какие страницы диплома нужно копировать при приеме на работу
Копии документов сотрудников и защита персональных данных
В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.
О ведении личных дел
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.
Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Защита личных сведений
О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.
Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.
Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.
На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.
Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.
Если работник дал согласие
Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.
Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.
В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:
О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.
Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.
Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.
О копии паспорта
В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.
Подведем итоги
Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:
Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.
Список документов для приема на работу
Для отдела кадров
Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН)
Документы об образовании
оригинал с подписью
размер 3×4 на светлом фоне согласно требованиям
для всех категорий
Свидетельство о заключении или о расторжении брака
для всех категорий; при наличии
Свидетельство о смене фамилии, имени, отчества
в случае смены фамилии, имени, отчества
Свидетельство о рождении ребенка (до 14 лет)
* В соответствии с ТК РФ оригиналы документов (кроме трудовой книжки и справок для расчетного отдела) предоставляются в Отдел кадров и после сверки возвращаются владельцу. Оригинал трудовой книжки для работников, принимаемых на основное место работы, остается в отделе кадров Университета. Копии документов остаются в отеле кадров и подшиваются в личное дело работника. В качестве копий принимаются бумажные копии, скан-копии и фотографии документов с полностью читаемым содержимым.
Для расчетного отдела
Список документов для приема на работу иностранных граждан
List of documents required for the employment of foreign citizens
1. Паспорт (если необходимо оформления визы — со сроком действия не менее 18 месяцев) с нотариально заверенным переводом;
2. Рабочая виза * (с указанием цели визита — ПРЕПО ДА ВАНИЕ или ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ);
4. Документ о присвоении ученой степени/звания легализованный (апостилированный) в установленном порядке и его нотариально заверенный перевод;
5. CV (на русском / анг лийском языке) с указанием места работы и места проживания;
6. Список публикаций (на русском/английском);
8. Миграционная карта; **
9. Регистрационный купон; **
9. Registration coupon; **
11. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факт а уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования;
11. Reference certificate («Issuance of statements of the presence (absence) of convictions and (or) facts of criminal prosecution or termination of criminal prosecution»);
12. Заявление о подтверждении статуса налогового резидента;
14. Other documents confirming the right to stay (reside) in the Russian Federation.
Если применимо (работал ранее в Российской Федерации):
In case of previous employment on the territory of the Russian Federation:
Employment record book
* для иностранных граждан, прибывших в визовом порядке, необходимость в документе возникает только при пересечении границы РФ.
** необходимость в документе возникает только при пересечении границы РФ.
*** при отсутствии счета — он открывается в момент трудоустройства.
* for foreign citizens who require the issue of visa; necessary only if crossing the border of RF.
** necessary only if crossing the border of RF.
*** if you don’t have an account in such a bank you’ll get one at the moment of employment.
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.
Работодатель должен помнить, что он:
Если вы решили вести личные дела работников
Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.
Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.
За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:
Что надо знать о персональных данных работников
Внести сведения и хранить копии — большая разница
В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.
Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.
А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.
Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).
Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».
Нет цели — нет права хранить копии
Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:
Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.
Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.
Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:
Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.
Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.
Хранение копии паспорта
Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.
В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.
Выводы и рекомендации
Определите правомерность своих действий:
Какие документы заполнять при приеме на работу: перечень от Роструда
На портале «Онлайнинспекция.рф» недавно Рострудом запущен новый сервис «Банк типовых документов», который содержит более 1500 форм и примеров как для работников, так и для работодателей.
В банке документов содержатся не только формы нормативно утвержденных документов, но и те, которые регулярно используются в практике трудовых отношений, но не имеют утвержденной формы. Это различные заявления, организационно-распорядительные и учетные документы в сфере охраны труда, приказы, уведомления.
Прием на работу. Бланки для работодателей
Основание применения (правовая норма)
Ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма)
Ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма)
Ст. 87 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
Ч. 3 ст. 68 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
Ст. 309.2 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)
Абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
П. 7 – 8 Приложения №3 к Приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» (обязательная, но не утвержденная форма)
Ч. 1 ст. 68 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
П. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма)
Ст. 283 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
П. 8 «Правил проверки соответствия знаний и умений лица, принимаемого на подземные работы, соответствующим квалификационным требованиям» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 N 506) (обязательная, но не утвержденная форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
Ст. 101 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
Ч. 3 ст. 16 Федерального закона и ч. 2 ст. 18 от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательная, но не утвержденная форма)
П. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
Ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
Ст. 87 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)
Ч. 1 – 2 ст. 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (обязательная утвержденная форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
П. 38 – 39 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (обязательная утвержденная форма)
(необязательная, но фактически применяемая форма)
Ч. 3 ст. 275 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)
П. 8 «Правил проверки соответствия знаний и умений лица, принимаемого на подземные работы, соответствующим квалификационным требованиям» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 N 506) (обязательная, но не утвержденная форма)
Скачать бланки документов для работодателей, касающиеся приема на работу, можно здесь.
Прием на работу. Бланки для работников
Основание применения (правовая норма)
Ч. 4 ст. 275 ТК РФ; П. 1 ч. 1 ст. 349.1 ТК РФ; Ч. 1 ст. 349.2 ТК РФ; П. 2, п. 3 и п. 3.1 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции». (обязательная утвержденная форма)
Скачать бланки для работников, касающиеся приема на работу, можно здесь.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Документы при приёме на работу
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ
Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.
ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.
ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.
На работу впервые в жизни
Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:
ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
Работодатель может попросить
В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?
Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.
Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.
Часто необоснованно требуют
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.