какие ресурсы не используются в ms project

Типы ресурсов в MS Project

Начиная с 2007 версии, в MS Project 3 типа ресурсов: трудовые, материальные и затраты.

Трудовые ресурсы отличаются от материальных тем, что они возобновляемы и ограничены. Это значит, что воспользовавшись ими на одном проекте, вы можете использовать и на следующих проектах. Также трудовые ресурсы ограничены в программе максимально возможным количеством (поле Макс.единиц) и возможно собственным календарем. Материальные ресурсы считаются в программе не возобновляемыми и неограниченными.

Иногда в качестве трудового ресурса приходится заводить материал, если он поставляется в проект по определенному графику, или необходимо отслеживать, когда его количество закончится. Или помещение, например, если ограничения по его использованию являются узким местом для проекта и если мы не будем учитывать эти ограничения при планировании, план не будет реалистичным.

Честно говоря, материальные ресурсы (особенно в разрезе конкретных наименований) в программе на практике планируются редко, чаще за их закупкой, использованием, наличием следят специальные службы компании. Однако, дефицитные, дорогие или поставляемые по особому графику материалы могут являться предметом внимания руководителя проекта. Часто для руководителя важно не количество материалов, а стоимость – плановая, фактическая, оставшаяся. В этом случае, можно подумать о затратном ресурсе – оплата материалов таких-то.

И тут может понадобиться третий тип ресурса – затраты. Для того, чтобы стало понятнее, что это за тип, достаточно сказать, что это – то же, что статьи затрат в нашей смете, т.е. деньги с названием – например, аренда, услуги связи, налоги с ФОТ, командировочные расходы, оплата материалов…

Для того, чтобы описать ресурсы, которые могут потребоваться на проекте, удобно использовать представление Лист ресурсов:

Источник

Тема 2.2.3. ресурсы и назначения в microsoft project

Основные понятия и термины по теме:резервирование ресурсов, серверная ОС, ввод начальных остатков.

План изучения темы:

1. Создание списка ресурсов

2. Окно свойств ресурса

3. Понятие назначения

4. Создание назначений трудовых ресурсов

5. Создание назначений материальных и затратных ресурсов

6. Свойства назначения

КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИХ ВОПРОСОВ

Создание списка ресурсов

Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трех видов.

1. Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.

2. Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.

3. Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.

Основными характеристиками трудового ресурса являются.

1. График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.

2. Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.

3. Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;

4. Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

Материальный ресурс характеризуется только стоимостью, складывающейся из двух частей.

1. Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.

2. Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Для создания списка ресурсов, задействованных при выполнении проекта, нужно выбрать представление Лист ресурсов или пункт менюВид/Лист ресурсов. Это представление изображено на рис.1.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонкеТип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.

Рис. 1.Лист ресурсов проекта

Окно свойств ресурса

Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.

Рис.2.Вкладка Общие окна свойств ресурса

График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:

1. Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);

2. Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);

3. Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Поля Группа и Код позволяют сгруппировать ресурсы по группам и назначить им определенные коды. Их значения используются для выполнения операций фильтрации и группировки.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

1. выделенный – ресурс принимает участие в проекте;

2. предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.

Кнопка Изменить рабочее время активна только для трудовых ресурсов. Она открывает индивидуальный календарь рабочего времени, приемы работы с которым совпадают с рассмотренными ранее в лекции 3 приемами обработки календаря.

Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис.3.

Рис. 3.Вкладка Затраты окна свойств ресурса

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.

1. Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.

2. Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.

3. Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропорционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.

4. Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Для затратных ресурсов стоимость на вкладке Затраты не задается. Она указывается при их назначении на конкретную задачу и может отличаться для разных задач.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

1. В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;

2. Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;

3. По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

На вкладке Заметки (рис.4) располагаются комментарии и пометки, содержащие важную для менеджера проекта информацию. Редактор заметок имеет возможности редактирования шрифта, задания способа выравнивания текста и создания маркированного списка. В заметки может быть внедрен внешний объект, например фотография сотрудника.

Рис.4.Вкладка Заметки окна свойств ресурса

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.

Назначение – это сопоставление задаче перечня трудовых, материальных или затратных ресурсов, которые будут задействованы при ее выполнении.

При назначении трудовых ресурсов указывается объем назначения ресурса, выделяемый для данной задачи. Он измеряется в процентах от рабочего времени по индивидуальному календарю ресурса. 100% означает занятость ресурса исключительно данной задачей. При назначении материальных ресурсов указывается либо фиксированное количество его единиц измерения, расходуемых на всю задачу, либо скорость потребления за некоторый период времени (например, количество штук в день). При назначении затратных ресурсов указывается сумма затрат.

Задача, получившая назначение трудовых ресурсов, приобретает три взаимосвязанных параметра:

3. объем назначения ресурсов.

Трудозатраты измеряются в часах, которые должны отработать трудовые ресурсы для успешного завершения всей задачи. Например, если задача длится 5 дней и ее выполняет один работник со стандартным 8-часовым рабочим днем, то ее трудозатраты равны 40ч. Если же используется 2 работника – 80ч. Трудозатраты рассчитываются по формуле:

где L – длительность задачи, V – объем назначений ресурса, H – ежедневная длительность работы ресурса в часах, а сумма берется по всем назначенным задаче трудовым ресурсам.

Факт создания для задачи первого назначения трудовых ресурсов очень важен, поскольку в этот момент вычисляются ее трудозатраты. В этот же момент длительность задачи, трудозатраты и объем назначения ресурсов связываются в единое целое. В дальнейшем при попытке изменить любой из этих параметров, добавить или удалить трудовые ресурсы система самостоятельно пересчитывает значения остальных связанных параметров.

Характер пересчета зависит от значения поля Тип задачи, который расположен в окне свойств задачи на вкладке Дополнительно, изображенной на рис.5. Это поле имеет одно из трех значений:

1. Фиксированный объем ресурсов (ФОР). Устанавливается по умолчанию;

2. Фиксированная длительность (ФД) ;

3. Фиксированные трудозатраты (ФТ).

Рис.5.Окно свойств задачи

В табл.1 приведены зависимости длительности, трудозатрат и объема назначения ресурсов друг относительно друга для разных типов задач.

Для упрощения зависимостей между длительностью, трудозатратами и объемом назначения ресурсов в окне свойств задачи имеется флажок Фиксированный объем работ (рис.5). Его установка позволяет зафиксировать трудозатраты задач с фиксированным объемом ресурсов или фиксированной длительностью. По умолчанию этот флаг является включенным. В табл.2 приведены зависимости параметров задач для этого случая.

Тип задачи – фиксированный объем ресурсов, установлен флажок Фиксированный объем работ, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объемом 100%, трудозатраты – 40ч.

Тип задачи – фиксированная длительность, установлен флажок Фиксированный объем работ, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объемом 100%, трудозатраты – 40ч.

Каждая задача может иметь свой собственный календарь из числа определенных в проекте базовых календарей. Календарь задачи устанавливается полем Календарь вкладки Дополнительно окна свойств задачи (рис.5). При расчете графика работы ресурса учитывается календарь задачи и индивидуальный календарь ресурса. При этом последний имеет больший приоритет. Если ресурс может работать больше по своему календарю, чем по календарю задачи, то он работает больше. Если же его календарь требует работать меньше, чем указано в календаре задачи, то он работает меньше.

Для просмотра величины трудозатрат задач лучше всего использовать таблицу Использование в одном из представлений Диаграмма Ганта, Использование задач или Использование ресурсов. Эта таблица имеет столбец Трудозатраты, в котором находятся присвоенные задачам значения трудозатрат. Примеры этой таблицы изображены на рис.7 и 8.

Статьи к прочтению:

MS Project Часть 3. (Шаг 2 — Ресурсы и их назначение на задачи)

Похожие статьи:

Основные понятия и термины по теме:выравнивание ресурсов План изучения темы: 1. Перегрузка ресурсов 2. Выравнивание ресурсов 3. Автоматическое…

ТЕМА 2.2.1. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT Основные понятия и термины по теме:диаграмма Ганта, тип ограничения, ранний срок, веха…

Источник

Ресурсы в MS Project: Виды, Назначение и Добавление в Проект

Профессиональный планировщик от Microsoft Project предлагает возможности и инструменты для создания детальной диаграммы Ганта и поэтапного описания реализации проекта. В программе есть несколько ключевых переменных, которыми нужно оперировать при разработке плана проекта.

Одни из таких компонентов — ресурсы в MS Project. Именно этот параметр помогает назначать исполнителей, определять скорость реализации проекта и возможные затраты.

О том, как добавить ресурсы в MS Project и как работать с ними, вы узнаете из данной статьи.

Что такое ресурсы в MS Project

Ресурсы в MS Project ― это составная часть плана проекта, которая отражает все необходимое для его завершения (оборудование, материалы, трудовые резервы и прочее).

К формированию списка этих переменных приступают сразу после разработки кластеров задач и их календарного планирования.

Ресурсы в MS Project позволяют определить значимые характеристики проекта.

Ресурсы входят в план вне зависимости от того, назначены ли они конкретным этапам. При этом некоторые из задач могут требовать задействования сразу нескольких специалистов или материальных резервов. В этом случае для большего удобства планирования создается группа ресурсов в MS Project. Объединение в кластеры упрощает отчетность и контроль выполнения задач и реализации всего проекта.

Виды ресурсов в MS Project

Несмотря на то что в планировщике от Microsoft под ресурсами может пониматься все что угодно (машины, механизмы, рядовые сотрудники и так далее), для удобства принято использовать следующую классификацию:

Данные этой категории применяются для описания задействованного оборудования или кадров. В MS Project трудовые ресурсы могут использоваться на разных проектах, так как являются ограниченными и возобновляемыми.

Этот тип данных применяется для описания необходимых материальных ценностей. На практике в MS Project материальные ресурсы используются редко, так как их планированием и закупкой занимаются отдельные специалисты. Однако дефицитные позиции могут представлять конкретный интерес, а потому закладываются в план.

Этим параметром описываются подрядные организации, участвующие в реализации проекта, а также другие расходы: аренда помещений, оплата услуг связи и прочее.

Кроме этого, в последних версиях MS Project типы ресурсов могут делиться на корпоративные, некорпоративные и универсальные. Эта классификация доступна в Microsoft Project 2019.

Создание списка ресурсов

После того как вы определились со списком необходимых резервов, их нужно добавить в проект. В листе ресурсов должно отражаться имя и ежедневный объем времени, доступный для привлечения на выполнение поставленных задач.

Чтобы создать такой список, нужно перейти на вкладку «Ресурс» на панели инструментов и выбрать раздел «Лист ресурсов».

«Ресурс» → «Лист ресурсов».

В раскрывающемся списке выберите раздел «Форма ресурсов», чтобы открылись поля для заполнения.

В появившемся окне можно указать название вводимого параметра, группу, к которой он относится (поле «Группа»), число доступных единиц (поле «Макс. ед.»), применяемый календарь.

Добавить ресурсы в MS Project можно и через форму быстрого ввода. Она находится на панели инструментов. В раскрывающимся списке достаточно выбрать интересующий тип ресурсов и перейти к окну ввода данных.

Работа с ресурсами в MS Project

Чтобы скорректировать те или иные параметры в представлении конкретного ресурса, нужно дважды кликнуть по нужному в общем списке доступных, чтобы вызвать форму ввода данных.

В появившемся поле можно указать группу ресурсов, наименование, единицы измерения, тип (материальный, трудовой, затраты), период доступности.

Перещелкивая вкладки данной формы, вы откроете разделы заметок и начисления затрат.

Трудовые ресурсы в MS Project имеют дополнительное поле для назначения адреса электронной почты.

Назначение ресурсов и их добавление в проект в MS Project

Если у вас уже есть список используемого оборудования, кадровых резервов и затрат, необходимо распределить их по задачам, запланированным для реализации конкретного проекта. Для этого используется инструмент «Назначение».

Что такое назначение ресурса?

В планировщике от Microsoft под назначением понимается связь между конкретной задачей и ресурсом. При этом на каждый из этапов допустимо назначение неограниченного числа разных типов резервов.

В MS Project распределение ресурсов производится с учетом следующих параметров.

Назначить можно не только ресурсы для задач, но и соответствующие затраты, что поможет оценить общую стоимость реализации проекта.

Назначение ресурсов на задачи

Если вы хотите привязать ресурс к уже существующему этапу реализации проекта, откройте форму «Сведения о задаче». Для этого можно дважды кликнуть левой кнопкой мыши по нужной графе или перейти на соответствующую вкладку через панель инструментов.

В окне ввода названия укажите наименование уже существующего ресурса. Если планировщик не нашел совпадений, заполните необходимые поля, предлагаемые MS Project.

В графе «Единицы» указывается объем затрачиваемого времени (для трудовых ресурсов) или количество нужных единиц ресурса MS Project (для категории материальных ценностей). В графе «Затраты» выводится стоимость использования указанного резерва.

Произвести замену ресурсов в MS Project или назначить новые можно и в представлении «Диаграмма Ганта» в MS Project.

Откройте вкладку «Ресурсы» и при выделенной задаче нажмите кнопку «Назначить ресурсы» на панели инструментов.

Как назначить затраты на ресурс в MS Project

В планировщике от Microsoft можно вычислить расходы на использование тех или иных резервов. Они рассчитываются на базе заложенных ставок, общих и фиксированных затрат на использование. Для назначения параметров, которые используются для расчета, откройте лист ресурсов.

В появившемся списке выберите интересующий ресурс и нажмите кнопку «Сведения» на панели инструментов.

После этого откроется форма для заполнения. В ней можно указать стандартную ставку, оплату за сверхурочные часы, назначить время использования и желаемую форму расчета (пропорционально, в начале работы, по окончании). Здесь же можно определить дату действия указанных тарифов, чтобы избежать ошибок в расчетах по неактуальным ценам.

Описанные параметры доступны для заполнения вне зависимости от типа ресурса.

Выравнивание ресурсов в MS Project

Если в процессе планирования вы заметили, что один и тот же резерв используется на разных этапах реализации, может возникнуть чрезмерная загрузка ресурсов. Чтобы этого избежать, можно воспользоваться специальным инструментом, который доступен на вкладке «Ресурс».

Из общего списка выберите интересующий ресурс и нажмите кнопку «Выровнять ресурс». Планировщик устранит конфликты в задачах, которые приводят к перерасходу доступного объема выбранного резерва.

Чтобы загрузка ресурсов в MS Project была корректной во всех задачах, нажмите кнопку «Выровнять все». Для удаления этих действий можно воспользоваться кнопкой «Очистка выравнивания».

В разделе «Параметры выравнивания» можно задать условия для автоматического выравнивания ресурсов и контроля их перерасхода.

Как работать с ресурсами в GanttPRO

MS Project – не единственный инструмент для работы с ресурсами проекта.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO – отличная альтернатива Microsoft Project для работы над задачами, ресурсами и календарями проекта. Сервис предлагает интуитивно-понятный интерфейс, мощную функциональность для управления проектами и короткий период времени на изучение.

GanttPRO — онлайн диаграмма Ганта с интуитивно-понятным интерфейсом для эффективного управления задачами, проектами, ресурсами и командного взаимодействия в режиме реального времени.

Виды ресурсов в GanttPRO

В онлайн диаграмме Ганта GanttPRO ресурсы также делятся на 3 вида:

Как добавить ресурсы в GanttPRO

Кроме того, в GanttPRO ресурсы делятся на:

Добавить ресурсы в GanttPRO можно двумя способами.

Стоимость ресурсов

Вы можете задать стоимость при добавлении людей и ресурсов в проект во вкладке «Люди». В GanttPRO стоимость задач и проектов рассчитывается автоматически исходя из вида ресурсов и его стоимости.

Как назначить ресурсы в GanttPRO

В GanttPRO легко назначить ресурсы на любую задачу

Для этого в таблице проекта в нужной вам задаче в колонке «Исполнитель» просто выберите нужный вам ресурс. Здесь вы также можете задать количество часов на задачу в день и увидеть, сколько времени потребуется на ее завершение.

В GanttPRO можно назначать несколько ресурсов на одну задачу.

Загрузка ресурсов в GanttPRO

GanttPRO – это еще и эффективная система управления ресурсами.

Вы с легкость сможете работать с загрузкой ресурсов и видеть, кто перегружен, у кого достаточно задач, а кому их можно еще назначить.

Вся загрузка по проекту видна внизу в окне «Загрузка ресурсов» в текущем проекте.

Кроме того, в меню слева вы найдете вкладку «Загрузка ресурсов». Здесь отображается общая загрузка всех ваших ресурсов по всем проектам.

Вы можете открыть загрузку любого ресурса, видеть, в каких проектах и над какими задачами он работает, их даты, статусы, приоритеты и прогресс.

Исходя из загрузки ресурсов, вы с легкостью сможете перераспределить задачи с помощью drag & drop. Просто перетащите их на другие даты у этого или любого другого ресурса. Здесь же по клику на задачу вы можете менять количество часов, необходимых на ее выполнение.

В начале этого видео представлена работа общей загрузки ресурсов в GanttPRO.

Из этого видео вы узнаете, как работать с командой и ресурсами в GanttPRO.

Хотите узнать больше о том, как работать с ресурсами в GanttPRO? Спросите в Live chat или запишитесь на удобное для вас время на персональное демо.

Источник