какие требования предъявляют к оформлению документов бух

Какие требования предъявляют к оформлению документов бух

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Источник

Порядок оформления первичной бухгалтерской документации

Что такое первичные учетные документы

Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.

Какие использовать формы

Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.

Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:

Обязательные реквизиты

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.

Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):

Правила оформления первички

Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.

В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.

Перечень унифицированных форм

В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.

Учетные регистры

Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.

Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.

Источник

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Автор: Светлана Валюнина главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

Главные бухгалтеры в свою очередь:

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Источник

Какие требования предъявляют к оформлению документов бух

Российский бухгалтер, N 9, 2014 год
Ирина Горохова,
эксперт журнала

Основные требования и правила составления бухгалтерских документов

Начинающим бухгалтерам будет полезно узнать, как организовать бухгалтерский документооборот.

Бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1) быть точной (соответствовать фактически произведенным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению);

2) быть простой и ясной, понятной не только работникам бухгалтерии, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, учредителям и т.д.);

3) быть своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса;

4) быть качественной и эффективной (формироваться с наименьшими затратами труда и времени).

Исходя из этих требований можно сформулировать основные правила составления первичных учетных документов.

2. Документы должны составляться в соответствии с унифицированными формами документов, а если унифицированной формы не существует, организация обязана самостоятельно разработать форму документа, включающую все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

3. Первичные документы необходимо составлять на бланках установленной формы в необходимом количестве экземпляров с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, свободные строки обязательно прочеркиваются.

4. Записи в документах должны быть сделаны чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, т.е. таким способом, который оставляет четкий нестирающийся след, что должно обеспечить сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записей в документе простой карандаш запрещается.

5. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации; в последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6. Текст документа должен быть конкретным, четким, не допускающим возможности двойного чтения. Документы необходимо оформлять аккуратно, текст и цифры писать четко и разборчиво, итоговые данные следует указывать цифрами и прописью (с заглавной буквы).

8. В кассовых и банковских документах исправления делать вообще на разрешается. В случае если такой документ испорчен, его перечеркивают крест-накрест, прилагают к вновь выписанному документу и хранят как неиспорченный документ, чтобы можно было доказать обоснованно пропущенный номер документа; так, например, испорченный чек перечеркивают крест-накрест и оставляют в чековой книжке, а затем выписывают новый (следующий) чек.

Источник

Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете

Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Документ вступил в силу с 19.06.2021. В обязательном порядке компании должны применять ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022, но можно принять решение о применении стандарта до указанного срока.

В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:

первичные учетные документы;

регистры бухгалтерского учета.

Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Правила оформления документов бухгалтерского учета

По ФСБУ 27/2021 документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и собственно ФСБУ 27/2021. Таким образом, ФСБУ 27/2021 уточняет и дополняет нормы Закона № 402-ФЗ.

ФСБУ 27/2021 определено следующее.

Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Исключение составляют случаи, когда законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют составления документов бухгалтерского учета на языке этой страны. Такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. Однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке (в котором отражены иностранные документы), должен содержать построчный перевод на русский язык.

Денежные величины в регистрах бухгалтерского учета должны указываться в рублях. Денежные величины по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записываются в регистрах одновременно в такой валюте и в рублях (за исключением случаев, когда иное установлено ФСБУ, принимаемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ).

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.

Стандарт уточняет, что датой составления документа в общем случае признается дата его подписания. Наряду с обязательными реквизитами организация вправе включать в первичный учетный документ дополнительные реквизиты.

ФСБУ 27/2021 вводит понятие оправдательного документа. Это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни, но не всегда отвечает критериям первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ.

Примерами оправдательных документов могут служить договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др.

В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.

ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных учетных документов оправдательные документы, только если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа.

Первичный учетный документ можно оформлять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни (например, начисление амортизации, процентов, поставка товаров, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) первичный документ можно оформлять с периодичностью раз в сутки, в неделю, месяц, квартал. Периодичность организация определяет самостоятельно.

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации.

Организация может составлять документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержат. Поэтому виды электронной подписи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно соглашением с другими участниками (контрагентами) электронного взаимодействия. ФСБУ 27/2021 уточняет, что при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

Исправление документов бухгалтерского учета

Ошибки, допущенные при оформлении документов бухгалтерского учета, подлежат исправлению.

Исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста, или суммы и указания исправленного текста, или суммы над зачеркнутым. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра). Вместе с подписями соответствующих лиц должны быть указаны их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.

При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра).

Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. При этом средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, могут исправляться путем внесения исправительных записей по соответствующим счетам.

Если при исправлении ошибки необходимо исключить сумму (часть суммы) из регистра, то ошибка исправляется сторнировочной записью по соответствующим счетам. Если в регистре отражена сумма меньше, чем нужно, то сумма до правильной величины доводится дополнительной записью по соответствующим счетам.

Хранение документов бухгалтерского учета

Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Источник