какие существуют правила ведения совещаний
Восемь правил эффективных совещаний
Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от пяти до 10 человек: в совещаниях по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. У менеджеров высшего звена на совещания уходит 60% рабочего времени, да и то при условии, если встречи хорошо организованы. Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 ч длятся по 3–5 ч. Вот восемь правил, которые позволяют руководителю вдвое сократить временные затраты на 3-часовое совещание с 5–7 участниками.
1. Совещание начинается с подготовки. Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку – перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
2. Определите необходимый минимум участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Не приглашайте участников только потому, что их присутствие не помешает. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания. Иногда некоторых участников можно пригласить только на те 20 мин, в течение которых будет обсуждаться вопрос, в котором их участие необходимо, и отпустить после. Таким образом можно сократить состав на 2–3 человека и сэкономить до 15–20 мин совещательного времени (ведь каждый из присутствующих захочет высказаться по двум-трем вопросам повестки).
3. Позаботьтесь о том, чтобы все участники заранее погрузились в тему. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания – значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали. Бывали и случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать еще нечего – проект слишком сырой.
4. Введите штрафы за опоздания. Сколько приходится ждать тех, кто не приходит вовремя? Минут 10, а то и 15. Штрафы вылечили многих опаздывающих. Имеет значение размер штрафа и наглядность наказания. Если в совещании участвуют восемь сотрудников со средней зарплатой по 200 000 руб. в месяц, задержка совещания на 10 мин обойдется компании в 1500 руб. Если кто-то долго привыкает к пунктуальности – у вас будет бюджет на корпоратив в конце года.
5. Контролируйте соблюдение регламента. Это требует мужества, и, возможно, пара совещаний у вас уйдет на то, чтобы доказать серьезность своих намерений не позволять тратить время впустую. Вы или назначенный вами сотрудник должны настойчиво напоминать о превышении регламента. Запланировали 15 мин на презентацию – значит, через 15 мин время истекло. Через некоторое время все в компании уже поймут, что за 15 мин нельзя рассказать презентацию из 50 слайдов. Также под вашим бдительным контролем должен находиться лимит времени на одно высказывание. Двух минут вполне достаточно, совещание – не место для пространных монологов. Мягко останавливайте увлекшихся и следите за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе зачем вы всех этих людей собрали? Экономия может превысить 30 мин.
6. Придерживайтесь основной темы. Больше всего времени уходит на само обсуждение. И вам придется не только следить за регламентом, но и выступать в роли фасилитатора, мастерски отслеживающего, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной. Как только начинается обсуждение темы, не имеющей отношения к повестке совещания, вмешивайтесь со словами: «Это другой вопрос, зафиксируем его на будущее». На пресечении уводов дискуссии в сторону можно сэкономить 10 мин.
7. Не позволяйте обсуждению превратиться в эмоциональную и непродуктивную перепалку. Чем жестче сотрудники отстаивают позиции, чем яростнее нападают друг на друга, тем меньше пользы для дела. Найдите, в чем все единодушны, зафиксируйте эти тезисы. Сформулируйте пункты, по которым позиции участников разошлись, и определите, как будут разрешаться эти противоречия. Или решение будет принято прямо на совещании, или потребуется собрать дополнительную информацию, или нужно привлечь эксперта, который не присутствует на совещании. На эмоциях и пустых спорах можно сэкономить 10–15 мин.
8. Зафиксируйте письменно все решения, принятые на совещании. И обязательно с датами исполнения и ответственными по каждому вопросу. Такой протокол совещания нужно разослать всем участникам. Если вы качественно провели совещание и точно сформулировали все непроработанные вопросы, этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет – значит, совещание прошло впустую. Потому что за ним не последует никаких конкретных действий.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5–2 ч. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание, – то, что он сам вовлечен в тему и должен принимать управленческие решения в ходе обсуждения. Он участвует в дискуссии, вникает в детали – и становится обычным участником, теряющим контроль над ситуацией. Ведущему нужно периодически абстрагироваться от содержания и смотреть на совещание как на процесс, хотя это и трудно.
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы
Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.
Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.
Зачем проводить совещания?
Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.
Преимущества:
Систематичность проведения совещаний
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.
Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.
Виды собраний
Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.
Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).
По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:
Готовимся к совещанию правильно
Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.
1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.
2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.
3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.
4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.
5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.
6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.
7. Подготовьте все необходимые материалы.
Правила проведения рабочего совещания
Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.
Этапы и технологии ведения делового совещания
Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.
Этап 1. Подготовка
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Этап 2. Организация
После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.
Этап 3. Реализация
Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.
Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.
Пример протокола совещания:
Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.
Этап 5. Анализ
Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?
Пример плана делового совещания
Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.
Примерные пункты плана:
Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.
Правила проведения эффективных совещаний
Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?
Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules
Из чего складывается эффективность совещания?
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.
Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.
Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.
Подготовка к совещанию
А нужно ли именно совещание?
«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».
Четко обозначь цель и повестку
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).
Не приглашай лишних участников
Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.
Проведение совещания
Какие существуют правила ведения совещаний
На первый взгляд, развитие технологий вносит кардинальные перемены во все области нашей жизни. Однако в основе применения новых технологий все еще лежат проверенные принципы, опирающиеся на факты и опыт. Групповые мероприятия не исключение. Собрания, на которые люди обязаны являться, никогда не исчезнут, ведь, если исходить из цели и желаемых результатов, их невозможно ничем заменить. Публикуем несколько советов по проведению онлайн-собраний из книги «Фасилитация на практике», а также из собственного опыта издательства МИФ.
Кто должен присутствовать на собрании?
Фасилитация на практике После того как вы определите цель и желаемые результаты, тщательно продумайте, кого следует пригласить. Придерживайтесь такого правила: приглашать нужно только тех членов команды, участие которых необходимо для получения желаемых результатов. В этом случае соблюдать правило даже важнее, чем при проведении очных собраний, поскольку технологическая логистика, дополнительные трудности межличностного взаимодействия в связи с удаленностью участников, а также сложность достижения консенсуса на расстоянии делают решение о количестве приглашенных на групповое мероприятие первостепенно важным.
Впрочем, из этого правила есть исключение: если вы планируете провести одностороннее информационное совещание, охватывающее несколько территориально удаленных мест, с ограниченным временем сеансом вопросов и ответов. В таком случае количество участников мероприятия не имеет значения.
Обеспечьте личную заинтересованность
Обдумайте потребности или интересы тех, кого вы намерены пригласить. Позаботьтесь о том, чтобы любые особые вопросы или проблемы участников собрания были изучены и сопоставлены с желаемыми результатами, так вы дадите им дополнительный стимул прибыть на предстоящую встречу. Не приглашайте тех, кого, как вам известно, не заинтересует содержание запланированной повестки в полной мере.
Распределите роли
На виртуальных совещаниях роли основного фасилитатора, в качестве которого выступает организатор мероприятия, кофасилитаторов — а это все его участники, — а также хронометриста и протоколиста имеют такое же большое значение, как и на обычных собраниях. Назначить хронометриста и протоколиста можно либо заранее, либо определить во время его обзора.
Проверьте выполнение подготовительной работы
Задания по подготовке к собранию нужно распределять заранее, как и четкие инструкции, чтобы участникам хватило времени на выполнение этой работы. Удостоверьтесь в том, что она будет сделана, не полагаясь на то, что все участники мероприятия осознают важность розданных им заданий и последуют вашим инструкциям. Если к виртуальному совещанию подготовятся лишь несколько участников, это приведет к потере эффективности обработки информации и огромным тратам времени.
Держите желаемые результаты в центре внимания
Если собрание заблудилось в трех соснах, еще раз сформулируйте желаемые результаты, чтобы вернуть дискуссию в правильное русло. Основному фасилитатору и кофасилитаторам необходимо проверять, соответствуют ли подведенные итоги желаемым результатам, а также следить за тем, чтобы широта и глубина этих итогов соотносились с вопросом. В противном случае продолжайте ссылаться на желаемые результаты и выдвигайте провокационные идеи, чтобы стимулировать людей к поиску новых направлений исследования.
Придерживайтесь темы
На виртуальных групповых мероприятиях с отличной фасилитацией все обсуждаемые вопросы имеют отношение к делу, здесь не допускается отклонение от темы. Для вовлечения участников в процесс обсуждения это совершенно необходимое условие, иначе они будут постоянно отвлекаться.
Удаленность участников группового мероприятия и легкость, с которой они могут заниматься другими делами незаметно для остальных, позволяет им читать электронные письма, выполнять работу, не имеющую отношения к собранию, или заниматься чем-то другим, уделяя теме собрания только часть своего внимания.
Задавайте вопросы и давайте обратную связь
Относительно всех обсуждаемых на собрании тем постоянно задавайте открытые вопросы, какую бы форму в итоге они ни приняли — прямого, общего, встречного или перенаправленного вопроса. Обратная связь и ответы на вопросы имеют очень большое значение для эффективного проведения виртуального совещания.
Им начинает казаться, что они здесь одни, потому что эффект присутствия на таких встречах не слишком силен по причине малого отклика или полного отсутствия реакции остальных участников на их замечания или предложения. Недостаток или отсутствие обратной связи заставляет людей терять интерес к собранию, что не способствует активному обсуждению и согласованному принятию решений.
Из опыта МИФа
Возможно, в онлайне вам понадобится больше встреч, особенно поначалу, для регулярных синхронов. Одним командам достаточно одной встречи в неделю, кому-то нужно видеться каждый день: зависит от специфики задач. На собственном опыте мы убедились, что важно проводить встречи в видеоформате, чтобы видеть людей и их реакцию. Это очень помогает общению и взаимодействию.
Старайтесь всегда уточнять, правильно ли вы поняли собеседника. Вообще, здесь и везде крайне важна регулярная обратная связь: вы не прячете свои эмоции и мысли, а идете на прямой разговор.
Встречи в видеоформате хороши и тем, что так вы сможете увидеть, если человека что-то беспокоит. Конфликты — это нормально, это необходимый и важный этап развития команды. Члены команды выражают свое мнение, и мнения могут не совпадать. Но все-таки любой конфликт лучше предотвратить, и заметить негатив онлайн гораздо проще, чем, например, по электронной почте или в телефонном разговоре.
Вы не против, если я поем?:-)
Чтобы участники заранее подготовились, ссылки на материал прошиваются в календаре, либо отправляется презентация или гугл-док с повесткой.
В каждой онлайн-встрече используются:
— check-in («Чего я хочу достичь на сегодняшней встрече?»),
— тайминг,
— обращение к конкретным участникам (чтобы все были в теме и в тонусе),
— check-out («С чем я выхожу со встречи?»).
Еще несколько правил проведения встреч в МИФе:
— общаемся с включенной камерой
— если не говоришь, выключаешь микрофон
— в один момент говорит только один человек
— если хочешь поесть, уточняешь у коллег, не против ли они:-)
— дети и животные в кадре разрешены:-)
Подготовлено с использованием материалов из книги «Фасилитация на практике».