архивариус в больнице чем занимается
Архивариус (архивист) — что это за профессия и как им стать?
Наша оценка профессии
Востребованность
Зарплата
«Легко» ли получить профессию?
Престижность
Карьерный рост
Слово архивариус сегодня знакомо не каждому, а сама профессия считается вымирающей. С греческого и латинского слово переводится как «древний» и обозначает «хранитель архива». Так чем же занимается человек, в трудовой книжке которого указана должность архивариус? Где получить образование, и почему эта работа подходит не всем?
Немного истории
Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.
Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.
Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.
С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.
В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.
Архивариус. Кто он?
Профессия предполагает работу на посту хранителя или сотрудника архивного отдела предприятия. Архивист производит обработку исполнительных документов, т.е. бумаг, которые требуется систематизировать и хранить определенное количество времени.
В зависимости от сферы деятельности предприятия и его документооборота в архивном отделе может работать как один сотрудник, так и целый коллектив.
Какое образование необходимо?
Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.
Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.
Выпускники получают степень бакалавра.
Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:
Где обучают профессии?
Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.
Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.
Чему обучают будущих архивариусов?
Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:
Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.
Требования к соискателю
У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:
Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.
Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:
Плюсы и минусы профессии
Любая профессия имеет достоинства и недостатки. К положительным сторонам работы архивного служителя можно отнести:
Из недостатков выделяются:
Где востребован архивариус 
Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.
Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.
Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.
Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.
Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.
Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.
Обязанности
Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.
Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.
Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.
В круг обязанностей сотрудника архива входят:
Кому подойдет профессия
Хранителем архива может стать не каждый. Чтобы преуспеть в профессии необходимо любить тишину, одиночество, кропотливую работу. Аккуратность и стремление к совершенству – неотъемлемые качества заведующего архивом.
Средняя заработная плата
На размер заработной платы работника архива влияют стаж, уровень квалификации и регион. По данным сайтов трудоустройства, зарплата архивариуса варьируется от 16 до 90 тыс. рублей в месяц. Средний показатель равен примерно 32-33 тысячам рублей.
Перспективы повышения
Как правило, получение новой должности для хранителя архива становится возможной только при наличии смежной профессии, к примеру, историка.
Если специалист постоянно обучается и совершенствует навыки, то вполне вероятно, что он станет руководителем архивного подразделения в учреждении, если подобная должность предусмотрена в штате.
Будущее профессии
Анализ современного трудового рынка агентством стратегических инициатив показал, что в ближайшее десятилетие профессия архивариус исчезнет совсем. Связано это с тем, что архивы и библиотеки полностью перейдут на хранение данных в оцифрованном виде. Нужную информацию можно будет отыскать за считанные секунды, находясь в любой точке мира.
Переживать не стоит. Управление архивами хоть и перейдет во всемирную паутину, но заниматься этим будут специалисты, имеющие опыт работы с архивами. Кроме того, оцифрованные подлинники вряд ли будут уничтожены.
Кто такой архивариус и чем он занимается
Архивариусы со времен древности отвечали за сохранность письменных документов. Эта должность была учреждена в каждом музее, книгохранилище и библиотеке. Узнайте, чем занимается и где востребован сегодня такой специалист.
История возникновения
В процессе археологических раскопок, проводившихся на территории древних Греции, Египта и Рима, исследователи находили образцы письменности, которые были собраны особым образом. В дошедших до наших дней летописях содержались четкие предписания о методах ведения ценных документов. Соответственно, можно заключить, что архивариусы существовали еще в эпоху глубокой древности.
Уже само наличие отдельных помещений, где хранились важные письмена, говорит о том, что культура социума того времени находилась на высоком уровне. Ведь архив нужен не только для хранения памяти об исторических событиях. Это база, имеющая научный и прикладной характер.
В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.
Согласно этому документу, государственным органам власти предписывалось учредить архивы и открыть должность госслужащего, который должен был «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». Это краткая характеристика, объясняющая, кто такой архивариус и чем он должен заниматься.
В первые годы после Октябрьской революции каждое госучреждение имело четко организованный документооборот. В обязательном порядке архивировались сведения о подвергшихся национализации усадьбах, монастырях, церквях. Сохранялись материалы о великих народных деятелях – ученых, художниках и композиторах. Уничтожать такие собрания документов строго запрещалось. Их сохранность контролировал архивариус.
С 2002 года календарь профессиональных праздников пополнился Днем архивиста. Отмечают его 10 марта.
Описание профессии
Латинское слово archivarius переводится как «начальник архива». Словарь Ушакова дает несколько другое определение – «заведующий архивом». По сути, это одно и то же.
Кто же такой архивист? Это работник специализированного учреждения или отела любого предприятия, в котором хранятся старые документы, отвечающий за их сохранность. Его основная задача заключается в том, чтобы наладить правильную и бесперебойную работу, а также следить за документооборотом.
Для работы архивариусу нужны:
Востребованность
Профессия архивариуса востребована в разных сферах. К примеру, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы.
Музейный архивариус систематизирует экспонаты по периодам истории, разделам и видам. Архивист колледжа, техникума, училища или вуза хранит и учитывает записи студентов, копии дипломов, а также записи, сделанные в трудовой книжке каждого сотрудника.
Не обойтись без архивариуса и в сфере медицины. Деятельность поликлинических учреждений и больниц требует корректного хранения и систематизации медицинских карточек, а также историй болезни пациентов. В научных институтах архивист несет ответственность за сохранность записей докторов, занимавшихся изучением заболеваний.
Кроме того, архивариус может сотрудничать с частным лицом. Если состоятельная семья желает получить помощь в составлении своей генеалогии или упорядочить внушительную коллекцию документов, она прибегает к услугам архивиста.
Обучение
Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.
«Архивариус» – одна из специальностей в составе целого направления под названием «Архивоведение и документоведение». Оно предполагает подготовку не только архивиста, но и библиотекаря, секретаря и пресс-секретаря, историка-архивиста, музеолога, кадровика.
Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:
Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:
Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.
Список обязанностей
В крупных компаниях сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, все-таки распечатывают и отдают на сохранение в архив.
Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.
Кроме того, архивариус обязан:
Требования работодателя
Работа архивариуса достаточно сложная. Человек, занимающий эту должность, несет высокую ответственность. Соответственно, и требований к соискателю довольно много. Кто-то, возможно, сочтет их чересчур строгими. Однако все они призваны минимизировать количество ошибок, причиной которых обычно становится человеческий фактор.
Чтобы быстро трудоустроиться и успешно работать с перспективой дальнейшего карьерного роста, архивариус должен:
Личные качества
Основная деятельность архивариуса – работа с очень большими объемами информации. Ведь каждую бумажку надо внимательно прочитать, затем зарегистрировать и назначить ей срок хранения.
Заниматься столь кропотливым и однообразным делом способен далеко не каждый. Поэтому работодатель не только предъявляет к соискателю этой должности квалификационные требования, но и оценивает его личностные качества.
Хороший архивариус обладает:
Заработная плата
Сразу отметим, что зарплата архивариуса невысока. На ее размер влияют имеющаяся степень квалификации и трудовой стаж работника, а также регион.
Согласно информации, предоставляемой популярными сайтами по трудоустройству, минимальная заработная плата архивиста в России составляет 14 700 рублей, максимальная – 88 400 рублей. Средний показатель – 31 000 рублей.
Статистика ежемесячного дохода архивариуса по регионам и городам:
Построение карьеры
Продвижение по карьерной лестнице для архивариуса становится возможным лишь при условии освоения смежных профессий (например, культуролог, историк). Параллельно ему потребуется постоянно работать над повышением собственного квалификационного уровня.
Профессиональный рост архивиста может иметь управленческое направление. Пополняя багаж своих знаний, совершенствуя умения и навыки, такой специалист способен со временем занять должность руководителя соответствующего структурного подразделения в организации или учреждении.
Плюсы и минусы
Среди основных преимуществ профессии архивариуса можно назвать:
Сами архивариусы к недостаткам причисляют:
Перспективность профессии
Агентство стратегических инициатив выполнило анализ современного рынка труда и определило ряд профессий, которые должны исчезнуть в течение ближайших десяти лет. В этот список попал и архивариус. Почему же его причислили к «пенсионерам»?
Пройдет совсем немного времени – и все библиотеки и архивы оцифруют. Доступ к любой информации можно будет получить круглосуточно из любого уголка земного шара. Это станет настоящей революцией в библиотечном деле и архивоведении.
Библиотекаря и архивариуса в сегодняшнем понимании профессии уже не будет. Однако не спешите расстраиваться. Вся деятельность, связанная с управлением архивными документами, перейдет в интернет. К тому же кто-то же должен будет хранить подлинники оцифрованных документов.
Отзывы, комментарии и обсуждения
Ковалева Ольга Владимировна
Психолог, ведущий эксперт центра «Профориентатор».
Многие жалуются, что на работе им мало платят, не дают новых интересных задач и не повышают по карьерной лестнице.
Корни всего этого зарыты еще в нашем подростковом возрасте, когда мы выбирали свою профессию или вуз. Кто-то шел туда, где ближе всего к дому, кто-то по стопам или совету родителей, кто-то за компанию и т.д.
Архивариус в больнице чем занимается
Липатов Д.А. Центр изучения проблем здравоохранения
Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Обычно на архив возлагается:
— прием, классификация и хранение законченной медицинской и общей документации;
— подготовка и выдача документальных материалов в научных и справочных целях;
— составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации;
— выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий;
— сдача материалов в государственный архив в установленном порядке;
— организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное и практическое значение.
Помещение медицинского архива медицинской организации должно удовлетворять следующим требованиям:
— быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений;
— быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления;
— помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами;
— занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается;
— хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами;
— окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками;
— в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов;
— в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое;
— архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей;
В помещении архива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована.
Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами. В архиве медицинской организации подлежат хранению все документальные материалы медицинской организации, законченные производством.
Обязательному отбору для хранения подлежат следующие документальные материалы:
а) имеющие научно-историческое значение;
б) имеющие практическое и справочное значение для данного учреждения;
в) отражающие существенные стороны работы данного медицинской организации.
Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается.
Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений медицинской организации в следующие сроки:
а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после обработки в отделах медстатистики и просмотра врачом-экспертом;
б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством ЛПУ, по представлению заведующего медицинским архивом.
Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:
А. Истории болезни, сдаваемые в архив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подклеены или прикреплены степлером, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.
Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:
а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на тома так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;
б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;
в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее: 1) наименование медицинской организации, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения медицинской организации, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов.
В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.
Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. «Разная переписка», «Общая переписка», «К руководству» и т.д.) не допускаются;
г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, при чем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на тома, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: «В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов» (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.
В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);
д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;
Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);
е) карточки обрабатываются следующим образом:
3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового № связки и количества карточек;
Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой.
В заверительной надписи количество обозначается:
с № _______________ по № _________________.
13. Все материалы, поступающие в архив, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:
а) быстрого нахождения документов для наведения справок;
б) научной обработки архивных материалов;
в) полной сохранности всех архивных материалов.
Примечание. Отсутствующие при формировании связок истории болезни (истории болезни не выписавшихся больных) вкладываются в соответствующие связки по дате заведения истории болезни по мере поступления их в архив.
Связки имеют свою порядковую нумерацию и укладываются на полки в вертикальном порядке.
К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги (а на коробке этикетка) с указанием следующих данных:
а) наименование учреждения;
в) порядковый № связки;
г) порядковый № истории болезни.
15. На 1 января нового года зав. архивом устанавливает местонахождение непоступивших историй болезни. Журнал приема больных поступает в архив не позднее 1 апреля следующего года.
16. Вся остальная медицинская и общая документация поступает в архив в обработанном виде в следующем году в срок, установленный руководством учреждения, по описям следующей формы:
17. Материалы в архиве следует хранить в следующем порядке:
а) материалы следует располагать на стеллажах или в шкафах в картонных коробках или в связках с картонными обложками.
18. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по № историй болезни. Прочая медицинская и общая документация располагается на стеллажах по структурным частям, в пределах каждой структурной части по годам и затем в порядке номеров описи.
19. На стеллажах (шкафах) и полках стеллажей должны быть обозначены их порядковые номера. Нумеровать стеллажи следует слева направо и полки сверху вниз.
20. На стеллажах и полках при отсутствии топографических указателей целесообразно указать, какие материалы на них расположены (с обозначением частей медицинской организации, годов и номеров по описи).
21. Выдача историй болезни и других документов производится сотрудниками архива по личному письменному требованию врачей учреждения. Все без исключения случаи выдачи историй болезни и других архивных материалов должны обязательно заноситься в особую книгу выдачи, заводимую по следующей форме:
Фамилия, имя, отчество, должность получившего архивный материал
№ и год истории болезни или наименование другой документации
Подпись архивного работника, принявшего
Книга выдачи должна быть пронумерована и заверена подписью заместителя главного врача по организационно-методической работе. Порядковая нумерация записей в книге заводится на каждый год отдельно с № 1. Вычеркивание записей или исправление их в книге не допускается.
Работник медицинского архива, ведущий книгу, обязан принимать меры к своевременному возврату архивных материалов и о случаях длительной задержки сообщать администрации. Срок пользования материалами не должен превышать 3 месяцев. За сохранность и своевременность возвращения материалов, выданных из архива учреждения, отвечает истребовавшее их лицо.
При каждой выдаче из архива архивных материалов в соответствующую связку вкладывается карта-заместитель, имеющий следующие записи:
№ истории болезни (для общей документации архива № дела), год.
№ выдачи (проставляется согласно порядковой нумерации записей по книге выдачи).
Листок-заместитель может быть уничтожен только по укладке на место архивной единицы хранения с одновременной отметкой в «книге выдачи» о возвращении в архив.
22. Состояние возвращаемых в архив материалов должно быть проверено, и если при этом будет обнаружена недостача материалов или листов дела или их повреждение, заведующий архивом составляет об этом акт в трех экземплярах, один из которых представляет главному врачу медицинской организации для привлечения виновных к ответственности, другой оставляет в архиве, а третий высылает соответствующему архивному органу. Акт должен быть подписан заведующим архивом и лицом, сдавшим материалы. О повреждении или утрате каких-либо документов из дела отмечается также в заверительной надписи данного дела.
Об утраченных делах после расследования и распоряжения руководителя учреждения о списании отмечается в соответствующей описи (книге, картотеке).
23. Выемка документов из дел и выдача архивных материалов из архива за пределы медицинской организации, хоть бы и для временного пользования, запрещается, за исключением тех случаев, когда такая выемка или выдача производится с ведома главного врача медицинской организации по требованиям прокуратуры.
В таких случаях на место изъятых подлинников вкладываются заверенные заведующим архивом копии с документов с отметкой на них основания и даты выемки или выдачи и ссылкой на акт. Допускается также выемка для выдачи гражданам их личных документов (свидетельств об образовании, справки о трудовом стаже и т.д.), представленных гражданами в данное учреждение и почему-либо не полученных своевременно обратно, на что в каждом случае должно быть получено разрешение главного врача или его заместителя.
24. Особенности ведения архива амбулаторных карт.
Нумерация индивидуальных амбулаторных карт проставляется на обложках в верхнем левом углу; вкладные листы и приложения к картам не нумеруются. Нумерация производится валовая, т.е. всех карт, относящихся к году сдачи.
Карты поступают в архив по описи нижеследующего образца:
индивидуальных амбулаторных карт, сданных в архив
__________________________________________ в 201_ г.
Крайние порядковые № карт
Итого по настоящей описи _______________ карт
Сдал __________________ (должность и фамилия)
Принял ________________ (должность и фамилия)
Примерное положение об архиве медицинской организации представлено в приложении 1.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива медицинской организации.
1.2. Архив медицинской организации осуществляет:
— прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе деятельности медицинской организации;
— в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы;
— осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.
1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.
1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.
1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.
1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.
1.9. Заведующий архивом:
1.12. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.
1.15. Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в медицинской организации, которая обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, организации обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет медицинской организации. За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.16. Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.
1.17. Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации.
1.18. Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции.
2.1. Прием, учет и хранение документов.
2.2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.
2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.
2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.
2.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
2.7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.
2.7. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.
2.8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
— принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;
— разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;
— составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;
— осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
— создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
— организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
— проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
— контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;
— участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;
— ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
— контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;
— запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
— требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.
5. Ответственность заведующего архивом
Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за:
— выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации ;
— незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива.
— организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
— рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
— состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
— соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
— ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
— предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
— готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.