какие сервисы самообслуживания могут использоваться для эффективной работы кадровой службы

Новое в кадровом делопроизводстве: самостоятельный сервис для сотрудников, единый кадровый центр и автоматизация процессов

maxsim / Depositphotos.com

Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму. Тем не менее вице-президент, директор по персоналу компании «Почта Банк» Юлия Бородай рассказала о своем опыте использования электронной формы для таких документов, как приказы о предоставлении отпуска работнику, о поощрении или направлении его в командировку.

Эксперт рассказала о специально созданных для их организации программах для повышения эффективности кадровых процессов: едином кадровом центре (ЕКЦ) для сотрудников службы кадров и самостоятельном сервисе для сотрудников. По ее мнению, это позволит автоматизировать процессы и минимизировать количество документов. Так, самостоятельный сервис для сотрудников подразумевает, что работник, прошедший процедуру аутентификации и авторизации, может подписать документ (например, график отпусков, приказ о замене отпуска денежной компенсацией, документы по командировке), подтверждающий его намерения, посредством простой электронной подписи.

При этом она отметила, что целесообразно оставить на бумажном носителе только следующие документы:

По ее мнению, данные документы не являются типовыми, и в случае возникновения трудового спора между сотрудником и работодателем будут представлены оригиналы, подписанные собственноручно сторонами.

Для повышения эффективности работника кадровой службы, по словам эксперта, необходимо пересмотреть организацию рабочих процессов по получению и согласованию документов. Так, был создан ЕКЦ – это единый, специально созданный центр, куда передаются документы, повторяющиеся для всех структурных подразделений, что позволяет стандартизировать и оптимизировать кадровые процессы.

Юлия Бородай указала на следующие преимущества данного сервиса:

Эксперт отметила, что автоматизация процессов, помимо перечисленных выше преимуществ, позволит минимизировать риски нарушения трудового законодательства. По ее словам, кадровый сервис автоматически будет блокировать процесс согласования документов при несоблюдении Трудового кодекса, например, при направлении беременной женщины в командировку (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, система ставит перед пользователем – руководителем, работником и сотрудником кадровой службы – четкие задачи, сроки их выполнения, а также указывает перечень необходимых документов и ограничения. Вместе с тем у вышеперечисленных лиц есть возможность формировать приказы на основе загруженных шаблонов с указанием штрихкода, что позволит составить реестр документов, установить автоматический контроль исполнения задачи на каждом этапе и быстро осуществить их поиск в системе.

Кроме этого эксперт предложила использовать в кадровом документообороте данные идентификации и аутентификации физических лиц из единой биометрической системы (ЕБС) и единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). По ее мнению, использование биометрических данных было бы актуально для сотрудников, которые работают с персональными данными. В офисе устанавливается специальное оборудование, идентифицирующее конкретного работника по отпечатку пальца, и программное обеспечение определяет, разрешен ли сотруднику доступ в систему или нет.

При этом информационные технологии уже активно применяются в сфере трудовых отношений, что подтверждается судебной практикой. Работодатель и работник вправе договориться о том, что сообщения, направленные по корпоративной электронной почте, изменяющие или уточняющие характер работы, являются обязательными для исполнения сторонами.

Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Ответ на этот и другие практические вопросы – в «Базе знаний службы Правового консалтинга» в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Так, согласно материалам одного дела, между работодателем и работником было заключено дополнительное соглашение к договору на бумажном носителе об изменении условий трудового договора, по которому сотрудник выполнял работу дистанционно (апелляционное определение Московского городского суда от 6 июля 2017 г. № 33-21198/17). Кроме того, он был вправе самостоятельно определять время начала, окончания работы и перерыва на отдых. Вместе с тем в данном соглашении была предусмотрена возможность его досрочного прекращения путем направления уведомления работнику по корпоративной электронной почте или иным доступным работодателю способом. Этим работодатель и воспользовался, направив сообщение работнику. Сотрудник вышел на рабочее место, что свидетельствовало о прекращении дистанционного режима работы. Однако после он покинул рабочее место для перерыва на обед и проведения переговоров с клиентом, в связи с чем был уволен за прогул в соответствии с подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При рассмотрении дела суд апелляционной инстанции не нашел нарушений в действиях работодателя, согласился с порядком расторжения дополнительного соглашения путем получения уведомления по корпоративной электронной почте, в связи с чем отказал работнику в удовлетворении жалобы.

Однако кроме преимуществ электронного кадрового документооборота эксперты указали на его недостатки. Так, директор Высшей школы юриспруденции, НИУ ВШЭ Дмитрий Кузнецов отметил, что в рамках подготовки цифрового фундамента для проведения реформ в области трудового законодательства ожидаемые изменения и увеличение количества профессиональных стандартов потребуют обновления системы кадрового документооборота. Он указал, что, по имеющимся у него данным, большинство работодателей не хотят переходить на электронный документооборот из-за дополнительных затрат. Потребуются расходы на установку специального программного обеспечения не только для ведения внутреннего документооборота, но и для передачи данных в государственные органы и на изготовление квалифицированной электронной подписи для сотрудников.

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Дмитрий Кузнецов предложил учитывать согласие работодателя при переходе на электронный документооборот, его степень готовности и финансовые возможности. Он также подчеркнул, что в процессе разработки проекта кадрового делопроизводства возникнет много вопросов, например, неясно, как работодатели смогут получить доступ к персональным данным и как будет осуществляться их защита, какой порядок внесения данных предусмотрят для текущего работодателя, если предыдущий не заполнил сведения о сотруднике. Кроме того, необходимо предусмотреть порядок действий работодателя, если сотрудник откажется предоставить согласие на ведение в отношении него электронного документооборота.

По мнению Дмитрия Кузнецова, процесс перехода на электронный кадровый документооборот будет долгим, и компании, которые примут решение о его введении, должны соблюсти нормы фиксации данных и сроки их передачи в государственные органы. Эксперт предположил, что размер административных штрафов за невыполнение требований по их информированию в будущем значительно вырастет. Напомним, что максимальный штраф для юрлица за нарушение норм трудового законодательства составляет сегодня от 100 тыс. до 200 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

1 С текстом законопроекта «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей» и материалами к нему можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов (ID: 02/04/02-19/00088427).

Источник

Личный кабинет сотрудника на 1С

Современное ведение кадрового делопроизводства сложно считать комфортным без такого решения, как личный кабинет сотрудника. Это защищенная информационная система с веб-доступом, включающая в себя необходимые ИТ-сервисы и обеспечивающая информированность сотрудников и необходимые корпоративные коммуникации (в том числе взаимодействие персонала со специалистами по кадрам и расчетчиками заработной платы).

Преимущества, которые обеспечивает web-портал сотрудника, на самом деле замечают все участники процесса:

UCMS Group предлагает два варианта личного кабинета сотрудников с несколько отличающимся функционалом: у клиентов есть возможность выбрать стандартное решение или заказать настройку портала индивидуально под конкретные требования и задачи (например, портал EG абсолютно гибок). По всем решениям обеспечивается техподдержка кабинета нашими специалистами.

Функционал web-портала сотрудника на 1С

Данное решение обеспечивает удобный просмотр персональных данных сотрудника и информирование HR-службы компании о некорректных сведениях или изменениях в персональных данных. Реализована возможность приложения скан-копий документов.

В кабинете сотруднику доступны:

Пользователь также имеет возможность отслеживать статусы заявок. Доступные варианты: черновик, подготовлено, согласовано/отклонено (руководителем либо HR-ом), обработано (проведено).
Кроме этого, через личный кабинет сотрудник может уведомлять о факте и причинах своего отсутствия на рабочем месте, распечатывать заявления и приказы (опционально).

Дополнительно к функционалу сотрудника:

Все коммуникационные действия сопровождаются уведомлениями (подтверждение/ отклонение заявки — для сотрудника, получение информации об отсутствии сотрудника — для HR-менеджера/Руководителя и т.п.)

Источник

Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;

2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:

Источник

HR-сервисы в России: обзор рынка

экс-редактор раздела «Технологии» на Rusbase

Главные технологические козыри управления персоналом

HR (от англ. human resources — человеческие ресурсы) — сфера управления персоналом. HR-служба ищет сотрудников, оформляет их на работу, отслеживает их эффективность, отвечает за их обучение, мотивацию и развитие, а также формирует корпоративную культуру и имидж компании как работодателя. Этим HR-департаменты отличаются от обычных отделов кадров, которые занимаются только документацией.

Массовое сознание ставит знак равенства между подбором персонала и всем HR. На самом деле работа HR-специалистов (и, соответственно, набор отраслевых решений) делится на три больших блока:

Практически все HR-функции можно отдать на аутсорс кадровым агентствам, но чаще всего это происходит с рекрутингом.

Рынок рекрутинга в России

В 2014 году отечественный рынок услуг по подбору персонала составил 12, 837 млрд рублей, упав к предыдущему году на 13%. Зато рынок предоставления временного персонала (аутстаффинг) вырос на 11% до 29,315 млрд рублей. Таковы подсчеты аналитиков Magram MR.

По их данным, услуги рекрутинга в России оказывают 1203 компании, а трудится в них более 15 тысяч человек. А вообще сегмент сжимается с середины нулевых — это выбывают мелкие игроки. Например, в 2011 году в стране работали 1700–1900 рекрутинговых компаний, до кризиса 2008 года — около 2500. Эксперты прогнозируют, что доля средних и мелких компаний продолжит снижаться.

Помимо кризиса, хлеб у традиционных кадровых агентств начали отбирать интернет-сервисы подбора персонала.

HR-технологии в России

Как и в других отраслях, исход борьбы за место под солнцем определят технологии. К услугам как штатных, так и независимых кадровиков — многочисленные сервисы и софт для автоматизации HR-процессов. Чем крупнее предприятие, тем больше они автоматизированы, и наоборот. Дело не только в объеме работ, но и в деньгах: комплексные системы обходятся недешево. Поэтому на рынке присутствует много монофункциональных продуктов, которые дешевле и ориентированы на малый бизнес.

В России лучше всего автоматизированы кадровый учет и администрирование персонала, показывает сентябрьский опрос портала HeadHunter. Автоматизация подбора персонала, расчета компенсаций и льгот, HR-аналитики, адаптации и развития персонала, внутренних коммуникаций пока недостаточно распространена. А в 15% компаний все HR-процессы обрабатываются вручную.

Результаты исследования HeadHunter

Собеседники HeadHunter сошлись на том, что идеальный софт в HR должен экономить время, охватывать все кадровые процессы, формировать единую базу данных, быть доступным со всех устройств, быстро выгружать любые отчеты.

Россия только начинает осознавать ценность HR-технологий. Эксперты утверждают, что мы отстаем от Запада на 5-7 лет. Как всегда, мешает консерватизм: руководство не спешит увеличивать эйчарам бюджет на новинки, а сотрудники опасаются быть уволенными из-за низких KPI (за которыми беспристрастно следят продвинутые HR-системы). Многие до сих пор пользуются устаревшими инструментами из начала нулевых, которые значительно уступают современным по удобству и функционалу.

С точки зрения развития HR-технологий Россия отстает от западного рынка как минимум на 5-7 лет. На мой взгляд, отечественному рынку не хватает многих базовых IT-решений. Например, вместо облачных системы управления кандидатами (ATS) 70% HR-специалистов в РФ используют коробочные продукты, визуально схожие с таблицами 1C.

Нащупывая возможности для новых бизнесов, Rusbase собрал рабочие инструменты кадровиков.

Автоматизация рекрутинга

Для подбора персонала в компании до 50 человек достаточно Excel, считает директор по персоналу «БИТ Мастер» Гульнара Плотникова. Программа легко справится с небольшим потоком резюме и фиксацией хронологии работы с кандидатами. Но с ростом компании или количества вакансий понадобится автоматизация. Некоторые ИТ-компании предпочитают разрабатывать все сами, но проще и дешевле купить готовый продукт.

Пожалуй, самое популярное в России решение этого класса — E-Staff Рекрутер. Оно автоматизирует постинг вакансий во все рекрутинговые ресурсы, обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, сбор аналитики и др. При этом пользователи жалуются на неудобный интерфейс и негибкие настройки.

Еще один существенный минус — невозможность работы с системой онлайн, и это касается большинства таких систем. В противовес им появляются продукты, у которых есть полноценный веб-доступ и отлично продумано юзабилити. Думаю, за такими системами будущее. Хотя их никогда не поставят на завод, где облака принято считать небезопасными.

Среди облачных сервисов автоматизации рекрутинга популярен питерский стартап FriendWork Recruiter. Он сохраняет резюме из разных источников и переписку с кандидатами в единой базе, дает понятную статистику эффективности рекрутинговых ресурсов и самих рекрутеров, облегчает эйчарам совместную работу над вакансиями, быстро находит профили кандидатов в соцсетях.

Поисковая система AmazingHiring помогает хантерам находить IT-специалистов, не находящихся в активном поиске работы. Сервис агрегирует данные из более чем 80 источников, в том числе Facebook, LinkedIn, «Мой круг», GitHub, Stack Overflow и «Хабрахабр». В результате скоринга эйчар получает выборку самых релевантных кандидатов, которых можно пригласить на собеседование.

Сервис GoRecruit позволяет оценить и отсеять кандидатов на основе данных из соцсетей, а еще ищет информацию о наличии исполнительных производств. Алгоритм анализирует профессиональные и личностные качества соискателей. В итоге рекрутер заметно экономит время при массовом наборе, собеседуя одного кандидата вместо пяти.

Ярким примером уберизации HR стал российский сервис JungleJobs. Компании выкладывают туда свои вакансии, а за их закрытие соревнуются десятки рекрутеров (в том числе фрилансеры). Инвесторы проекта верят, что подобный краудсорсинг займет до 30% рынка подбора персонала. А кадровые агентства уже запрещают своим сотрудникам регистрироваться в JungleJobs.

Похожую схему предлагает проект Stafory. Он также упрощает процесс подбора через кадровые агентства: работодатель публикует вакансию, хантеры присылают ему свои предложения, он выбирает наиболее подходящего кандидата.

Некоторые компании предпочитают снижать издержки на поиск персонала с помощью внутреннего портала вакансий. Недавно таким ресурсом обзавелся крупнейший мировой производитель тепло- и звукоизоляционных материалов Rockwool. Теперь каждый сотрудник группы может видеть и откликаться на вакансии в подразделениях по всему миру, рассказывает менеджер по персоналу Rockwool Russia Антонина Прозорова. Сотрудникам это дает новые возможности для карьерного роста, а работодателю — экономию времени на проверку кандидатов. В открытый доступ вакансии Rockwool выкладываются через две недели после размещения на внутреннем портале.

Результаты исследования HeadHunter

Видеорезюме

Западные ветры принесли в Россию моду на видеоинтервью — самостоятельную запись собеседования по заранее заданным вопросам без участия рекрутера. Это существенно экономит время при массовом подборе сотрудников и снижает его себестоимость. Особенно видеорекрутинг полезен при найме сотрудников в регионах.

Отечественные рекрутеры вовсю осваивают формат интервью по Skype и выкладывают видеовакансии, получая в ответ видеорезюме. В 2012 году появился первый отечественный сервис предварительного отбора кандидатов с помощью видеорезюме — VCV. Сегодня услуги для удобного видеорекрутинга оказывают также стартапы Skillaz и Pre-Interview.

ИТ-компания Navicon использует видеоинтервью для набора стажеров. По статистике компании, чтобы найти 10 стажеров (стандартная емкость одной программы), приходится отсматривать примерно сотню кандидатов. На поиск стажеров HR-отделу Navicon отводится 3 недели, а собеседование длится от 20 минут (если кандидат сразу не подошел) до 1,5 часов (если заинтересовал). Видеоинтервью не требует точной привязки ко времени и позволяет быстро отсеять явно неподходящих кандидатов, говорит глава HR-отдела Анна Клепова.

Ну а на Западе видеорезюме в таком ходу, что становятся источником мемов:

Тесты

Эйчарам с гуманитарным образованием бывает сложно объективно оценить компетенции технических специалистов. Поэтому им приходится годами обрастать экспертизой в конкретной отрасли, как это делают, например, ИТ-рекрутеры, а также обращаться к системам корпоративного тестирования.

Один из таких сервисов — SkillTech — предназначен для заочной оценки навыков айтишников. По словам основателя Михаила Барзманна, каждый тест разрабатывают опытные специалисты, а потом он пару месяцев обкатывается до идеала. Этим тесты SkillTech выгодно отличаются от доморощенных, говорят в компании, к тому же интерфейс системы удобен для групповых тестирований и формирует расширенную отчетность.

Связанная с ней система дистанционного самотестирования RetraTech собрала в базу более 200 тысяч специалистов из разных областей IT. Она формирует рейтинги лучших участников тестирования по городам и специализациям. Эйчары могут связаться с ними и предложить работу.

Основатель рекрутингового агентства Pruffi Алена Владимирская заочным тестам не доверяет. По ее словам, крупные ИТ-компании всегда разрабатывают собственные, а потребность в сторонних системах оценки есть только у маленьких компаний с дефицитом экспертов. Тестирование должно быть очным, уверена Владимирская: работодателю важно видеть, как человек проходит тест, и убедиться, что он делает это сам.

Также на рынке распространены системы оценки персонала SHL, Talent Q, Cut-e и Kenexa, которые предлагают вербальные и цифровые тесты для различных профессий.

Сервисы, которые стараются избавить нас от рутины, не всегда работают. Складывается ощущение, что не хватает зрелости рынка: многие кандидаты с недоверием относятся к видеоинтервью, онлайн-тестированиям и даже простому звонку по Skype.

HRM-системы

Как водится, в кризис руководители меньше обычного хотят тратиться на дорогостоящие комплексные системы управления персоналом. С другой стороны, именно HRM-системы (от англ. human resources management) позволяют четко оценить эффективность работы коллектива и отслеживать выполнение KPI.

Масштаб HRM-системы может быть разным — есть варианты от простого расчета зарплаты до модуля ERP-системы (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия).

Типичный функционал HRM-систем

Отечественный рынок HRM-систем в 2013 году превысил 15 млрд рублей. Самые популярные решения этого класса — «1С: Зарплата и управление персоналом 8», «Компас: Управление персоналом», «Галактика ERP: Контур управления персоналом», «БОСС-Кадровик» и SAP ERP HCM. Крупнейшие мировые поставщики HRM-систем — Oracle, SAP, SumTotal, Infor (Lawson), Saba, Comerstone, Kenexa (IBM). Эта семерка занимает половину глобального рынка.

Считается, что HRM-системы SaaS-формата вдвое дешевле традиционных. А американский стартап Zenefits абсолютно бесплатно рассчитывает зарплаты, пособия, отпуска, страховые выплаты, учесть бонусы и KPI. Сервис зарабатывает на комиссии от страховых отчислений малого бизнеса. В октябре аналитическая компания CB Insights включила Zenefits в 13 самых горячих HR-стартапов.

Новые облачные сервисы для кадрового администрирования начали появляться и в России. Например, система управления человеческими ресурсами Keepteam облегчает оформление и хранение кадровых документов, согласование отпусков и отгулов, учет инвентаря и трекинг задач. Отлично подходит для стартапов — бесплатна для команд до 15 человек.

TMS-системы

Системы управления талантами (англ. talent management systems) помогают задействовать и развивать качества сотрудников во благо работодателя. По данным аналитиков Bersin&Associates, компании со проработанной стратегией управления талантами зарабатывают на 26% больше конкурентов.

По функционалу TMS во многом пересекаются с HRM: они позволяют управлять эффективностью персонала, достижением целей, компенсациями, обучением, карьерным ростом и хантить таланты. Но HRM фокусируются на администрировании, а TMS — на долгосрочном развитии компании путем наращивания человеческого капитала.

Одним из лидеров рынка TMS является SuccessFactors от SAP — ее используют, например, Wal-Mart и Siemens. Компания «Экопси Консалтинг», которая учит бизнес грамотному управлению персоналом, внедряет ее своим клиентам и пользуется сама. SuccessFactors автоматизирует HR-процессы в облаке и анализирует их по тысячам метрик. Недостаток этой TMS — высокая цена.

Например, один из клиентов «Экопси Консалтинг» во время массового набора приглашал практически всех приславших резюме, рассказывает партнер консалтинговой компании Майя Колосницына. После обучения в штат проходили лишь 30%, из которых через 1-3 месяца работы оставалось от 2 до 15% новичков. SuccessFactors сэкономила клиенту деньги и время, подбирая кандидатов под заданный профиль.

Группа Rockwool, которая объединяет 28 заводов по всему миру и представительства в 35 странах, наладила управление персоналом (всего около 11 тысяч человек) с помощью облачной программы Workday. У каждого сотрудника есть профайл с указанием контактов, должности, отдела, структуры подчинения, информацией о его карьере в компании. Это облегчает коммуникацию между подразделениями и поиск нужного специалиста в каждом регионе, указывает менеджер по персоналу Rockwool Russia Антонина Прозорова.

Также в систему Workday заносятся ключевые цели каждого сотрудника на календарный год, приоритеты выполнения задач, планы развития специалиста. Эта информация доступна эйчарам и непосредственному начальнику — в конце года он сверяется с ней, чтобы рассчитать бонусы.

Учет рабочего времени

Системы учета рабочего времени фиксируют, какие программы и сайты использует сотрудник на рабочем месте.

Например, отечественная CrocoTime определяет продуктивное, непродуктивное и непрофильное время, отслеживает переработки, опоздания, прогулы и ранние уходы. При этом в ней можно задать рабочее расписание, время на обеденный перерыв, отпуска, больничные и праздники. «Рабочая деятельность сотрудников становится прозрачной для HR-менеджера, а оценка персонала становится более объективной и менее трудозатратной», — резюмирует основатель CrocoTime Александр Бочкин.

Специализированные приложения для учета времени спасают там, где рабочие процессы не могут быть четко формализованы, считает директор по развитию компании «Системный софт» Игорь Мельниченко. Еще в этом случае можно собирать данные о вовлеченности работника из разных учетных систем. Если же рабочий процесс хорошо формализован и исполняется в одной учетной системе, достаточно встроенной аналитики или любой BI-системы, говорит Мельниченко.

Системы учета рабочего времени хорошо подходят проектному бизнесу, отмечает руководитель HR-отдела Navicon Анна Клепова. Руководители наглядно видят трудоемкость задач и могут перераспределять сотрудников между проектами, а также легко рассчитывать бонусы.

Отслеживание нелояльности

DLP-системы (от англ. data loss prevention) предотвращают утечки конфиденциальной информации за пределы корпоративной сети.

Чаще всего информационную безопасность предприятия нарушают сотрудники, которые планируют уйти. К такому выводу пришли аналитики компании InfoWatch.

Поэтому в последних версиях InfoWatch Traffic Monitor (система защиты от утечек информации) появилась защита от действий нелояльных сотрудников — коррупции, саботажа, работы на конкурентов и т.д. Интерфейс был адаптирован для эйчаров, как правило, не имеющих специальных технических навыков.

Программа выявляет предателей по слишком частому общению с одним из клиентов, словам-маркерам нарушений в переписке, копированию необычно большого объема конфиденциальной информации на флешку. «Эти и другие действия могут быть симптомами того, что сотрудник работает уже не на компанию, а против нее», — рассказывают в InfoWatch. Эйчары обычно первыми узнают о предстоящем увольнении и могут подсказать безопасникам, чьи действия нуждаются в более строгом контроле.

Еще одна DLP-система — SecureTower от разработчика Falcongaze. Помимо основной функции, она учитывает рабочее время сотрудников, собирает статистику работы в приложениях, делает скриншоты рабочего стола. С помощью SecureTower кадровики могут анализировать психологический климат в коллективе, наблюдать за адаптацией новичков, выявлять тех, кто ищет новую работу или посещает сомнительные сайты.

Еще в SecureTower есть интерактивные графики, которые отражают взаимосвязи сотрудника за любой период времени. Инструмент полезен для выявления попыток переманить сотрудника. Граф-анализатор показывает, с кем тот контактировал и какими данными обменивался.

Корпоративное обучение

Системы управления обучением (англ. learning management systems, LMS) предназначены для разработки, управления и распространения учебных материалов с возможностью совместного доступа. LMS позволяет задать последовательность изучения, поддерживает индивидуальные и групповые задания. Разновидность LMS — системы дистанционного обучения (англ. e-learning management systems).

Обычно компании предпочитают выстраивать внутреннее обучение на готовой платформе. Rockwool Russia пошла другим путем, внедрив систему дистанционного обучения собственной разработки.

Эффективность очного обучения во многом зависит от личности бизнес-тренера, а онлайн-курсы позволили привести тренинги к единому формату и охватить максимум слушателей. Для нас это важно, поскольку сотрудники Rockwool Russia находятся в разных регионах России и странах СНГ. Система позволяет контролировать процесс прохождения тренингов, отслеживать прогресс каждого специалиста с помощью тестов. Причем сотрудники могут проходить данные курсы в любое время и пересматривать лекции.

Дистанционно мы знакомим новичков с компанией и корпоративной культурой. В обязательном порядке они проходят курсы по охране труда и нашей политике в области качества. А недавно для всех сотрудников группы Rockwool стартовал курс по бизнес-этике.

О новых технологиях в корпоративном обучении персонала читайте здесь:

Геймификация и корпоративные соцсети

Геймификация в HR — использование игровой логики и механики в управлении персоналом. Gartner прогнозировали, что к 2015 году этот метод будут применять больше половины компаний.

Сложно сказать, сбылся ли прогноз в мире, но в России точно нет. Тем не менее, многие российские компании обращаются к ролевым играм, квестам, кейс-чемпионатам для тимбилдинга, адаптации новичков и других HR-задач.

Без геймификации не обходится ни одна корпоративная соцсеть. Например, в компании «КРОК» используют соцсеть на платформе Jive. В рабочих группах сотрудники могут совместно трудиться над проектами, хранить файлы и общаться с заказчиками. Ключевое назначение Jive — быть базой профессиональных знаний. Но есть и неформальное общение, которое поддерживается группами по интересам, мультимедийным контентом, лайками и комментариями. Сейчас Jive пользуются более 90% сотрудников «КРОК», говорят в компании.

Достижения сотрудников поощряются баллами, эти баллы переводятся в бобрики — нашу корпоративную электронную валюту. Заработанные бобрики можно потратить в корпоративном интернет-магазине, который работает также на площадке Jive. Здесь можно купить многое — от сувениров с корпоративных мероприятий до занятий на фотокурсах или в автошколе.

В Navicon внедрена корпоративная соцсеть NPeope, где живет бирюзовый кролик IT Rabbit — неформальный символ компании. Соцсеть заточена под оценку работы персонала: сотрудники благодарят друг друга за помощь или хвалят за успехи. Есть рейтинг по количеству благодарностей от коллег и рейтинг достижений (внедрение инновации, выступление на мероприятии, статья, организация семинара или мастер-класса). Успехи вознаграждаются «кроликами» — виртуальной валютой, на которую можно купить пиццу в офис, билеты в кино или театр (в корпоративном магазине «Кроличья нора»).

Среди отечественных конструкторов известна социально-мотивационная сеть «Пряники». В ней есть лента событий, группы, справочник сотрудников, теги, упоминания, файловое хранилище, уведомления, опросы, поиск, фотоальбомы, брендирование. Для вовлечения пользователей «Пряники» использует благодарности, конкурсы и квесты.

Исследование McKinsey показало, что корпоративные соцсети сокращают расходы на связь на 60% и повышают продуктивность работы сотрудников на 20-25%.

А какие инструменты управления персоналом используете вы? Если вам есть чем дополнить статью, не стесняйтесь в комментариях 🙂

О том, какие еще технологии нужны отечественным эйчарам, читайте во второй части.

Источник