адженда встречи что это
Как организовать и провести эффективное онлайн-совещание. Советы от фасилитатора Skyeng
Екатерина Мешкова
Разбираемся в форматах: какими бывают встречи
Тет-а-тет
Групповые
Начинаем подготовку: 3 вопроса перед встречей
Прежде, чем приступить к планированию встречи, задайте себе 3 вопроса:
1. А нужна ли встреча?
Встречу лучше не проводить в 3 случаях:
Точно ли встреча — самый эффективный вариант решения проблемы? Если да, переходите ко второму вопросу.
2. Кто нужен на встрече?
Планируя состав совещания, не стоит следовать принципу «чем больше, тем лучше». Приглашайте только тех, кто действительно может решить проблему. Присутствие коллег, не заинтересованных в вопросе напрямую, может негативно влиять на общую вовлеченность и динамику. К тому же, чем больше человек на встрече, тем труднее договориться.
Сервис для планирования и проведения групповых онлайн-встреч Webinar Meetings позволяет собрать
до 100 участников и вывести в эфир одновременно
до 30 спикеров
Обязательно решите, кто возьмёт на себя роли ведущего, таймкипера и кто будет отвечать за формирование и рассылку итогов собрания. Продолжительные и важные встречи требуют участия фасилитатора.
3. Зачем вам встреча?
У вас должна быть четкая цель, сформулированная в глагольной форме.
От этой цели нужно отталкиваться при планировании структуры и времени встречи.
План встречи и отчет о встрече
Mar 17, 2020 · 2 min read
Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени. Полная версия статьи в основном блоге.
План встречи (агенда)
Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников.
Шаблон примерно такой:
Время встречи — когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи.
Место встречи — физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины.
Тема встречи — общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи.
Зада ч и встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. На выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить.
Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента.
Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.
#UXEvent
Блог об организации конференций и нетворкинговых событий
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют “митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: “Да я бы за это время столько всего успел”?
Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?
Если у вас есть такая же боль под названием “неэффективные встречи”, то этот пост для вас.
Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.
В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.
Почему мы не любим встречи?
Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:
Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.
Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.
Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, “пролетевшая незаметно”.
Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.
В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.
Как подготовить эффективную встречу
Три простых пункта решают всё:
1. Ясная адженда (агенда, повестка)
У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.
Заголовков мало, нужна конкретика
Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.
Что есть что: обсуждения или решения
Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью “ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.
Какая информация нужна и кто ответственный
Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.
Время на каждый пункт
Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.
Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.
Логический порядок
Желательно, чтоб он был 🙂 Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.
Отвести время на Check in и Check out
Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.
Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.
Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.
Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».
Пункт «разное»
Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.
Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):
2. Правильно назначенная встреча
У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая “попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.
> 3 участников — выбрать время через Doodle
Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.
Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.
Завести встречу в Google календарь и пригласить участников
Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.
Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.
Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.
Резюмирую:
Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.
Как проводить эффективные встречи: опыт Heads and Hands и Skyeng
Всем привет, меня зовут Андрей, я тимлид проджект менеджеров в компании Heads and Hands. В рамках своей работы я регулярно провожу клиентские встречи, от эффективности которых напрямую зависит качество будущего проекта.
В статье я поделюсь результатом совместного исследования с топ-менеджерами Skyeng и отвечу на вопрос: как провести эффективную встречу.
Исследование включило в себя интервьюирование топ-менеджеров Skyeng, опыт внутренней и внешней коммуникации Heads and Hands, а также изучение тематических статей и зарекомендовавших себя практик. Например, приемов проведения встреч от T.J. Walker. (Walker обучал ораторскому искусству президентов, премьер-министров, нобелевских лауреатов, сенаторов и написал книгу ставшую бестселлером №1 на территории Соединенных Штатов — «Secret to Foolproof Presentations»)
Можно выделить много разных типов встреч: 1 на 1, регулярный митап, креативная сессия — все они могут проходить вживую, в формате конф-колла или быть чем-то смешанным. Предлагаю разложить по полочкам самый сложный, на мой взгляд, тип встречи:
Часть участников подключены удаленно;
Представлено несколько сторон и несколько мнений;
Больше чем на 3 человека.
Первый и самый важный этап — подготовка. Я поделил его на 6 шагов-вопросов которые стоит задать самому себе (далее каждый из этапов будут поделены на шаги-вопросы, они составят «карманную шпаргалку» приложенную в конце статьи).
Обязательный вопрос, с которого стоит начать: Нужна ли эта встреча? Лучшая встреча та, которой не было. Можно ли решить все вопросы в переписке, можно ли обсудить их за несколько минут в коридоре? Прикиньте в уме среднюю часовую ставку специалистов, которых вы планируете позвать на встречу, умножьте на количество участников и на продолжительность встречи, получится итоговая стоимость встречи. Вопрос выносимый на встречу точно стоит денег, которые вы собираетесь потратить?
Определились, проблемы действительно требуют обсуждения, что дальше? Подготовьте список вопросов — адженду (специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на одно обсуждение/презентацию, даже если это годовое планирование для 17ти отделов сразу. Стоит разбить стратсессию на несколько осмысленных частей с перерывами). Составьте свой список вопросов или соберите список вопросов от участников. Отфильтруй их и выбери действительно важные. Итоговая адженда должна быть простой и понятной:
Оцени примерный тайминг на встречу. Это поможет участникам быстрее выбрать подходящий слот в расписании, а вам более структурировано подойти к встрече. Что стоит учитывать при выборе тайминга:
Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не стоит забывать, что чем меньше участников, тем лучше.
Держим в голове формулу: ставка участников*количество участников*время встречи = стоимость встречи
Кроме экономии денег и времени, это поможет сильно упростить фасилитацию (управление, написание заметок, подведение итогов и пр. Статья по теме) встречи, избежать множества споров. У Джефа Безоса (CEO Amazon) есть довольно известное правило двух пицц: Количество людей на встрече не должно превышать количество людей наедающихся двумя пиццами, т.е. 5-8 человек. Научные изыскания в области групповых коммуникаций доводят эту цифру до 10 человек.
Нужно понимать, что чем больше участников, тем выше вероятность развития:
Маленький вопрос, за которым часто скрывается куча потраченного времени. Чтобы выбрать удобное время для всех участников можно использовать следующие решения:
Определились со временем? Забронируйте переговорку, выберите удобное всем место, подготовьте комнату в Zoom, Hangouts, добавьте всех заранее в Skype.
Этот вопрос я лично считаю самым проблемным, потому что до сих пор не нашел универсального инструмента для его решения. Если у вас вдруг есть такой, пожалуйста, напишите мне в комментариях 🙂
Никогда не будет лишним перепроверить себя:
Начинаем с того же, чем закончили прошлый этап: Все ли готовы? И первый кого стоит проверить — это вы сами. Ваша встреча — ваша ответственность, по возможности придите в переговорку заранее, разложите раздаточные материалы, подключите оборудование, настройте соединение. В конце концов, убедитесь что всем хватает стульев.
В применении к приглашенным, этот пункт не обязательно про подходящую информацию в голове, скорее про эмоционально-физическое состояние. Возможно, встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. Есть одна крутая практика для быстрой синхронизации участников встречи, ее мне посоветовали ребята из Skyeng : Check In/Check Out
Спросите участников, что они ожидают от встречи. Важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат. Утрируя, при одном и том же вопросе адженды «Требования к новым баннерам на сайт» — приглашенные контентщик и разработчик могут ожидать абсолютно разного обсуждения.
А теперь задайте тот же вопрос себе: Чего жду я от этой встречи? Что Я хочу, чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это? Ведите встречу исходя из полученного ответа.
Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори его для всех участников. В 21 веке раздаточные материалы все еще считаются хорошей практикой. Распечатайте лист с адежндой для каждого участника, и им будет легко оставаться в контексте обсуждения и следить за прогрессом.
Представим что у вас не получилось последовать совету Джефа Безоса и ваша встреча напоминает собрание межгалактического сената. Раздели роли:
Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем.
Двигаясь по вопросам адженды, следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. «Заземляйте» слишком сложные вопросы, которые точно не уложатся в текущий тайминг и переноси их на отдельные встречи (время будущих встреч лучше сразу зафиксировать по итогам текущей). Поддерживать обсуждение в правильном русле поможет лайфхак, которым со мной также поделились ребята из Skyeng: правило одного вето. Каждый участник встречи, будучи приглашенным получает возможность один раз наложить запрет на релиз продукта, без принятия решения по конкретному вопросу. Пример: Участники встречи уже 10 минут бурно обсуждают какая должна быть иконка у будущего мобильного приложения, хотя у вас нет даже готового дизайна для начала разработки. Вы останавливаете их и просите поднять руку того, кто готов запретить старт разработки приложения без конкретного решения по его иконке. Как показывает практика, если применять это правило исключительно для сохранения вектора развития обсуждения, руку никто никогда не поднимет и вы сможете вернуться к действительно важным вопросам. Если же кто-то считает возникшую проблему слишком важной, возвращайтесь к пункту про заземление.
Включаясь в бурное обсуждение, следите за таймингом встречи. Если встреча больше часа — подумайте про короткие перерывы. Если у тебя нет ответственного за тайминг, используйте обычный таймер на телефоне или Tomato на ноутбуке. Подготавливая презентацию ко встрече, я всегда оставляю на ней роадмап — небольшой каунтер на слайдах, который позволяет всем понимать сколько тем мы уже отсмотрели/обсудили. Мне же помогает сравнивать текущий прогресс с оставшимся временем.
Фасилитатор встречи должен обязательно следить за тихими и замкнутыми участниками, так как ценная информация может храниться в их мнении с такой же вероятностью как и во мнении всех остальных. Я уже упоминал про эффект социальной лени, в разделе подготовки ко встрече. Размытая ответственность может помешать высказаться даже не замкнутым, при других обстоятельствах, людям. Обращайся к ним напрямую и задавай открытые вопросы.
За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, когда назначаем эти дополнительные встречи, какие задачи и кому были поставлены. Но ваша задача не просто подвести итоги, а дать всем участникам осознание ценности потраченного времени. Насколько вы продвинулись к общей глобальной цели проведя эту встречу?
Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу
Все обсудили, решение приняли, ответственных назначили и даже уложились в тайминг, но расслабляться еще рано!
Собери фоллоуап: кратко опиши итоги встречи, поставь задачи ответственным людям по этим итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски).
Собери обратную связь по проведенной встрече. Для этого тебе вполне хватит простого формата: хорошо/плохо, полезно/не полезно, что понравилось/что не понравилось.
Это можно сделать в виде анонимного опроса в чате со всеми участниками прошедшей встречи. Если вы используете описанную в разделе «Начало встречи» методику Check Out, можете опросить участников до того как все разошлись.
За этим может следить сам исполнитель договоренности, специальный ответственный или, если формат встречи позволяет, выполнение договоренностей можно проверить в начале следующей встречи.
Не смотря на то, что в статье я старался разобрать максимально возможное количество проблем и их решений, осталось еще много факторов, которые могут сильно повлиять на эффективность вашей встречи. Опоздания участников, открытый конфликт (тема для отдельной статьи) и даже плохой интернет. Поэтому я был бы рад услышать с какими проблемами при проведении встреч сталкиваетесь вы и какими инструментами пользуетесь.
Спасибо за прочтение, ниже прикладываю ссылку на мою шпаргалку для проведения эффективной встречи и надеюсь что она окажется полезна многим: Шпаргалка в Notion
Агенда
Агенда англ. agenda
список проблем, вопросов, повестка дня, обсуждаемые во время деловой встречи. А. рассылается участникам встречи заблаговременно.
Смотреть что такое «Агенда» в других словарях:
АГЕНДА — (лат. agenda, от agere действовать, поступать). 1) служебник протестантской церкви. 2) записная книжка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АГЕНДА 1) У протестантов книга, где помещены молитвы и формы,… … Словарь иностранных слов русского языка
Агенда — книга для записи памятных заметок и сроков платежа по учтенным (приобретенным) или выданным векселям. См. также: Реестры векселей Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь
агенда — повестка Словарь русских синонимов. агенда сущ., кол во синонимов: 1 • повестка (10) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
агенда — ы, ж. agenda m. <лат. 1380. Лексис. Записная книжка. И дело шло как по маслу: агендочки наполнялись, а потом все что было можно напечатать при существовании строгой предварительной цензуры, печаталось в изданиях Воейкова. РВ 1871 11 148. Дама… … Исторический словарь галлицизмов русского языка
Агенда — (лат. Agenda, от agere, действовать), также Sacramentarium, Pastorale, Liber officiorum, Ordinarium, Rituale собрание предписывавшихся церковью формуляров, которыми должны были руководствоваться духовные лица. Именно А. установляли порядок и… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
агенда — записная или памятная книжка … Справочный коммерческий словарь
агенда — и, ж. Перелік питань для обговорення на нараді, конференції, діловій зустрічі, що його заздалегідь надсилають учасникам … Український тлумачний словник
агенда — (лат agenda) 1. потсетник со белешки за она што треба да се стори, 2. дневник, бележник, 3. книга што ги содржи богослужбените обреди на евангелистичката црква, зборник на прописи што се однесуваат на вршењето на божјата служба … Macedonian dictionary
агенда — Агенда: дія [XIX] Адміністрацію контрибуційного фонду вели ц. к. уряди податкові в Моравії побіч своїх властивих агенд, і то без окремих коштів, звичайними силами, без ніякої спеціальної доплати тим органам за їх роботу, справді зовсім… … Толковый украинский словарь