Что такое корпоративная почта и для чего она нужна
Что такое корпоративная почта
Корпоративная почта — незаменимый инструмент для любой компании и организации, независимо от сферы деятельности. Она позволяет эффективно организовать переписку с партнерами и клиентами, внутренний документооборот между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Кроме того, с помощью корпоративной почты можно управлять потоками информации, контролировать переписку, разделять почту по категориям и выполнять множество других задач. При условии правильного подбора домена и имени корпоративная почта является запоминающимся идентификатором компании.
К примеру, почта с именем sale@domain.ru является корпоративной, а ящики vasyapetrov@mail.ru или killer007@gmail.com — нет.
Сфера применения корпоративной почты
Корпоративный email — серьёзный бизнес-инструмент, который обеспечивает решение различных задач:
Рассмотрим подробнее ключевые задачи.
Имидж
Корпоративная почта в своем названии содержит имя компании, обеспечивая конкурентное преимущество. Такой подход подчеркивает солидный статус организации. На броское название, которое перекликается с наименованием компании, потенциальные клиенты всегда обращают внимание, в отличие от ящиков на бесплатных почтовых серверах. Более того, организация, которая использует бесплатные почтовые сервисы:
Продвижение в сети
Любая рассылка или разовая отправка писем несет в себе название компании, указанное в адресе электронной почты. Таким образом клиент или партнёр лишний раз получает напоминание о бренде. Брендированный email немаловажным элементом в продвижении компании и развитии бизнеса.
Корпоративная почта предусматривает настройку подписи со ссылками на сайт, что обеспечивает:
Безопасность данных
Защита информации — одна из основных задач, которые решает корпоративная почта. Она является своеобразным залогом безопасности компании, управление выполняется ИТ-специалистом, а права на все ящики принадлежат собственнику домена.
Информационная безопасность обеспечивается тем, что:
Комфорт в использовании
С помощью корпоративной почты можно решать разные задачи с максимальным комфортом. Например, организация бизнес-процессов превращается в простую задачу:
Отсутствует риск утраты письма при отправке его клиенту или партнеру. Бесплатные почтовые сервисы зачастую грешат подобным, что может стать причиной срыва деловой встречи, утраты важного контрагента, неоплаченного счёта и так далее.
Большинство современных спам-фильтров настроены так, что пользователь не получает сомнительные сообщения, отправленные с бесплатных почтовых серверов.
Наличие собственного корпоративного почтового сервера позволяет оптимизировать работу своих сотрудников:
С учётом перечисленного, можно утверждать важность корпоративной почты для развития бизнеса. Это универсальный инструмент, который решает различные задачи. Кроме того, корпоративная почта обеспечивает защиту информации, что является приоритетом для обеспечения коммерческой тайны.
Кому и зачем нужна корпоративная почта?
Надежность работы электронной почты является абсолютной необходимостью для любого бизнеса. Почтовые сервисы, размещенные на собственных серверах, когда-то были стандартом для многих компаний, но сегодняшние облачные решения предлагают гораздо большую масштабируемость и гибкость. Поэтому за последние несколько лет произошел резкий рост числа пользователей облачной электронной почты. Как и следовало ожидать – переход на почтовый сервис в облаке дает значительные преимущества. В этой статье рассмотрим их подробнее и расскажем, как организовать корпоративную почту.
Зачем нужна корпоративная почта
Это вполне резонный вопрос, учитывая то, что почту можно организовать бесплатно. Но даже такая, казалось бы, незначительная деталь как доменное имя ящика, может сказаться на формировании ценности вашего бренда в умах клиентов. Адрес почты ‘ivanov777@mail.ru’ маловероятно вызовет доверие у потенциальных клиентов при рассмотрении коммерческого предложения. Кроме того, в случае если злоумышленники украдут ваши учётные данные, вернуть доступ к своему почтовому ящику будет проблематично. Решением является подключение домена к почте и создание почтовых ящиков типа ‘ivanov@yourcompany.ru’
Корпоративная почта – это почтовый ящик, который размещен на домене, принадлежащем компании. В их адресах будет присутствовать доменное имя вашей компании, а не названия чужих почтовых сервисов, типа yandex и mail.
Если вы используете свой домен для почты, то сможете легко менять поставщиков почтовых услуг, изменяя настройки forwarding из панели управления доменом, сохраняя при этом адрес. Если учётные данные вашей почты попадут к злоумышленникам, вы сможете спасти ситуацию убрав forwarding, не давая им возможности получить пароли ко всем вашим сайтам через почту. Таким образом, доменная бизнес-почта может одновременно быть конкурентным преимуществом и способом обеспечения безопасности данных.
Преимущества облачной почты
Никакого обслуживания сервера
Никто, кроме самого преданного технофила, никак не заинтересован в обслуживании сервера. Это сложно, дорого, и кажется, что их нужно обновлять примерно каждую минуту или около того. Переход на облачную почту означает перенос этой части ваших ИТ расходов с переменных на фиксированные. Облачная электронная почта – отличное решение для компаний с ограниченным бюджетом на ИТ:
Отказ от «железа» позволяет техническим специалистам сконцентрироваться не на обслуживании, а на новых проектах, которые приносят дополнительную прибыль.
ИТ-специалисты не тратят время на работу с электронной почтой – все администрирование берет на себя провайдер.
Отказ от физического почтового сервера позволит существенно сэкономить на электроэнергии и вложениях в аппаратное обеспечение.
Доступ всегда и везде
Облачная почта доступна из любого места, с любого устройства. Это особенно удобно, если у вас есть удаленные сотрудники, а такая тенденция сейчас наблюдается во многих отраслях. Такой подход сделает их работу более продуктивной. Все, что нужно, это подключение к Интернету. Учетные записи электронной почты в облаке синхронизируются мгновенно и автоматически, поэтому данные доступны с нескольких устройств.
Объема памяти облачной почты хватит для отправки и хранения мультимедийных сообщений, включая видео-сообщения. А самое главное, пользователи работают с последней версией почты, и всегда имеют актуальные данные.
Простое аварийное восстановление
Если все же случится непредвиденное и ваш внутренний сервер или сеть будут скомпрометированы, то и данные электронной почты также окажутся под угрозой. Задумайтесь на минуту о каждом файле, таблице или контракте, которые находятся в архивах почты, и представьте, насколько сильно скажется на бизнесе потеря всей этой жизненно важной информации.
С электронной почтой, работающей в облаке, проблемы с аппаратным обеспечением действительно не имеют значения. Даже если компьютер не работает, можно зайти с другого устройства и снова заняться своими делами, как обычно. С облачной почтой даже в случае сбоя, все ваши материалы с легкостью восстанавливаются за счет хранения данных в нескольких ЦОДах. Таким образом, время безотказной работы в вашей организации будет больше, чем в тех организациях, которые все еще полагаются на свои локальные решения.
Данные в безопасности
При использовании облачного сервиса ваша корпоративная электронная почта будет находиться в высокозащищенном дата-центре. Это гораздо надежнее сервера внутри офиса. Облачные провайдеры выделяют гораздо больше ресурсов для защиты своих объектов, чем большинство других организаций. Поэтому переход к облачному решению – верный шаг с точки зрения защиты корпоративных данных.
Как организовать корпоративную облачную почту
Одним из лучших и проверенных временем решением является построение бизнес-почты на базе Hosted Exchange Server от Microsoft. В чем его преимущества?
Широкие возможности настройки. Бесплатная почта не предоставляет системному администратору удобных способов управления всеми ящиками. В корпоративной почте такие возможности есть – можно настраивать списки рассылок, фильтровать письма с нежелательных адресов и на нежелательные адреса, регулировать внесение изменений и удаление. Корпоративная почта является собственностью только вашей компании, поэтому только вы её контролируете. Это означает, что никто не сможет безвозвратно удалить какую-либо информацию, а уволившийся сотрудник не уйдет со всеми собранными контактами.
Дополнительный функционал. Hosted Exchange – больше, чем просто электронная почта. Это единая информационная среда для совместной работы, общие задачи, календари и контакты. Вы получите полный доступ к широким возможностям почтового клиента Microsoft Office Outlook для работы с электронной почтой. В бесплатных почтовых сервисах подобного функционала нет.
Мощный почтовый сервер без капитальных затрат. Решение Hosted Exchange можно арендовать в облаке. Это поможет избежать затрат на покупку и обслуживание собственного почтового сервера, лицензий на ПО Microsoft. Так вы сможете пользоваться всеми преимуществами корпоративно почты без больших капитальных затрат.
Корпоративная почта доступна через Интернет, данные хранятся в облаке, а контролируете их только вы. Вся информация передается по защищенному SSL соединению. Легкая миграция на сервис Hosted Exchange обеспечит быстрое развертывание и моментальное внедрение этого решения в ваши бизнес-процессы.
Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами облачной электронной почты, мы рекомендуем начать с малого – протестировать сервис. Так вы сможете определить, подходит ли вашей организации такое решение. После этого вы можете либо продолжить миграцию, либо Cloud4Y поможет это сделать за вас. Свяжитесь с нами по телефону +7 495 268 04 12 для получения дополнительной информации.
Определение корпоративной почты
Корпоративная почта — это электронная почта, используемая в интересах компании. Основное отличие от личной почты — это сам email адрес, который в домене содержит прямое указание на организацию или её отделение.
Корпоративная почта компании — эффективный инструмент для внутренних коммуникаций в коллективе и для связи с клиентами. Также почта это мощная система документооборота, которая при умелой настройке помогает развитию вашего бизнеса. А ещё бизнес-почта это дополнительный канал рекламы. Впервые получив от вас сообщение, потенциальный клиент сразу понимает, кто его отправитель.
Преимущества корпоративной почты:
Некоторые компании пользуются расширенными возможностями известных почтовых сервисов в платной версии. Эффективный вариант — это собственный сервер почты. Такой способ будет более сложным и дорогим, потребует участия технического специалиста для настройки. При этом персональный mail-сервер обеспечивает более широкие возможности и делает работу с почтой независимой от третьих лиц.
Виды почты для компании
Различные способы создания корпоративных адресов предполагают разные возможности. Основными критериями при выборе почты будут вид бизнеса, его объемы и бюджет.
Популярный вариант организации корпоративной почты это использование бесплатных сервисов — yandex.ru, gmail.com и других. Главные его преимущества — простота и отсутствие материальных расходов.
Можно выбрать любой из популярных сервисов, недостатками каждого будут:
Второй вариант — подписка на платные услуги от тех же облачных сервисов. При этом вы пользуетесь аналогичным первому способу бесплатным почтовым хостингом, но получаете дополнительный платный набор функций. Такие услуги предлагают большинство известных почтовых сервисов.
Третий вариант — это услуги хостинг-провайдеров. Этот способ востребован у предприятий, страницы сайта которых уже расположены на мощностях того или иного хостера. На площадке вашего провайдера можно разместить и поддержку email адресов компании.
Этот способ обеспечивает намного больше возможностей, чем два предыдущих и предлагает пользователям ряд дополнительных сервисов:
Четвёртый вариант — создавать корпоративную почту на собственном сервере. Это самый независимый вариант из всех, но требующий больших расходов. Этот вариант требует наличия профессионального оборудования и следующих технических возможностей:
Обеспечить все эти условия своими силами сложно, требуются немалые расходы. Однако в результате появляются преимущества и дополнительные возможности:
Чтобы настроить корпоративную систему электронной почты и поддерживать работу почтовых серверов необходимы штатные ИТ-специалисты высокой квалификации. Обычно так поступают в крупных компаниях. Но в результате работа почты осуществляется независимо, серверы обрабатывают почту согласно требованиям вашей организации.
В любом случае выбирать способ организации корпоративной почты вам. Оцените свои цели, задачи, бюджет, который вы сможете выделить на реализацию собственного почтового сервера. На основании этих данных принимайте оптимальное решение. Помните, корпоративная почта — необходимый инструмент для компании, торгового предприятия, производства, завода, который обеспечивает уверенное развитие и достижение поставленных целей.
Частые вопросы
Что такое корпоративная почта?
Это электронная почта, предоставленная сотруднику компании для выполнения своих служебных обязанностей. Работник использует её для переписки с коллегами, партнёрами, заказчиками. Почтовый домен, как правило, совпадает с названием компании, а наименование адресов регламентировано.
Личная электронная почта на общедоступных бесплатных почтовых сервисах не является корпоративной.
Для чего нужна корпоративная почта?
Почта компании необходима для однозначной идентификации отправителя адресатом — письмо, отправленное с адреса @company.ru воспринимается как официальное. Также благодаря упоминанию бренда в домене повышается его узнаваемость. Руководитель, ИТ-директор организации просто производят передачу учётных записей новым сотрудникам в случае увольнения прежних, вся переписка сохраняется.
Множество других функций доступно на собственной корпоративной почте, в отличие от личных почтовых ящиков на бесплатных сервисах. Например, архивация почтовых сообщений — теневое копирование, поддержка списков рассылки и другие.
Как зайти на корпоративную почту?
Чтобы получить доступ к своему рабочему ящику следует настроить на компьютере, смартфоне или планшете почтовый клиент (например, Microsoft Outlook), либо открыть сайт с веб-интерфейсом. В обоих случаях для авторизации потребуется ввести email полностью (с указанием домена) и пароль. Узнать перечень необходимых настроек можно у системных администраторов компании.
Иногда достаточно ввести только логин и пароль, если сервер почты поддерживает автонастройку.
Где находится корпоративная почта?
Корпоративную почту можно разместить на сервере в офисе компании или на почтовом хостинге. В первом случае необходимо самостоятельно обслуживать сервер, во втором — можно воспользоваться всеми преимуществами облака с полным управлением хостингом.
Кому и зачем нужна корпоративная почта
Сегодня существует огромное количество почтовых сервисов, в которых пользователи смогут создать для себя аккаунт и работать с электронной перепиской совершенно бесплатно. И этими возможностями пользуется большинство людей. Но одно дело, если это личная переписка и совершенное иное, если корпоративная почта. К надежности последней предъявляются очень серьезные требования. Раньше компания размещала почтовые сервисы на собственных серверах. Но сегодня, с массовым уходом «в облако» ситуация изменилась. Виртуальные технологии предлагают бизнесу повышенную гибкость, масштабируемость. Множество преимуществ получает он и от использования корпоративной почты. Зачем она нужна, каким функционалом и достоинствами наделена и как перейти на нее? Рассмотрим эти вопросы более подробно.
Зачем нужна корпоративная почта и почему нельзя пользоваться личной
Корпоративная почта используется исключительно в интересах организации. Первое отличие от личной – имя. Она будет предоставляться в таком формате: пользователь@название компании.домен. То есть работает она на доменном имени компании, который зачастую совпадает с названием сайта. Личная же почта предназначается для личного использования сотрудниками, то есть принадлежит определенному человеку. В своем большинстве основана она на бесплатных сервисах.
Смешивать рабочие и персональные электронные ящики настоятельно не рекомендуется. Но далеко не все придерживаются этих рекомендаций. В результате использования личной почты для решения корпоративных задач компании сильно страдает безопасность, удобство и стабильность работы:
Все это наглядно подтверждает факт необходимости разделения личной и корпоративной почты.
Функциональные особенности корпоративной почты
Чтобы окончательно разобраться, зачем нужна корпоративная почта, необходимо познакомиться с тем функционалом, которым она наделена:
То есть бизнесу важно иметь собственную корпоративную почту. А вот какой она будет, классической или облачной – это уже другой вопрос.
Достоинства облачной корпоративной почты
Чтобы понять, какая корпоративная почтовая система нужна именно вашему бизнесу, рекомендуем познакомится с особенностями и главными преимуществами облачных сервисов:
Как выбрать облачный сервис для электронной почты?
Так кому нужна корпоративная почта – любому бизнесу, который проявляют заботу о своей репутации. И не важно, какого он масштаба, рода деятельности. И лучше, если она будет располагаться в облаке. Осталось только выбрать подходящий сервис. А чтобы не ошибиться в этом, следует ответить на ряд вопросов:
Компания «Xelent» выполнит подключение корпоративной почты, ее настройку подберет хостинг, который оптимально будет использовать для вашего бизнеса. Также мы возьмем на себя администрирование, поддержку. Обращаясь за услугами к профессионалам, вы получите надежную и стабильно работающую систему электронной переписки без затрат времени и усилий на ее обслуживание. Детали сотрудничества уточняйте у менеджеров компании по телефону или через онлайн-форму связи.
Как завести корпоративную почту на своём домене
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Где взять базу? Как сделать красивое письмо? Какие показатели смотреть? Расскажем об этом в бесплатном курсе из 16 писем. Татуировка в каждом письме!
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
Рассказываем, как создать и настроить корпоративный ящик для своего домена. Чтобы было удобнее, мы разбили статью на два раздела: теорию и практику.
Что такое корпоративная электронная почта
Почему вести рассылки лучше с корпоративной почты
Если вы отправляете email-рассылки, в качестве адреса отправителя вам нужен адрес на домене. Не рекомендуем использовать ящики на бесплатных почтовых доменах вроде @gmail.com или @yandex.ru.
В UniSender с такого адреса можно отправить на список до 50 адресов. Высока вероятность попадания в спам. Некоторые почтовые сервисы запрещают отправку писем с публичных доменов.
Решение — создать корпоративную почту. Её преимущества:
Сколько стоит корпоративная почта
Помощь в настройке почты
Если вам нужна помощь с созданием корпоративной почты, вы можете заказать услугу у Службы заботы о клиентах UniSender. Наши специалисты подключат домен к почте, добавят все нужные настройки и создадут почтовые ящики.
Какой почтовый сервис выбрать
Расскажем о трёх самых популярных.
На что смотреть при выборе сервиса
Интерфейс. Чтобы вам все было понятно и знакомо.
Набор сервисов. Чтобы всё нужное было под рукой.
Цена. Ну понятно.
Выбрали сервис — идём дальше.
5 шагов к созданию корпоративной почты
Почту надо не только завести, но и настроить. Чтобы без проблем отправлять и получать письма, не попадать в спам и иметь высокий рейтинг отправителя.
Шаг 1. Подтверждение домена
Сначала подтвердим, что домен принадлежит вам. О способах расскажем ниже.
Шаг 2. Добавление MX-записи
MX-записи указывают на серверы, обрабатывающие почту. На всякий убедитесь, что нет MX-записей, созданных раньше. Они будут конфликтовать.
Шаг 3. Добавление SPF-записи
SPF определяет список серверов, которые могут отправлять почту от имени домена. И снижает вероятность попасть в спам.
Шаг 4. Добавление DKIM-подписи
С помощью DKIM серверы-получатели проверяют, что письмо пришло от реального отправителя. DKIM повышает вероятность попадания писем во входящие.
Шаг 5. Добавление пользователей
Добавив все записи, можно создавать почтовые ящики, прописывать логины и пароли.
Что понадобится
Нам понадобится домен, который мы будем подключать к почте.
Пример домена
Мы зарегистрировали на reg.ru два домена – lionnet.org и lionnet.website.
Регистрируем домен на сайте reg.ru.
Для доступа к записям заходим в раздел «Доменные имена» и нажимаем на кнопку «Записи» для выбранного домена.
Тут можно создать, изменять и удалять записи с помощью кнопок.
С теорией все. Перейдем к практике.
Создание корпоративной почты на Mail.ru
Дальше проходим все пять шагов:
Подтверждаем домен на Mail.ru
После того, как вы ввели свой домен в поле и нажали кнопку, появляется страница подтверждения домена. На ней вам надо подтвердить, что это и правда ваш домен и вы можете с него вести рассылки. Страница выглядит так.
Вы видите, что есть 4 способа подтверждения.
Сейчас расскажем о каждом из них по порядку.
Способ 1 подходит, даже если у вас нет сайта или доступа к его редактированию, но понадобится доступ к редактированию записей DNS. Это простой вариант, достаточно будет добавить одну запись и дождаться обновления.
Способами 2 или 3 можно воспользоваться в случае, если сайт у вас есть и вы можете создавать и изменять файлы в нём.
Для способа 4 наличие сайта не обязательно, нужен доступ к DNS-зонам домена. После переноса DNS-записей на сервера Mail.ru, можно будет сразу же добавить записи MX, SPF, DKIM для почты Mail.ru в один клик и переходить к добавлению пользователей. Несмотря на простоту этого способа, выбирайте его только в том случае, если точно уверены, что готовы перенести DNS с вашего предыдущего хостинга и сможете внести изменения в DNS-записи в случае возникновения проблем.
Совет
Выбирайте перенос DNS (4-ый способ), только если готовы перенести DNS с предыдущего хостинга и сможете изменить DNS-записи при возникновении проблем.