
Обычно предусматривается наличие месячного запаса средств на расходы. Если этого не хватает, то используется подкрепление операционной кассы. Так называется ряд действий, который предусматривает предоставление дополнительных сумм на покрытие существующих запросов. Применение этого сценария считается нежелательным, поэтому заранее рассчитывается и оценивается ситуация, чтобы минимизировать вероятность его возникновения. Следует отметить, что наличность, полученная операционной кассой, должна расходоваться именно на то, для чего она предназначена (заработная плата, хозяйственные или командировочные расходы). Если будет отклонение от этого требования, то это расценивается как нарушение со всеми негативными последствиями.
О лимите
Но накопление слишком большого количества средств тоже не приветствуется. Когда заключается договор, то оговаривается, что счет операционной кассы не должен превышать определённого значения. Часто предусмотрены штрафы, если этот пункт будет нарушен. Единственное исключение – на три дня разрешается превышать лимит, но только тогда, когда выплачивается заработная плата. В противоположном случае может быть взыскано с организации от 40 до 50 тысяч рублей и дополнительно с её руководителя от 4 000 до 5 000. Хотя суммы и не очень велики, но всё же лучше на них не попадать.
Бухгалтерские моменты
Чтобы обобщать информацию о движении и наличии денежных средств, а также сопутствующей документации, используется счет 50 «Касса». Приход наличных средств отображается по дебету, расход по кредиту. Если осуществляются кассовые операции, то должны быть открыты соответствующие субсчета, как то 50-1 (2,3…). Как получают наличность? Первоначально необходимо оформить приходный кассовый ордер. Затем вносится запись о поступлении формой N КО-4. Как выдают наличность? Первоначально оформляют расходный кассовый ордер. Затем вносится запись про выдачу денег, используя для этого ту же формулу. Вот так ведётся работа операционной кассы.
Важным при этом является проведение инвентаризации. По сути, это сверка остатков наличности в кассе с данными учета по документам. Во внимание обязательно необходимо брать дебет счета 50. Нормативной документацией предусмотрено обязательное проведение инвентаризации. Например, когда идёт смена кассира. Чтобы избежать путаницы и нелепых обвинений, инвентаризация обязательна. Дополнительные проверки могут осуществляться согласно принятой бухгалтерской учетной политике.
Отчетность
Во время своей работы кассиру необходимо заполнять множество бумажных и/или электронных форм. Во многом это зависит от конкретной ситуации. Кроме этого, возникает потребность периодически фиксировать определённую ситуацию. Например, сброс денежных счетчиков на нули. Или возврат денежных сумм, ранее принятых. Поскольку работа ведётся со значительными суммами денег (часто довольно значительными), то неудивительно, что существуют довольно жесткие требования относительно этого. Ведь слабость контроля часто ведёт к увеличению злоупотреблений. Давайте рассмотрим несколько примеров.
О переводе счетчиков на нуль и снятии их показаний
В таких случаях составляются акты. С первым можно встретиться, когда в строй вводится новый аппарат. Акт составляется комиссией, что назначается руководителем. При этом в её составе обязан быть налоговый инспектор. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Потом один остаётся на предприятии, а второй передаётся в налоговую инспекцию. Если машина сдаётся в ремонт и возвращается с него, то необходимо составлять акт про контрольные и суммирующие счетчики. Для этого случая предусмотрен типовой бланк. При его составлении тоже создаётся комиссия. В качестве наблюдателя (но не её участника) должен присутствовать налоговый инспектор. В акте отображают значения счетчиков, после чего один экземпляр передаётся в бухгалтерию.
О возврате денег
В этом случае составляется акт. Основанием для него может быть:
В его составлении берёт участие комиссия. При этом необходимо указать контрольно-кассовую машину, на которой это происходит, её модель (тип, класс, марку), номера производителя и регистрации. Рассмотрим небольшой пример. Есть ООО «Малютка», что специализируется на торговле одеждой. Кассир неправильно пробил плащ, и вместо цены в 4,5 тысячи рублей ввел сумму в 5 500. В таком случае необходимо:
Заключение
Итак, давайте подытожим всё вышенаписанное. Операционная касса – это инструмент облегчения ведения деятельности, который используется с целью минимизировать издержки, связанные с наличностью. Но при этом к нему выдвигаются значительные требования. Хотя, следует отметить, что часто делается послабление, и во многом руководство компании ориентируется по сложившейся ситуации. Так, в сетевых магазинах закрывать кассиров за пуленепробиваемым стеклом нерационально. Тогда как для больших предприятий или организационных структур это довольно актуальная тема.
Также необходимо отметить, что не всегда все требования, выдвигаемые нормативной документацией, применяются везде. Часто можно встретить упрощенные варианты. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, что покупателем был уже приобретён товар, но на кассе он что-то взял и передумал. На этот случай есть процедура отмены. Чтобы не тревожить руководство каждый раз, необходимо просто подтверждение со стороны представителя охраны, который находится в зале.
Что такое операционная касса вне кассового узла?
Операционная касса вне кассового узла (ОКВКУ) – это внутреннее структурное подразделение банка, которое расположено за пределами его головного офиса. Оно создается для того, чтобы повысить качество обслуживания населения и сделать некоторые услуги более доступными.
Условия работы ОКВКУ
ОКВКУ функционирует по следующим правилам:
Касса вне узла работает по таким же стандартам, что и касса, расположенная на территории банка. Она так же ведет учет и хранение первичной учетной документации, обрабатывает бухгалтерские документы, составляет ежедневный баланс, направляя его в головной офис, и т.д.
Какие услуги могут предоставлять ОКВКУ?
Согласно действующему законодательству, кассовые узлы могут выполнять все или часть банковских операций, предусмотренных выданной данному банку лицензией. Как правило, ОКВКУ предоставляют следующие услуги:
Часть операций может быть выполнена с помощью банкоматов или терминалов самообслуживания, поэтому их часто устанавливают в ОКВКУ.
Какие операции обычно не выполняются операционными кассами вне кассового узла?
Центральный Банк России установил перечень операций, который нельзя осуществлять вне подведомственной им территории. Это:
Для работы с физическими лицами никаких ограничений для ОКВКУ не предусмотрено, а вот сотрудничество с другими кредитно-финансовыми организациями запрещается.
Таким образом, операционная касса вне кассового узла – это касса, которая открывается за пределами территории центрального офиса банка, но находящаяся под его контролем. Она выполняет операции, которые возложит на нее банк. Обычно это самые распространенные услуги – выдача наличных с банковских карт, пополнение счета физического или юридического лица, покупка/продажа валюты и т.д.
Тест с ответами для 2 курса на тему Деньги и кредит часть 1
1
Какие функции выполняют операционные кассы?
—————- ———
а) выдача кредитов
б) открытие счетов
+в) выдача, прием и хранение денежных знаков
г) предоставление денежных услуг
2
От чего в первую очередь зависит лимит кассовой наличности хозяйствующих субъектов?
—————- ———
+а) от выручки
б) от расходов
в) от цен на товары
г) от себестоимости товаров
3
Безналичный денежный оборот-это?
—————- ———
а) Непрерывное движение наличной формы денег в процессе купли-продажи товаров и
услуг
+б) Непрерывное движение наличной формы денег в процессе купли-продажи товаров и
услуг и исполнения денежных обязательств
в) зачисление на счет клиента выручки от деятельности
г) движение денежной массы
4
Кто может быть участниками безналичного денежного обращения?
—————- ———
а) государство
б) банки
+в) любые субъекты предпринимательс кой деятельности, в том числе и населения
г) любые субъекты предпринимательс кой деятельности, кроме населения
5
Что не относится к коммерческим документам
—————- ———
а) Счета — фактуры
б) Товарно-транспор тные документы
в) Сертификаты качества
+г) Платежные поручения
6
Что относится к коммерческим документам
—————- ———
а) Чек
б) Платежное поручение
+в) Сертификаты качества
г) Аккредитивы
7
Что определяется на основе коммерческих документов
—————- ———
+а) Сумма и правомерность платежа
б) Себестоимость продукции
в) Прибыль
г) Затраты
8
Какой из перечисленных документов не относится к расчетным
—————- ———
а) Платежное требование
б) Чек
в) Аккредитив
+г) Счет — фактура
9
Что не относится к платежным документам
—————- ———
а) Вексель
+б) Счет — фактура
в) Национальная валюта
г) Иностранная валюта
10
Что относится к платежным документам
—————- ———
+а) Вексель
б) Платежное поручение
в) Аккредитив
г) Платежное требование
12
Кто выписывает платежное поручение
—————- ———
а) Банк плательщика
б) Банк получателя
+в) Плательщик
г) Получатель
13
Кто оформляет первую часть требования — поручения
—————- ———
+а) Поставщик
б) Покупатель
в) Банк
г) Не имеет верного ответа
14
Кто оформляет вторую часть требования — поручения
—————- ———
а) поставщик
+б) покупатель
в) банк
г) Не имеет верного ответа
17
На кого выписываются расчетные чеки?
—————- ———
+а) на предъявителя
б) на конкретное лицо
в) на третье лицо
г) все ответы верны
18
На кого выписываются денежные чеки?
—————- ———
а) на предъявителя
+б) на конкретное лицо
в) на третье лицо
г) все ответы верны
19
Используются ли денежные чеки в расчетах между физическими лицами?
—————- ———
а) да
+б) нет
в) все ответы верны
г) все ответы не верны
20
Аккредитивное заявление-это?
—————- ———
+а) письменное поручение клиента банка забронировать за его счет или за счет
банка определенную сумму денег для оплаты документов конкретного поставщика по
отгруженные в его адрес товары на определенных условиях
б) обязательства банка оплатить продукцию, которое банк выдает по поручению клиента
плательщика своему контрагенту-пост авщику
в) письменное распоряжение банку владельца счета о выплате определенной суммы денег
г) нет верного ответа
22
Покрытыми называются аккредитивы :
—————- ———
+а) платежи которого предварительно бронируются на отдельном счете
б) платежи которого предварительно не бронируются на отдельном счете
в) оплата гарантируется банком за счет кредита
г) могут быть аннулированы или изменены по распоряжению плательщика
23
Непокрытые аккредитивы
—————- ———
а) платежи которого предварительно бронируются на отдельном счете
б) платежи которого предварительно не бронируются на отдельном счете
+в) оплата гарантируется банком за счет кредита
г) могут быть аннулированы или изменены по распоряжению плательщика
25
Трассант
—————- ———
+а) тот кто выдает вексель
б) плательщик
в) получатель средств
г) продавец
26
Трассат
—————- ———
а) тот кто выдает вексель
+б) плательщик
в) получатель средств
г) продавец
27
Ремитент
—————- ———
а) продавец
+б) получатель средств
в) плательщик
г) тот кто выдает вексель
28
Что приводит к нарушению стойкости денежной системы?
—————- ———
+а) нарушение пропорций между товарной и денежной массой
б) нарушение пропорций между доходами и расходами
в) нарушение пропорций между налогами и национальным доходом
г) нарушение пропорций между ценами на товары и их себестоимостью
29
При инфляции в первую очередь происходит нарушение пропорций между :
—————- ———
а) доходами и расходами
б) ценам и себестоимости
+в) товарной и денежной массой
г) налогами и доходами
30
К чему ведет «инфляция издержек»
—————- ———
+а) к резкому повышению спроса на деньги и денежная масса соответственно увеличивается
б) к резкому уменьшению спроса на деньги и денежная масса соответственно уменьшается
в) спрос на деньги и денежная масса не меняются
г) все ответы верны
Операционная касса
Операционная касса – специальное подразделения Банка, осуществляющего расчетно-кассовое обслуживание на территории предприятия.
Операционная касса осуществляет следующие операции:
— прием и выдача вкладов;
— прием от физических лиц наличных денежных средств в любой валюте за товары и услуги с последующим зачислением их на счет юридического лица;
— прием коммунальных и иных платежей;
— продажа и покупка ценных бумаг;
— переводы денежных средств в рублях и валюте с открытием и без открытия счета;
— выплата наличных рублей и иностранной валюты по пластиковым картам и дорожным чекам;
Для открытия и начала работы операционной кассы крайне нужно иметь кассовое помещение, соответствующее всем требованиям банков РФ. Рабочее место самого кассира ограждено от внешнего помещения и клиентов пулезащитной перегородкой из бронестекла, имеет специальное устройство для переговоров и кассовый лоток, а также снабжается кнопкой (иначе говоря, педалью) для срабатывания сигнализации в случае тревоги. Сигналы тревоги выводятся на пункт централизованной охраны или в дежурную часть отделения милиции. Помещение кассы оборудуется необходимой оргтехникой: компьютером, модемом, принтером.
Таким образом, мы рассмотрели, что операционная касса – это совокупное количество всех наличных денег, которыми располагает банк и это такое особое подразделение банка, которое осуществляет операции по кассовой работе с клиентами. Лицами, несущими материальную ответственность за работу кассы, являются следующие работники: руководители банка, главный бухгалтер, а также главный кассир.
Операционная касса банка
«Главбух». Приложение «Учет в торговле», N 2, 2004
Многие кредитные организации предлагают услуги по открытию операционных касс вне кассового узла, в том числе и на территории предприятий, занимающихся розничной и мелкооптовой торговлей или оказанием услуг населению. Для розничных магазинов, в особенности крупных или торгующих автомобилями, бытовой техникой, ювелирными изделиями и т.п., наличие операционной кассы дает ряд значительных выгод, хотя и сопряжено с определенными затратами.
Зачем оперкасса в магазине?
Для самого предприятия выгодно ускорение оборачиваемости средств, поскольку деньги зачисляются на счет предприятия в тот же день, а не на следующий, как это обычно происходит при инкассации выручки. Естественно, магазину сложно полностью отказаться от собственной кассы, но наличие операционной кассы позволяет повысить безопасность работы с денежными средствами, избежать или значительно сэкономить на расходах по инкассации, приобретению и обслуживанию кассовых аппаратов и прочих технических средств, оплате труда кассиров и т.д.
Обычно график работы операционной кассы совпадает с графиком работы магазина. Некоторые банки предлагают рассмотреть кандидатуры сотрудников предприятия на должности работников оперкассы.
Как правило, банки берут на себя все заботы, связанные с получением разрешения Центрального банка, а иногда и расходы на оборудование места для операционной кассы в соответствии с установленными законодательством требованиями. Обязательным условием открытия оперкассы является заключение договора аренды с собственником помещения или договора субаренды (если нет соответствующего запрета в договоре аренды) между банком и организацией.
В качестве вознаграждения за проведение расчетов банком с магазина удерживается определенный процент от суммы платежа. Тарифы за обслуживание операционной кассы устанавливаются банком индивидуально для каждого предприятия с учетом оборота и других факторов. Более того, для снижения затрат на содержание операционной кассы можно организовать обслуживание сразу нескольких организаций, расположенных, например, в крупном торговом центре.
Приведем пример работы операционной кассы на предприятии розничной торговли. После выбора товара продавец выписывает клиенту счет, который покупатель предъявляет в операционную кассу. Кассир открывает текущий счет покупателю, принимает денежные средства и переводит их на расчетный счет предприятия платежным поручением. Покупателю выдается чек. При оплате товара в валюте кассир конвертирует ее и зачисляет сумму в рублях на расчетный счет предприятия. Весь процесс занимает несколько минут.
При условии, что оперкасса принадлежит тому же банку, в котором у магазина открыт расчетный счет, в ней могут выдаваться средства на заработную плату сотрудникам магазина, выплаты социального характера, а также на командировочные расходы.
Валютные операции
Согласно Указанию ЦБ РФ от 30 октября 1998 г. N 388-У в операционных кассах вне кассового узла можно совершать и валютно-обменные операции, предусмотренные п.1.6 Инструкции Банка России от 27 февраля 1995 г. N 27.
К валютно-обменным операциям относятся:
Для того чтобы иметь возможность совершать валютно-обменные операции в операционной кассе вне кассового узла, банк направляет в территориальное учреждение Банка России по месту своей регистрации уведомление об этом с указанием адреса операционной кассы и перечня совершаемых операций.
Организация работы
Оперкассы рассматриваются как структурные подразделения кредитной организации. Порядок организации работы таких касс, а также требования к их устройству регулируются Положением N 199-П. Общие вопросы открытия и закрытия структурных подразделений банка регламентируются в разд.II (гл.9, 12) Инструкции ЦБ РФ от 14 января 2004 г. N 109-И.
Решение об открытии или закрытии операционной кассы принимает орган управления кредитной организации или ее филиала в соответствии с уставом или положением о филиале. Наименование оперкассы должно содержать указание на вид структурного подразделения (то есть операционная касса) и принадлежность к конкретной кредитной организации или ее филиалу.
Нормативные акты Банка России предписывают при организации кассы учитывать Рекомендации по комплексному оборудованию банков, пунктов обмена валюты, оружейных и ювелирных магазинов, коммерческих и других фирм и организаций техническими средствами охраны, видеоконтроля и инженерной защиты. Типовые варианты. Р 78.36.003-99 (утв. ГУВО МВД России 20 декабря 1996 г.). К помещениям для операций с ценностями относятся, например, помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам. Техническая укрепленность таких помещений должна обеспечивать защиту жизни персонала, сохранность денежной наличности и ценностей.
Только после получения положительного заключения территориального учреждения Банка России о соответствии помещений требованиям, установленным нормативными актами Центробанка, оперкасса вправе начать проведение операций.
Сведения об операционной кассе вне кассового узла вносятся территориальным учреждением Банка России, осуществляющим надзор за деятельностью кредитной организации, а также территориальным учреждением по местонахождению оперкассы (если они различаются), в Книгу государственной регистрации кредитных организаций. Кроме того, операционную кассу ставят на учет в налоговой инспекции.
Денежная наличность
В соответствии с распорядительным документом банка денежная наличность и ценности по окончании работы операционной кассы либо ежедневно сдаются в кассу кредитной организации, либо хранятся в оперкассе, в хранилище ценностей или в сейфе, который закрывается кассовым работником операционной кассы и сдается под охрану. В случае хранения денежной наличности и ценностей в операционной кассе в нерабочее время банк устанавливает для своей кассы размер минимально допустимого остатка наличных денег. Он определяется в пределах минимально допустимого остатка наличных денег, установленного для кредитной организации.
Подкрепляется операционная касса денежной наличностью на основании письменной заявки кассира. Каждый день ему выдается аванс при условии ежедневной сдачи денег в кассу банка. Либо выдается аванс по мере необходимости при условии хранения наличных денег в операционной кассе.
В конце операционного дня кассир сверяет имеющийся у него остаток денежной наличности с суммами, указанными в приходных и расходных кассовых документах по произведенным операциям, и авансом или фактическим остатком наличных денег в кассе на начало операционного дня, составляет сводную справку о кассовых оборотах и подписывает ее. Если денежная наличность хранится в операционной кассе, то кассир ведет книгу учета денег (ценностей), в которую записывает общую сумму прихода и расхода за день с выведением остатка кассы на начало следующего рабочего дня.
Порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам, неплатежным и поддельным денежным знакам определяется договором на кассовое обслуживание, заключаемым между кредитной организацией и магазином.
Инкассация денежной наличности и ценностей осуществляется на основании препроводительной ведомости или по описи, которая составляется кассиром операционной кассы. В сумку с ценностями или наличностью вместе с описью вкладывается сводная справка о кассовых оборотах. Денежная наличность в рублях и иностранной валюте сдается кассиром раздельно и (при доставке и инкассации через инкассаторов) на рублевую наличность и иностранную валюту составляются отдельные описи. Если денежная наличность сдается в кассу непосредственно кассиром, операция оформляется кассовыми ордерами. Опись в этом случае не составляется.
При наличных денежных расчетах кредитная организация применяет контрольно-кассовую технику согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ. Это могут быть ККМ и другие программно-технические средства, обеспечивающие реализацию требований, предъявляемых к контрольно-кассовой технике, банкоматы и прочие программно-технические комплексы. ККТ, применяемую банками, в отличие от прочих организаций и индивидуальных предпринимателей в налоговых органах не регистрируют. Однако согласно ст.6 Закона N 54-ФЗ кредитные организации обязаны представлять в налоговые органы по их запросам информацию о ККТ. Контроль же за соблюдением банками требований этого Закона осуществляет Центральный банк РФ.
Положение N 199-П устанавливает, что кредитные организации, а значит, и их структурные подразделения, то есть операционные кассы, применяют ККТ при приеме денежной наличности в уплату платежей, для проведения иных операций без открытия банковских счетов и пр. Формы извещений и квитанций, по которым производятся эти операции, устанавливаются банком по согласованию с кредитной организацией, в которой у магазина открыт счет.