какие средства можно использовать для создания документа
Средства для составления документов.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом:
— автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.
На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный. В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:
-стандартные механические и электромеханические;
-стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.
В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.
Канцелярские механические машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.
Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С» представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.
В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.
Пишущие автоматы (организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых документов.
Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника – от диктофона (по сути представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например система «Аллегро STC-L132» и др.) позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
3 Персональный компьютер – основной инструмент совершенного делопроизводства.
До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 – ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.
Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (InternationalBusinessMachineCorporation):
— IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);
— IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) намикропроцессорах (МП) 80286 (16 –разрядные);
— IBM PS\2 8030 PS\2 8080 (PS Personal System, всекроме PS\2 8080 – 16-разрядные, PS\2 8080 – 32-разрядные);
— IBM PC на МП 80386 (32-разрядные);
— IBM PC на МП Pentium и PentiumPro (64-разрядные).
Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), HewlettPackard (HP), Dell, Dec, а так же фирмами
Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner.
Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютерные фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (DigitalEquipmentCorporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2- е место.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
Передача документа на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки- отчеты по документообороту);
Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК,- редактирование текста документов.
На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексион.
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами- переносить части текста: из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает; замене слов при частом повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновки его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т.
Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число ПК, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным к секретарю, экономисту, менеджеру.
При малых познаниях в области использования ПК впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении На рынке прикладных офисных программ продуктов наиболее популярными являются пакеты MicrosoftOfficeProfessionalforWindows 95 и MsOffice 97;
Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия c Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (MsOffice, например) имеют русифицированные версии, что на первых парах существенно облегчает работу неопытному пользователю.
Электронная газета_Серенькая Е.В.
Текстовые редакторы
Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.
Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).
Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы.
Текстовый редактор – прикладной программный продукт, использующийся для создания и обработки текстовых документов. Один из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office.
Выделяют несколько режимов при работе с текстовым редактором:
Способы создания документов.
В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели.
Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения. Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).
Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.
Выбор параметров страницы.
На первом этапе работы с печатным изданием надо установить параметры его страниц. К ним относятся размер и ориентация листа, величина полей, расстояние от колонтитулов до верхнего и нижнего краев страницы. Установленные параметры могут быть изменены в процессе работы над изданием. Параметры страниц могут быть одинаковыми для всего издания, а могут быть различными в разных разделах (как правило, это относится к колонтитулам).
При выборе размера страницы ориентируйтесь на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат АЗ поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины).
При установке величины полей прежде всего необходимо определить, односторонняя или двухсторонняя печать будет использоваться. При односторонней печати содержимое печатного издания располагается только на одной стороне печатного листа (такая печать часто используется при оформлении докладов, рефератов, диссертаций и т. п.). В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля. При подготовке журнальных и книжных изданий используется двухсторонняя печать. Здесь различают так называемые зеркальные поля, а также вместо левого и правого полей используют понятия внутренних и внешних полей.
Установка параметров страницы.
Рис. 1. Кнопка вызова диалогового окна
При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы.
В этом окне 3 раздела: Поля, Размер бумаги и Источник бумаги.
Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля.
Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги.
При установке размера полей необходимо либо увеличить величину внутреннего (или левого) поля до величины переплета, либо установить величину переплета отдельно.
Какие средства можно использовать для создания документа
Средства для составления документов [c.280]
Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. [c.187]
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов. [c.280]
Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов [c.287]
Разработка стандартов в последние годы стала проводиться с учетом применяемых средств организационной техники. Несмотря на то что серийный выпуск пишущих машин был начат 100 лет тому назад, они до сих пор являются основным средством оргтехники, предназначенным для составления документов. Количество применяемых пишущих машин постоянно растет. Это объясняется в первую очередь тем, что машинописные работы выполняются не только профессиональными машинистками, работающими в централизованных машинописных бюро или в основных подразделениях секретарями-машинистками, но и специалистами различных звеньев аппарата управления. В структурных подразделениях крупных организаций часто используется в несколько десятков раз больше пишущих машин, чем в централизованных машинописных бюро. Повышение эффективности использования пишущих машин при изготовлении управленческих документов приводит к росту производительности труда. [c.21]
Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель, при выборе которых необходимо исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых служащими основных работ, характера и объема документа- [c.144]
К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]
К средствам, предназначенным для составления управленческих, документов, относят пишущие машинки, диктофоны, авторучки и др. Средства размножения документов включают оборудование для светокопирования, фотокопирования, микрофотокопирования, электрографического копирования, термокопирования, офсетной и трафаретной печати, гектографической печати. [c.65]
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций является важным средством контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности социалистической собственности. [c.12]
Документы составляются по ходу совершения хозяйственных операций в цехах, на складах и в других структурных подразделениях предприятия. Они используются прежде всего в организации, планировании и контроле за ходом хозяйственных процессов. С помощью распределительных документов (приказов, нарядов, требований) администрация дает указания о проведении хозяйственных операций. Исполнительные или оправдательные документы (акты, квитанции, выписки из расчетных счетов) освещают содержание и объем выполненных операций и служат для контроля за правильностью и эффективностью действий должностных лиц, ответственных за совершенные хозяйственные операции. Затем документы поступают в бухгалтерию, где после обработки они служат основанием для счетных записей. Прохождение документа с момента его выписки до архива бухгалтерии называется документооборотом. Правильная постановка учета и контроля требует не только доброкачественного оформления первичной документации, но и организации четкой системы документооборота. Если небрежно составленный документ приводит к неправильному, искаженному отражению хозяйственных процессов в учете, то всякая задержка в поступлении первичного документа в бухгалтерию вызывает отставание в учете, вследствие чего он перестает служить средством оперативного руководства и контроля. Документооборот разрабатывается и контролируется главным (старшим) бухгалтером предприятия. [c.47]
Бухгалтерия тесно связана со всеми цехами и отделами предприятия. Цехи и отделы представляют в бухгалтерию документы, необходимые для учета и контроля, а бухгалтерия обеспечивает их учетными сведениями для оперативной работы. Особенно тесная, повседневная связь существует между бухгалтерией и плановым отделом. Учетные и отчетные данные бухгалтерского учета плановый отдел использует для анализа и контроля за ходом выполнения плана и для составления планов на следующий операционный период. Бухгалтерия получает от планового отдела планы, сметы, нормы и другие плановые документы, без которых невозможен повседневный контроль за рациональным расходованием средств. Бухгалтерия и плановый отдел должны обязательно согласовывать системы плановых и учетных показателей, чтобы обеспечить их сопоставимость. [c.65]
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций— важное средство контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности собственности хозяйственного органа. Четвертая, наиболее характерная, особенность метода бухгалтерского учета состоит в применении системы счетов текущего учета для отражения на них хозяйственных операций методом двойной записи. В бухгалтерском учете для каждой качественно однородной группы хозяйственных средств и процессов открывается (заводится) специ-ю [c.10]
Данные текущего учета служат основой для составления сводного бухгалтерского документа — бухгалтерского баланса, характеризующего в обобщенной стоимостной форме состояние средств предприятия на определенную дату. [c.344]
Для составления бухгалтерской отчетности выручка от продаж товаров, продукции и от выполнения работ, услуг устанавливается только по их отгрузке и по предъявлению покупателю (заказчику) расчетных документов. Если по договору обусловлен момент перехода права владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией заказчику после момента поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции в банк либо в кассу организации непосредственно, а также зачета взаимных требований по расчетам, то выручка от реализации такой продукции (товаров) включается в Отчет о прибылях и убытках на дату поступления денежных средств (зачета). Аналогичный порядок применяется в отношении выполненных работ и оказанных услуг. [c.286]
Для составления прогнозных финансовых документов важно правильно определить объем будущих продаж (объем реализованной продукции). Это необходимо для организации производственного процесса, эффективного распределения средств, контроля над запасами. Прогноз объемов продаж дает представление о той доле рынка, которую предполагается завоевать своей продукцией. [c.261]
По желанию клиента сотрудник (сотрудники) аудиторской фирмы работают непосредственно в офисе у заказчика, который берет на себя обязательства по предоставлению необходимого оборудования, организации рабочего места аудитора и др. Если клиент не располагает достаточными средствами для приобретения оргтехники или считает нецелесообразным ее приобретение, не имеет условий для работы сотрудников аудиторской фирмы в офисе клиента, то заказчик берет на себя обязательства исключительно по своевременному предоставлению первичных документов. Все остальные функции — по доставке первичных документов в аудиторскую фирму, обеспечению сохранности документов, обработке документов с помощью программного обеспечения, ведению регистров аналитического и синтетического учета, доставке первичных документов и составленных регистров бухгалтерского учета клиенту и другие — берет на себя аудиторская фирма. [c.97]
Итак, можно сделать вывод о том, что первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а документация — это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта. [c.107]
Древние архивы изобилуют долговыми расписками и контрактами по займам. Чтобы узнать, на какую сумму имеется средств в кредите и сколько из него возвращено, требовалось собрать долговые расписки клиентов и расписки о возврате долгов, после чего сопоставить их как приход и расход. Не исключается вероятность составления первичных документов с идентичным текстом в двух (или нескольких — по числу контрагентов) экземплярах. Один из них обязательно должен был храниться у кредитора. Приведем для примера документ с описью средств в депозите по их владельцам, который относится примерно ко II тысячелетию до н.э. (N 43) [284, с. 9] [c.98]
Технический прогресс перевернул традиционные представления о документах как о бумажных вещах с зафиксированной на них текстовой либо визуальной информацией. Появление и развитие средств звукозаписи, а затем и электронно-вычислительной техники заставили признать значение документа за объектами с такими свойствами, которые исключали органолептическое, непосредственное восприятие содержания данного документа. Для этого потребовались специальные средства воспроизведения. Соответственно и для составления таких документов стали нужны иные средства записи, нежели ручка, перо или даже пишущая машинка. [c.10]
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. [c.11]
Должностные обязанности. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, [c.132]
Должностные обязанности. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по проведению необходимых технических расчетов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативный документам. Осуществляет наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следит за его исправным состоянием. Участвует в проведении экспериментов и испытаний, подключает приборы, регистрирует необходимые характеристики и параметры и проводит обработку полученных результатов. Принимает участие в разработке программ, инструкций и другой технической документации, в изготовлении макетов, а также в испытаниях и экспериментальных работах. Выполняет работу по сбору, обработке и накоплению исходных материалов, данных статистической отчетности, научно-технической информации. Составляет описания проводимых работ, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию. Изучает с целью использования в работе справочную и специальную литературу. Участвует в обосновании экономической эффективности внедрения новой техники и прогрессивной технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Выполняет работу по оформлению плановой и отчетной документации, вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обсуждении выполняемой работы. Принимает и регистрирует поступающую документацию и корреспонденцию по выполняемой работе, обеспечивает ее сохранность, ведет учет прохождения документов и контроль за сроками их исполнения, а также осуществляет техническое оформление документов, законченных делопроизводством. Систематизирует, обрабатывает и подготавливает данные для составления отчетов о работе. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.206]
Должностные обязанности. Выполняет под руководством более квалифицированного специалиста расчеты, необходимые для составления проектов перспективных и годовых планов производственной, хозяйственной и социальной деятельности предприятия, разработки технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат для определения себестоимости продукции, планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, топлива, энергии, потребляемые в производстве. Принимает участие в работе по определению плановых показателей и заданий, сроков их выполнения и доведению их до подразделений. Осуществляет сбор и систематизацию предложений работников предприятия по улучшению качества продукции и всей работы коллектива, организации труда, повышению его эффективности в целях выявления резервов производства. Участвует в проверке правильности расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений, проведении технико-экономического анализа деятельности предприятия и отдельных подразделений. Принимает поступающую документацию, проверяет правильность заполнения и наличие всех необходимых данных в представляемых подразделениями предприятия учетных и отчетных документах. Ведет учет выполнения плановых заданий, подбирает материал для подготовки различных справок о производственно-хозяйственной деятельности предприятия, его подразделений, накапливает и обрабатывает показатели выполнения плановых заданий для составления установленной отчетности. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.215]
Неотъемлемой частью инженерно-управленческого труда является составление деловых документов. Продолжительное. время основным техническим средством механизации составления оригиналов деловых документов и получения их копий являлись пишущие машины. В настоящее время все более широкое практическое значение приобретает использование для этих целей диктофонной техники. [c.163]
Основной документ содержит наиболее полную информацию, составленную на базе унифицированных реквизитов, и его ввод может обеспечить исходными данными решение широкого круга задач. Дополнение основного документа кодами и увязка с макетом перфорации дают унифицированный машинно-ориентированный документ. Применение этого метода позволяет избежать повторного копирования документов у адресата (на практике оно часто проводится последовательно на всех уровнях управления) как путем более легкого получения увеличенных тиражей, так и отправкой адресату основного документа, по которому он при минимальных затратах изготовит потребное количество экземпляров для себя и подведомственных организаций. К числу перспективных комбинаций известных методов изготовления документов может быть отнесено применение пишущего автомата для печати с фонограмм текстов, в дальнейшем подвергающихся неизбежной корректурной обработке. При диктовке больших участков текста составитель документа редко обходится без последующих правок, допускает опечатки и машинистка, и поэтому печатание с диктофона на пишущем автомате может значительно расширить границы эффективного применения последнего. При выборе различных технических средств для изготовления управленческих документов необходимо принимать во внимание желательный знаковый набор, нужное количество экземпляров, качество печати и т. д., однако основным критерием выбора должен быть экономический эффект. Расчет его прост, но бывают необходимы исходные данные, для получения которых приходится специально проводить эксперименты. [c.148]
К средствам составления, копирования и оперативного размножения документов относятся пишущие машинки и автоматы, диктофоны, оборудование электрофотографического копировании, конторские офсетные машины, микросъемочное оборудование, фотоувеличнтельная аппаратура, аппаратура для чтения микрофотокопий и г. д. В эту группу входят также средства обработки документов, включающие машины сортировальные, оборудование и устройства резальные, скрепляющие и склеивающие, средства для нанесения защитных покрытий на документы, машины и устройства адресовальныс и штемпелевальные, агрсгатированные линии для обработки корреспонденции, машины и оборудование для переработки (уничтожения) документов. [c.363]
Информация, поступившая в ИВЦ, используется для выдачи ПДС решений и соответствующих рекомендаций по управлению технологическими процесса ми, а также для составления и автоматической выдачи необходимых документов. ПДС по каналам телемеханику передает управляющее воздействие в ОПС для контроля и автоматизированного управления технологическими объектами (изменение уставок регуляторов, переключение технологических линий, включение — выключение скважин, ввод резерва и т. п.). Кроме средств телемеханики диспетчер использует каналы связи для руководства технологическими службами и бригадами, находящимися на УКПГ или ГС. [c.44]
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях по дебету и кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса. [c.79]
Имеется ли возможность использования типовых текстов (Унифицировать можно лишь некоторые фразы, части текста, текст документа в целом в этих случаях повторяющиеся части текстов выносят в трафарет, а для неповторяющихся оставляют свободные строки, заполняемые при составлении документов трафаретные бланки изготовляют типографским способом или на множительных аппаратах в виде специальных сборников, бланков документов с готовым текстом (частями текста), а также в форме образцов типовых текстов применение. типовых текстов в управленческой деятельности сокращает время на составление документов в 3—4 раза тра-фаретизация способствует решению проблемы обработки документов и их поиска средствами вычислительной техники типовые тексты исключают составление черновиков и неоднократную перепечатку документов). [c.42]
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических опе-рограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-техноло-гические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. [c.166]
Для экономии времени при составлении документов целесообразно шире использовать технические средства. Например, применение диктофонов позволяет избежать написания черновиков документов и сократить время подготовки документов в 2—3 раза, а при наличии диктофонно-машинописного бюро можно диктовать нужный текст по телефону. [c.165]
Эти документы позволяют наметить общую схему распределения средств. Будучи использованы должным образом, они выступают и как инструмент для составления финансовой сметы будущих расходов, и как индикатор проблем в настоящем, и даже как генератор возможных решений. Если же они будут использоваться несистематично, то они бесполезны. А неправильная их интерпретация вообще опасна. Неадекватная финансовая информация может поставить предприятие на грань краха, так как приведет к [c.207]
Секретарь-корреспондент (его называют иногда ре- ферентом по делопроизводству), в истинном значении этой профессии, должен быть полноценным,, обладающим определенными правами, помощником начальника и ответственных исполнителей в национальной постановке документации учреждения. Как правило, секретарь-корреспондент должен владеть машинописью, стенографией, уметь работать на записывающих и множительных аппаратах индивидуального пользования (магнитофоны, фотоаппараты, множительные средства, аппараты микрофотокопирований и т. д.). Заметим одновременно, что непрерывное расширение парка пишущих машин в советских учреждениях делает вполне реальной и неотложной задачу овладения машинописью. не только секретарями, но и всеми лицами, занимающимися составлением документов. Для диктовки писем необходимо использовать диктофоны и магнитофоны. [c.198]