tcfa показатель что это
Что такое KPI и как его рассчитать
Бизнес-процессы нестабильны: в одном месяце прибыль превысила ожидания, а в другом — с трудом удалось не уйти «в минус». Чтобы бизнес развивался, нужно отслеживать динамику факторов, влияющих на продажи. Один из них — качество работы коллектива. Для того чтобы найти слабое место и распределить ответственность за результат между сотрудниками, руководители используют систему KPI. В статье расскажем, что такое KPI и какому бизнесу это нужно.
Что такое KPI
Key Performance Indicator (KPI) или ключевой показатель эффективности (КПЭ) — это показатель, который помогает определить продуктивность работы компании. KPI часто устанавливают, чтобы оценить работу сотрудников на разных уровнях: для конкретного сотрудника, отдела или подразделения.
Часто под KPI понимают план. Например, для менеджера по продажам это будет сумма закрытых сделок, для таргетолога — количество целевых кликов, а для рекрутера — время на подбор кандидата, затраты и текучка на испытательном сроке.
Показатель используют в разных сферах: от торговли до строительства.
Для чего используется
Оценка работы и мотивация сотрудников. Показатель помогает определить, справляются ли сотрудники с поставленными задачами, а система мотивации становится более четкой и прозрачной. Если команда выполнила план, то можно выписывать премии и другие вознаграждения. Сотрудники понимают, что им нужно сделать, чтобы заработать больше — это мотивирует на новые достижения.
Планирование и контроль. Ключевые показатели помогают анализировать результат работы компании за конкретный период и соотносить его с затратами. Эти данные можно использовать для текущего и стратегического планирования.
Виды KPI
Есть много разных видов KPI: какие использовать зависит от того, какой параметр нужно оценить и измерить. Универсальных показателей нет: в разных сферах бизнеса — свои метрики. Вы устанавливаете цели по каждому из показателей и контролируете результаты.
КПЭ-метрики делят на:
запаздывающие — их ставят на основе анализа прошлых результатов;
опережающие — устанавливают, ориентируясь на прогнозы.
Дополнительно KPI классифицируют на внешние и внутренние. Первые оценивают достижения внутри компании (текучесть кадров, критерии качества товара, затраты на рекламные кампании), вторые — работу на рынке (долю, конкурентоспособность).
В интернет-маркетинге
В интернет-маркетинге свои критерии оценки эффективности, которые не имеют отношения к сотрудникам. Их рассчитывают, используя данные из систем сквозной аналитики (например, Google Analytics или Яндекс.Метрики).
Здесь тоже много разных видов KPI, которые устанавливают в зависимости от того, что нужно оценить и проанализировать. Вот некоторые показатели:
ROMI. Это индекс окупаемости маркетинговых инвестиций. Он показывает, сколько денег вы получили с каждого рубля, вложенного в рекламу.
CTR. Это отношение числа кликов к количеству показов. Метрику часто используют для оценки рекламных креативов.
Количество и стоимость лидов. Помогает отслеживать, сколько обращений привел рекламный канал и соотнести эти данные с затратами.
В продажах
КПЭ в продажах различаются в зависимости от целей компании, возраста, сферы деятельности и других факторов. Например, недавно открывшимся магазинам важно работать над привлечением новых клиентов, а тем, кто давно на рынке — над удержанием постоянных покупателей.
Пример KPI для розничного продавца:
В производстве
У предприятий специфические индикаторы KPI: объем производства, время исполнения заказа, процент брака, трудозатраты на единицу готового продукта. Каждое предприятие вырабатывает свои ключевые показатели, но главная цель такая же, как в продажах — повышение рентабельности и чистой прибыли.
В управлении персоналом
Чтобы оценить эффективность работы отдела кадров, используют универсальный индикатор — текучесть кадров. А также:
количество прогулов и стоимость отсутствия работника;
отношение коллектива к условиям труда;
вовлеченность сотрудников в рабочий процесс;
соотношение повышений и увольнений;
уровень навыков и умений новых сотрудников;
Плюсы и минусы системы КПЭ
KPI помогают контролировать входящий денежный поток и правильно им управлять. Благодаря внедрению системы КПЭ можно:
оценить работу компании, выявить слабые стороны работы на уровне сотрудника, отдела и предприятия в целом;
скорректировать бизнес-процессы на любом этапе;
разрабатывать стратегии развития компании;
контролировать качество товаров и услуг;
установить прозрачную систему мотивации для персонала;
анализировать эффективность промоакций и рекламных кампаний.
Главный недостаток КПЭ-метрик — с их помощью можно оценивать только количественные, а не качественные характеристики работы. Поэтому сотрудники, в погоне за ростом показателей могут пренебрегать другими составляющими работы: качеством обслуживания или стандартами сервиса. Другие негативные стороны системы ключевых показателей эффективности:
KPI вырабатывает у сотрудников стремление к индивидуализму, поэтому система не сработает там, где важна командная работа.
KPI нужно выстраивать под задачи конкретного бизнеса — это сложно и дорого.
KPI не работает в отношении творческих специалистов, сотрудников ИТ-отдела, бухгалтерии, канцелярии.
Как разработать KPI
КПЭ должна быть разработана с учетом текущего положения компании.
Обозначить главные метрики бизнеса. Выберите количественные показатели, связанные с работой сотрудников, которые влияют на прибыль. Это могут быть финансовый и количественный объем продаж, трафик, конверсия в продажи. Нужно обозначить только основные метрики: если внедрить множество KPI сразу, это усложнит анализ и работу сотрудников в целом.
Определить цель. Привяжите показатели эффективности к работе сотрудников, задав цели. Например, установите менеджеру активных продаж задачу — совершать 300 звонков в месяц. Можно выбрать любой период, который будет соответствовать целям бизнеса.
Открыть КПЭ команде. Сотрудники должны понимать, какое место они занимают в бизнес-процессе и на что влияют их личные результаты. Объясните, почему вы выбрали те или иные индикаторы. Обсудите это с коллективом, чтобы определить точки роста и слабые места стратегии. Другой важный момент — мотивация. Чем прозрачнее система вознаграждений за труд, тем выше заинтересованность сотрудников в развитии компании и лояльность к руководству.
Регулярно пересматривать ключевые показатели. Не все индикаторы могут привести ваше предприятие к успеху. Анализируйте эффективность КПЭ-метрики, чтобы скорректировать список ключевых показателей.
Как рассчитывать KPI
Для расчета создайте матрицу KPI в Google-таблицах или Excel и заполните разделы, учитывая данные своей компании:
ключевые показатели — индикаторы эффективности сотрудника, отдела, предприятия;
база — минимальный результат;
норма — обязательный результат;
факт — реальные результаты работы сотрудника.
Формула расчета KPI:
Пример расчета
Руководство внедрило систему КПЭ, согласно которой минимальное количество сделок — 100, а цель — 150. В сезон менеджер закрыл 160.
К KPI часто привязывают премии. Как рассчитать размер заработка менеджера в зависимости от выполнения плана?
Лучше разделить зарплату менеджера на две части — фиксированную и переменную. Переменный оклад будет меняться в зависимости от результатов работы сотрудника.
Чтобы рассчитать переменный оклад, нужно:
выделить KPI для системы мотивации;
определить значимость каждого и присвоить ему вес в %;
проанализировать базовые и фактические показатели работы сотрудника.
Еще необходимо определить премиальный коэффициент, чтобы определить размер выплаты в зависимости от фактического выполнения. Вот как может выглядеть расчет показателя:
Что такое KPI простыми словами
Если ваш проект активно разрастается и рабочих единиц становится все больше, то бизнес представляется как огромный муравейник, где за каждым звеном уследить физически невозможно.
Приходится прибегать к анализу – система расчета KPI даст вам четкие рекомендации, кому повысить зарплату, а кого – уволить. Анализ деятельности и продуктивности сотрудников упростит достижение тактических и стратегических целей, без которых невозможно правильно управлять бизнес-процессами.
Что такое «ключевые показатели эффективности»
Ключевые показатели эффективности (KPI) – это методика, разработанная для оценки производительности организации, отдельно взятых ее частей или даже одного сотрудника за заданный период. То есть это индикатор фактически достигнутых результатов, измеряемый количественно.
Расшифровка аббревиатуры KPI (Key Performance Indicator) обозначает «ключевой показатель деятельности». Эта измеримая величина показывает, насколько эффективно достигаются цели. Она может быть:
Иногда термин KPI используют в качестве обозначения плана или процента выполнения по определенной метрике. Рассчитать показатель можно и для всего подразделения, и для руководителя или одного из сотрудников.
Для чего рассчитывается KPI
Маркер эффективности и производительности показывает, какой результат принесли вложенные усилия и насколько они окупились.
С помощью системы KPI можно:
Как правило, анализ продуктивности на основе личных наблюдений руководителя не позволяет справедливо и полноценно оценивать сотрудников. KPI же дает полную картину, точно определяя производительность, эффективность и результативность процессов. Благодаря этой системе:
Еще одно достоинство анализа каждой трудовой единицы – это возможность создать прозрачную и четкую программу поощрений. Лишение премии, похвала, увольнение или повышение – все зависит от работника. А данные, проверенные и зафиксированные, защитят от несправедливого решения начальства.
Виды KPI
Изначально такая система оценивания использовалась только в сфере торговли. Там не нужны сложные расчеты, продажи фиксируются количественно, подсчеты вести достаточно просто. Сейчас же эта система контроля применяется практически повсеместно.
KPI, ключевые показатели эффективности, условно делят на два типа:
А вот вариаций анализа несколько – далее рассмотрим самые важные параметры.
Мы берем две группы показателей. Группа относительных соотносится между собой и с другими показателями: затратами времени, общими величинами, показателями прошлых недель и месяцев. Например: доля чистой прибыли, полученная от продажи канцелярских товаров конкретного вида (в процентах); относительный рост чистой прибыли за июль по сравнению с июнем; рентабельность продаж.
Группа абсолютных не сравнивается ни с чем и существует «самостоятельно». Например: чистая прибыль, полученная за продажу канцелярских товаров (в тыс. руб.) или чистая прибыль предприятия за июль.
Относительные показатели обычно выражаются в процентах и долях, абсолютные – в числах.
Значимую информацию о вашем бизнесе несут абстрактные показатели – хоть их и нельзя пощупать, покрутить в руках или поставить на стол. К таковым относится, например, процент вовлеченности или конверсия покупателя.
А можно использовать в статистике и материальные объекты – количество сотрудников, проданных карандашей или доставленных посылок.
Эти два вида используются для противоположных друг другу задач: для контроля отставания и прогнозирования.
С помощью отстающих показателей KPI мы можем узнать, насколько сильно отстает факт от плана, чем упростим работу менеджерам.
Опережающие показатели помогут увидеть, насколько достижимы наши цели и куда мы вообще двигаемся.
Некоторые показатели легко объединяются в кластеры и группы, другие – могут определяться только как категории. Количественные показатели легко измеряются в числах, качественные требуют выставления балльных оценок или субъективных суждений «хорошо», «плохо», «очень плохо» и подобных им.
Количественные показатели – всегда объективны, качественные – субъективны. Поэтому первые измеряются метрической шкалой, а вторые – порядковой и номинальной.
Как определить KPI
Определение ключевых показателей – процесс непростой. По сравнению с бизнес-метриками, значения KPI отражают целевое, а не текущее состояние и более критичны. Каждый из показателей непрерывно связан с конкретным бизнес-результатом.
Чтобы начать, давайте ответим на несколько вопросов:
Придумаем цель: пусть это будет «увеличение количества выпущенных автомобилей за май». Тогда получим такие ответы:
Теперь перейдем к работе с матрицей. В нее вносим 5 маркеров:
Коэффициент результативности, или же индекс KPI, находим на основе этих показателей. Для этого разницу факта и базы делим на разницу нормы и базы, а затем умножаем на сто процентов. Полученный результат превышает 100%? Это значит, что ожидания от сотрудника оправданы. Чем ниже показатель, тем хуже человек выполняет свои задачи и обязанности.
Как разработать и внедрить KPI
Начнем с рассмотрения стратегических задач. Взяв их за основу, можно определить нормы и начать работу с сотрудниками – то есть внедрение системы ключевых показателей всегда происходит «сверху вниз».
Начальство должно позаботиться об:
Учитывая мнения специалистов и руководителей, а также непрестанно общаясь с подчиненными, вы постепенно пройдете все 6 шагов внедрения KPI:
Начнем с постановки конкретной цели. Она должна иметь реальную пользу для вашей организации. Опираясь на ценности своей компании, придумайте систему мотивации – например, каждый месяц выплачивайте надбавку сотрудникам, которые достигли плановых KPI или перевыполнили план. Тогда KPI станет не системой наказания, а стимулом к выходу на новую стадию роста, повышению и увеличению дохода.
Теперь нужно правильно преподнести KPI своей команде. Сотрудники должны понимать контекст: как, зачем, каким образом вы измеряете показатели. Иначе они превратятся в бездушные символы на экране или бумаге, непонятные для работников. Ведите с ними диалог, обсудите точки роста стратегии и ее слабые места. Так вы сможете скорректировать конечные KPI и «подогнать» их под себя.
Не забывайте перепроверять показатели с каким-нибудь определенным интервалом: раз в неделю, месяц, квартал. Меняйте их, если чувствуете и видите, что эффективность снизилась.
Правила и примеры расчета KPI
В интернете достаточно программ, которые выполняют все математические операции в автоматическом режиме. Попробуем поработать с имеющимися сведениями самостоятельно, ведь такое ПО не всегда подходит для специфичных KPI.
Вы можете использовать разные индикаторы в зависимости от направления своей деятельности:
Как правило, направление задают не более 10 пунктов, хотя количество индикаторов может быть различным. Чтобы внешне охарактеризовать деятельность фирмы, результаты суммируются для получения общего итога.
Сами индикаторы могут быть достаточно необычными.
Пробуйте разные показатели, анализируйте полученные результаты и меняйте стандартные схемы под «себя».
Итак, вручную рассчитаем KPI сотрудников автомобильного завода из цеха №43. За год работники успешно собрали 917 автомобилей. Плановое значение KPI – 850 транспортных средств. Соответственно, конечный показатель выше нормы на 7,8%. Каждый из сотрудников получает надбавку за перевыполнение плана.
А теперь представим, что у того же цеха №43 есть дополнительная задача – выполнить сборку минимум 155 автомобилей с полным приводом. Специалисты не справились с задачей и к концу года собрали всего 143 изделия. Делим 143 на 155 и умножаем на 100%. Получается, план выполнен примерно на 92,26%.
Для вычисления общего KPI складываем полученные значения и делим их на количество задач, поставленных руководством завода. Получаем (108+92)/2 = 100%. Работа сотрудников продуктивна, и они заслуживают денежного вознаграждения.
Плюсы и минусы системы KPI
Главный плюс KPI – это, конечно, точность мониторинга. Среди других преимуществ внедрения такой системы оценивания:
Без минусов не обошлось, хотя их можно практически полностью нивелировать при грамотном введении системы. Среди самых значимых недостатков:
Если внедрение KPI себя не оправдало и вы не увидели результатов – факторов может быть несколько.
Во-первых, такой метод оценивания не подходит целому списку профессий: сантехникам, врачам скорой помощи, системным администраторам, «людям искусства» и многим другим. Он не позволит качественно анализировать деятельность перечисленных специалистов по ряду причин.
Во-вторых, целеформирование и финансовое планирование легко осуществляются руководством самостоятельно, если компания открылась недавно и штат пока небольшой. Применять нововведение лучше во время масштабирования, расширения фирмы. В этот момент вы отладите рабочие процессы и сформируете управленческий аппарат.
Нередки случаи, когда трудящийся персонал не понимает, «чего от него хотят». В таких случаях снижается производительность, сотрудники начинают массово увольняться.
Проблемы, с которыми вы можете столкнуться
Грубейшая ошибка – не объяснить персоналу принцип работы системы, а поставить его «перед фактом».
Следуя нескольким правилам, можно избежать возможных конфликтов и проблем с KPI:
Учитывайте, что без затрат на техобслуживание и разработку индивидуальной программы обойтись не получится.
Внедрение KPI не может стать «волшебной таблеткой» для быстрого улучшения работы всей компании или ее отдела. Зато при серьезном и взвешенном подходе правильный анализ улучшит работу исполнителей, повысит продажи и действительно принесет результат.
Tcfa показатель что это
Пришла пора затронуть глубокую тему. KPI что это такое простыми.
KPI что это такое простыми словами – инструкция как рассчитать
Пришла пора затронуть глубокую тему. KPI что это такое простыми словами, зачем это нужно, стоит ли внедрять все это дело лично вам и так далее. Звучит странно, но большинство предпринимателей до поры до времени не задумываются о внедрении системы кипиай для оценки производительности своих сотрудников.
Дескать это трудозатратно, непонятно зачем нужно, да и вообще как можно измерить то, что порой не поддается измерению? Но вся ситуация усугубляется еще и тем, что если что-то нельзя измерить, то эффективность такого звена в бизнесе будет равна нулю, а то и ниже.
Но ладно, реклама в интернете – это четкие цифры, которые при желании можно взять под контроль через неделю, другую, если есть достаточно мотивации. Но что делать с должностями, у которых нет четких результативных показателей? Для этого самые светлые головы менеджмента и внедрили кипиай.
Что такое KPI и зачем он нужен простыми словами
Как быть, если я все могу? Что делать, если лучше профессионала чем я сам, нет в радиусе 1000 км? Подобными вопросами задается любой предприниматель рано или поздно при развитии своего дела. И такой переход от самозанятого ремесленника к владельцу бизнеса происходит достаточно сложно.
Связано это с несколькими внутренними убеждениями. Вот некоторые из них.
Главные убеждения при делегировании
Так вот, как только на все эти убеждения у предпринимателя появляется ответ “Ну и черт с ним!”, именно это и становится первым шагом на пути к делегированию. А дальше возникает следующая проблема.
Кому из сотрудников нужно платить больше, а кому можно меньше? Давайте обратимся к истории, которая, как обычно, знает все. С древних времен существовал самый верный способ оценки работника.
Немного истории
Некоторые современные менеджеры с иронией называют его “султанским”. Это когда феодал определял степень выполнения обязанностей работника исходя из своего личного настроения. Ну например, вчера королем было выпито много вина на званом балу, поэтому сегодня всем работникам в пришлось отрубить голову из за того, что розы оказались белыми, а не красными.
Султанский метод это когда у вашего начальника плохое настроение, то есть все шансы, что в конце месяца зарплата будет урезана. При этом, совершенно не важно насколько хорошо или плохо выполнялись обязанности.
В последней работе по найму со мной были случаи, в которых штрафовали тогда, когда казалось должно быть все наоборот, ведь я сидел в этом месяце допоздна и доделывал очередной срочный проект.
Кто придумал KPI
Так вот, был такой социолог Макс Вебер, который определил такой подход в определении продуктивности труда как совершенно порочный, и придумал другой метод. Назвали его меритократическим.
Это когда сотрудника оценивают по реальным, утвержденным заранее, показателям, а не основываясь на эмоциональном состоянии начальника.
Уже дальше эта система отрабатывалась менеджерами многих стран и обрастала конкретикой. Так, в последствии, появился прообраз KPI.
KPI (от англ.- “Key Performance Indicators”) – это согласованные критерии, благодаря которым можно отследить уровень соответствия проделанной работы сотрудником или целым отделом, относительно поставленных стратегических задач. Данная аббревиатура в переводе означает “Ключевые показатели эффективности”.
Пожалуй, более простыми словами объяснить сложно. Но давайте попробуем разжевать эту тему тщательнее.
Универсальные виды и категории
Логично возникает вопрос, а какие виды KPI существуют и от чего они зависят? На самом деле система кипиай, в большинстве случаев, индивидуальна под конкретный вид бизнеса. Критерии и коэффициенты для расчета продуктивности труда берутся те, которые наиболее важны в каждом конкретном случае.
К примеру, когда я работал торговым специалистом, то у нас эта система вообще называлась по другому. TQM – trade market quality. Главное в ней было процентное присутствие товара на полках магазинов, которые обслуживал торговый представитель, а не сгенерированное количество продаж.
Но фишка в том, что если продавец даже при наличии товара забыл выложить его на полку, то это все фиксировалось супервизером и прямо влияло на уровень полученной зарплаты в конце месяца. Но это уже отдельная история).
Давайте все же попробуем разложить KPI на основные группы.
Индикаторы затрат
Показывают количество потраченных ресурсов на достижение цели и их отклонение от запланированных показателей
Индикаторы производительности
Сюда причисляют показатели, которые так или иначе относятся к соотношению затраченных ресурсов и достигнутого результата. Под ресурсом понимаем финансы, людей и время.
Индикаторы результата
Здесь учитываются результаты выполнения менеджером проекта поставленных задач, их отклонение от запланированных. А также рассчитываются вторичные полученные выгоды. Это дополнительные “плюшки” после проделанной работы.
Индикаторы продаж
Эти показатели демонстрируют эффективность отдела продаж, а также каждого отдельно взятого продавца. Главным коэффициентом принято считать конверсию между входящими лидами и закрытием продаж.
В некоторых компаниях дополнительно рассчитывают объем денег, которые приходятся на одного продавца, средний чек, а также количество позитивных отзывов со стороны клиентов. Но это дополнительная опция.
Кстати, чуть не забыл. KPI может применяться к трем категориям участников бизнес-процесса:
Переходим непосредственно к просчетам.
Пример расчета KPI на практике
В интернете можно найти массу практических примеров, где подробно расписано как можно рассчитать KPI. Но все эти примеры не то, чтобы объясняют как же считать эти показатели, но и наоборот, запутывают простого человека.
Задача данной статьи – рассказать все о KPI простыми словами, чтобы было понятно даже десятикласснику. Поэтому берем обычный пример индивидуального кипиай для торгового представителя розничной компании.
Определяем основные показатели
Для продавца это будут следующие критерии:
Понятно, что сюда можно добавить и количество повторных продаж и число новых заказчиков и показатель хороших отзывов и так далее. Но мы же за простоту знаний. верно? Поэтому данный пример KPI торгового представителя будет в облегченном виде.
Анализируем данные
Далее смотрим на фактические цифры и те, которые были запланированы. Допустим продавец должен был обслужить 150 лидов и совершить 37 продаж. Но по факту было обработано 160 заявок и получено 30 чеков.
Эффективность рассчитывается по следующей формуле:
В итоге получаем, что по первому показателю эффективность 106%, а по второму – 81,08%.
Рассчитываем общий показатель KPI
Общий коэффициент считается исходя из средних арифметических данных. Берем сумму всех показателей и делим на количество этих показателей.
В нашем случае 106+81,08/2=93,53 или 0,9353 в десятичном выражении.
Расчет заработной платы
Допустим у торгового представителя средняя заработная плата составляет 1000$ из которых 500$ – фиксированный оклад, а еще 500$ – премиальные при 100% выполнении всех показателей.
Считаем количество премиальных: 500$*0,9353 = 467,65$. Как видим, премия в этом месяце ниже, чем обычно, так как эффективность торгового специалиста ниже, чем была запланирована. Итого полученной заработной платы: 967,65$
Важное уточнение
Если бы мы брали более сложную систему KPI, то в таком случае у каждого из показателей следовало бы определить приоритеты. Они определяется весом коэффициента.
Например, если конверсия является самым важным критерием, то вес данного показателя равен 1,0. Или если количество отзывов играет незначительную роль в работе торгового представителя, то для данной величины ставим вес 0,2.
Допустим зарплата зависит от количества положительных отзывов. У оператора телефониста 20 положительных отзывов, а было запланировано 10. Получается, что эффективность по данному показателю будет равна 200% (фактическое делим на планируемое и умножаем на 100%), что в десятичном выражении 2,0. И по идее количество получаемой премии нужно умножить на 2,0
Но данный показатель умножается еще на 0,2, потому что для него стоит соответствующий приоритет, выраженный в весе коэффициента. В итоге, вместо 2,0 имеем цифру 0,4. Она и будет влиять на конечное количество премии по данному показателю.
Быть или не быть, вот в чем вопрос
Представим себе, что в вашем бизнесе работает 5 человек. И вы приблизительно знаете кто и чем занят на протяжении месяца. Более того, вам также известен уровень работоспособности и качество работ каждого специалиста.
В конце месяца можно приблизительно каждому из сотрудников насчитать премию или штраф за невыполнение запланированного объема работ. Ну а что если работников значительно больше чем 5?
Естественно, что без четко выстроенной системы подсчета показателей невозможно контролировать эффективность труда и прогнозировать результаты заранее. А вот еще плюсы от внедрения кипиай.
Преимущества KPI
Ну и самое главное, KPI это отличная возможность прогнозировать результаты всего бизнес-проекта. Начиная с затрат и заканчивая количеством привлеченного денежного ресурса. Но, как и у всякой системы, здесь также присутствуют свои минусы.
Минусы KPI
И давайте говорить честно). Практика показала, что как только внедряется подобная система, то это вызывает массу волнений в рядах сотрудников. Большинство из них будут всячески саботировать новые инструкции.
Типичные ошибки внедрения KPI
Многие предприниматели при внедрении KPI в своих проектах, рассчитывают на то, что это поможет сэкономить фонд заработной платы. Дескать, эта система, которая поможет с каждого торта отрезать по кусочку на черный день.
Что же, в какой то мере это правда. Но ставить главной целью снизить заработную плату своих сотрудников при внедрении KPI – порочная практика. Она не заканчивается ничем хорошим.
И волки сыты, и овцы целы
Нужно чтобы работники были рады введению такой системы показателей, иначе от этой затеи ничего хорошего не получится. KPI это не про снижение фонда заработной платы. Это про более эффективное его распределение.
Объясните своему сотруднику что теперь его сосед будет получать меньше, если не будет выполнять план, а он, в свою очередь, получит больше денег за перевыполнение показателей.
Хочу Бентли, но могу купить Ладу
Если вы думаете, что внедрив KPI можно требовать от людей того, чего они раньше не делали, то вы конечно правы. Но не требуйте сразу от персонала слишком завышенных результатов.
При внедрении KPI вначале планируются средние показатели компании. Они могут быть незначительно повышены уже в ходе выполнения плана следующего периода. В любом случае помните о том, что у человеческого ресурса есть свои ограничения.
Дядя Ваня напел
Но лично не слушал. Это я о совершенно случайных показателях, которые приходилось встречать. В одной компании был введен KPI на дресс-код, можете себе такое представить? Не завязал правильно галстук и минус 25% от з/п имеешь).
Не вводите в KPI те показатели, которые не влияют на размер получаемой прибыли компании, иначе это будет действительно выглядеть как высокоточная система штрафов, а не эффективности.
Это все не просто
Для начала, внедрением KPI должен заниматься специалист с опытом работы в данной сфере. А еще все расчеты и формулы должны проводиться как можно проще.
Чем проще будет система поощрения и штрафов, тем более понятнее она будет не только для того, кто будет заниматься ее дальнейшим обслуживанием, но и непосредственно сотрудникам.
Этапы внедрения системы KPI
Первое, с чего следует начинать внедрение KPI на предприятии, это с душевного разговора с сотрудниками. Я серьезно). Можете даже в честь этого провести корпоратив, приуроченный ко дню основанию компании или что-то в этом роде.
Главное рассказать всем сотрудникам, что такая неприятная, на первый взгляд, вещь как KPI, плотно стучится в дверь вашего офиса. Но от сотрудников почти ничего нового не требуется. Они также как и раньше должны выполнять свои обязанности на прежнем уровне и плюс выделить 1 час времени в неделю на отчетность.
Главное объяснить сотрудникам, что такая система это не способ их оштрафовать, а наоборот – возможность разобраться кто за что получает деньги и премировать тех, кто работает больше и лучше всех.
Затем выбирается тестовая группа. Например отдел продаж или отдел доставки. Не следует начинать внедрение KPI сразу для всей компании. Лучше выделить отдельный испытательный полигон под это дело. В случае, если в вашей компании работает 5-10 человек, то выберите для нововведения 1-2 сотрудника. А дальше действуем по шагам.
Определяем стратегические показатели
Для каждого бизнеса такой список показателей будет индивидуальным и зависеть от многих факторов. Но выделим следующие критерии, которые могут подойти в 90% случаях.
Разработка системы показателей
После формирования списка основных результатов, нужно определить их приоритет между собой. Исходя из важности того или иного показателя, добавляется его вес относительно общей стратегии развития.
Например, конверсия продаж будет важнее, чем оценка качества обслуживания. Это значит, что у этих целей будут разный вес и они будут по разному влиять на заработную плату сотрудников.
Распределение показателей
На этом шаге мы объясняем сотрудникам кто за что отвечает и к каким цифрам нужно стремиться в будущем периоде. Если работник будет знать конкретно свои задачи, то его эффективность работы будет на порядок выше.
Дополнительно на этом этапе внедряется строгая документация новых метрик для сотрудников, прописываются должностные инструкции, документально фиксируются основные критерии.
Разработка системы мотивации
Казалось бы, здесь все просто. Чем лучше работает сотрудник, тем больше денег он получает. Но кроме повышения премии есть и другие способы подтолкнуть работника к более эффективной деятельности.
Например, за выполнение определенного показателя, можно предоставить возможность бесплатно пройти тренинг по повышению квалификации. Или же раз в месяц выбирать лучшего сотрудника отдела. И так далее.
Внедрение расчетов
На этом этапе прописываются все схемы и формулы расчета KPI в виде таблицы или табеля. В зависимости от специфики бизнеса, он может быть в электронном виде или же в распечатанном.
В обязанности сотрудников будет входить занесение реальных данных в каждую клеточку показателя за определенный период. Запланированные значения должны быть распределены ответственным лицом за обслуживание KPI системы.
Контроль
Не забываем, что все это дело нужно контролировать. Обычно за этим следят такие мрачные ребята в длинных кожаных плащах). Их еще называют супервизорами. Этих коллег, как правило, никто не любит, ведь это они отбирают честно заработанные деньги у других сотрудников).
После этих шагов система KPI тестируется несколько пробных периодов, ну а далее с малой группы переносится на остальные подразделения компании.
Казнить нельзя помиловать
Мы близки к завершению, но остался один вопрос, который может заинтересовать начинающего предпринимателя. Нужно ли мне это? Давайте рассмотрим в каких случаях KPI будет совершенно лишним.
Для начала, если в бизнес-проекте работает 5-10 сотрудников. В таком случае руководитель, а именно такую роль играет основатель бизнеса в малых предприятиях, действительно может ориентироваться в производительности каждого из сотрудников без дополнительных вычислений.
К тому же, вычислить в конце месяца показатели – та еще работа. На нее нужно выделить время и, как правило, непосредственно руководителю. Это не говоря уже о том, что само внедрение KPI может обойтись в круглую сумму.
Вдобавок, на некоторые позиции в бизнес-процессе невозможно внести какую либо количественную оценку. Пример дизайнера уже был озвучен, но сюда можем отнести и ремонтников бытовой техники. Какой у них может быть KPI?
Допустим, клиент сдает стиральную машинку в ремонт. Предположим, что нам нужно оценить эффективность работы мастера. Каким образом это можно сделать? Временем, потраченного на ремонт? Нет, ведь быстро не всегда означает хорошо.
Или же количеством положительных отзывов? Возможно, но не всегда довольные клиенты оставляют отзыв. Обычно совсем наоборот: негативными эмоциями люди делятся значительно чаще.
Вместо заключения и итогов
Учитывайте, что не все должности могут быть стандартизированы, как в вышеперечисленных примерах. Помните, что при внедрении системы KPI есть вероятность, что в гонке за показателями сотрудники будут забывать о качестве работы.
Хотя здесь многое зависит от реалистичности поставленных задач, но все же задумайтесь, что для вас важно на данном этапе. Количество или качество? Десять раз подумайте НУЖНО ли это, перед тем КАК внедрить).
На этом все. Надеюсь, KPI что это такое простыми словами вам уже полностью знаком. Я постарался максимально упростить все термины, однако если что-то в данном материале непонятно лично вам, то можете оставить свой комментарий. С радостью отвечу на любые вопросы.