В поле, как вы уже знаете, хранится порция данных. В каждом поле находится единственная элементарная порция информации, например, имя человека, дата заказа или цвет обоев.
В нашем бесконечно многообразном мире существует огромное количество типов информации. Для их хранения в базах данных Access предусмотрено десять типов столбцов (или, что то же самое, полей):
· Объект OLE (OLE Object);
Пока что не пытайтесь догадаться о назначении типов, судя по их имени. Немного далее мы подробно расскажем о каждом типе. Как видите, список охватывает почти все типы информации, которые только можно вообразить. Естественно, в нем нет типов информации, которые тяжело формализовать и невозможно хранить в базах данных (воспоминания, тактильные ощущения, запахи, эпитеты и метафоры, философские категории). Однако как же быть с типами, о которых вы точно знаете, что их можно хранить, но которых вы не видите в списке (например, кинофильмы, музыкальные произведения)? Не беспокойтесь, информацию этих типов можно хранить в полях Объект OLE. Не забывайте, что почти каждый тип можно настраивать, чтобы он как можно лучше подходил для решаемой задачи. Например, для типа Числовой можно задать количество разрядов. Более подробно настройка типов рассматривается в главе 4. Обратите также внимание на то, что всегда используется одно и то же имя типа, например, слово Числовой нельзя заменить на числовой, Числовое, величина или число.
Ниже приведено описание десяти типов полей.
· Текстовый.В поле этого типа можно хранить до 255 символов — букв, цифр, знаков препинания и т.д.
Числа в текстовых полях не являются числами. Это всего лишь последовательность цифр, расположенных рядом. Будьте осторожны и не путайте числа с текстом, даже если внешне текст выглядит как число.
· Каждое текстовое поле имеет параметр, о котором нельзя забывать, — размер. Программа Access хочет знать, сколько символов можно сохранить в поле.
Если создать поле типа Текстовый и присвоить ему размер 6, то в нем можно будет сохранить имя Joseph, но не Jennifer. Это ограничение часто порождает проблемы. Создавая поле, подумайте о том, какое максимальное количество символов будет хранится в нем, а затем сделайте поле еще немного длиннее. Ничего страшного, если поле будет длиннее, чем нужно (единственный недостаток — оно займет больше места на жестком диске), однако, если поле окажется короче, чем нужно, произойдет ошибка.
· Поле MEMO. Поле этого типа может содержать до 64000 символов информации. Это почти 18 страниц книжного текста. Обычно в полях Поле MEMO хранятся примечания, описания и другие длинные текстовые данные.
· Числовой. Поле содержит число (не забывайте: только одно число). От текста числа отличаются тем, что их можно суммировать, вычитать, умножать, делить. Если несколько цифр записаны в текстовом поле, выполнять над ними эти операции нельзя. Кроме того, если число обозначает количество рублей или долларов, то по многим причинам, о которых мы расскажем далее, лучше применить тип Денежный.
· Дата/Время. В зависимости от заданного формата в поле хранится или дата, или время, или оба этих значения. Используется для хранения даты заказа, дней рождения и т.д.
· Денежный. Количество рублей и копеек, долларов и центов, фунтов и шиллингов и т.д. Денежные операции требуют особой аккуратности, поэтому в Access встроены процедуры, заботящиеся о том, чтобы были соблюдены все правила работы с деньгами, например, чтобы в результате округления копеек в чей-либо карман не перетекал денежный ручеек.
· Счетчик. Это же он и делает: считает. При добавлении в таблицу новой записи Access автоматически записывает ее номер в поле Счетчик. Этим обеспечивается уникальность каждой записи. Как вы увидите позже, во многих случаях важно, чтобы каждая запись таблицы чем-либо отличалась от всех других записей. Например, поле Счетчик можно использовать в таблице, содержащей сведения о клиентах. Пользователям базы данных не придется проставлять номера клиентов вручную, это за них автоматически сделает Access.
· Логический. Поле этого типа может содержать одно из двух значений: Да или Нет, истина или ложь, включено или выключено, 0 или 1 — все это разные названия одних и тех же двух значений.
· Объект OLE. Технология OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) получила в последнее время широкое распространение. Объектом OLE может быть что угодно: документ Word, файл изображения, видеофайл, песня, Web-страница. Если объект OLE внедрен в поле таблицы, программа Access увидит, что это такое, и правильно выберет программу для обработки объекта, например, если внедрен видеофайл, то будет открыт видеопроигрыватель.
· Гиперссылка. Благодаря типам полей Access понимает специальный язык гиперссылок, используемых в Интернете. Если база данных Access подключена к сети, поля типа Гиперссылка могут применяться для обращения к другим источникам информации. Более подробно использование гиперссылок в Access рассматривается в главе 8.
Чтобы вы лучше представили себе, как используются столбцы разных типов, в табл. 3.1 приведены примеры столбцов, часто встречающихся в реальных базах данных.
Компания поставляет продукцию со склада в Нижнем Новгороде
Большинство полей, приведенных в качестве примера в табл. 3.1, имеют тип Текстовый, даже когда в поле записаны цифры, например номер телефона. Программа Access интерпретирует содержимое такого поля как текст, а не как число. Некоторые упомянутые в таблице типы полей не текстовые, например Поле MEMO и Гиперссылка. Их тоже можно считать текстовыми, но обладающими некоторыми дополнительными характеристиками. Если вас сбивает с толку вопрос, в каких случаях компьютер считает последовательность цифр числом, а в каких — текстом, пока что не думайте об этом. Далее мы расскажем вам о преобразовании чисел в текст и наоборот, о правилах такого преобразования и о том, в каких местах базы данных его нужно применять. Для текстовых полей можно задавать правила форматирования. Например, если в поле записывается номер телефона, значит, оно должно содержать только заданное количество цифр с дефисами в определенных местах. В Access можно задать автоматическую проверку этих условий. Если пользователь ошибется и введет строку, которая не может быть номером телефона, программа сообщит ему об этом.
Задание имен полей
Из всех программ управления базами данных, работающих под управлением Windows, в Access используются наиболее простые правила именования полей. Ниже приведены несколько рекомендаций.
· Начинайте имя поля с буквы. Программа разрешает начать имя с любого символа, допустимого в именах, но начинать имя все же лучше с буквы по следующим причинам. Во-первых, если шрифт мелкий, разглядеть символ тяжелее, чем букву, поэтому другим людям будет тяжелее работать с базой данных. Во-вторых, имя несет смысловую нагрузку. Назначение поля должно быть ясным с первого взгляда на его имя. Например, если поле содержит адрес, то имя Адрес для него наиболее подходящее. Уточняющие символы (если адресов несколько) лучше располагать в конце имени, а не в начале. В имени поля можно использовать пробелы, однако рекомендуется вместо них применять символы подчеркивания. Это обусловлено тем, что во многих программах управления базами данных, в отличие от Access, пробелы в именах запрещены. Если когда-либо в бу-дущем нужно будет экспортировать таблицы, пробелы в именах породят серьезные проблемы. Символы, запрещенные в именах полей Access, приведены в табл. 3.2.
· Имя поля должно быть коротким и понятным. В Access поддерживаются имена полей длиной до 64 символов, но даже не помышляйте о том, чтобы воспользоваться этой возможностью. С другой стороны, не скупитесь на символы и не применяйте имена вроде al или ихс, которые ничего не говорят о назначении поля.
· Постарайтесь использовать в именах только буквы, цифры и символы подчеркивания. Имя — это не бижутерия, а рабочий инструмент. Оно не должно быть вычурным. В последнее время стало модно «издеваться» над именами. Видимо, вы заметили, что в имена многих торговых марок в конце добавляют символы»+» или «#», чередуют строчные и прописные буквы в странной последовательности, а иногда даже ставят точку в качестве первого символа имени. Люди будто соревнуются в экстравагантности. Эта мода ощущается и в базах данных. Не поддавайтесь ей.
‘Таблица 3.1. Символы, запрещенные в именах полей Access
Эта тема относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Версию Power Apps этой темы см. в следующем разделе: Типы столбцов
Типы полей
В следующей таблице приведена информация о доступных типах полей.
Тип поля
Описание
Доступный тип данных поля
Простое поле
Содержит данные, не основанные на формуле.
Строка текста, Набор параметров, Два параметра, Изображение, Целое число, Число с плавающей точкой, Десятичное число, Валюта, Несколько строк текста, Дата и время, Поиск
Вычисляемое поле
Содержит вычисления, в которых используются поля из текущей сущности или связанных дочерних сущностей.
Строка текста, Набор параметров, Два параметра, Целое число, Десятичное число, Валюта, Дата и время.
Поле свертки
Содержит агрегированное значение, вычисленное по записям, связанным с определенной записью, или значение, вычисленное по иерархии записей.
Целое число, Десятичное число, Валюта, Дата и время
В следующей таблице приведена информация о типах данных полей.
Тип данных поля
Описание
Строка текста
Это поле может содержать до 4000 символов текста. Можно указать, чтобы максимальная длина была меньше этого значения. Это поле имеет несколько параметров форматирования, которые могут изменить представление текста. К ним относятся параметры Электронная почта, Текст, Область текста, URL-адрес, Тикер и Телефон. Дополнительные сведения: Дополнительные сведения: Параметры формата одной строки текста
Несколько строк текста
Это поле может содержать до 1 048 576 символов текста. Можно указать, чтобы максимальная длина была меньше этого значения. При добавлении этого поля в форму можно указать размер поля.
Набор параметров
Это поле содержит набор параметров. Каждый параметр имеет числовое значение и подпись. При добавлении в форму в этом поле отображается элемент управления, чтобы пользователи могли выбрать только один параметр. При отображении этого поля в разделе Расширенный поиск пользователи могут использовать элемент управления выбором, чтобы выбрать несколько параметров для включения в свои условия поиска. Можно определить один глобальный набор параметров и настроить несколько полей Набор параметров для использования этого единственного набора параметров. Дополнительные сведения см. в разделе Дополнительные сведения: Создание и изменение глобальных наборов параметров.
Набор параметров с выбором нескольких вариантов
Это поле содержит набор параметров, в котором можно выбрать несколько параметров. При добавлении в форму в этом поле используется элемент управления, чтобы пользователи могли выбрать несколько параметров. При отображении этого поля в разделе Расширенный поиск пользователи могут выбрать из списка несколько параметров для включения в свои условия поиска. Можно определить один глобальный набор параметров и настроить несколько полей Набор параметров с выбором нескольких вариантов для использования этого единственного набора параметров. Дополнительные сведения см. в разделе Дополнительные сведения: Создание и изменение глобальных наборов параметров.
Два параметра
Это поле содержит два параметра. Каждый параметр имеет числовое значение 0 или 1, соответствующее значениям false и true. Каждый параметр также имеет подпись, чтобы значение true или false можно было представить как «Да» и «Нет», «Горячо» и «Холодно», «Вкл.» и «Выкл.» или любую пару подписей для отображения.
Поля с двумя параметрами не содержат параметры форматирования на уровне поля. Но при добавлении поля в форму можно выбрать, отображать его в виде переключателя, флажка или списка выбора.
Состояние
Системное поле с параметрами, которые обычно соответствуют состоянию «Активно» и «Неактивно». Некоторые системные атрибуты включают дополнительные параметры, однако все настраиваемые атрибуты имеют только параметры состояния Активно и Неактивно.
Набор параметров с выбором нескольких вариантов
Можно настраивать формы (основная, быстрого создания и быстрого просмотра) и шаблоны электронной почты, добавляя поля с возможностью выбора нескольких вариантов. При добавлении поля с набором параметров с выбором нескольких вариантов можно указать несколько значений, которые будут доступны пользователям для выбора. Когда пользователи заполняют форму, они могут выбрать одно, несколько или все значения, отображаемые в раскрывающемся списке.
Например, если организация работает в различных областях или странах, можно включить несколько областей или стран в поле «Зона деятельности». Пользователь затем может выбирать одно или несколько расположений из списка доступных значений.
Наборы параметров с возможностью выбора нескольких вариантов могут использоваться в доступных только для чтения сетках, редактируемых сетках и большинстве форм. Наборы параметров с возможностью выбора нескольких вариантов нельзя использовать с:
Поля с возможностью выбора нескольких вариантов поддерживаются в формах следующих типов:
Тип формы
Доступность
Турбо-форма
Да
Форма обновления
Только для чтения (поле будет доступно, но не может быть изменено)
Форма предыдущей версии
Нет
Форма группового редактирования
Нет
Можно использовать глобальные наборы параметров, которые определены в организации, для настройки значений в наборах параметров с возможностью выбора нескольких вариантов. В поле «Использовать существующий набор параметров» выберите «Да», затем выберите набор параметров в раскрывающемся списке наборов параметров. Кроме того, можно выполнить следующие действия с глобальным набором параметров, не выходя из диалогового окна создания поля:
Выберите «Изменить» для редактирования глобального набора параметров.
Можно изменять глобальный набор параметров, только если параметр «Настраиваемый» имеет значение «Да».
Выберите «Создать», чтобы создать новый глобальный набор параметров.
Дополнительные сведения см. в разделе Дополнительные сведения: Создание и изменение глобальных наборов параметров.
Поле «Клиент»
В предыдущих выпусках Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) несколько готовых сущностей, таких как «Обращение», «Интерес» и «Возможная сделка», содержали специальное поле поиска, представляющее клиента. С помощью этого поля поиска можно было выбрать одну из двух сущностей: организацию или контакт. С помощью этой новой возможности можно добавить поле «Клиент» в любую системную или настраиваемую сущность. Можно использовать поле «Клиент» в нескольких сущностях для отслеживания данных клиента таким же образом, как использовалось поле «Клиент» в сущностях «Обращение», «Интерес» и «Возможная сделка».
Рассмотрим следующий бизнес-сценарий. У компании имеется поставщик по страхованию. Вы используете Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) для управления вашими взаимодействиями с клиентами и унификации бизнес-процессов. Важно знать, является ли получатель политик или требований отдельным лицом или компанией. Для удовлетворения этого бизнес-требования можно создать две настраиваемых сущности: «Политики» и «Требования». Для получения и отслеживания требуемых сведений о клиентах, добавьте поле поиска «Клиент» в сущности «Политики» и «Требования», используя новую возможность поля «Клиент».
Параметры форматирования полей с одной строкой текста
В следующей таблице приводятся сведения о параметрах форматирования для полей с одной строкой текста.
Параметр форматирования
Описание
Электронная почта
Текст содержит ссылку mailto для открытия приложения электронной почты пользователя.
Текст
Этот параметр просто отображает текст.
Область текста
Этот параметр форматирования можно использовать для отображения нескольких строк текста. При ограничении в 4000 символов рекомендуется использовать поля с несколькими строками текста, если ожидается работа с большими объемами текста.
URL-адрес
Текст содержит гиперссылку для открытия указанной страницы. Любому тексту, который не начинается с допустимого протокола, будет предшествовать «https://».
В данном поле допустимы только протоколы HTTP, HTTPS, FTP, FTPS, ONENOTE и TEL.
Тикер
Для большинства языков текст будет добавлен в виде ссылки, с помощью которой можно открыть веб-сайт MSN Money для отображения сведений о курсе акций, представленном тикером.
Для некоторых восточно-азиатских языков в окне отобразятся результаты поиска Bing для тикера.
Телефон
В веб-приложении поля будут поддерживать щелчок кнопкой мыши для звонка с помощью Skype или Lync, если на компьютере установлен соответствующий клиент. Выбрать поставщика телефонии можно в нижней части вкладки Общие сведения раздела Системные параметры.
В Dynamics 365 для планшетов единственным доступным поставщиком телефонии является Skype.
Внимание: Приложение Lync было переименовано в Skype для бизнеса. В настоящее время оно может по-прежнему может называться «Lync» в приложениях Dynamics 365 for Customer Engagement, но приложения Dynamics 365 for Customer Engagement работают со Skype для бизнеса.
Параметры форматирования полей с целыми числами
В следующей таблице приводятся сведения о параметрах форматирования для полей с целыми числами.
Параметр форматирования
Описание
нет
Этот параметр просто отображает число.
Длительность
Этот параметр форматирования можно использовать для отображения списка параметров длительности. Данные, хранящиеся в базе данных, всегда представляют собой количество минут. Поле выглядит как раскрывающийся список и содержит предлагаемые параметры, такие как 1 минута, 15 минут, 30 минут и т. д. до значения 3 дня. Пользователи могут выбирать эти параметры. Однако пользователи также могут ввести количество минут, которое преобразуется в период времени. Например, при вводе значения 60 оно преобразуется в значение «1 час». Кроме того, пользователи могут ввести значение «1 час» или «2 дня», которое преобразуется для отображения времени.
Длительность следует вводить в следующем формате: «x мин.», «x ч» или «x дней». Часы и дни также можно вводить, используя десятичные числа, например «x.x ч» или «x.x дней».
ПРИМЕЧАНИЕ. Значения должны быть выражены в минутах, значения меньше минуты округляются до одной минуты.
Часовой пояс
Этот параметр отображает список часовых поясов, например (GMT-12:00) Меридиан смены дат (запад) и (GMT-08:00) Тихоокеанское время (США и Канада). Каждый из этих поясов хранится в виде числа. Например, для часового пояса (GMT-08: 00) Тихоокеанское время (США и Канада) TimeZoneCode имеет значение 4. Дополнительные сведения: Класс TimeZoneCode (сборка Sdk)
Язык
Этот параметр отображает список языков, доступных для организации. Значения отображаются в виде раскрывающегося списка имен языков, но данные хранятся в виде номера, использующего коды LCID. Коды языка — это идентификаторы языкового стандарта из четырех или пяти разрядов. Допустимые значения идентификаторов см. в статье Диаграмма кодов языка (LCID).
Использование правильного типа числового поля
При выборе правильного типа числового поля для использования выбор типа Целое число или Валюта довольно очевиден. Делая выбор между типом Число с плавающей запятой или Десятичное число, следует быть более внимательными.
Десятичные числа хранятся в базе данных в том же виде, в каком они вводятся. Числа с плавающей запятой хранятся в виде максимально близкого значения. Зачем же использовать максимально близкое значение, если есть точное значение? Ответ заключается в том, что при использовании разных типов производительность системы будет отличаться.
Используйте десятичные числа, если необходимо создавать отчеты с очень точными расчетами или если обычно используются запросы на поиск значений, равных или не равных другому значению.
Используйте числа с плавающей запятой при хранении данных, представляющих дробные числа или значения, которые обычно запрашиваются для сравнения с другим значением с помощью операторов «больше» или «меньше». В большинстве случаев разница между десятичными числами и числами с плавающей запятой не заметна. Если не требуются максимально точные расчеты, можно использовать числа с плавающей запятой.
Использование полей валюты
С помощью полей валюты организация может настроить несколько валют, которые могут использоваться для записей в организации. Если организация использует несколько валют, ей обычно требуется возможность выполнять расчеты для получения значений в базовой валюте организации. При добавлении поля валюты в сущность, не содержащую другие поля валюты, добавляется два дополнительных поля:
Поле поиска Валюта, в котором можно указать любую активную валюту, настроенную в организации. Можно настроить несколько активных валют для организации в разделе Параметры > Управление бизнесом > Валюты. Можно указать валюту и валютный курс по отношению к базовой валюте, заданной для организации. При наличии нескольких активных валют можно добавить поле валюты в форму и разрешить пользователям указывать, какая валюта должна применяться к денежным значениям для этой записи. В результате изменится отображаемое обозначение денежной единицы для текущего поля в форме.
Пользователи также могут изменить личные параметры, чтобы выбрать валюту по умолчанию для создаваемых записей.
Десятичное поле Валютный курс, в котором представлен валютный курс для выбранной валюты, связанной с сущностью, по отношению к базовой валюте. Если это поле добавить в форму, пользователи смогут просматривать значение, но не смогут его изменять. Валютный курс хранится с валютой.
Для каждого добавляемого поля валюты добавляется еще одно поле валюты с суффиксом «_Base» в имени. В этом поле хранится расчет значения добавленного поля валюты и базовой валюты. Опять же, если это поле добавить в форму, его будет невозможно изменить.
При настройке поля валюты можно выбрать значение точности. По существу, доступно три параметра, как показано в следующей таблице.
В едином интерфейсе формат валюты для отрицательной суммы устанавливается пользовательскими настройками и не использует системные настройки.
Вариант
Описание
Число десятичных знаков в ценах
Это точность одной организации, используемая для цен в разделе Параметры > Администрирование > Системные параметры > Общие сведения.
Точность валюты
Этот параметр применяет точность, определенную для валюты в записи.
Определенные значения точности — 0–4.
Эти параметры позволяют задать определенную точность.
Различные типы поисков
При создании нового поля поиска создается новое отношение сущностей «многие-к-одному» (N:1) между сущностью, с которой выполняется работа, и значением Тип целевой записи, указанным для поиска. Дополнительные параметры настройки для данного отношения описаны в разделе Создании и изменение отношений сущностей. Однако все настраиваемые поиски могут ссылаться только на одну запись для одного типа целевой записи.
Следует помнить, что это поведение присуще не всем поискам. Существует несколько других типов системных поисков, как показано ниже.
Тип поиска
Описание
Простой
Допускает одну ссылку на определенную сущность. Все настраиваемые поиски принадлежат к этому типу.
Клиент
Допускает одну ссылку на запись организации или запись контакта. Эти поля с подстановкой доступны для сущностей «Возможная сделка», «Обращение», «Предложение с расценками», «Заказ» и «Счет». Эти сущности также имеются отдельные поиски с подстановкой «Организация» и «Контакт», которые можно использовать, если клиенты всегда принадлежат к одному типу. Или можно использовать оба значения при использовании поиска с подстановкой «Клиент».
Ответственный
Допускает одну ссылку на запись рабочей группы или запись пользователя. Все сущности, принадлежащие рабочим группам или пользователям, имеют одну из них.
PartyList
Допускает несколько ссылок на несколько сущностей. Эти поиски содержатся в полях Кому и Копия сущности «Электронная почта». Они также используются в сущностях «Телефон» и «Встреча».
«В отношении»
Допускает одну ссылку на несколько сущностей. Эти поиски содержатся в поле «В отношении» в действиях.
Поля изображения
Поля изображения используются для отображения одного изображения в каждой записи в приложении. У каждой сущности может быть одно поле изображения. Поле изображения можно добавить в настраиваемые сущности, но невозможно добавить в системные сущности. Следующие системные сущности содержат поле изображения. Сущности, отмеченные звездочкой (*), включены по умолчанию.
Организация *
Статья
Кампания
Обращение
Конкурент *
Подключение
Контакт *
Контракт
Валюта
Профиль сервера электронной почты
Цель
Счет
Интерес *
Почтовый ящик
Продукт для возможной сделки
Порядок
Организация
Продукт *
Издатель *
Очередь
Ресурс *
Литература
Территория
Пользователь*
Даже если сущность содержит поле изображения, для отображения изображения в приложении требуется выполнить дополнительное действие. В определении сущности поле Основное изображение имеет значение [Нет] или Изображение сущности. Выберите значение Изображение сущности для отображения изображения в приложении. Дополнительные сведения: Создание и изменение сущностей
После включения отображения изображения для сущности во всех записях без изображения будет отображаться изображение-заполнитель. Например, сущность «Интерес»:
»)
Пользователи могут выбрать изображение по умолчанию, чтобы загрузить изображение со своего компьютера. Размер изображений не должен превышать 5120 КБ, и изображения должны быть в одном из следующих форматов:
При загрузке изображение преобразуется в формат JPG, и все загруженные изображения также будут использовать этот формат. При загрузке анимированного изображения в формате GIF сохраняется только первый кадр.
При загрузке размер изображения меняется для соответствия максимальному размеру 144 х 144 пикселя. Пользователи должны изменить размер изображения или обрезать изображение, которое они загружают, для его правильного отображения согласно данному размеру. Все изображения обрезаются в виде квадрата. Если обе стороны изображения меньше 144 пикселей, изображение будет обрезано в виде квадрата с размерами меньшей стороны.
