какие сложности возникают при работе с бумажными документами
Электронный архив: как решить все проблемы бумажного документооборота разом
Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации.
По этой причине при автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения финансовых и бухгалтерских документов, автоматизация которого подразумевает под собой внедрение электронного архива.
Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
Автоматизация — самый эффективный метод
Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.
Внедрение системы электронного архива
Компания ENSOL занимается автоматизацией электронного документооборота и внедрением электронного архива. Наш продукт — EnDocs Cloud — это облачная система электронного документооборота, интегрированная с самой популярной в России учетной системы «1С: Предприятие» и сервисом обмена электронных документов Диадок.
Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. EnDocs позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.
После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:
Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
Основные принципы современного делопроизводства
Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:
В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации[1].
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов
Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.
При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.
Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.
В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.
Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.
Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.
Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.
Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:
Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.
Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:
Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.
Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.
Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.
Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.
За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).
Оперативное использование электронных документов
К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.
Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.
Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:
Лавина бумажных документов
Приходит секретарша к шефу:
– У нас скопилось очень много бумаг, может, самые старые документы выбросим?
– Конечно! Только снимите с каждого копию.
Анекдот
В последние годы заметно вырос интерес предприятий и организаций России к повышению эффективности работы с документами и накопленными информационными ресурсами. Однако, несмотря на победное шествие информационных технологий, проблема бумажного документооборота до сих пор далеко не везде решена. В большинстве случаев ИТ лишь порождают еще большее количество бумажной документации в документообороте компании. Если же говорить прямо, то многие организации накрыла настоящая лавина бумажных документов. Причем это касается организаций различных масштабов и сфер деятельности.
Проблемы бумажной документации хорошо известны:
Электронные архивы документации
Лучшее решение проблем бумажных документов – их перевод в электронный вид посредством технологии поточного сканирования. На профессиональном оборудовании в сжатые сроки специалисты могут обработать гигантские объемы документов – от сотен тысяч до нескольких миллионов документов в месяц. В результате создаются образы документов (images), то есть их точные электронные копии со всеми артефактами: подписями, печатями, штампами и т.д.
Далее электронные документы подвергаются индексации, т.е. переводу документа частично или полностью из графического вида в алфавитно-цифровой. В результате создается система электронного учета по различным информационным полям (тип документа, учетный номер, дата принятия или подписания и др.) По этим полям любой документ может быть легко найден в базе данных электронных образов, которую мы называем «электронным архивом». При кажущейся простоте, индексация – сложный и с организационной, и с технологической точки зрения процесс. Автоматическое распознавание документа специальными программами тут не поможет – слишком велик получается процент ошибок. Зачастую при индексации необходимо обеспечить не более одного ошибочного символа на 1,000 введенных – недостижимая пока точность для подобных систем.
Преимущества электронного архива документации перед бумажным очевидны.
Группа риска
Чаще всего под лавину бумажных документов попадают следующие организации:
1. Государственные учреждения законодательной и исполнительной власти. Для подобных организаций документы являются основной выходящей продукцией. Именно в бумажную документацию облечены управленческие решения в масштабах страны или отрасли. При этом стоит отметить, что сложность управленческих задач возросла настолько, что цена ошибки при принятии решений обходится не просто дорого, но порой приводит к катастрофическим последствиям. Вместе с тем, в процессе работы постоянно возникает необходимость обращения к документам… Вернее сказать – к необъятным информационным ресурсам.
В рамках ФЦП «Электронная Россия» в настоящее время уже внедряются электронные архивы органов государственной власти. Примером такого внедрения можно назвать создание в архивном подразделении Администрации Президента РФ «Электронного Архива открытого доступа» и его наполнение наиболее востребованными документами, среди которых указы и распоряжения Президента РФ. В открытый доступ для представителей подразделений Администрации Президента, профильных структур органов государственной власти, министерств и ведомств планируется разместить третью часть из почти 15 миллионов документов.
2. Финансовые компании. Документация составляет важнейшую часть производственных процессов во всех организациях так или иначе связанных с финансами – будь то коммерческий банк, страховая компания, пенсионный фонд или аудиторская фирма. Масштабы бедствия находятся, как правило, в прямой зависимости от масштабов организации. Дополнительной проблемой для финансовых компаний является также жесткая законодательная регламентация по хранению документации в течение определенного периода времени.
Однако даже в такой сложной ситуации у компании есть возможность не быть погребенной под ворохом бумаги. К примеру, «Банк Москвы» успешно справляется с лавиной документации по жилищно-коммунальным платежам, поступающих из Единого Информационного и Расчётного Центра. В центр обработки жилищно-коммунальных платежей банка ежедневно поступает до 500 тысяч платёжных квитанций, включающие в себя квартплату и оплату коммунальных услуг.
3. Промышленные компании. Головная боль организаций этого типа – большое количество организационно-распорядительной и другой управленческой документации, личных дел сотрудников, конструкторской и технологической документации и т.д. От того, насколько быстрой и эффективной будет работа сотрудников с накопленными информационными ресурсами, напрямую зависит успешность компании.
4. Архивы и библиотеки. В библиотеках, архивах или архивных подразделениях компаний годами накапливается документальная информация, проблема сохранности которой имеет очень высокий приоритет. Случаи безвозвратной потери архивных документов из-за несчастных случаев и нарушения условий хранения происходят, к сожалению, регулярно.
Проблемы электронных документов
В некоторых случаях компании откладывают внедрение электронных архивов, ссылаясь на нерешенность многих юридических вопросов электронных документов. Однако российский опыт применения электронных архивов показывает, что в абсолютном большинстве случаев документ нужен лишь для того, чтобы ознакомиться с его содержанием и принять решение, использовать содержащуюся в нем информацию. Конечно, гораздо быстрее и удобнее это сделать с электронной копией, а бумажный оригинал нужен крайне редко – обычно только для судебных разбирательств и для официального представления в инстанции.
Отсюда вытекает нетривиальная возможность применения электронного архива – с его помощью можно решить существующую во многих организациях проблему уничтожения бухгалтерских и управленческих документов. Не секрет, что многие предприятия предпочли бы как можно быстрее уничтожать документы сразу после определенного законом срока хранения, чтобы не давать лишнего повода проверяющим инстанциям осуществлять проверки старых документов. Но, как правило, эти бумаги нужны самой компании, например, для ведения сложных многолетних проектов или истории общения с постоянными клиентами. В этом случае создание архива электронных образов документов – логичный ход.
Будущее – за электронными документами
Практически ни у кого из тех, кто ежедневно сталкивается с «бумажной» работой, не возникает сомнений в перспективности работы с электронными архивами. Однако даже специалисты, занимающиеся электронным документооборотом, не отрицают того, что в обозримом будущем совсем отказаться от использования бумаги не получится. Электронные архивы – своеобразный мост между старым и новым временем. Этот мост становится особенно необходимым при внедрении в компании единой системы электронного документооборота. По началу КПД системы крайне низок, поскольку в ней просто нет необходимых документов. Не самым удачным выходом из этой ситуации может стать волевое решение руководства начать весь документооборот «с белого листа», забыв об уже накопленном документальном ресурсе. С другой стороны – наполнение уже функционирующей информационной системы электронными документами способно резко повысить ее эффективность, и помочь персоналу осознать удобство работы с ней.
Примеров практической пользы от обращения к электронным архивам можно привести много. В своей работе с электронными архивами менеджеры и специалисты несомненно найдут новые возможности и смогут эффективно их использовать с учетом специфики своей деятельности. Большой опыт корпорации «Электронный Архив» по эвакуации самых различных компаний из-под лавины бумажных документов показывает, что практически во всех организациях эффективность работы с электронной документацией многократно выше, чем с бумажной.
Почему не стоит отказываться от бумажного делопроизводства
Распространение электронного документооборота, казалось бы, позволяет бизнесу до ничтожно малых объемов снизить производство документации на бумаге. Однако говорить о том, что «цифра» вытеснила «бумагу», мягко говоря, преждевременно.
Когда бизнесу требуются бумажные документы?
В первую очередь тогда, когда дело касается организационно-распорядительных документов, регулирующих деятельность предприятия: учредительные документы, договоры с контрагентами и т.д. Переход на электронный документооборот с контрагентами постепенно набирает популярность, но суды до сих пор не всегда признают электронные договоры и правомочность электронной цифровой подписи (ЭЦП). В настоящее время ЭЦП не содержит биометрических данных и не защищает полностью от мошенничества, так как может быть использована посторонним человеком, придавая юридическую силу подписанному документу. Поэтому в случае возникновения судебного спора бумажный документ с традиционной подписью остается основным доказательством условий работы, прав и обязанностей сторон.
Распечатка понадобится и для документов, требующих обязательного нотариального заверения. Услуги нотариуса с ЭЦП уже не редкость, но они оказываются дороже обычных и распространены далеко не в каждом городе.
Документооборот кадровой службы также пока не может быть полностью переведен в электронный вид. Сюда относятся документы с обязательным ознакомлением работника «под роспись»: локальные нормативные акты, приказы; а также документы, требующие заверения печатью организации или отдела кадров (например, справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа и др.). Чем больше штат компании, тем больший объем кадрового делопроизводства ей предстоит вести на бумажных носителях.
Отдельно стоит отметить трудовой договор. В настоящее время проект электронного трудового договора, имеющего юридическую силу без дублирования на бумаге, находится в стадии разработки. А значит, обмен между работодателем и работником бумажными экземплярами трудового договора остается обязательным.
Компаниям, оказывающим услуги населению, необходимо поддерживать бумажный документооборот, обеспечивающий юридические права физических лиц.
Любая дистрибуция требует формирования целого комплекса документов, связанных с организацией поставок. В случае проверки при транспортировке груз, не имеющий сопроводительной документации, может быть признан незаконным. Впоследствии доказывание прав на него и его юридической чистоты может оказаться весьма долгим и затратным. Так же документального подтверждения для дальнейших разбирательств потребуют ситуации повреждения, недостачи, потери или кражи груза.
Нельзя забывать и о проверках контролирующих органов. В большинстве случаев, сотрудники налоговой инспекции или пенсионного фонда попросят предоставить бумажные копии электронных документов.
Типовое программное обеспечение, предлагаемое операторами электронного документооборота, не всегда дает возможность подготовки документов необходимых унифицированных форм, полностью отвечающих требованиям законодательства. Также это ПО может не поддерживать конкретные формы, соответствующие бизнес-процессам той или иной компании, а внедрение индивидуальных настроек электронного документооборота может потребовать существенных финансовых и временных затрат. Жесткая конкуренция среди операторов подобных сервисов не позволяет контрагентам свободно пересылать документы между разными системами. Роуминг настраивается для конкретной пары контрагентов, что также является весьма трудоемким процессом.
Исходя из вышеизложенного, неудивительно, что в большинстве российских компаний принята практика использования смешанного – электронно-бумажного документооборота. А значит, обязательным для любого бизнеса становится организация центра печати.
Решение бумажной проблемы
Достоинство современной печатной техники – универсальность. Производители принтеров и многофункциональных устройств ориентируются на актуальные требования бизнеса и предлагают устройства, которые можно подобрать в четком соответствии потребностям компании или структурного подразделения. Не последним фактором при выборе подходящего решения является и стоимость отпечатка.
Больших успехов в снижении расходов на печать при одновременном повышении ее скорости добилась в последние годы компания Ricoh. Если в среднем по отрасли стоимость одного монохромного отпечатка формата A4 составляет 5,50-9,00 руб. (чем меньше объемы печати, тем дороже), то с новыми принтерами и МФУ Ricoh этот показатель удастся снизить до 2,70-5,00 руб. за отпечаток при использовании картриджей стандартной емкости. И даже от этой суммы можно сэкономить до 35%, если использовать картриджи повышенной емкости.
К примеру, для небольших объемов печати лучше всего подойдут компактные устройства, позволяющие уверенно работать с небольшими тиражами документов. К примеру, принтеры и МФУ Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw и SP 220SFNw отличаются и скромными размерами, и удобством, и простотой использования. Они готовы к работе сразу после установки, не требуют специальных знаний при обслуживании и «всеядны» – способны работать и с компьютерами любых производителей, без оглядки на операционную систему, и с мобильными устройствами. Эти устройства (а в линейке есть и принтер, и МФУ, и МФУ 4 в 1, где присутствует еще и факс) позволяют закрыть потребности в печати таких подразделений, как служба кадров, секретариат компании, другие отделы, которые периодически работают с бумажными документами. Целесообразно использование моделей из серии Ricoh SP 220 небольшими компаниями и даже индивидуальными предпринимателями. Весомым плюсом также будет и трехлетняя гарантия, которая свидетельствует о высокой надежности устройств.
Для решения задач, связанных с серьезным по объему документооборотом, подойдут устройства Ricoh серии SP 325. Также различаясь по набору своих возможностей, SP 325SDNw, SP 325SNw и SP 325SFNw способны полностью «закрыть» потребности небольшой компании или структурного подразделения, которые ведут активную работу, связанную с обслуживанием клиентов. Бухгалтерии, отделы продаж, логистики, сервисного обслуживания – этим структурам отлично подойдут такие качества SP 325, как производительность, гибкие настройки, возможность печати с мобильных устройств, быстрая оцифровка многостраничных документов при помощи автоподатчиков. Помимо прочего, МФУ обеих линеек умеют отправлять отсканированные документы в папку, по FTP или на USB-флешку.
Отказаться от бумажного делопроизводства на сегодняшний день не представляется возможным. Но если 10 лет назад работа с документами ложилась на бизнес тяжким бременем, то сегодня сочетание достоинств электронного документооборота и возможностей современных технологий печати позволяет найти оптимальное смешанное решение, максимально эффективное для бизнеса.
Дарья Кокина, финансовый директор группы коммуникационных агентств.