какие умения подразумевают когда говорят о распределении личных ресурсов времени
Тайм-менеджмент — что это такое? Управление временем, цели, задачи, приоритеты
Тайм-менеджмент – умение управлять временем. В сутках 24 часа, но некоторые успевают поработать, отдохнуть, посвятить себя самосовершенствованию и побыть с семьей, а кто-то успевает лишь устать. Секрет в правильном распределении времени, расставлении приоритетов и грамотном расходовании энергии. Ниже ознакомимся с принципами тайм-менеджмента, чтобы вы могли применить их в жизни и на работе. Данные знания помогут продуктивно проводить время, больше успевать и повысить показатели личной эффективности.
Содержание
Что это такое
Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.
Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.
Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.
Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.
Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.
Систем классификации тайм-менеджмента множество. Но поговорим о разделении по месту применения:
Личный тайм-менеджмент говорит о распределении времени в личной жизни. Это самосовершенствование, время на увлечения, прогулки, развитие, стремление к целям.
Показателем успешного личного тайм-менеджмента является персональная эффективность. Если все успеваете, энергии хватает на запланированные дела, растете в качестве личности, значит, организация времени устроена грамотно. Если же все валится из рук, нет сил, ничего не успеваете и вечно откладываете, значит, личный тайм-менеджмент явно в плачевном состоянии и надо пересмотреть расписание и подход.
Социальный тайм-менеджмент о времени, посвященном взаимоотношениям с людьми. Люди – социальные существа, нуждаются в любви, общении, дружбе, обмене опыта и эмоциях. Чтобы удовлетворить перечисленные потребности, мы заводим романтические, дружеские и рабочие отношения. Над любыми отношениями необходимо работать, уделять любимым людям время. Социальный тайм-менеджмент нужен, чтобы не отдаляться от семьи и друзей, удовлетворять потребность в общении.
Профессиональный тайм-менеджмент, как можно догадаться, о рабочем времени. Если сможете грамотно организовать его, то будете постоянно расти в качестве профессионала, повышать ценность и экспертность. Неважно кто вы: обычный наемный работник, руководитель отдела или владелец бизнеса, важно уметь управлять временем, чтобы качественно выполнять работу и успевать по срокам.
Чтобы быть счастливым, необходимо развиваться во все трех направлениях тайм-менеджмента, а не сосредотачиваться на одном. Но все зависит от конкретной ситуации. Прямо сейчас сядьте и подумайте, какая из трех разновидностей нуждается в реорганизации больше всего. Оцените успехи по десятибалльной шкале в:
Следующие разделы помогут в любом направлении, независимо от ответа.
Принципы
Перейдем к главному – к основным принципам тайм-менеджмента. Грамотное распределение времени базируется на:
Запомните правила организации времени:
Если будете применять принципы и правила, то сможете повысить эффективность во всех видах тайм-менеджмента и стать лучше. Ниже разберем каждый принцип подробнее, чтобы вы могли применить их в жизни после прочтения.
Планирование
Планирование – важная часть тайм-менеджмента. Без него невозможно рационально распределить время. Если утром нет запланированного списка дел, то день вряд ли пройдет продуктивно. Вы можете забыть о важных делах, постоянно переключаться с одного на другое, браться за все подряд или ничего не делать. В итоге – ноль эффективности и бесполезная трата дня.
При планировании вы избежите всего перечисленного. Оно позволяет распределить время и точно знать о примерно потраченных часах на каждую задачу.
Вот примерный список дел:
Можете составить другой список, ведь у каждого человека разный график работы, интересы и увлечения. Не откладывайте написание списка до конца прочтения статьи, а прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите идеальный распорядок дня по вашему мнению. Далее будете изменять его, согласно принципам тайм-менеджмента, изложенным ниже.
Если день мечты кажется недостижимым, и вы не хотите записывать его, потому что «все равно не получится так жить», то немедленно выбросьте данные мысли из головы. Все достижимо и исполнимо. Запомните это. Главное в любом деле – желание.
Даже с посменной работой по 12 часов можно распределить время так, что еще останется на семью, друзей и хобби. Так что не бойтесь мечтать. Мечты превращаются в цели, а цели легко достичь, главное – начать.
Цели и задачи
Грамотное планирование и распределение ресурсов невозможно без цели. Для успеха необходимо представить конечный результат и поставить цель. Цели бывают разные:
В тайм-менеджменте существует понятие «декомпозиция целей», то есть переход от основной цели к частным, более локальным. К примеру, ваша цель – стать успешными предпринимателем и зарабатывать более 1 миллиона в месяц. Звучит масштабно, но не совсем понятно. Чтобы добиться глобальной цели, необходимо разбить на составляющие:
И можно продолжать еще долго, все зависит от направления бизнеса. Перечитайте список еще раз и подумайте: чего не хватает? Правильно, сроков. Грамотная цель и задачи к ней должны иметь:
Такой подход к постановке целей называется – SMART. Используйте его, чтобы мечты превращались в цели. Мечта – заработать миллион, а цель – открыть интернет-магазин по перепродаже китайских товаров и через 12 месяцев выйти на прибыль в 1 миллион рублей.
Запись
Лучший способ наглядно записать цели и обозначить дедлайны – Диаграмма Гантта. Данный вариант записи подразумевает таблицу. Столбы – сроки, а строки – название дел, целей, задач. Запишите задачу и закрасьте соответствующее количество столбцов. Подойдет для более масштабных и долгосрочных целей.
Для фиксирования ежедневных дел можете завести трекер. Он тоже сделан по принципу Диаграммы Гантта, строки – дела, столбы – сроки. Обычно трекера хватает на месяц. Заканчивая дело, ставьте галочку или закрашивайте квадрат, чтобы отметить выполнение. Если не успели – ставьте крестик. В конце месяца сможете подвести итог и провести анализ личной эффективности.
Расставление приоритетов
Чтобы не метаться от одной задачи к другой, необходимо расставить приоритеты, то есть определить для себя важные задачи и направления развития. Выполняя последовательно задания разной трудности и важности, вы быстро справитесь со всем запланированным.
Эффективный способ расстановки приоритетов — АБВГД. Идем по убыванию важности: А – самое важное, обычно объемное и сложное дело, Б – менее важное, В – средней важности, Г – дела, рекомендуемые к делегированию, Д — необязательные задачи, можно отказаться от них.
Здесь важно воспользоваться рекомендацией специалиста по тайм-менеджменту Брайана Трейси и «съесть лягушку на завтрак». То есть выполнить самое важное дело в первую очередь. Обычно такие дела неприятные, требуют времени и усилий. Но если будете откладывать, то чувство долга будет грызть изнутри и превратится в стресс, вы потратите ресурсы на переживания, а не на выполнение. Лучше сразу выполните дело категории А и не тратьте нервы.
Другой способ расстановки приоритетов – принцип Парето 80 на 20. Принцип гласит: 20% усилий приносит 80% результата. Проанализируйте, какие 20% действий приносят 80% дохода, успеха, эффективности и тратьте на это большую часть времени. Принцип позволит избавиться от лишних действий и освободит время для других занятий.
Еще один действенный инструмент распределения задач по важности – Матрица Эйзенхауэра. Он разработал систему разделения задач на четыре категории:
Первая категория дел первостепенна к выполнению и не требует отлагательств.
Вторая категория дел удобна для работы. Дела важные и имеют значения для дальнейшего развития, но можно выполнять их в собственном темпе.
Третью категорию дел – делегируйте, поручайте коллегам, подчиненным, членам семьи или друзьям.
Четвертую категорию – вычеркивайте. На подобные дела не стоит тратить время.
Перечисленные способы расстановки приоритетов помогут вам не тратить время на лишнее и сосредоточиться на важном. Каждый раз, составляя список дел и задач, оценивайте каждый пункт по важности и срочности. Самое важное – выполняйте в начале дня, чтобы не потратить ресурсы на менее важные дела.
Анализ опыта и создание собственных правил
У тайм-менеджмента много принципов и действенных способов распределить время. Можете воспользоваться всеми перечисленными, но не все приживутся и будут удобны. Каждый человек индивидуален, что для одного полезно, для другого может оказаться бесполезным. Пробуйте, анализируйте, получайте опыт и создавайте собственные правила жизни и управления временем.
Ниже список «убийц времени», что мешают продуктивности и тратят ресурсы:
Критически отнеситесь к себе и образу жизни, вычислите собственных «убийц времени» и искорените их. Мгновенно избавиться от всех не получится, это требует постепенной и постоянной работы над собой.
В 21 веке главными отвлекающими факторами у большинства людей являются социальные сети. Мы постоянно проверяем сообщения, обновляем ленту вместо выполнения дел по тайм-менеджменту. Чтобы избавиться от подобной траты времени, отложите телефон или лучше выключите его. Положите под подушку или в шкаф, чтобы даже не мелькал перед глазами и не соблазнял. Закройте ненужные вкладки и сосредоточьтесь на выполнении дел.
Научитесь говорить нет коллегам. друзьям и членам семьи, если они пытаются спихнуть на вас бесполезные обязанности.
Прекратите откладывать дела. Начните выполнять задание через силу и дайте себе 15 минут. За это время мозг разгонится, и процесс пойдет само собой.
Грамотный отдых
Удивительно, но большинство из нас не умеет отдыхать и делает это неправильно. Социальные сети, игры, сериалы, серфинг в интернете – это не отдых, как мы привыкли думать. Мозг обрабатывает большое количество информации во время перечисленных процессов и не отдыхает.
Более полезно для мозга – сменить деятельность. Если работа сидячая, то идите и прогуляйтесь, сделайте упражнения, потанцуйте. Подобный вид занятий поможет мозгу и телу разрядиться. Если работая физическая, то лучше полежите, дайте телу расслабиться. Работаете за компьютером – давайте глазам отдохнуть.
Еще важное правило отдыха – четкие границы. Ограничьте время работы и выполнения дел, пообещайте себе, что с определённого часа будете отдыхать. Даже если не успеваете выполнить последнее дело, перенесите его на завтра, но дайте себе отдохнуть. Сон, еда и отдых – базовые потребности. Не будет их – не будет продуктивности, никакой тайм-менеджмент не поможет, если будете не выспавшимся, усталым и голодным.
Заботьтесь о себе, меняйте деятельность, не забирайте часы отдыха ради выполнения дел. Важные дела вы выполните в первой половине дня, а те, что в конце дня, имеют низкую категорию важности, значит, их можно перенести или делегировать. А вот отдых никак не делегируешь.
Долой многозадачность
Существует миф, что продуктивный человек = многозадачный, то есть легко переключается между делами. Это не так, многозадачность вредит продуктивности и тратит ресурсы.
Когда приступаем к выполнению задачи, мозгу необходимо время настроиться, влиться в процесс и начать эффективно работать. Если постоянно переключаться между задачами, то мозг будет постоянно тратить время и энергию на раскачку, это нерационально и приведет лишь к падению продуктивности.
Более рационально выполнять дела последовательно, исходя из приоритетов. Касается не только дел, но и других процессов. Когда работаете, не отвлекайтесь на разговоры, не слушайте музыку, не заходите в социальные сети, потому что придется настраиваться заново и тратить ресурсы. Так быстрее устанете, меньше сделаете и меньше успеете.
Многозадачность порождает рассеянность и усталость, портит качество работы, поэтому запомните: грамотный тайм-менеджмент против многозадачности.
Продуктивность – количество или качество?
Многие люди ошибочно полагают, что продуктивность = много выполненных дел за день, но это не так. Можете вписать в список дел неважные и бесполезные пункты, отмечая их выполнение, будете чувствовать себя продуктивным и успешным, хотя по факту не сделаете ничего важного.
Продуктивность не о количестве, а о качестве. Выполнив три важных дела, будете продуктивным. Выполнив 10 бесполезных дел из тайм-менеджмента, просто потратите день впустую. Живите не ради галочек, а ради результата.
Сейчас набирает популярность культ продуктивности. Многие блоггеры и известные люди постоянно показывают красивые картинки, где они все успевают, много зарабатывают, добиваются успеха, выполняют 100 дел в день и умудряются отдыхать. Обычные люди чувствуют себя некомфортно из-за этой гонки продуктивности и испытывают стресс. Забудьте об этом. Не сравнивайте себя с другими, не гонитесь за количеством. Культ продуктивности ведет только к эмоциональному выгоранию и хронической усталости.
Решите, что для вас важнее: показательная продуктивность или грамотное распределение времени, когда вы можете выполнить важное и отказать от маловажного ради отдыха?
Борьба с прокрастинацией
Вот прочитали до этого момента и вроде понятно: расставлять приоритеты, планировать, записывать, выполнять дела последовательно, делегировать ненужное и не гнаться за количеством. Теория освоена, пришло время приступать к практике. Но тут зачастую монстр под названием прокрастинация берет и забирает вас в заложники. Знакомо? Тогда давайте бороться с чудищем, пожирающим продуктивность в тайм-менеджменте.
Всегда хочется отсрочить выполнение неприятного дела, но постоянное откладывание ведет к стрессу, поэтому прокрастинация — не выход. Лучший способ борьбы с прокрастинацией – начать действовать. Дайте себе 15 минут, мозг втянется и не придется себя заставлять.
Зачастую мы не приступаем к делу, потому что оно кажется скучным или сложным. Если скучно выполнять, то превратите дело в игру. Разбейте задачу на уровни и за прохождение очередного уровня награждайте себя. Если задача кажется непосильной, то распишите ее выполнение на этапы и выполняйте постепенно, возможно, не за один день, а за несколько.
Техника 4D
Если не удается сделать задание, воспользуйтесь техникой 4D:
Большую часть заданий в тайм-менеджменте можно делегировать. Делегирование – передача полномочий другим людям (коллегам, подчиненным, родным, друзьям). Это освободит время и позволить разгрузиться, чтобы отдохнуть или выполнить более важные дела.
Делегирование доступно не только для бизнесменов, но и для всех людей, это не так дорого, как кажется. К примеру, вы создатель сайта. Чтобы не тратить время на оформление, тексты и оптимизацию, можно нанять специалистов. На биржах фриланса полно профессионалов, выполняющих работу быстро, качественно и дешево.
Уборка – одно слово и столько боли. Многие ненавидят убираться и не хотят тратить время. Можете распределить обязанности с другими сожителями или нанять клининг-сервис. Пока уборщица будет прибираться, вы будете работать, поэтому данная трата окупится.
Посчитайте стоимость часа своего времени и тогда поймете, что лучше не тратить его на ненужные занятия, не приносящие пользы или прибыли.
Компоновка дел
Выполняйте однотипные дела подряд друг за другом. Мозг привыкает к одному виду деятельности, поэтому если выполнять схожие дела одно за другим, то справитесь быстрее, нежели с перерывом.
Задания из тайм-менеджмента можно группировать по разным категориям, к примеру: творческие и нетворческие; рутинные и интересные и др.
К примеру, возьмем бюрократические нетворческие задания: оплатить счета, распределить заработные платы, проанализировать доходы и расходы. Все связано с цифрами и расчетами, поэтому рационально выполнить все подряд.
Или творческие задания: сделать презентацию, написать сценарий для мероприятия, придумать новые идеи для блога. Все требует фантазии и неординарного подхода, поэтому если войдете в состояние потока, лучше выполнить все разом.
Эффективное утро
Вы уже ознакомились с принципом «лягушка на завтрак» — выполнение важного и сложного дела из тайм-менеджмента в первую очередь. Но знаете ли вы, что от первого часа утра зависит остальной день?
Чтобы продуктивно выполнять любые дела и быть энергичным, необходимо правильно провести утро. Важно вставать рано и уделять время саморазвитию.
Начинайте так каждое утро, а потом приступайте к выполнению основных заданий.
За продуктивный час после пробуждения мозг успеет проснуться, зарядиться мотивацией и будет готов к выполнению поставленных задач.
Как вести бизнес с помощью тайм-менеджмента
Принципы тайм-менеджмента помогут во всех сферах жизни: в отношениях, в личностном росте и на работе. Перечисленные выше инструменты и способы управления временем отлично применяются в бизнесе.
Каждый бизнесмен знает, что время = деньги и возможности, поэтому тратить даже секунды попусту недопустимо. Проанализируйте ситуацию в бизнесе, выявите слабые стороны. Поставьте цели, напишите сроки, составьте план действий. Устраните ненужное, делегируйте все, что можно делегировать.
Книги по управлению временем
Чтобы освоить тайм-менеджмент в совершенстве, вам следует прочитать следующие книги:
Читайте, перенимайте опыт успешных людей, развивайтесь и научитесь управлять временем, ведь это самый важный ресурс.
Сервисы по планированию времени
Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.
Советы
Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими советами:
Вывод
Тайм-менеджмент – умение управлять временем. Данный навык помогает грамотно организовать деятельность, перестать тратить время зря, повышает продуктивность, уровень дохода, эффективности. Есть три вида тайм-менеджмента: личный, социальный и профессиональный. Проанализируйте жизнь и выявите проблемную зону.
Поставьте цели, напишите их от руки по системе SMART: пишите конкретно, измеримо, со сроками, актуально и достижимо. Исходя из целей, планируйте каждый день заранее.
Первым делом выполняйте важные, объемные и сложные задания по принципу «съешь лягушку на завтрак». Умейте расставлять приоритеты, отказываться от ненужного и делегировать маловажное.
Многозадачность – враг продуктивности. Переключение с одного дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует последовательно от самой важной к менее.
Не забывайте про отдых. Обозначьте границы отдыха и по наступлению определённого часа заканчивайтесь с делами и меняйте деятельность. Вместо социальных сетей и сериалов, лучше прогуляйтесь или займитесь спортом, творчеством.
Спите не менее 8 часов в день, хорошо кушайте и не перегружайте себя, иначе наступит выгорание, что приведет к усталости и депрессии.
А каких принципов тайм-менеджмента придерживаетесь вы? Делитесь ими в комментариях и не забудьте оценить статью.
Урок 4. Системы управления временем
Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем. Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания урок 2, планирования урок 3 и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.
Содержание
Системы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.
Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.
Пирамида Франклина
Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.
Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.
Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.
Матрица управления временем С. Кови
Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).
Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:
Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».
Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.
Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:
Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.
GTD Дэвида Аллена
Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.
Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.
Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.
В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому. С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий. Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.
Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.
Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.
В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.
Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.
Взгляды Питера Друкера
П. Друкер – один из наиболее авторитетных американских теоретиков менеджмента, в том числе и по проблемам управления временем. В своей книге «The Effective Executive» он останавливается на нескольких важных с точки зрения эффективной организации занятости аспектах. Во-первых, автор уверен, что тайм-менеджмент и менеджмент тесно связаны. Управление временем невозможно без управления деятельностью в целом. Это реализуемо, во многом, только в случае правильной постановки целей, выделения приоритетов и путей достижения поставленных задач, распределения и делегирования обязанностей.
Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых – дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач – совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.
«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.
Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:
Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом
Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.
Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».
«Time Power» Брайана Трейси
Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.
В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.
Напоследок ещё раз отметим, что системы управления временем не являются константой – вы можете изменять их, настраивать под свои задачи и свой род деятельности, и даже объединять элементы разных систем, используя их инструментарий. Суть здесь заключается не в том, чтобы в деталях следовать инструкциям, а в том, чтобы каждый смог вынести максимальную пользу от применения. Отдельные советы, лайфхаки и хитрости, как это сделать, ищите в следующем уроке.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.