какие требования по управлению документированной информацией вы должны выполнять
Какие требования по управлению документированной информацией вы должны выполнять
7.5.3 Управление документированной информацией
7.5.3.1 Смысл настоящего пункта заключается в обеспечении доступности документированной информации на соответствующем носителе при необходимости и ее адекватной защиты.
Организация должна продумать уровень, необходимый для управления документированной информацией соответствующим образом, учитывая также носитель, на котором она содержится. Управление включает доступность, распределение и защиту, например, от потери, неправильного использования и непреднамеренных изменений.
Определившись с тем, какая документированная информация необходима для системы менеджмента качества, организация должна обеспечить ее доступность для всех соответствующих областей, подразделений, владельцев процессов и т.д. Также следует рассмотреть предоставление соответствующей документированной информации соответствующим внешним заинтересованным сторонам, когда продукция и услуги поставляются извне. Документированная информация должна быть представлена в форме, подходящей для предполагаемого использования, например письменное соглашение об уровне обслуживания для внешнего поставщика услуг или информация о параметрах процесса в электронном виде, которая может быть загружена в интерфейс процесса.
Управление также рассматривает необходимость в защите документированной информации, учитывая, например, конфиденциальность, потерю данных, неправильное использование и непреднамеренные изменения. Организация должна обеспечить наличие необходимых средств управления как части системы документированной информации, чтобы гарантировать ее защиту от потери, неправильного использования или непреднамеренного изменения. Это можно сделать многими способами, включая электронные системы с правом только на чтение и особые разрешения для доступа к разным уровням, защиту паролем или идентифицированным входом. Уровень управления может отличаться в зависимости от того, где документированная информация должна быть доступной (например, увеличение ограничений доступа для внешних сторон). Вопросы информационной безопасности и резервного копирования данных должны быть также приняты во внимание.
7.5.3.2 Управление документированной информацией также рассматривает распределение, доступ, поиск и использование, хранение и защиту, управление изменениями, соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения. Это также может применяться к документам внешнего происхождения, если они определены организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества.
Установив систему для управления распределением и доступом к документированной информации, организация затем должна продумать, как хранить, поддерживать и уничтожать информацию по мере необходимости с течением времени.
Документированная информация может меняться и развиваться с развитием системы менеджмента качества организации (см. 6.3 и раздел 10).
Необходимо также продумать, как исторически документированная информация поддерживается, хранится и извлекается при необходимости для последующего использования. Должен быть рассмотрен вопрос управления версиями, когда организация определяет средства распознавания текущей документированной информации и устаревшей и обеспечивает средства управления для способствования тому, чтобы использовалась только текущая документированная информация (например, статус пересмотра или статус «Архив»).
Хранение устаревшей документированной информации может быть критичным и должно поддерживаться с помощью соответствующих средств для обеспечения защиты и сохранения разборчивости; например, расследование претензий спустя годы после производства может потребовать исторических данных о производстве. Сроки хранения для документированной информации могут быть правовым требованием, контрактным требованием или могут быть определены организацией (в зависимости от срока службы ее продукции или услуги).
Если документированная информация внешнего происхождения определена организацией как необходимая для планирования и функционирования системы менеджмента качества, то она должна быть идентифицирована соответствующим образом и управляться так же, как и другая документированная информация. Сюда может относиться документированная информация от потребителей, такая как чертежи, заданные методы испытаний, планы выборки, стандарты или калибровка. Особое внимание должно быть уделено управлению конфиденциальными данными (например, персональная и финансовая информация).
Если документированная информация сохраняется как свидетельство соответствия, то она должна быть защищена от непреднамеренных изменений. Организация должна разрешать только управляемый доступ к такой информации, то есть авторизованный доступ для соответствующих лиц, работающих от имени организации, или ограниченный электронный доступ, такой как «только для чтения», при необходимости.
Управление документированной информацией ISO 9001
Опубликовано: 18.01.2016 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт
Термин «документированная информация» непривычен для пользователей стандарта ISO 9001. Впервые он появился в новой, пятой по счету редакции стандарта, которая была опубликована только в сентябре 2015 года. Он не только внес в модель систем менеджмента качества (СМК, – ред.) по ISO кое-что новое, но и заменил некоторые старые парадигмы, например, такие концепты как «записи» и «обязательные документированные процедуры». Эти два старых термина влились в концепцию документированной информации и больше самостоятельно в ISO 9001 не упоминаются. Так, что же такое документированная информация?
Раздел 7.5 «Управление документированной информацией» из ISO 9001:2015
По версии Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) документированная информация представляет собой информацию, которую необходимо поддерживать (to maintain, – ред.) и которая должна находиться под управлением. В это понятие входит, в том числе, носитель, который содержит (to contain, – ред.) эту информацию. Требованиям по документированной информации в ISO 9001:2015 уделен раздел 7.5, затем, конкретно об управлении этим типом документов говорится в подразделе 7.5.3. Если резюмировать и обобщать требования к управлению, то можно грубо свести их к нескольким позициям. Чтобы убедиться, что документированная информация действительно управляется, нужно проанализировать:
В 7.5.3 «Управление документированной информацией» также говорится, что необходимо идентифицировать и управлять документированной информацией по процессам, выполняемым на аутсорсинге.
Непонятно? Мы так и думали. Практический смысл 7.5
К сожалению, даже после прочтения требований 7.5.3 многие пользователи не будут знать, как интерпретировать и применить их в своем случае. Это хроническая проблема ISO 9001, которая, как полагают многие специалисты, отчасти связана с неудачным понятийным аппаратом, где в жертву универсальности и точности терминов принесена их доступность для понимания, а отчасти с принципиальным уходом авторов ISO от описания методов, которыми может быть достигнуто соответствие требованиям. Одного рецепта СМК, который бы идеально подходил для всех не может быть. Поэтому сделана ставка на выработку пользователями индивидуальных подходов к требованиям ISO 9001. По факту, сложилась неудобная ситуация, при которой самого текста стандарта всегда мало для понимания того, что нужно делать. Есть требования ISO 9001, а есть некий консенсус между консультантами по внедрению, аудиторами и прочими специалистами о том, как «правоверно» их понимать. Причем, они нигде не изложены исчерпывающе. А по некоторым вопросам консенсуса нет вообще. Итак, текст требований плюс некие традиции внедрения. И одно без другого не складывается в единую картину. Но ISO 9001:2015 новый стандарт, поэтому никакого предыдущего опыта его использования консультантами нет. Что же касается текста раздела 7.5, то он не перефразирует уже существовавший текст из ISO 9001:2008, а добавляет то, чего раньше не было. У пользователя ISO 9001, который собирается внедрять процесс управления документированной информацией в этой ситуации есть несколько возможных подходов к решению проблемы: можно обратиться в ISO с просьбой об официальной интерпретации требований раздела, которые потом могут вызвать трудности при аудите СМК. Можно дождаться, когда консультанты «обкатают» ISO 9001:2015 и выработают «правоверную» точку зрения на 7.5. А можно попробовать организовать процессы управления документацией как понимаете их вы. Но готовьтесь к тому, что у консультантов и аудиторов, с которыми вы будете иметь дело впоследствии будет другая точка зрения. Рискнем предложить вам свое понимание организации этих процессов, может быть это принесет вам пользу.
Управление документированной информацией ISO 9001
Вообще-то, существует специализированный стандарт Международной организации по стандартизации по документации СМК – ISO 10013 «Руководство по документированию. Системы менеджмента качества», но по состоянию на 25 декабря 2015 года он еще не успел пройти редакцию вслед за ISO 9001 и поэтому касательно понятия «документированная информация» он не в помощь. Впрочем, организация ISO поспешила опубликовать адресный норматив по этой тематике. Речь о «Руководстве по требованиям ISO 9001:2015 к документированной информации» («Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015», – ред.). Параграф №4 комментирует и уточняет требования Раздела 7.5 из ISO 9001:2015. В частности, в дополнительном нормативном документе ISO перечислены другие параграфы и пункты, где заходит речь о документированной информации: 5; 6.2; 4.4; 4.3. Разъясняются многие темные места нового стандарта. Например, что значит поддерживать документированную информацию (maintained, – ред.) или сохранять ее (retaining, – ред.)? «Документированная информация поддерживается организацией для распространения в организации, необходимой для организации, чтобы вести обычную производственную деятельность (обычно это документы нижнего, прикладного уровня, – ред.)», – сказано в Руководстве. Здесь же даны примеры таких прикладных документов: рабочие инструкции, карты процессов, спецификации, планы контроля, формы, планы по качеству. Хранится (retaining, – ред.) информация для обеспечения свидетельств полученных результатов (записи, – ред.). Далее Руководство по требованиям к документированной информации перечисляет к каким документам относится это понятие «retaining», в скобочках даны ссылки на конкретные пункты стандартов, где заходит речь об этих документах.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Какие требования по управлению документированной информацией вы должны выполнять
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Системы электронного документооборота
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности
Electronic records management systems. Document management. Information stored electronically. Recommendations for trustworthiness and reliability
Дата введения 2012-08-01
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
Введение
Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.
Информация в виде цифровых объектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов и до более «современных» форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т.д.
Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стандарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить, какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.
В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстрировать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.
Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно, без каких-либо существенных изменений, отражает то, что было первоначально сохранено.
В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации (например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты. Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов (workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.
Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, так и документы (в соответствии с определением, приведенным в ГОСТ Р ИСО 15489-1). Настоящий стандарт описывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 с тем, чтобы обеспечить согласованность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1.
Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требования на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.
1 Область применения
Настоящий стандарт описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно, заслуживающим доверия образом, хранящие электронную информацию.
Настоящий стандарт может применяться в любой организации, которая использует систему управления информацией для сохранения во времени аутентичной, надежной и пригодной к использованию/читаемой электронной информации. Такие системы включают в себя политики, процедуры, технологии и требования к аудиту, обеспечивающие поддержание целостности электронной информации при хранении.
Настоящий стандарт не охватывает процессы, используемые для оценки аутентичности информации до ее сохранения либо импорта в систему. Настоящий стандарт, однако, может использоваться для доказательства того, что с момента сохранения информации в системе выдаваемая системой информация будет верным и точным воспроизведением оригинала.
В рамках настоящего стандарта термин «система», если явно не указано иное, означает оцениваемую систему управления информацией.
2 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ИСО 12651, а также следующие термины с соответствующими определениями:
2.1 тип информации (information type): Группы взаимосвязанных информационных материалов.
3 Политика управления информацией
3.1 Общие положения
Информация является одним из наиболее важных активов, имеющихся в распоряжении любой организации. Все виды деятельности организации включают в себя то или иное использование информации. Количество информации может быть огромным, и существует множество различных способов ее представления и хранения. Ценность используемой информации и то, каким образом она применяется и перемещается как внутри, так и между организациями, может стать решающим фактором успеха или провала этих организаций.
Информацию, подобно любым другим активам, необходимо классифицировать, структурировать, проверять, оценивать, защищать, контролировать, измерять и ею нужно эффективно и продуктивно управлять.
Настоящий подраздел содержит описание документации, в которой сформулирована политика организации в области управления информацией. Кроме того, настоящий подраздел содержит рекомендации для организаций относительно уровня документирования, необходимого для того, чтобы они смогли ясно и четко регламентировать, каким образом обеспечиваются надежность, точность и достоверность информации, содержащейся в доверенных системах управления информацией. Наличие такой документации также может служить доказательством того, что управление информацией и документами является частью нормальных процедур деловой деятельности.
Если в системе хранится информация, которая может быть использована в качестве доказательств в ходе каких-либо судебных разбирательств или деловых процессов, то организации необходимо проконсультироваться с юристами (см. 4.4), чтобы обеспечить исполнение соответствующих законодательно-нормативных требований. Поскольку законодательно-нормативные требования в различных странах, регионах и отраслях могут различаться, то правовой анализ должен охватывать все юрисдикции, в которых действует организация, и все сферы ее деятельности.
3.2 Документ, определяющий политику управления информацией
Политика должна содержать разделы, в которых:
— указывается, какая информация подпадает под действие данной политики (см. 3.2.2);
— сформулирована политика в отношении носителей информации (см. 3.2.3);
— сформулирована политика в отношении файловых форматов электронных объектов и контроля версий (см. 3.2.4);
— сформулирована политика в отношении соответствующих стандартов управления информацией (см. 3.2.5);
— определены политики в области сохранения в течение установленных сроков хранения и уничтожения информации (см. 3.2.6);
— определена ответственность за управление информацией (см. 3.2.7);
— определены обязанности за контроль исполнения этой политики (см. 3.2.8).
Политика должна быть утверждена высшим руководством организации и регулярно пересматриваться.
3.2.2 Информация, подпадающая под действие политики
Для того чтобы можно было сформулировать политику, информацию следует сгруппировать по типам так, чтобы политика в отношении всей информации одного типа была согласованной. Например, тип информации может определяться путем указания на ее применение (например, финансовые прогнозы, счета, список адресов клиентов) или по связи с определенными бизнес-процессами (например, заявления, жалобы, просьбы о продлении оказания услуг), либо ссылкой на родовые группы (например, на данные бухгалтерского учета, документы о клиентах, производственную документацию).
В ходе подготовки проекта политики, возможно, определенную информацию потребуется перегруппировать с тем, чтобы обеспечить согласованность политики в отношении информации, относящейся к одному типу.
В политике следует перечислить все подлежащие хранению типы информации. В их числе следует упомянуть документы, разработанные во исполнение положений политики (например, внутренние нормативные документы по отдельным вопросам).
3.2.3 Носители информации
Разные типы носителей информации имеют различные характеристики в плане их долговременного хранения. Большинство организаций использует для хранения информации различные типы носителей: бумагу, микроформы, электронные (как носители однократной записи, так и перезаписываемые/стираемые) или оптические (как носители однократной записи, так и перезаписываемые/стираемые) носители. В некоторых приложениях определенная информация может в течение своего срока хранения в разные периоды времени храниться на носителях различных типов.
Организации следует регламентировать использования конкретных типов носителей информации для удовлетворения различающихся требований к хранению информации (таких, например, как требования к доступности информации, сроки хранения и требования по безопасности). Соответствующие положения должны быть детализированы в политике.
Для каждого типа информации (см. 3.2.2) должны быть указаны типы носителей, на которых эту информацию следует сохранять.
При наличии копий (экземпляров) электронных объектов может быть важно иметь возможность доказать, что никакие изменения в них не вносились. Если электронные объекты существуют в различных версиях, то для целей настоящего стандарта каждая версия должна рассматриваться как новый первоисточник или оригинальный объект.
Положения, регламентирующие управление копиями электронных объектов, должны быть детализированы в политике.
3.2.4 Файловые форматы и сжатие данных
Политика должна содержать сведения о допустимых файловых форматах, которые могут быть использованы для каждого типа информации (см. 3.2.2).
Для извлечения и отображения любой сохраняемой в компьютерной системе информации требуется программное обеспечение. Это программное обеспечение подвержено изменениям либо из-за выпуска новых версий, либо вследствие изменений в операционных системах и/или аппаратном обеспечении. Благодаря реализации на практике политики использования утвержденных файловых форматов и (если таковые применяются) технологий сжатия данных могут быть успешно выполнены необходимая миграция данных или альтернативные процедуры, обеспечивающие долговременное использование хранимой информации.
В случае использования методов сжатия политика их применения должна быть задокументирована.
Если возможно сохранение нескольких версий информации или документов, то необходимо разработать порядок и правила, обеспечивающие сохранение всех подлежащих хранению версий, а также поддержание взаимосвязей между ними. Положения, регламентирующие хранения версий информации и документов, должны быть включены в политику.
Дополнительную информацию по этому вопросу см. 5.5.2, 5.10, 6.10 и 7.2.3.
3.2.5 Стандарты, относящиеся к управлению информацией
Если в организации действует система менеджмента качества (например, на основе стандартов ИСО серии 9000), полностью или частично охватывающая доверенную систему управления информацией, то вся соответствующая документация о процедурах должна быть включена в системы менеджмента качества.
При наличии обязательных национальных или международных требований или в тех случаях, когда применимы национальные или международные стандарты, следует исполнять соответствующие требования и положения стандартов.
3.2.6 Указания по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules)
Какие требования по управлению документированной информацией вы должны выполнять
ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РУКОВОДСТВО ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Organization management. Guidelines for quality management system documentation
Дата введения 2008-06-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом «Научно-исследовательский центр контроля и диагностики технических систем» (ОАО «НИЦ КД») и Техническим комитетом по стандартизации ТК 10 «Перспективные производственные технологии, менеджмент и оценка рисков» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Управлением развития, информационного обеспечения и аккредитации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО/ТО 10013:2001* «Руководство по документированию системы менеджмента качества» (ISO/TR 10013:2001 «Guidelines for quality management system documentation», IDT).
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Апрель 2020 г.
Введение
Обязательным требованием стандартов ИСО серии 9000 является документирование системы менеджмента качества организации.
Настоящий стандарт направлен на обеспечение процессного подхода при разработке и внедрении системы менеджмента качества и улучшении ее результативности.
Для результативного функционирования организация должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими. Любая деятельность организации, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Входами одного процесса обычно являются выходы других процессов.
Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, обеспечение их взаимодействия может рассматриваться как процессный подход.
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывном управлении как на стыке отдельных процессов в рамках системы, так и при их комбинации и взаимодействии.
При документировании системы менеджмента качества организация может определить любое число и состав документов, необходимых для демонстрации результативного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения системы менеджмента качества и ее процессов.
Характер и степень документирования системы менеджмента качества зависят от особенностей организации. Документирование может охватывать всю деятельность организации или отдельные ее аспекты. Например, требования, устанавливаемые в документации, зависят от вида и характера продукции и процессов, условий контракта, установленных законодательных и обязательных требований и т.п.
Содержание документов системы менеджмента качества и установленные в ней требования должны соответствовать стандартам в области качества.
Руководящие указания настоящего стандарта по документированию системы менеджмента качества предназначены для применения организациями и не могут быть использованы в контрактах или для целей сертификации.
Планирование качества является одним из основных видов деятельности при внедрении системы менеджмента качества. Документы по планированию качества могут регламентировать планирование, подготовку к внедрению системы менеджмента качества, включая организационные мероприятия, графики выполнения работ и ресурсы, необходимые для достижения целей в области качества.
1 Область применения
Настоящий стандарт содержит руководящие указания по разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента качества и соответствующей потребностям организации.
Руководящие указания могут помочь организациям при создании системы, документации, соответствующей требованиям стандартов по системе менеджмента качества.
Настоящий стандарт может использоваться при документировании не только систем менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000, но и при документировании других систем менеджмента, например системы экологического менеджмента, менеджмента безопасности и охраны труда.
2 Нормативные ссылки
3 Термины и определения
В настоящем стандарте используются термины и определения по ИСО 9000, а также следующие термины с соответствующими определениями. Для отдельных видов документации системы менеджмента качества допускается использование других общепринятых терминов.
3.1 рабочие инструкции (work instructions): Подробное описание порядка выполнения поставленных заданий и ведение записей по ним.
1 Документирование рабочих инструкций не обязательно.
2 К рабочим инструкциям могут быть отнесены, например, пояснительные записки, карты технологического процесса, планы, модели, технические записки к чертежам, технические условия, инструкции по эксплуатации оборудования, плакаты, видеоматериалы и т.д. Рабочие инструкции должны содержать сведения об используемых материалах, оборудовании и документах. В случае необходимости в них могут быть включены критерии приемки.
3.2 форма (form): Документ, в который вносятся данные, необходимые для системы менеджмента качества.
4 Документация системы менеджмента качества
4.1 Общие положения
Классификация документации системы менеджмента качества может быть построена на основе структуры процессов организации, структуры внедряемого стандарта качества или их комбинации. Организация может использовать другие виды классификаций в соответствии со своими потребностями.
Структура взаимодействия документов системы менеджмента качества может быть иерархической. Подобная структура способствует внедрению, поддержанию в рабочем состоянии и лучшему пониманию персоналом требований к документации системы менеджмента качества. В приложении А представлена типовая структура взаимодействия документов системы менеджмента качества. Разработка уровней иерархической структуры документов зависит от особенностей организации.
Степень документирования системы менеджмента качества организации может различаться в зависимости от следующих факторов:
a) размера и видов деятельности организации;
b) сложности процессов и форм их взаимодействия;
c) компетентности персонала.
Определения системы менеджмента качества должны соответствовать терминам и определениям по ИСО 9000 со ссылкой на этот стандарт или общепринятые термины и определения.
Система менеджмента качества обычно включает в себя следующие документы:
a) политику и цели в области качества;
b) руководство по качеству;
c) документированные процедуры;
d) рабочие инструкции;
g) технические условия;
h) внешние документы;
Документы системы менеджмента качества могут быть представлены в любой форме и на любом носителе.
a) обеспечение постоянного доступа уполномоченного персонала к актуализированной информации;
b) легкость предоставления доступа к документам, внесения в них изменений и управления ими;
c) возможность распространения документов и управления ими путем распечатки копий (при необходимости);
d) обеспечение доступа к документам отдаленных подразделений;
e) обеспечение простоты и результативности аннулирования устаревших документов.
4.2 Цели и полезность документирования
Документирование системы менеджмента качества позволяет осуществлять (при необходимости список может быть дополнен):
a) описание системы менеджмента качества организации;
b) обеспечение необходимой информацией взаимодействующих подразделений с целью лучшего понимания взаимосвязей между ними;
c) доведение до сведения персонала обязательств со стороны руководства в области качества;
d) содействие в обеспечении осведомленности персонала об актуальности и важности его деятельности;
e) обеспечение взаимопонимания между персоналом и руководством организации;
f) обеспечение базы для выполнения поставленных целей;
g) установление порядка выполнения работ для достижения установленных требований;
h) обеспечение объективных свидетельств выполнения установленных требований;
i) обеспечение четкой и результативной структуры выполняемых действий;
j) обеспечение базы для подготовки вновь нанимаемого персонала и необходимой переподготовки всего персонала организации через запланированные интервалы времени;
k) обеспечение мер по установлению порядка и сбалансированной деятельности организации;
I) обеспечение последовательности выполнения операций на основе документов по процессам;
m) обеспечение основы для постоянного улучшения деятельности организации;
n) повышение доверия к организации со стороны потребителей на основе документированных процедур системы;
о) предоставление заинтересованным сторонам информации о возможностях организации;
р) обеспечение ясной для поставщиков структуры требований;
q) создание основы для проведения аудита системы менеджмента качества;