ysoft safeq что это такое
YSoft SafeQ
YSoft SafeQ — комплексное решение для управления печатью, позволяющее организации уменьшить стоимость услуг печати, повысить продуктивность работы и безопасность работы с документами.
Решение SafeQ предоставляет возможность контролировать все операции печати, копирования и сканирования, создавать отчеты по основным показателям печати (стоимость, загрузка устройств, распределение объемов печати по устройствам и пользователям), применять политики печати для снижения затрат.
Кроме того, серверная система YSoft SafeQ позволяет обеспечить для вашей организации безопасный доступ к услугам печати, высокую безопасность документов и эффективность сотрудников благодаря оптимизации бизнес-процессов и поддержке мобильных устройств.
Система YSoft SafeQ работает со всеми производителями устройств. Для многофункциональных устройств Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Toshiba, Samsung, Lexmark, Sharp возможна интеграция с интерфейсом устройства для более полного взаимодействия с системой.
Основные модули системы и их функционал:
Безопасный доступ к многофункциональным устройствам и документам;
Авторизация пользователей с помощью карты, ПИН-кода, имени пользователя и пароля или комбинации этих средств;
Защита от несанкционированных пользователей;
Назначение прав на печать, копирование и сканирование.
Экономия затрат благодаря управлению печатью (черно-белая вместо цветной, двусторонняя вместо односторонней, использование самого экономичного принтера и т. д.);
Уведомления о несоблюдении пользователем набора правил.
Безопасная печать с использованием любого многофункционального устройства в системе печати;
Масштабирование с учетом потребностей бизнеса (от одного офиса до нескольких континентов);
Задания печати выполняются, когда пользователь проходит проверку подлинности.
Поддержка печати непосредственно с устройств iOS и Mac;
Поддержка отправки заданий на многофункциональное устройство по Интернету или электронной почте;
Анонимная гостевая печать;
Автоматическое преобразование формата (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG).
Безопасное сканирование одним щелчком;
Сканирование на электронную почту, в домашнюю папку или заранее определенное местоположение с использованием скриптов;
Интеграция в существующие бизнес-процессы.
Индивидуальные или групповые счета;
Прейскуранты и центры возникновения затрат;
Упрощение оплаты услуг.
Готовые или настраиваемые отчеты для руководства;
Сводные отчеты и отчеты с цветовым выделением;
Отчеты CRS с использованием OLAP-кубов и анализа долгосрочных тенденций.
Системы управления печатью SafeQ
Современные предприятия стремятся оптимизировать свои подходы к работе путем внедрения корпоративных офисных решений. Снижение затрат, повышение производительности и защита информации — важнейшие задачи для любого предприятия, независимо от того, каких успехов ему в настоящее время удалось достичь в деле оптимизации управления печатью и обработки документов. Оптимизация подходов к работе также означает упрощение внедрения решений. Компания Y Soft понимает эти потребности и предлагает наиболее гибкую платформу с самыми широкими возможностями для предприятий любого размера.
Платформа YSoft SafeQ представляет собой решение для управления печатью и обработки документов, предназначенное для удовлетворения растущих потребностей организаций, стремящихся обеспечить эффективное управление, сократить расходы на печать, повысить эффективность рабочих процессов и гарантировать безопасность документов.
YSoft SafeQ — масштабируемое решение для управления печатью с невероятно широкими возможностями, которое повышает эффективность и гибкость работы в любом офисе. Это модульный пакет программного обеспечения, поэтому каждый клиент сможет настроить решение, чтобы полностью удовлетворить потребности своих пользователей. Более того, модули YSoft SafeQ можно приобретать и устанавливать по отдельности в зависимости от потребностей организации.
Решение YSoft SafeQ предназначено для тех, кто должен управлять и защищать всю инфраструктуру печати своей компании, обеспечивая при этом максимальную эффективность работы!
Пакет YSoft SafeQ Enterprise Suite будет идеальным решением для вашей организации, если вы:
Модульная структура делает платформу YSoft SafeQ Enterprise Suite максимально удобным решением для управления печатью и обработки документов.
АУТЕНТИФИКАЦИЯ:
ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
Одна из главных задач любого предприятия связана с защитой документов, а также внутренних корпоративных данных и информации. Поэтому устройства печати должны надежно блокироваться от несанкционированного доступа, пользователям необходимо пройти аутентификациию на МФУ с помощью PIN-кода, идентификационной карты или имени пользователя и пароля, прежде чем что-то печатать, копировать или сканировать.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите контролировать, кто печатает или сканирует документы в вашей компании.
Вам необходимо исключить вероятность того, что распечатанные документы будут лежать без присмотра в выходных лотках принтера.
Вы должны запретить неавторизованным пользователям пересылать отсканированные документы за пределы вашей компании.
Наше решение: YSoft SafeQ Authentication
Модуль YSoft SafeQ Authentication помогает организациям повысить уровень безопасности своего печатного документооборота. Этот модуль предотвращает неконтролируемый доступ к устройствам, блокируя их до тех пор, пока пользователь не пройдет аутентификацию. Для этого можно использовать встроенный терминал устройства или внешний терминал, подключенный к устройству. Для максимального удобства пользователей, проходящих аутентификацию при помощи идентификационных карт, реализована функция самостоятельной регистрации карты при первом использовании YSoft SafeQ.
Преимущества: Критически важная информация и конфиденциальные корпоративные данные защищены от попадания в чужие руки.
Доступ могут получить только авторизованные пользователи, что минимизирует риск нарушения требований безопасности.
Вы можете постоянно следить за тем, кто и что печатает.
REPORTING:
ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ НАД ЗАТРАТАМИ БЛАГОДАРЯ МОНИТОРИНГУ ПЕЧАТИ И СКАНИРОВАНИЯ
Мониторинг действий персонала при печати и сканировании, а также общей эффективности печати в организации — основа для сокращения затрат в долгосрочной перспективе.
Описание вашей ситуации:
Чтобы ваша организация укладывалась в бюджет, вы должны контролировать расходы на печать.
Вы должны уметь правильно распределять затраты на печать между отделами, службами и пользовате-лями.
Вы должны регулярно формировать отчеты, в идеале автоматически, охватывая все филиалы и дочерние предприятия компании.
Отчеты для руководителей высшего звена должны быть подробными, но простыми для понимания.
Наше решение: YSoft SafeQ Reporting Контролируйте свои затраты на печать с помощью модуля YSoft SafeQ Reporting. Установив этот модуль в качестве централизованного инструмента отчетности, вы сможете отслеживать все процессы печати и оцифровки документов во всей организации, создавая детальные отчеты с таблицами и графиками. Модуль YSoft SafeQ контролирует все операции печати, копирования и сканирования, сохраняя подробную информацию о каждом задании, включая имя задания и дату печати, образ первой страницы и общее количество страниц. Для дополнительного удобства можно также создавать отчеты для руководителей, содержащие полезный всесторонний обзор всей инфраструктуры печати, включая все центры возникновения затрат, устройства и пользователей. Вы всегда будете точно знать, чем обусловлены те или иные расходы. Еще одна полезная функция YSoft SafeQ — «зеленые» отчеты, которые показывают положительные результаты вашей экономии на печати относительно сокращения потребления древесины и воды, а также снижения уровня выбросов CO2. Отчеты могут формироваться на ежегодной, еже-квартальной или ежемесячной основе, на них может быть нанесен логотип вашей компании. Их можно без лишних усилий экспортировать в файлы различных форматов для удобного совместного использования, например, PDF, HTML или DOC.
Преимущества: Повышение общей эффективности печати с помощью подробных отчетов, определяющих центры возникновения затрат.
Анализ соотношения между операциями печати и сканирования.
Экономия времени администратора благодаря автоматическим настройкам отчетов и пересылке готовых отчетов по электронной почте выбранным пользователям.
Мгновенное формирование комплексных и специализированных отчетов для руководителей высшего звена.
Формирование «зеленых» отчетов, например, для подтверждения социальной ответственности компании, и других аналогичных документов, отражающих количество природных ресурсов, сохраненных с помощью YSoft SafeQ
RULE-BASED ENGINE:
ЭКОНОМЬТЕ И ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ КОНТРОЛЬ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТИ ПО ПРАВИЛАМ
Печать по правилам будет полезна для предприятий, которые стремятся более эффективно управлять своей инфраструктурой с целью значительного снижения общих затрат на печать.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите настроить правила и контролировать их соблюдение, чтобы оптимизировать рабочие процессы, связанные с печатью документов.
Вам нужно снизить стоимость печати путем обеспечения контроля над тем, что и как печатают ваши пользователи.
Вы хотите свести к минимуму цветную печать, чтобы снизить затраты на тонер.
Вы не хотите разрешать печать всех электронных писем подряд, а если распечатать письмо все-таки необходимо, то хотите ограничиться черно-белыми копиями.
Наше решение: YSoft SafeQ Rule-based Engine
Модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine — быстрый, надежный и эффективный инструмент для снижения за-трат на печать. Он предлагает широкий набор различных ролей, которые могут быть назначены отдельным пользователям или группам. YSoft SafeQ применяет соответствующие правила ко всем входящим заданиям на печать от конкретного пользователя или группы. Причем такие задания будут выполнены или об-работаны только в том случае, если они соответствуют заданным условиям. Любой документ, который не соответствует определенным условиям, отклоняется, и пользователь получает соответствующее уведомление. Благодаря таким функциональным возможностям модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine станет идеальным инструментом для контроля и управления расходами на печать и управления документооборотом в целом.
Преимущества:
Снижение общих затрат на печать благодаря специальным правилам, позволяющим, например, разрешать только монохромную печать.
Максимально эффективное использование всего парка принтеров путем строгого распределения заданий на печать между подходящими устройствами, например, большие задания будут отправляться на высокопроизводительные принтеры.
Гарантированная конфиденциальность благодаря автоматическому нанесению водяных знаков на до-кументы с критически важной информацией.
CREDIT AND BILLING:
ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТОВ С УЧЕТОМ СТОИМОСТИ КАЖДОГО ОТПЕЧАТКА
Образовательные учреждения, такие как университеты, публичные библиотеки и другие подобные организации, должны предлагать услуги печати, копирования и сканирования, но, разумеется, они также должны взимать плату за эти услуги.
Описание вашей ситуации:
Вы должны следить за тем, чтобы пользователи оплачивали услуги печати, копирования и сканирования.
Разным группам пользователей вы должны предлагать индивидуальные тарифы.
Вы хотите предоставить пользователям возможность пополнения своих счетов через платежные шлюзы (например, PayPal) или путем оплаты наличными в терминале.
Наше решение: YSoft SafeQ Credit and Billing
Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing позволяет пользователям пополнять ранее открытые счета, которые они уже используют для оплаты других услуг вашей организации, например, платят за еду или напитки в университетской столовой. Пользователи получают преимущества в виде целого ряда управляемых услуг печати, включая оплату за каждый отпечаток, а также безопасную отправку и обработку заданий на любом принтере в сети.
Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing поддерживает различные варианты пополнения счета:
Наличными в кассе: пользователи отдают деньги кассиру, который пополняет их счета.
Самостоятельное пополнение: пользователи пополняют свои счета через терминал YSoft Payment, который принимает купюры и монеты.
Пополнение через Интернет: пользователи могут пополнить свои счета через PayPal и другие платежные сервисы.
Преимущества:
Снижение трудоемкости администрирования в сочетании с более высокой гибкостью: простое присвоение индивидуальных тарифных планов для разных пользователей, центров затрат и (или) устройств вывода.
Экономия времени и максимальное удобство работы пользователей благодаря гибким возможностям для пополнения счетов, в том числе через Интернет — в любое время и в любом месте.
MOBILE PRINT:
ГИБКИЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШИХ МОБИЛЬНЫХ СОТРУДНИКОВ
Современная рабочая среда уже не ограничивается рабочей станцией, установленной в офисе. Офисные работники все чаще используют собственные мобильные устройства для решения своих рабочих задач.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите предоставить более гибкие возможности для печати вашим сотрудникам, особенно тем, кто работает в сфере продаж, часто переезжает с места на место и должен печатать документы в разных филиалах вашей компании.
Вам и вашим сотрудникам нужно печатать документы в разных местах в кратчайшие сроки, например, чтобы в последнюю минуту подготовить материалы для важных совещаний.
Наше решение: YSoft SafeQ Mobile Print
Модуль YSoft SafeQ Mobile Print предлагает вам все преимущества современного мобильного стиля работы: Запустите печать из любого места и заберите свои документы на любом принтере по вашему выбору. Благодаря встроенному конвертеру документов вам больше не требуется устанавливать MS Office или LibreOffice, что означает дополнительную экономию на использовании дополнительного ПО. Модуль YSoft SafeQ Mobile Print может обеспечить максимальную гибкость и эффективность, при этом пользователи больше не будут ограничены рамками своей рабочей станции, когда им потребуется распечатать документ.
Преимущества:
Благодаря возможности отправлять задания на печать из любого места и в любое время пользователи могут работать, где угодно.
Более высокая мобильность и гибкость, достигаемые благодаря независимости от конкретного рабочего места, повышают общую эффективность и производительность труда пользователей.
Максимальное удобство и простота использования достигаются благодаря отправке задания на печать по электронной почте, через Интернет, а также с устройств под управлением iOS и OS X через встроенную функцию печати. Поскольку на клиентских устройствах не требуется устанавливать дополнительное приложение, такой подход экономит время и повышает эффективность.
YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS: АВТОМАТИЗАЦИЯ СКАНИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
В дополнение к печати и копированию, цифровой документооборот представляет собой еще один важный аспект комплексного управления документами. В наши дни такие возможности крайне важны для большинства сред, они способствуют развертыванию процессов цифрового документооборота, которые позволяют работать более эффективно и рационально.
Наше решение: YSoft SafeQ Managed Workflows*
Модуль YSoft SafeQ позволяет вам отслеживать и контролировать не только все операции печати, но также и операции сканирования. Этого удалось достичь путем объединения основных модулей из пакета YSoft SafeQ Print Management Suite с модулями рабочих процессов из пакета YSoft SafeQ Workflow Suite. В итоге пользователи получают расширенные возможности для сканирования, включая оптическое распознавание символов (OCR) мирового уровня, очистку изображений, считывание штрих-кодов, просмотр папок, расширяемую библиотеку дополнительных коннекторов для сторонних приложений, таких как OneDrive, Google Drive или Box, обеспечивающих удобство хранения оцифрованных документов. Кроме того, можно создавать рабочие процессы сканирования для определенных устройств, пользователей, ролей и отделов. А если и эти функциональные возможности не удовлетворяют ваши специфические требования, вы можете воспользоваться функцией Scan-to-Script, с помощью которой можно точнее автоматизировать рабочие процессы, исходя из требований организации.
Core workflows* — стандартный модуль в пакете YSoft SafeQ Print Management Suite, он решает базовые за-дачи по оцифровке, такие как сканирование с отправкой по электронной почте, сканирование в домашнюю папку и сканирование одним щелчком мыши. Функция Scan-to-Script также позволяет создавать собствен-ные рабочие процессы сканирования.
Advanced workflows* — этот модуль предоставляет функции оцифровки высокого уровня, включая оптическое распознавание символов (OCR), создание файлов PDF с возможностью поиска, MS Word и MS Excel, удаление пустых страниц, очистку изображений, добавление страниц в начало или конец документа, а также такая отличительная функция, как именование файлов по выделенному тексту, которая позволяет выделять фрагменты текста в исходном документе с помощью цветного маркера. В зависимости от цвета маркера, выделенный текст затем используется как имя файла, метаданные документа, либо просто удаляется из цифровой копии.
Модуль YSoft SafeQ Managed Workflows упрощает сканирование как для администраторов, так и для пользователей. Администраторам решение YSoft SafeQ предоставляет готовые шаблоны, упрощающие создание рабочих процессов для отдельных пользователей или групп. Пользователям доступно единое меню YSoft SafeQ, которое упрощает выбор вариантов сканирования, исключает сложности настройки и гарантирует, что документы будут правильно оцифрованы и отправлены в место назначения.
Преимущества:
Упрощение повседневных офисных задач и повышение эффективности благодаря готовым шаблонам рабочих процессов и настраиваемым рабочим процессам сканирования. Повышение производительности и удобства использования благодаря единому интуитивно понятному меню, упрощающему выбор вариантов сканирования, исключающему сложности настройки и гарантирующему, что документы будут правильно оцифрованы и переданы в место назначения.
Простота совместного использования документов благодаря сканированию в SharePoint и Dropbox for Business или использованию дополнительных коннекторов для популярных локальных или облачных систем хранения документов, таких как Box for Business, Google Drive и Microsoft OneDrive.
Оптимизация корпоративной печати при помощи системы YSoft SafeQ
Печать в современном офисе — одна из повседневных процедур. И весьма затратных. Но ее можно оптимизировать, существенно снизив расходы и повысив безопасность. Одно из ведущих решений для этого — система YSoft SafeQ.
YSoft SafeQ — это серверное приложение, обеспечивающее дополнительную функциональность для печатающих устройств и взаимодействующих с ними элементов. С ним вы сможете выстроить корпоративную систему печати, осуществлять ее мониторинг и управление, обеспечить безопасность и защиту конфиденциальных данных, существенно сэкономить на бумаге и предотвратить какие либо злоупотребления со стороны сотрудников.
Управление и безопасность
Одно из главных достоинств продукта — простота развертки и управления. По времени это займет 1-2 дня, а для управления системой печати понадобится один или несколько администраторов.
Система YSoft SafeQ управляется через веб-интерфейс. Администратор может войти в нее с любого устройства подключенного к интернету через поддерживаемый браузер. Внутри, кроме управления устройствами, есть и работа с пользователями. Для каждого конкретного сотрудника можно настроить уровень доступа к различным устройствам и создать правила для них. Всего в арсенале системы есть около 20 разнообразных правил для сотрудников разных уровней.
Данные правила ограничивают определенные функции печатающих устройств в соответствии с заранее заданными условиями. Для конкретного принтера или МФУ это может быть ограничение количества страниц, напечатанных в рамках одного задания, определение максимального количества цветных листов, принудительное включение режимов двухсторонней или черно-белой печати. Для сотрудников эти правила регулируют доступ к тем или иным возможностям устройств. Например, менеджмент может использовать любые функции принтеров, а бухгалтерия — только черно-белую печать.
Важнейший инструмент обеспечения безопасности в YSoft SafeQ — это идентификация пользователей. Она осуществляется при помощи специальных терминалов, которые подключаются к принтерам и МФУ (или устанавливаются на них, если речь идет о ПО). Пока пользователь не проведет карточкой по ридеру или не введет свой пароль, доступ к печати для него будет закрыт. Такая система позволяет определить какие сотрудники могут использовать те или иные печатные устройства. Например, руководство может печатать на любом принтере в офисе, а персонал только на тех, которые установлены в их отделах.
Данная функция называется «Защищенная очередь». На практике это выглядит так. Сотрудник отправляет задание на печать. Оно попадает на сервер, где для каждого пользователя есть своя очередь печати. Подойдя к принтеру или МФУ он авторизуется, после чего начинается печать (в продвинутых терминалах можно посмотреть превью документов и распечатать только то, что нужно). Через веб-интерфейс можно настроить, сколько работа должна храниться на сервере пока не напечатана, а также размер хранилищ.
В рамках «Защищенной очереди» можно воспользоваться функцией Follow Me. Поскольку задания на печать отправляются на сервер YSoft SafeQ, а не на конкретный принтер, они могут «следовать» за пользователем к любому печатающему устройству в сети YSoft SafeQ. Например, руководитель или секретарь может прийти в один отдел и распечатать на местном принтере документы для его сотрудников, в другом — для другого, в третьем — для третьего и т. д. Ему не надо носить с собой флешку или кипу распечатанных заранее листов. Похожая функция есть и для дальних расстояний. Называется она Far Roaming. Например, задача поставленная в Киеве может быть распечатана уполномоченным пользователем в Вашингтоне.
Есть и другие варианты. Например, «Простая очередь» — когда документы на печать отправляются на заранее выбранный принтер. YSoft SafeQ обрабатывает и анализирует задание, чтобы определить наличие у пользователя прав на его выполнение. После завершения печати система записывает все сведения о выполненном задании для отчетности.
Функция «Общая очередь» позволяет персоналу отправлять задания на печать, например, в общую очередь печати отдела. Эти задачи могут подтверждаться любым сотрудником отдела, у которого есть на то полномочиями. Они зачисляются на пользователя, физически подтвердившего задание на печать.
Отдельным пользователям может быть доступна «VIP очередь на печать». У них есть возможность решать, кому давать разрешение на подтверждение заданий от их имени. Эта функция особенно полезна там, где руководителям хотелось бы, чтобы их задания подтверждали помощники. После того, как задание подтверждено уполномоченным лицом, оно записывается на счет инициатора, например руководителя.
Также в системе есть возможность делать определенные задания избранными. Они остаются доступными из папки сохраненных заданий пользователя на терминале. Это избавляет от необходимости многократной отправки на печать одинаковых документов, например, форм для учета расходов или заявлений на предоставление отпуска.
Для идентификации пользователей используется три типа терминалов:
— Терминал UltraLight — это небольшое устройство без экрана, только с клавиатурой. Оно предназначено для малых и средних организаций. Есть две версии терминала UltraLight: «Печать и копирование» и «Печать». Терминал только для печати предназначен для специализированных принтеров и обеспечивает безопасность печати. Терминал для печати и копирования располагает теми же возможностями, что и терминал только для печати, но с дополнительной функциональностью, включая разблокирование МФУ для копирования и сканирования.
— Более продвинутый «Terminal Pro» оснащен цветным сенсорным дисплеем и позволяет пользователям управлять заданиями прямо с терминала, а не при помощи интерфейса МФУ. Terminal Pro позволяет подтверждать печать, копирование и сканирование, управлять заданиями, обрабатывать сохраненные задачи и вести отчетность.
Terminal Pro с сенсорным экраном и рабочим интерфейсом
— Встроенный терминал — это программа, которая устанавливается непосредственно на МФУ. Она использует панель управления самого печатающего устройства, так что не нужно подключать внешние терминалы. Встроенный терминал можно использовать в сочетании со считывающими устройствами для бесконтактных карт, при помощи которых пользователь может идентифицировать себя на МФУ. Такие терминалы имеют ту же функциональность что и Terminal Pro. Но кроме этого поддерживают многозадачность МФУ (когда оно одновременно выполняет несколько операций) и дополнительные функциональные возможности управления сканированием YSoft SafeQ.
К такому терминалу можно подключить YSoft USB Reader, через который можно авторизоваться на устройстве при помощи специальный карточки, а не пароля.
Подключаемый кардридер для считывания карточек сотрудников
— Мобильный терминал — приложение, которое устанавливается на Android- или iOS-устройство и позволяет отправлять на печать документы непосредственно со смартфона или планшета. Идентефикация пользователя в этом случае происходит при помощи QR-кодов, а также в некоторых случаях используя технологию NFC.
Еще один важный элемент безопасности — это отсутствие хранилища паролей в системе. Все секретные комбинации, которые вводят пользователи для авторизации в веб-интерфейсе или на печатающем устройстве, проверяются системой через их MD5-суммы. Таким образом человек однажды попавший в систему несанкционированно не сможет получить доступа ни к аккаунтам пользователей, ни к печатающим устройствам, ведь для взлома MD5-суммы потребуются огромные вычислительные мощности и не меньшее количество времени, которое не влазит ни в какие разумные рамки.
Мониторинг
Система контроля и мониторинга YSoft SafeQ может анализировать и проводить аудит даже по отдельным заданиям печати. Тут есть такие возможности, как предварительный просмотр первой страницы, вывод названия печатного задания, даты принятия и времени его выполнения, а также количества напечатанных страниц и процент их заполнения. Для этого используются такие способы коммуникации с устройствами:
— Функция «Простой мониторинг». Этот инструмент позволяет фиксировать все операции по конкретному устройству и сохраняет информацию об отдельных заданиях. После выхода пользователя из системы, устройство передает информацию о проделанных операциях в базу YSoft SafeQ. Эта функция настраивается отдельно для каждого устройства.
— Онлайн мониторинг. Функция позволяющая YSoft SafeQ напрямую общаться с устройствами через SNMP. Система отправляет запросы в заданных рамках и определяет текущее состояние счетчиков устройств. При таком способе связи YSoft SafeQ старается определять точное число распечатанных страниц, хотя при этом возможны расхождения и неточности. Они могут быть вызваны замятием бумаги или прерыванием исполняемых заданий пользователями.
— Оффлайн мониторинг. Используется в ситуациях, когда встроенное или онлайн отслеживание не поддерживается системой печати. При использовании этого метода задание на печать учитывается сразу же после исполнения, без проверки состояния задания во время печати.
— Мониторинг заполнения тонером. Инструмент анализирует уровень фактического заполнения тонером каждой страницы печатного задания. Анализ проводится по всем точкам нанесения тонера на каждой странице документа.
Если на предприятии есть принтеры, не подключенные к сети, их мониторинг происходит локально. На каждую рабочую станцию устанавливается программное обеспечение для отслеживания очередей печати этой станции. Эти данные о печати затем отправляются на сервер YSoft SafeQ, где они обрабатываются и сохраняются для отчетности.
Система умеет работать и с промышленными принтерами. Для этого они должны быть оборудованы внешним контроллером, таким как EFI Fiery или FreeFlow.
YSoft SafeQ умеет следить за рабочим состоянием печатающих устройств. Если устройство выходит из строя или требует внимания, YSoft SafeQ немедленно сообщает администратору или ответственному лицу о поломке через веб-интерфейс или по электронной почте, что позволяет быстро и своевременно устранить проблему.
Отчетность
Для предоставления собранной информации руководству и администраторам в YSoft SafeQ есть удобная система отчетов. Отчетность может быть подана как по компании в целом, так и по отдельным устройствам, подразделениям, проектам, пользователям и т. д., а также в разных комбинациях. Ее основные функции таковы:
— Точное отслеживание всех операций печати, копирования и сканирования;
— Автоматическая отправка отчетов по графику в ваш почтовый ящик или в указанную папку;
— Вывод отчетов в различных форматах (html, xls, xml, csv), постройка наглядной инфографики и диаграмм.
Отчеты можно создавать вручную или же автоматически. Второй вариант более удобен — они будут регулярно формироваться без действий администратора и отправляться на указанные почтовые ящики или папки (например, руководству или аудиторам). Для этого нужно просто ввести тип отчета, период, получателей и формат вывода. При этом можно использовать шаблоны отчетов. С их помощью можно легко создавать, например, регулярные отчеты для руководителей конкретных отделов или отзывы о производительности отдельных пользователей для начальников отделов. Отчеты можно формировать в любое время и изменять в соответствии с вашими требованиями.
Система центральной отчетности позволяет собирать информацию со всех филиалов и офисов организации. Ее можно настроить как для небольшой фирмы с несколькими офисами, так и для международной корпорации со множеством отделов и подразделений.
Статистика и отчетность доступна также и для рядовых сотрудников. Для просмотра этой информации им нужно войти под своей учетной записью в веб-интерфейс системы через поддерживаемый браузер. Доступная пользователю информация определяется администратором. Это, например, может быть статистика печати за выбранный период, информация об использованных устройствах и др.
Дополнительные функции и услуги
Система YSoft SafeQ направлена, в первую очередь, на управление и оптимизацию печати. Но есть еще один важный аспект офисной деятельности — сканирование документов. Тут YSoft SafeQ тоже придет на помощь. Система поможет организовать мониторинг маршрутизацию отсканированных файлов. Устройства, оснащенные терминалами YSoft SafeQ, позволяют пользователям направлять сканы в свой почтовый ящик или папку без необходимости вводить адрес электронной почты или путь к папке. И, конечно же, все функции мониторинга, отчетности и обеспечения безопасности тут также присутствуют.
Организовывая систему у себя на предприятии вы можете рассчитывать на помощь специалистов Ysoft. При необходимости они проведут обучение персонала и администраторов, помогут в управлении проектами и окажут поддержку в области программного обеспечения.