какие реквизиты документа придают ему юридическую силу
Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»
Вместе с этой статьей выбирают:
Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Юридическая значимость электронного документа
В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».
Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:
Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.
Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.
Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.
Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.
По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.
Как придать юридическую силу внутренней переписке
В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.
Митрофанова В.В.
Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.
6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).
6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:
7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.
7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.
8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.
Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).
Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.
Придание юридической силы документам внутренней переписки
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.
4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.
Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.
В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.
Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.
Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.
Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям
В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.
В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.
Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:
1. Название документа – «Заявление».
2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.
Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.
Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям
Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.
Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.
Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.
Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда
(…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.
Статья 79. Прекращение срочного трудового договора
Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…).
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации
(…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.
Система регистрации документов внутренней переписки
Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:
Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.
Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.
Копии и дубликаты
Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.
Пример 14
Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.
Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.
Только до завтра запись со скидкой 20%. Программа вебинара тут.
Практикум «Проверьте себя»
1. Что такое делопроизводство?
Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].
[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Какими документами устанавливаются правила оформления документов в организации?
Правила оформления документов регламентируются Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, есть Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68, на которую мы можем ориентироваться.
В организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству. При ее разработке в качестве основы можно использовать указанную Типовую инструкцию, но нельзя забывать, что она была разработана до выхода указанного Государственного стандарта, поэтому при описании правил оформления документов в первую очередь следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003.
3. Что такое документ?
1. Слово «документ» в переводе с лат. documentum означает «доказательство, свидетельство».
Словарь иностранных слов2 дает такое определение этому термину:
1. Деловая бумага, подтверждающая что-либо.
2. Удостоверение личности (паспорт и т.п.).
3. Письменное свидетельство чего-либо. Предлагаем «Записки бригадира Моро» как важный исторический документ, который не должно смешивать с нелепыми повествованиями иностранцев о нашем отечестве. (Пушкин.)
В энциклопедическом юридическом словаре3 мы найдем такое определение: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр. Могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотации и т.д.). Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией…».
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2 Словарь иностранных слов. М.: Олимп; 1998.
3 Юридический энциклопедический словарь. М., «Советская энциклопедия», 1984.
4. Какие материальные носители информации вы знаете?
Материальными носителями информации являются: бумага; жесткий диск компьютера; дискеты; компакт-диски (CD-ROM, CD-RW); флэш-накопители (флэш-диски); фото-, аудио- и видеопленка и др.
5. Что такое реквизит документа?
Слово «реквизит» в переводе с лат. requisitum означает «требуемое, необходимое». В юридическом аспекте реквизиты — это обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются: наименование и дата составления документа, название и адрес организации, составляющей документ; стороны, участвующие в совершении хозяйственной операции; содержание совершаемой операции; основание к совершению операции, единицы изменения в объем операции (в натуральном и стоимостном выражении); подписи ответственных лиц и печать. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях, предусмотренных законом, влечет недействительность или оспоримость документа. Наиболее строгие требования установлены для реквизитов бухгалтерских документов, в которых могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты4. Применительно к делопроизводству реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа5.
4 Юридический энциклопедический словарь. М., «Советская энциклопедия», 1984.
5 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
Юридическую силу документу, прежде всего, придают такие реквизиты, как подпись, оттиск печати, гриф утверждения (если он должен быть на документе).
Дата документа является обязательным и юридически значимым реквизитом. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Отсутствие даты на некоторых видах документов — бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной, т.е. безусловно недействительной с момента оформления, является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи6.
Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа», который присваивается по журналу регистрации данного вида документов. При наличии такого журнала достаточно легко доказать (например, сотрудникам налоговой инспекции), что тот или иной документ не составлен «задним числом», поскольку в журнал записи вносятся последовательно с начала года. Кроме этого, журнал регистрации должен быть защищен от изъятий и вложений, что исключает фальсификацию.
6 См. ст. 186 Гражданского кодекса РФ.
7. Какой реквизит придает юридическую силу копии документа или выписке из него? Что входит в этот реквизит?
Копия документа или выписка из него не будут иметь юридической силы без оформления реквизита «Отметка о заверении копии». В состав реквизита входит слово «Верно», наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи работника, заверившего копию, а также дата заверения. Если копия документа выдается для представления в другую организацию, необходимо проставить оттиск печати.
8. Какие функции документа вы можете назвать? Приведите примеры документов, осуществляющих определенные функции.
· Информационная функция. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени7.
· Доказательственная функция. Документы служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками организации.
Доказательством при решении хозяйственных споров в арбитражном суде могут служить, например, договор подряда и акты выполненных работ.
Доказательством при рассмотрении трудовых споров с работниками организации может быть, в частности, трудовой договор, заключенный с работником, а также его должностная инструкция.
Безусловно, эту функцию выполняют организационно-правовые документы организации — устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.
· Коммуникативная функция. Документы обеспечивают внешние и внутренние связи (коммуникации) организации.
Внешние связи организации осуществляются посредством переписки: служебные письма, телеграммы и другие документы.
Внутренние связи организации осуществляются с помощью таких документов, как, например, служебные, докладные и объяснительные записки, заявления.
Коммуникативную функцию выполняют некоторые реквизиты, например резолюция.
· Научно-историческая функция — документы служат материалом для исследования истории организации.
К таким документам относятся, прежде всего, архивные документы.
7 Делопроизводство: Учеб. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. С. 87.
9. Что такое классификация документов?
Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
10. По каким признакам можно проводить классификацию документов?
Классификацию документов можно проводить по следующим признакам.
По содержанию документы делятся:
– документы по личному составу;
Внутри каждой группы документы делятся по наименованиям, например:
Группы документов по содержанию
– служебные (докладные) записки,
По месту происхождения документы делятся:
– на внутренние (созданные внутри данной организации) и
– внешние (входящие — поступившие от других организаций и граждан и исходящие).
По срокам хранения документы делятся на три группы:
– постоянного срока хранения;
– временного срока хранения свыше 10 лет (долговременного);
– временного срока хранения до 10 лет включительно (кратковременного).
По гласности документы делятся на две группы:
– документы без ограничения доступа;
– документы ограниченного доступа — имеющие гриф «Для служебного пользования» (ДСП), «Секретно», «Совершенно секретно» — в государственных организациях; «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» («КТ») — в частных компаниях.
По срочности документы делятся на две группы:
– срочные, т.е. документы, по которым установлен срок исполнения;
– несрочные — документы, присланные для сведения, руководства, т.е. документы, по которым не устанавливаются сроки исполнения.
По стадиям создания документа и работы с ним можно выделить:
– подлинник документа — первоначальный (один — как в приказе —или несколько — как в договоре) экземпляр документа, оформленный надлежащим образом;
– дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий равную с ним юридическую силу8;
– копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы9;
– заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу10;
– дублетный документ — один из экземпляров копии документа11;
– выписка из документа — абсолютно точное воспроизведение (копия) части документа (с обязательным указанием его даты и номера); юридическую силу выписка из документа приобретает только в том случае, если она соответствующим образом заверена.
Некоторые авторы книг по документационному обеспечению управления предлагают использовать при классификации такие признаки, как происхождение, форма документов и др.12 В практической работе по классификации документов эти признаки используются значительно реже, поэтому мы не будем их подробно рассматривать в данной статье.
8 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
9 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
10 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
11 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
12 См. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Книжный мир, 2004. С. 34–36, а также Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. СПб.: «Издательский дом Герда», 2003. С. 155–156.
11. Каковы цели классификации?
Основные цели классификации: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата к документам (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки к документам или журнал регистрации документов).
12. Что такое унификация документов?
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию»13.
Применительно к делопроизводству можно сказать, что унификация — это установление единых форм и правил оформления документов для аналогичных управленческих действий.
Хотелось бы отметить, что унификация может проводиться как на общегосударственном уровне, так и в рамках одной организации, например:
в рамках организации
Унифицированные формы кассовых документов (приходные и расходные ордера и др.)
Унифицированные формы документов по учету труда
Бланки: общий, для писем и др.
Бланки для справок с места работы
Бланки приказов по основной деятельности
Бланки приказов по кадрам, не учтенных в Альбоме унифицированных форм, утвержденном Госкомстатом РФ
13 Большой энциклопедический словарь. 1991. Т. 2. С. 526.
[1] Формы таких документов приводятся в приложении к инструкции по делопроизводству организации.
13. Каковы цели унификации?
Цели унификации документов:
· сокращение количества видов и форм применяемых документов, которое происходит за счет исключения дублирующих форм документов. Например, может быть разработана единая (унифицированная) форма акта об опоздании на работу в начале рабочего дня или после обеденного перерыва; о досрочном уходе с работы или на обеденный перерыв; об отсутствии работника на рабочем месте, о прогуле;
· повышение качества их оформления благодаря использованию готовых бланков и компьютерной техники;
снижение трудоемкости их обработки за счет широкого использования трафаретных текстов, а также возможности работы с электронными формами документов.
14. Что такое стандарт?
Слово «стандарт» в переводе с английского standard означает «норма», «образец».
В широком смысле слова стандарт — это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов и выявления сходства и различия между ними.
Стандарт — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным государственным органом.
Объектом стандартизации являются продукция, услуги, типовые технологические процессы, методы и средства обеспечения единства и точности измерений, научная организация труда и рабочих мест, организация управления, научно-технические термины, типовые формы документов, условные обозначения, охрана окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов, безопасность труда и другие объекты, имеющие перспективу многократного применения. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ и т.п.), так и на объекты организационно-методического и общетехнического характера[1].
[1] Юридический энциклопедический словарь. М., «Советская энциклопедия», 1984.
15. Как разделяются стандарты по уровню их обязательности?
По уровню обязательности различаются:
· международные стандарты (ИСО);
· государственные стандарты (ГОСТ);
· отраслевые стандарты (ОСТ);
· республиканские стандарты (РОСТ);
стандарты организаций, предприятий.
16. Что такое стандартизация документов?
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов.
17. Назовите наиболее распространенные форматы бумаги, используемые для подготовки организационно-распорядительных документов.
Чаще всего используется бумага формата А4 (210х297 мм). Некоторые документы оформляются на формате А5 (148х210 мм), например справки с места работы, короткие сопроводительные письма и др. Значительно реже используется бумага формата А6 (105х148 мм) и А3 (297х420 мм). Приходится иметь дело и с форматом А7 (каталожные карточки).